Este documento describe la gestión de documentos digitales y su legislación en Colombia. Explica conceptos como la gestión documental digital, el gobierno electrónico y la política de cero papel. También cubre principios de la gestión documental digital, software para gestión documental, y la normatividad colombiana relacionada con documentos electrónicos.

1. UNIDAD 2. GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES . DOCUMENTOS DIGITALES Y SU LEGISLACIÓN
CINDY LORENA MALAGÓN RUIZ
DOCUMENTOS DIGITALES
GRUPO 04
RICARDO ANTONIO BOTERO RÍOS
INGENIERO DE SISTEMAS
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
BOGOTÁ
2017

2. TABLA DE CONTENIDO
Introducción 3
Objetivos 4
¿Qué es la Gestión Documental? 5
Construcción y Gestión de documentos digitales 7
Principios de la GDD 9
Un software de gestión documental 10
Funciones 11
Diferentes programas de Gestión Documental 12
Gobierno en Línea – El Gobierno electrónico 13
Fases del Gobierno en Línea – GEL 14
¿Qué es Cero Papel? 15
Normatividad y legislación colombiana 16
Conclusiones 17
Bibliografía 18

3. INTRODUCCIÓN
Este trabajo presenta todo lo relacionado con la Gestión
Documental Digital y como está ha servido para mejorar los
servicio para la ciudadanía por parte del Estado.
Aquí encontraran la definición, procesos para su
implementación, los principios a tener en cuenta, los tipos
de software a instalar.
También; descubrirán como es GDD en los procesos y
como fue implementada por el Gobierno en Línea GEL ha
servido para mejorar las transacciones y solicitudes que
necesite cualquier persona las realice desde cualquier parte
solo con estar conectado ala red de internet.
Por ultimo, daremos una explicación de la política cero
papel la cual se esta llevando acabo en todas las
instituciones, entidades del Estado asimismo sea
implementada por otras empresas para el beneficio no solo
de estas sino igualmente para el medio ambiente.

4. OBJETIVOS
Dar a conocer que es la Gestión
Documental Digital, Gobierno en Línea, y la
Política Cero Papel.
Objetivos específicos.
Explicar la GDD de forma mas detallada.
Exponer como el Gobierno en línea ha
mejorado los servicios para la ciudadanía.
Promover la implementación de la política
cero papel en todas las empresas que lo
requiera.

5. ¿QUÉ ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL
DIGITAL?

6. La GDD tiene como propósito brindar a los
individuos e instituciones, las facilidades para un
uso efectivo y eficiente de los documentos, a partir
de la masificación de los beneficios obtenidos por
el uso de información contenida en los
documentos y la minimización de los costos de
adquirir, procesar, usar y eliminar documentos.

7. CONSTRUCCIÓN Y GESTIÓN DE
DOCUMENTOS DIGITALES
ES
Contiene
REGISTRO
Cualquier documento físico o
electrónico
EL CONTENIDO LA ESTRUCTURA
Es la
información
implícita en el
documento
Es su apariencia
física o el tipo
del documento
(carta, memo,
reporte, entre
otros)
EL CONTEXTO
Lo determinan
cuestiones como el
uso que se le
otorgue al
documento, sus
propósitos y a
quien esté dirigido.

8. Los registros corporativos tradicionales son:
mensajes de correo electrónico, documentos
adjuntos a estos mensajes, documentos creados
con un procesador de textos, hojas de cálculo,
entre otros.

9. PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
DIGITAL
PRINCIPIOS
DE LA GDD
MEDIBLE
IDENTIFICABLE
SOPORTADO
EN
POLÍTICAS
PLANEADO
UN
RESPONSABLELOCALIZADO
ORGANIZADO
SEGÚN
ESTRUCTURA
DE LA
INSTITUCIÓN
PERSONAL
CON
HABILIDADES
Y
CONOCIMIEN
TOS
GERENTE
CON
AUTORIDAD Y
AUTONOMÍA

10. UN SOFTWARE DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Es una aplicación informática que permite el
manejo, gestión, conservación, publicación y
trabajo sobre documentos electrónicos (ya sean
documentos escaneados o que se haya creado
originalmente en digital).

11. FUNCIONES
Los programas de gestión documental también
pueden ser seleccionados en relación a las
funciones que ofrecen.

12. DIFERENTES PROGRAMAS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL

13. GOBIERNO EN LÍNEA - EL GOBIERNO
ELECTRÓNICO
Se orienta bajo los siguientes principios:
 Gobierno centrado en el ciudadano.
 Visión unificada del Estado
 Acceso equitativo y multicanal.
 Protección de la información del individuo.
 Credibilidad y Confianza en el Gobierno en Línea.

14. FASES DEL GOBIERNO EN LÍNEA - GEL

15. ¿QUÉ ES CERO PAPEL?
Se relaciona con la reducción ordenada del uso del
papel mediante la sustitución de los documentos en
físico por soportes y medios electrónicos.
Es un aporte de la administración electrónica que se
refleja en la creación, gestión y almacenamiento de
documentos de archivo en soportes electrónicos,
gracias a la utilización de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones.

16. NORMATIVIDAD Y LEGISLACIÓN COLOMBIANA
DOCUMENTOS ELECTRÒNICOS
LA LEY 527 DE 1999 LEY 1581 DE 2012 LEY 1437 DE 2011
REGLAMENTACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS
INFORMÁTICOS
LEY DE PROTECCIÓN DE
DATOS PERSONALES
EXPEDIENTE
ELECTRÓNICO
Permite la seguridad electrónica
de los usuarios, por medio del
reglamento para el acceso y uso
del servicio, el comercio
electrónico, y de las firmas
digitales, estableciendo las
entidades de certificación y se
dictan otras disposiciones".
CIRCULAR 002 DEL 6 MARZO
DE 2012
Adquisición de herramientas
tecnológicas de Gestión
Documental.
CIRCULAR 005 DEL 11
SEPTIEMBRE DE 2012
Recomendaciones para llevar a
cabo procesos de digitalización y
comunicaciones oficiales
electrónicas en el marco de la
iniciativa cero papel.
Conjunto de
documentos electrónicos
correspondientes a un
procedimiento
administrativo,
cualquiera que sea el
tipo de información que
contenga.
El AGN pone a disposición el documento “COMPILACION NORMATIVA” como medio de aprendizaje que
facilite la consulta y difusión de las normas nacionales sobre documento electrónico preservación a
largo plazo, sistemas de gestión de documento electrónico de archivo, interoperabilidad y firma digital

17. CONCLUSIONES
-La GDD es un proceso que al implementarse
mejora los procesos documentales de la
empresa.
-Se debe tener un buen software que le permita
desempeñar varias funciones por medio de la
GDD.
-La GDD no solo es para las entidades publicas
igualmente puede ser implementada todas las
empresas e instituciones.
-la política cero papel trae muchos beneficios no
solo para la empresa en sí asimismo para la

18. BIBLIOGRAFÍA
 Comunidad Baratz. Archivos: entre la digitalización y la gestión documental
electrónica. (25 de febrero de 2015). Tomado de
http://www.comunidadbaratz.com/blog/archivos-entre-la-digitalizacion-y-la-
gestion-documental-electronica/.
 Gobierno en Línea. Estrategia Gobierno en Línea. (s.f.). Tomado de
http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/w3-channel.html.
 Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Cero papel
en la administración pública: Buenas prácticas para reducir el consumo de
papel. (s.f.). Tomado de http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-
8257_papel_buenaspracticas.pdf.
 Schneck, Thomas. ¿Qué es lo que la gestión documental digital puede ofrecer
a su empresa? (15 de julio de 2015). Tomado de
http://es.blog.docuware.com/qu%C3%A9-es-lo-que-la-gesti%C3%B3n-
documental-digital-puede-ofrecer-a-su-empresa.