El documento describe los beneficios del servicio de custodia de documentos digitales ofrecido por DATADEC. La custodia de documentos digitales garantiza la integridad, autenticidad, localización, control de acceso, trazabilidad y preservación a largo plazo de los documentos. Entre los beneficios se encuentran la reducción de costos, mayor seguridad documental, rápida localización de documentos y externalización de la plataforma tecnológica. El servicio Expert Custodia de DATADEC ofrece custodia de facturas de clientes y

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2. Custodia de documentos digitales: ¿Por qué?
Beneficios del servicio de custodia de documentos digitales
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3. CUSTODIA DE DOCUMENTOS DIGITALES: ¿POR QUÉ?
BENEFICIOS
Custodia de documentos digitales ¿Por qué?
PREMISAS A CUBRIR POR UN SISTEMA DE CUSTODIA
LA CUSTODIA DE DOCUMENTOS DIGITALES es un servicio
 Garantizar la INTEGRIDAD de los documentos, impidiendo
en donde un tercero se responsabiliza de “guardar con cuidado
cualquier cambio sobre el original
y vigilancia” estos documentos, permitiendo posteriormente su
recuperación con determinados efectos legales.
 Garantizar la AUTENTICIDAD de los documentos, permitiendo
contrastar su origen y ofrecer certeza sobre su autoría
 Garantizar la LOCALIZACIÓN de los documentos, facilitando las
búsquedas y sin depender de relaciones externas entre la
referencia y el contenido
 Garantizar el CONTROL DE ACCESO
 Garantizar la TRAZABILIDAD de los accesos y del ciclo de vida
 Garantizar la PRESERVACIÓN de los documentos a largo plazo
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4. CUSTODIA DE DOCUMENTOS DIGITALES: ¿POR QUÉ?
BENEFICIOS
Beneficios de la custodia
 REDUCCIÓN DE COSTES DERIVADOS DE LA ELIMINACIÓN DE PAPEL,
gracias a la reducción del espacio físico necesario para el archivado de
documentos y a la reducción de costes derivados del consumo de papel
 REDUCCIÓN DE TIEMPOS Y COSTES DEL PERSONAL asociado a la gestión y
administración de los documentos
 INCREMENTO DE LA SEGURIDAD DOCUMENTAL, tanto a nivel de acceso
como a nivel de integridad del documento
 RÁPIDA LOCALIZACIÓN Y RECUPERACIÓN DEL DOCUMENTO, tanto por
parte del personal interno como externo
 EXTERNALIZACIÓN DE LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA, dejando al
proveedor del servicio de custodia la responsabilidad de garantizar la
disponibilidad, acceso desde cualquier lugar, la seguridad y el dimensionamiento
de los sistemas de almacenamiento de documentos.
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5. Servicio de custodia de documentos
EXPERT CUSTODIA®
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6. SERVICIO DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS
:®
EXPERT CUSTODIA PRESENTACIÓN
CARACTERÍSTICAS EXPERT CUSTODIA®
Expert CUSTODIA® es el complemento a nuestra solución Expert FIRMA® y  Ejecución vía Web
Expert SCAN ®, que le ofrece un servicio online de archivo electrónico
ofrecido desde nuestro DATACENTER de alta disponibilidad (www.ddol.es).  Control facturas emitidas y recibidas
 Multiempresa
Las funciones avanzadas de Expert Custodia le permitirán ofrecer el servicio
de consultas de facturas a sus clientes y una mejor gestión administrativa de  Mantenimiento de Clientes y Proveedores
facturas de proveedores utilizando simplemente un navegador de Internet.
 Firma individual de facturas emitidas
Gracias al Data Center de Alta Disponibilidad de DATADEC ONLINE, se
 Envío por mail de facturas como enlace o como adjunto.
ofrece la posibilidad de que el documento electrónico quede custodiado en un
entorno informático seguro, flexible y de fácil acceso. Puede consultarse en  Seguimiento de facturas (leídas, aceptadas, rechazadas,..)
su formato original e imprimirse siempre que se desee.
 Potente buscador de facturas
 Repositorio online para verificación de facturas impresas
 Posibilidad de acceso al cliente únicamente a sus facturas
 Cifrado de Facturas
 Envío por fax
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7. SERVICIO DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS
:
®
EXPERT CUSTODIA PRESENTACIÓN
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8. SERVICIO DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS
:®
EXPERT CUSTODIA ESCENARIOS
Diferentes escenarios: Custodia de Facturas de Clientes
 Ofrezca a sus Clientes la posibilidad de
consultar sus facturas, con capacidad de
privacidad a nivel de empresas, grupo de
usuarios y usuarios específicos.
 Además, proporcione a su equipo de
Administración Comercial y Agentes
Comerciales un repositorio documental con
todas las facturas generadas y con los
niveles de seguridad ajustados a sus
necesidades.
 Expert CUSTODIA® puede integrarse con su
portal Web para ofrecer a través de su
intranet, una solución personalizada para
ofrecerla a sus clientes
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9. SERVICIO DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS
:®
EXPERT CUSTODIA ESCENARIOS
Diferentes escenarios: Custodia de Facturas de Proveedores
 Expert CUSTODIA® facilitará el archivo
documental de todas las facturas
digitalizadas a través de Expert SCAN® o
facturas recibidas en formato Facturae de
Proveedores
 Gracias a la custodia, proporcione un
repositorio único de facturas de proveedores
para que el departamento interno de
Compras de su organización, que podrá
estar centralizado o distribuido
geográficamente en varios centros de
trabajo, puedan acceder a las facturas a
cualquier hora y desde cualquier lugar
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10. SERVICIO DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS
:®
EXPERT CUSTODIA FUNCIONALIDADES
Organización de documentos
 Las facturas están organizadas en carpetas con la estructura Empresa, Emitidas/Recibidas, Año/Mes,
Cliente/Proveedor.
 Mediante un sencillo explorador, podremos acceder fácilmente a cada una de ellas.
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11. SERVICIO DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS
: ®
EXPERT CUSTODIA FUNCIONALIDADES
Consulta de documentos
 Utilizando filtros predefinidos
tenemos acceso a diferentes
listados de facturas que
podremos exportar a Excel.
 Por otro lado, utilizando las
opciones de búsqueda avanzada,
es posible realizar cualquier tipo de
búsqueda, incluso dentro del
contenido de las facturas.
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12. SERVICIO DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS
:®
EXPERT CUSTODIA FUNCIONALIDADES
Parametrización para la personalización del servicio
 En el apartado de parámetros de empresa
tenemos múltiples opciones de
personalización.
 Opciones para los formatos de firma
FacturaE y PDF.
 Tipo de envío de las facturas.
 Plantilla de envío de los diferentes emails.
 También podemos dar permisos por
empresa de forma que cada usuario tenga
acceso únicamente a las facturas de las
empresas que puede administrar.
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13. GRUPO DATADEC
Tél: 902 48 10 48 Fax: 902 945 335
comercial@datadec.es
www.datadec.es www.ddol.es
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