Fundamentos administrativos y de personal

• Introducción a la administración
• Teorías administrativas mas importantes y
sus principales enfoques

¿Qué es Administración?
¿Qué es administrar?

Según: Peter Drucker:
La administración es la actividad mas importante de nuestra
sociedad.
La administración es una actividad central en nuestra
civilización.
Según: Terry:
Administrar, implica el logro de objetivos por parte de
personas que aportan sus mayores esfuerzos de acuerdo con
acciones preestablecidas

Según. J. D. Mooney:
La administración es el arte o técnica de dirigir e inspirar
a los demás, con base en un profundo y claro
conocimiento de la naturaleza humana.
Según. Koontz y O’Donnell:
Es la dirección de un organismo social y su efectividad
en alcanzar los objetivos, fundada en su habilidad de
conducir a sus integrantes.

Henry Fayol define el acto de administrar como:
“Planear, Organizar, Dirigir, Coordinar y Controlar.”
Esto constituye el llamado PROCESO
ADMINISTRATIVO, presente en cualquier actividad del
administrador y en cualquier nivel o área de actividad de
una empresa.

 Es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las
personas, trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas
seleccionadas, a través del proceso administrativo.
 Es el proceso de realizar actividades y terminarlas eficientemente
con y por medio de otras personas.
 En función de estas definiciones, podemos decir, que la
administración es una de las actividades humanas más importantes,
ya que coordina el esfuerzo grupal del cual depende el desarrollo
de todas las organizaciones.

¿Qué tienen en común todas estas
definiciones?
Proceso: Son las funciones más representativas del trabajo
administrativo
Objetivos: El fin de la administración es alcanzar los
objetivos organizacionales.
Recursos: La administración implica el adecuado manejo de
los recursos de la organización
Trabajo en equipo: La administración es una tarea de
coordinación de actividades que encauzan el esfuerzo
individual y colectivo.

¿Falso o verdadero?
La administración no se aplica en organizaciones sin
fines de lucro, como una iglesia.
Todos somos administradores.
La administración es intuitiva, se basa sólo en la
experiencia y no en el conocimiento científico.

El proceso administrativo
Planeación: Incluye la selección de misiones y objetivos y las acciones para
lograrlos; requiere tomar decisiones constantemente.
Organización: Implica establecer una estructura organizacional de los papeles
que deben desempeñar las personas en una organización.
Integración de personal: Se necesita identificar los requerimientos de la
fuerza laboral.
Dirección: Consiste en influir sobre las personas que contribuyan a la
obtención de las metas de la organización y el grupo.
Control: implica medir, corregir el desempeño individual y organizacional para
asegurar que los hechos se ajusten a los planes (planes y metas).

Administración:
¿Ciencia o Arte?
¿Qué cree usted?

Administración:¿Ciencia o Arte?
La administración, al igual que otras actividades o
disciplinas como la composición musical, el béisbol,
puede ser considerado como un arte, porque consiste
en hacer las cosas de acuerdo con el contexto de una
situación.
Sin embargo, los administradores pueden trabajar mejor
utilizando el conocimiento organizado. Es este
conocimiento el que la convierte en ciencia y, como
ciencia, aplica el método científico al desarrollo del
conocimiento.

Administración:¿Ciencia o Arte?
En conclusión, la práctica es un arte, el
conocimiento en que se sustenta la práctica es
ciencia . Debe tenerse presente que, en este
contexto, ciencia y arte no son excluyentes, sino
complementarios.
Es necesario recordar que la administración es
una ciencia “no exacta”.

Teorías Administrativas mas
importantes y sus principales
enfoques
A continuación vamos a analizar la evolución de la
Teoría General de la Administración mediante el
estudio de los diversos enfoques y teorías que son
desarrollado a partir de los estudios de Taylor, hasta
llegar a las tendencias para el siglo XXI.

¿Qué es la Teoría Administrativa?
La Teoría General de la Administración (TGA) es la base para el
desarrollo del trabajo administrativo en las organizaciones.
La evolución de la TGA se ha vuelto obsoleta en muchos conceptos,
pero también ha reafirmado otros.
En una sociedad de organizaciones la administración es
indispensable para que se desarrollen y contribuyan a mejoramiento
de la misma.
Por lo tanto el estudio de la TGA se vuelve trascendental.
Es el campo de conocimiento humano que se ocupa del estudio de la
administración en general, sin preocuparse de distinguir si su
aplicación se lleva a cabo en las organizaciones lucrativas
(empresas) o en las no lucrativas.
La TGA se ha desarrollado a través de los años, llegando a su
complejo estado actual.

Cinco Variables Básicas de la
TGA

Tareas
Personas
Ambiente
Estructuras
Tecnología

Orígenes de la
administración

Orígenes de la administración
Para el desarrollo de la administración, fue notable la
influencia de:
– Filósofos (antiguos y modernos).
– La Iglesia Católica.
– La organización militar.
– Revolución Industrial.
– Economistas liberales.
– Pioneros industriales y empresarios.

Orígenes de la administración
4000 A.C.
2600 A.C.
2000 A.C.
Reconoce la necesidad de
planear, organizar y controlar.
Descentralización en la
organización.
Reconocimiento de la necesidad
de órdenes escritas.
Uso de la consultoría (Staff)

1776
Máquina de vapor
James Watt
Producción
(artesanal - industrial)
Cambio en estructura
social y comercial de la
época
 Fusión de pequeños talleres
 Disminución de costos
 Automatización de tareas
 Aumento de la demanda
 Jornadas de 12 ó 13 hrs.
 Condiciones ambientales
peligrosas e insalubres.

Antecedentes de la Teoría Administrativa
Es hasta el siglo XX que surge la moderna teoría de la
administración:
– Frederick Taylor: ADMINISTRACION CIENTIFICA.
– Henry Fayol: ADMINISTRACION GENERAL E
INDUSTRIAL.
– A Taylor y Fayol se les considera los “padres de la
administración”.

Teoría Científica de la
Administración

Administración Científica
Taylor se concentra en sus principios de
administración científica.
Aplica el método científico para mejorar los métodos
de producción en el taller, principalmente a través de
estudios de tiempos y movimientos.
Taylor fue el precursor de la denominada escuela
cuantitativa o matemática.
Se basó en la concepción del “hombre económico”
(sólo busca satisfacer sus necesidades).

Administración Científica
Taylor planteó 4 principios para conseguir la iniciativa, el
trabajo arduo, la buena voluntad y el ingenio del
trabajador:
1. Estudiar cada tarea creando una “ciencia” de ella para
hacerla mejor.
2. El trabajador debe ser bien seleccionado y adiestrado.
3. El personal directivo debe colaborar con los trabajadores
para que el trabajo se haga según su “ciencia” (sistema
de control).
4. División del trabajo y responsabilidades entre los
trabajadores y administradores.

F. Taylor
1856-1915
Carl
Barth
1860-1939
Henry
Gantt
1861-1919
H.
Emerson
1853-1931
Frank
Gilbreth
1868-1924
Lilian
Gilbreth
1878-1961
Principales representantes de la
administración científica
ADMINISTRACION CIENTIFICA

¿Cuáles son algunas debilidades de este
enfoque?
Los autores de la administración científica fueron los precursores de
la Teoría General de la Administración y sus principales aportaciones
tienen vigencia hasta nuestros días. Sin embargo han sido criticados
por las razones siguientes.
1. Su mecanicismo: estudiaban las tareas específicas de cada trabajo
sin considerar al operario (visto como parte de la máquina).
2. Especialización excesiva del trabajo: estrés, aburrimiento y
desmotivación.
3. Enfoque incompleto de la organización: considerada un sistema
cerrado (aislada del ambiente que la rodea).

Principales aportes de la administración científica
1. Concepto de administración como ciencia
2. Concepto de eficiencia.
3. Estudio de tiempos y movimientos
4. División del trabajo y especialización
5. Producción en serie
6. Pago mediante incentivos y premios
7. Estandarización
8. Supervisión de funciones
9. Principios de administración científica (Planear, Preparación, Control,
ejecución)

Teoría Clásica de la
Administración

Administración Clásica
El fundador de esta teoría fue HENRI FAYOL, en el año de 1916.
La Teoría Clásica de la administración fue la respuesta europea a la
administración científica.
Fayol aplica principios que se relacionan más con la administración
superior, que con el taller.
Su escuela es la del “proceso administrativo” (conjunto de actividades
que hace un administrador).
Se caracterizaba por el “énfasis en la estructura que la organización
debería tener para ser eficiente”.
Fayol consideraba que la eficiencia es el fruto de un esfuerzo
colectivo.
Veía a la organización como un todo.

Fayol plantea seis funciones de cuya interrelación y eficiencia depende la
buena marcha de la organización:
1. Operaciones técnicas: producción, fabricación y transformación.
2. Operaciones comerciales: compras, ventas y cambios.
3. Operaciones financieras: obtención y ampliación de capitales.
4. Operaciones de seguridad: Protección de bienes y personas.
5. Operaciones de contabilidad: inventarios, balances, costos y
estadísticas.
6. Operaciones administrativas: previsión, organización, dirección,
coordinación y control.

Fayol fue el primero en tratar de encontrar, sistemáticamente, algunos
principios generales de la labor de los gerentes.
Enfoque global
y universal de
la empresa
Desplazó la visión
analítica y concreta
de Taylor
Esto lo sintetizo en catorce principios:

INVESTIGACION EN CASA
Enviar un informe escrito por e-mail
con los catorce (14) principios de
Henry Fayol.

Criticas a la Teoría de la
Se ha considerado que esta teoría es poco formal al
carecer de experimentación y comprobación de sus
hipótesis, al igual que la administración científica.
Simplificaba en demasía el estudio de la organización,
racionalizándolo casi sin tomar en cuenta el elemento
humano en el contexto de la organización como un
sistema cerrado.

Principales aportes de la administración científica
• Proceso administrativo: Este concepto surge como una integración de las funciones
de planeación, organización, dirección, coordinación y control.
• Funciones organizacionales: Los autores dividen estas funciones en
administrativas, técnicas, comerciales, financieras, contables y de seguridad.
• Conceptos de organización formal e informal: Estos conceptos diferencian
claramente el estudio de la administración.
• Principios de administración: Los principios que destacan son: el espíritu de
equipo, la disciplina, la autoridad y la responsabilidad.
• Concepto de línea y staff: Se establece la existencia de órganos de asesoría o staff
dentro de la empresa, mismo que tienen autoridad dentro de la “línea formal de
mando”.

Evolución de la teoría administrativa
1903 Teoría de la administración científica
1909 Teoría de la burocracia
1916 Teoría Clásica (organización formal)
1932 Teoría Relaciones Humanas
(organización informal)
1947 Teoría Estructuralista (análisis intra e
interorganizacional)
1951 Teoría de Sistemas

• Evolución de la teoría administrativa
1953 Enfoque socio técnico (Administración
de la tecnología)
1954 Teoría neoclásica (enfoque ecléctico)
1957 Teoría del comportamiento (estilos de
administración)
1962 Desarrollo Organizacional (cambio
organización)
1972 Teoría Situacional (contingencial)

• Definición
• Sentido económico
• Carácter jurídico
• Ciclo de vida de la empresa
• Clasificación de las empresas

El presente tema tiene como objetivo conocer
detenidamente las generalidades sobre La
Empresa, diferenciar los tipos de empresa
existentes de acuerdo con los criterios aquí
proporcionados, conocer las diferentes
clasificaciones así como los diferentes tipos de
recursos con los que puede contar una empresa.

Organización y empresa.
Una organización es un conjunto de personas que emplean unos medios materiales
para conseguir un fin común.
Las organizaciones se pueden clasificar de muchas formas. Si se emplea como criterio
de clasificación el número de sus componentes, tendremos organizaciones pequeñas,
medianas y grandes. También se pueden clasificar por el fin que persiguen. Así,
tendríamos las que persiguen un beneficio económico en su actividad, como una
sociedad anónima, y las que no persiguen un beneficio económico.
Con la palabra organización también se describe la forma en que se han de ordenar los
medios humanos y materiales de que se dispone para conseguir mejor el fin.
Una misma palabra (organización) se puede emplear para hablar de una organización
(empresa) o de las reglas de funcionamiento de esa misma organización (lo que es
organizar).

Concepto de empresa.
Partiendo del hecho de que la empresa es una comunidad de trabajo, se deducen las
siguientes características de la empresa:
o Asociación de personas;
o Unidad de propósitos;
o Lealtad entre los integrantes de la empresa;
o Subordinación de los valores económicos a los de orden.
Se puede definir a la Empresa como: “Grupo Social en el que, a través de la administración
del capital y el trabajo, se producen bienes y/o servicios tendientes a la satisfacción de las
necesidades de la comunidad.”
En definitiva, de entre las muchas posibles definiciones de empresa, de diferentes autores,
Samuelson, Schneider y McNamara, coinciden en los siguientes términos:
“La empresa es una manifestación de trabajo colectivo, un conjunto de esfuerzos
armonizados para la realización de un fin común.“

Sentido económico.
En sentido económico la empresa es un conjunto de medios humanos y
materiales que, a través de la producción y de la presentación de servicios busca
la obtención de beneficios. En un sentido económico especifico, la empresa se
define como la unidad de producción o cambio basada en el capital y que
persigue la obtención de beneficios, mediante la explotación de riquezas de la
publicidad, de crédito o de cualquier otro medio.
Carácter jurídico.
De acuerdo con el articulo 25 del código de comercio colombiano, “Se entenderá
por empresa toda actividad económica organizada para la producción,
transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o para la
prestación de servicios”

La empresa como cualquier organismo viviente, pasa por una serie de etapas de
desarrollo, mas o menos largas, conocidas como el ciclo de vida de una empresa.
1. Nacimiento
Se inicia en el instante mismo en que las personas comienzan a desarrollar sus
actividades, las maquinas y los equipos a operar.
2. Crecimiento, Juventud y expansión
Cada unidad de producción constituye un todo orgánico cuyo crecimiento es posible
en la mayoría de los casos.
3. Madurez
En esta etapa la empresa ha llegado a ocupar una posición relativamente estable en
el mercado.
4. Declinación
Una de las características de esta etapa es la perdida de participación en el mercado
y el debilitamiento en cuanto a su situación financiera.
5. Liquidación
Constituye la ultima etapa del ciclo de vida de la empresa. En este momento
desaparecen todos los factores favorables que la mantenían operando.

1. Por su actividad o giro:
Las empresas pueden clasificarse de acuerdo a la actividad que desarrollan en:
a. Industriales: La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes
mediante la transformación y/o extracción de materias primas. Estas a su vez se clasifican en:
• Extractivas.
• Manufactureras.
b. Comerciales: Son intermediarios entre el productor y el consumidor, su función primordial es
la compra - venta de productos terminados. Se pueden clasificar en :
• Mayoristas.
• Menudeo.
• Minoristas o Detallistas.
• Comisionistas.
c. Servicios: Como su nombre lo indica son aquellos que brindan servicio a la comunidad y
pueden tener o no fines lucrativos. Se pueden clasificar en: Servicios públicos varios (
comunicaciones, energía, agua ); Servicios privados varios (servicios administrativos, contables,
jurídicos, asesoría, etc.); Transporte (colectivo o de mercancías); Turismo; Instituciones
financieras; Educación; Salubridad (Hospitales); Finanzas y seguros.

2. Según el origen del capital:
Dependiendo del origen de las aportaciones de su capital y del carácter a quien se dirijan sus
actividades las empresas pueden clasificarse en:
a. Públicas: En este tipo de empresas el capital pertenece al Estado y generalmente su
finalidad es satisfacer necesidades de carácter social. Las empresas públicas pueden ser las
siguientes:
o Centralizadas
o Desconcentradas
o Descentralizadas
o Estatales
o Mixtas y Paraestatales
b. Privadas: Lo son cuando el capital es propiedad de inversionistas privados y su finalidad es
100% lucrativa.
o Nacionales
o Extranjeros
o Trasnacionales

3. Según la magnitud de la empresa:
Este es uno de los criterios más utilizados para clasificar a las empresas, el que de acuerdo al tamaño
de la misma se establece que puede ser pequeña, mediana o grande. Existen múltiples criterios para
determinar a que tipo de empresa pueden pertenecer una organización, tales como:
a. Financiero: El tamaño se determina por el monto de su capital.
b. Personal Ocupado: Este criterio establece que una empresa pequeña es aquella en la que laboran
menos de 250 empleados, una mediana aquella que tiene entre 250 y 1000, y una grande aquella que
tiene más de 1000 empleados.
c. Ventas: Establece el tamaño de la empresa en relación con el mercado que la empresa abastece y
con el monto de sus ventas. Según este criterio una empresa es pequeña cuando sus ventas son
locales, mediana cuando son nacionales y grande cuando son internacionales.
d. Producción: Este criterio se refiere al grado de maquinización que existe en el proceso de
producción; así que una empresa pequeña es aquella en la que el trabajo del hombre es decisivo, es
decir, que su producción es artesanal aunque puede estar mecanizada; pero si es así generalmente la
maquinaria es obsoleta y requiere de mucha mano de obra. Una empresa mediana puede estar
mecanizada como en el caso anterior, pero cuenta con más maquinaria y menos mano de obra.
Por último, la gran empresa es aquella que esta altamente mecanizada y/o sistematizada.

• Concepto
• Objetivos o metas estratégicas
• Tipos de planes
• Pasos para la formulación de un plan
estratégico

La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que
ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de
orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la
determinación de tiempos y números necesarios para su
realización. - Agustín reyes Ponce -
Es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual
se define el problema, se analizan las experiencias pasadas y se
esbozan planes y programas. - José Antonio Fernández Arena –
Es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en
el futuro. Generalmente el proceso de planeación consiste en
considerarlas diferentes alternativas en el curso de las acciones y
decidir cual de ellas es la mejor. - Robert N. Anthony -

Importancia de la planeación
• Propicia el desarrollo de la organización al establecer métodos de
utilización racional de los recursos.
• Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el
futuro.
• Prepara a la organización para hacer frente a las contingencias que se
presenten, con las mayores garantías de éxito.
• Mantiene una mentalidad futurista teniendo mas visión del porvenir y un
afán de lograr y mejorar las cosas.
• Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las
corazonadas o empirismos.
• Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
• Maximiza el aprovechamiento del tiempo y de los recursos, en todos
los niveles de la organización.

Elementos del concepto Planeación:
• Objetivo: El aspecto fundamental del planear es determinar
los resultados deseados (¿Qué es lo que se quiere?).
• Cursos alternativos de acción: Al planear es necesario
determinar diversos caminos, formas de acción o
estrategias, para conseguir los objetivos.
• Elección: La planeación implica la determinación, el análisis
y la selección, de la decisión más adecuada.
• Futuro: La planeación trata de prever situaciones futuras y
de anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias
y trazar actividades futuras.

Características
La planeación se puede clasificar en informal y formal:
• La planeación informal se caracteriza porque no suele estar por escrito, y se
comparten poco o nada de los objetivos con otras personas de la
organización. Esto describe la planeación en muchas empresas pequeñas; el
dueño – administrador tiene una visión de a donde quiere ir, como llegar
hasta allá y establece sus criterios de planeación en base a sus propias
consideraciones. La planeación es general y carece de continuidad. Desde
luego, existe planeación informal en algunas organizaciones grandes, y
algunas organizaciones pequeñas tienen planes formales muy avanzados.
• En la planeación formal, se formulan objetivos específicos que abarcan
determinado numero de años. Se formulan estos objetivos en forma escrita y
se ponen a disposición de los integrantes de la organización.

TIPOS DE PLANES
“Los planes son el resultado del proceso de planeación y pueden
definirse como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de
hacerse a futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos.”
Los planes, en cuanto a su periodo establecido para la realización, se
pueden clasificar en:
•Corto Plazo: Cuando se determinan para realizarse en un término
menor o igual a un año.
•Mediano Plazo: Su delimitación es en un periodo de uno a cinco años.
•Largo Plazo: son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de cinco
años.

El Planeamiento Estratégico se viene aplicando desde los años 80 , en todos los rincones
del mundo globalizado.
Es la “HOJA DE RUTA", la “carta de navegación” básica en todo tipo de empresa.
Definición:
La planificación Estratégica es una herramienta por excelencia de la Gerencia
Estratégica, consiste en la búsqueda de una o más ventajas competitivas de la
organización y la formulación y puesta en marcha de estrategias permitiendo crear o
preservar sus ventajas, todo esto en función de la Misión y de sus objetivos, del medio
ambiente y sus presiones y de los recursos disponibles.
La planeación estratégica es la toma deliberada y sistemática de decisiones que incluyen
propósitos que afectan o deberían afectar toda la empresa durante largos periodos. Es una
planeación que incluye plazos mas largos, es mas amplio y se desarrolla en los niveles
jerárquicos mas elevados de la empresa, es decir, en el nivel institucional.

La planeación estratégica cumple seis etapas:
1.- Determinación de los objetivos empresariales.
2.- Análisis ambiental externo
3.- Análisis organizacional interno
4.- formulación de las alternativas estratégicas y elección de
la estrategia empresarial.
5.- Elaboración de la planeación estratégica.
6.- Implementación mediante planes tácticos y operacionales.

Los administradores de los diferentes niveles de la jerarquía organizacional se
ocupan de diferentes tipos de objetivos:
1.- El consejo de administración y los administradores de más alto rango
participan más directamente en la determinación del propósito, misión y objetivos
generales de la empresa, así como de los objetivos generales más específicos de
las áreas de resultados clave.
2.- Los administradores de nivel intermedio, como el vicepresidente o el
gerente de comercialización o producción, participan en el establecimiento de los
objetivos de áreas de resultados clave, divisiones y departamentos.
3.- El interés básico de los administradores de nivel inferior es el
establecimiento de los objetivos de departamentos y unidades, así como los de
sus subordinados. Aunque los objetivos individuales, consistentes en metas de
desempeño y desarrollo, aparecen al final de la jerarquía, también los
administradores de niveles más altos deben fijarse objetivos de desempeño y
desarrollo.

Existen diferentes opiniones acerca de si una organización debe emplear los
métodos descendente o ascendente en el establecimiento de objetivos.
• De acuerdo con el método descendente, los administradores de los niveles
superiores determinan los objetivos de sus subordinados mientras que de
acuerdo con el método ascendente son los subordinados quienes inician el
establecimiento de objetivos de su puesto y los presentan a sus superiores.
• Los defensores del método descendente sostienen que la organización en su
totalidad precisa de dirección mediante los objetivos empresariales dispuestos
por el director general (junto con el consejo de administración).
• Los defensores del método ascendente sostienen por su parte que la dirección
general debe recibir información de los niveles inferiores bajo la forma de
objetivos. A demás, es probable que los subordinados se sientan altamente
motivados por metas propuestas por ellos, y que por lo tanto su compromiso
sea mayor.

• Concepto
• Principios
• Organizaciones virtuales
• Organización formal e informal
• Proceso de la organización

La organización es un proceso encaminado a obtener un fin. Fin que
fue previamente definido por medio de la planeación.
Organizar consiste en efectuar una serie de actividades humanas, y
después coordinarlas de tal forma que el conjunto de las mismas actúe
como una sola, para lograr un propósito común.
La organización es un producto humano y como tal, nunca sería
perfecta, pero sí perfectible, es decir, susceptible de perfeccionarse.
Una definición de organización, de acuerdo con el tema, es: la
estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las
funciones, niveles y actividades de los elementos humanos y materiales
de un organismo social, con el fin de lograr la máxima eficiencia en la
realización de planes y objetivos.

Las principales guías para el establecimiento de una correcta
organización son:
• La organización debe ser una expresión de los objetivos.
• La especialización individual, el desarrollo de funciones particulares
debe ser requeridas en lo posible.
• La coordinación de personas y actividades y la unidad en el esfuerzo,
son propósitos básicos de la organización.
• La máxima autoridad debe descansar en ejecutivo, el jefe más alto
con líneas claras de autoridad para cada uno dentro del grupo.
• La definición de cada puesto, sus diferencias, autoridad,
responsabilidad y relaciones, deben ser establecidas por escrito y
puestas en conocimiento, de todos los miembros del grupo.
• La responsabilidad del superior por lo que respecta a la actuación de
sus subordinados, es absoluta.

Es esencial que las distintas unidades de organización se mantengan en
proporción a su autoridad y responsabilidad.
• Toda organización deberá establecerse con un objetivo previamente definido
y claro, incluyendo las divisiones que sean básicas al mismo.
• La responsabilidad siempre deberá ir acompañada por la autoridad
correspondiente.
• La delegación de la autoridad deberá ser descendiente para su actuación.
• La división del trabajo adecuada evitará duplicidad de funciones.
• Cada empleado deberá ser responsable ante una sola persona.
• No deberán ser responsables ante una misma persona más empleados de la
que ésta pueda supervisar eficazmente.
• Las críticas a los subalternos, siempre que sea posible, deberán ser en
privado.
• Debe estructurarse una organización lo más sencilla posible.
• Ningún jefe puede invadir la esfera de acción que no le corresponda, ni ser
critico ni ayudante de otro a la vez.

Es esencial que las distintas unidades de organización se mantengan en
proporción a su autoridad y responsabilidad.
Organización formal
• Organización formal significa casi siempre la estructura intencional de
papeles en una empresa formalmente organizada.
• Sin embargo, describir una organización como “formal” no significa que
hay algo inherentemente inflexible o indebidamente limitante en ella. Si
el administrador organiza bien, la estructura debe proporcionar un
ambiente en el que el desempeño individual, tanto actual como futuro,
contribuya con la mayor eficacia a alcanzar las metas del grupo.
• En las organizaciones más formales debe darse cabida a la
discrecionalidad para aprovechar los talentos creativos y reconocer las
preferencias y capacidades individuales.

Organización informal
• La organización informal se puede describir como una red de relaciones
personales y sociales no establecidas ni requeridas por la organización formal
pero que se producen espontáneamente a medida que las personas se asocian
entre si.
• Las organizaciones informales podrían conceptuarse como redes de alianza o
esferas de influencia, que existen aunque no se hayan tomado en cuenta en el
organigrama formal.
• Dentro de la organización existe el influjo de las presiones informales, que esta
integrada por pequeños grupos de amistad, proximidad, tipo de trabajo, similitud
de objetivos, etc.
• Estas estructuras particulares suelen no coincidir con los agrupamientos que se
han asignado de manera formal. La imposición de una estructura formal y de
canales de comunicación formal puede alterar gravemente la productividad y la
cooperación.

• Concepto
• Importancia
• Principios
• Toma de decisiones
• Motivación
• Comunicación
• Liderazgo

• Dirección es la acción y
efecto de dirigir (llevar algo
hacia un término o lugar, guiar,
encaminar las operaciones a un
fin, regir, dar reglas, aconsejar u
orientar). El concepto tiene su
origen en el vocablo
latino directĭo.

• La Dirección Empresarial es un proceso continuo, que
consiste en gestionar los diversos recursos productivos de la
empresa, con la finalidad de alcanzar los objetivos marcados
con la mayor eficiencia posible.
• Esta etapa del proceso administrativo comprende la
influencia del administrador en la realización de los planes,
obteniendo una respuesta positiva de sus empleados
mediante la comunicación, la supervisión y la motivación.
• Es la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura
organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo
social a través de la motivación, la comunicación y la
supervisión.

Los elementos del concepto son:
1. Ejecución de los planes de acuerdo con la
estructura organizacional.
2. Motivación.
3. Guía o conducción de los esfuerzos de los
subordinados.
4. Comunicación.
5. Supervisión.
6. Alcanzar las metas de la organización.

La dirección es trascendental por:
1. Pone en marcha todos los lineamientos establecidos
durante la planeación y la organización.
2. A través de ella se logran las formas de conducta mas
deseables en los miembros de la estructura organizacional.
3. La dirección eficientemente es determinante en la moral de
los empleados y, consecuentemente, en la productividad.
4. Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la
implementaron de métodos de organización, y en la eficacia
de los sistemas de control.
5. A través de ella se establece la comunicación necesaria
para que la organización funcione.

a. De la armonía del objetivo o coordinación de
intereses. La dirección será eficiente en tanto se
encamine hacia el logro de los objetivos generales de la
empresa.
b. Impersonalidad de mando. Se refiere a que la autoridad
y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de
la organización para obtener ciertos resultados; por esto,
tanto los subordinados como los jefes deben estar
conscientes de que la autoridad que emana de los
dirigentes surge como un requerimiento para lograr los
objetivos, y no de su voluntad personal o arbitrio.
c. De la supervisión directa. Se refiere al apoyo y
comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus
subordinados durante la ejecución de los planes, de tal
manera que estos se realicen con mayor facilidad.

d. De la vía jerárquica. Postula la importancia de respetar los
canales de comunicación establecidos por la organización formal,
de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida a través
de los niveles jerárquicos correspondientes, a fin de evitar
conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad
de los supervisores inmediatos.
e. De la resolución del conflicto. Indica la necesidad de resolver
los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a
partir del momento en que aparezcan; ya que el no tomar una
decisión en relación con un conflicto, por insignificante que sea,
pueda originar que este se desarrolle y provoque problemas no
colaterales.
f. Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema u
obstáculo que se antepone al logro de las metas de la
organización, pero que, al obligar al administrador a pensar en
soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar
nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.

La responsabilidad mas importante del administrador es la
toma de decisiones. Con frecuencia se dice que las
decisiones son algo así como el motor de los negocios y en
efecto de la adecuada selección de alternativas depende en
gran parte el éxito de cualquier organización.
Una decisión puede variar en transcendencia y connotación.
Sea cuales la decisión es necesario:
1. Definir el problema. Para tomar una decisión es básico
definir perfectamente cual es el problema que hay que
resolver y no confundirlo con los colaterales.
2. Analizar el problema. Una vez determinado el problema
es necesario desglosar sus componentes, así como los
componentes del sistema en que se desarrolla a fin de
poder determinar posibles alternativas de solución.

3. Evaluar las alternativas. Consiste en determinar el mayor numero
posible de alternativas de solución, estudiar ventajas y desventajas
que implican, así como la factibilidad de su implementación, y los
recursos necesarios para llevar acabo de acuerdo con el marco
especifico de la organización.
– Análisis de factores tangibles o intangibles.
– Análisis marginal.
– Análisis costo efectividad.
4. Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las diversas
alternativas, elegir la mas idónea para las necesidades del sistema,
y la que reditúe máximos beneficios.
– Experiencia
– Experimentación
– Investigación.
5. Aplicar la decisión. Consiste en poner en practica la decisión
elegida, por lo que se debe contar con un plan para el desarrollo del
misma.

La motivación es la labor mas importante de la dirección, a la
vez que la mas compleja, pues a través de ella se logra la
ejecución del trabajo tendiente a la obtención de los objetivos,
de acuerdo con los estándares o patrones esperados. Múltiples
son las teorías que existen en relación con la motivación, pero
todas pueden agruparse en dos grandes tendencias:
Teorías de contenido.
Teorías de aprendizaje o del enfoque externo.
Ambos tipos de teorías han sido de gran transcendencia en la
explicación de la conducta organizacional, ya que a través de
ellas se describe la razón por la cual los empleados son
productivos, o lo que impulsa su conducta, a la vez que se
aportan datos valiosos para mejorar dicha conducta.

Teorías del contenido
Estas tratan de especificar lo que impulsa la conducta;
también son conocidas como teorías de explicación
interna; han sido las de mayor difusión, por ello se les
llama también teorías tradicionales; explican la
conducta con base en procesos internos.
Teorías del enfoque externo
Llamadas también del aprendizaje o de la modificación
de la conducta organizacional, parten del puesto de que
la conducta observable en las organizaciones, así como
sus consecuencias, son la clave para explicar la
motivación; relacionan los efectos que ejerce el
ambiente sobre la conducta de los individuos.

La comunicación es un aspecto clave en el proceso
de dirección.
La comunicación puede ser definida como el
proceso a través del cual se transmite y recibe
información en un grupo social.
El ejecutivo para poner en marcha sus planes,
necesita sistemas de comunicación eficaces;
cualquier información desvirtuada origina
confusiones y errores, que disminuyen el
rendimiento del grupo y que van en detrimento del
logro de los objetivos.

La comunicación consta de tres elementos básicos:
1. Emisor, en donde se origina la información.
2. Transmisor, a través del cual fluye la comunicación.
3. Receptor, que recibe y debe entender la información.
Cualquier mínima falla en esta red de comunicación implica la
desvirtuaron de la información. Con el fin de facilitar el
entendimiento de la comunicación, se mencionara su clasificación
mas sencilla:
• Formal. Aquella que se origina en la estructura formal de la
organización y fluye a través de los canales organizacionales.
• Informal. Surge de los grupos informales de la organización y
no sigue los canales formales, aunque se puede referir a la
organización.

Una buena comunicación implica la existencia de los
siguientes requisitos:
1. Claridad. La comunicación debe ser clara; para ello, el
lenguaje en que se exprese y la manera de transmitirla,
debe ser accesibles para quien va dirigida.
2. Integridad. La comunicación debe servir como lazo
integrador entre los miembros de la empresa, para lograr
el mantenimiento de la cooperación necesaria para la
realización de los objetivos.
3. Aprovechamiento de la organización informal. La
comunicación es mas efectiva cuando la administración
utiliza la organización informal para suplir canales de
información de la organización formal.

4. Equilibrio. Todo plan de acción administrativo debe
acompañarse del plan de comunicación para
quienes resulten afectados.
5. Moderación. La comunicación debe ser la
estrictamente necesaria y lo mas concisa posible, ya
que el exceso de información puede accionar
burocracia e ineficiencia.
6. Difusión. Preferentemente, toda la comunicación
formal de la empresa debe efectuarse por escrito y
pasar solo a través de los canales estrictamente
necesarios, evitando papeleo excesivo.
7. Evaluación. Los sistemas y canales de comunicación
deben revisarse y perfeccionarse periódicamente.

La supervisión consiste en vigilar y guiar a los
subordinados de tal forma que las actividades se
realicen adecuadamente.
Este termino se aplica por lo general a niveles
jerárquicos inferiores aunque todo administrador,
en mayor o menor grado, lleva a cabo esta
función; por esto, de acuerdo con el criterio
personal de las autores, se considera la
supervisión, el liderazgo y los estilos de
gerenciales, como sinónimos, aunque referidos
a diversos niveles jerárquicos.

El liderazgo, o supervisión, es de gran importancia para la empresa,
ya que mediante el se imprime la dinámica necesaria a los recursos
humanos, para que logren los objetivos.
En esta función confluyen todas las etapas de dirección
anteriormente estudiadas, y su importancia radica en que de una
supervisión efectiva dependerán:
La productividad del personal para lograr los objetivos.
La observancia de la comunicación.
La relación entre jefe-subordinado.
La corrección de errores.
La observancia de la motivación y del marco formal de disciplina.
Por lo tanto, el liderazgo esta ligado con la supervisión y, de acuerdo
con los diversos estilos de liderazgo que existan en la empresa,
variara el grado de eficiencia y productividad dentro de la misma.

• Introducción
• Definición
• Elementos del concepto
• Requisitos de un buen control
• Importancia
• Elementos
• Áreas funcionales de la empresa

El control es una etapa primordial en la
administración, pues, aunque una empresa cuente
con magníficos planes, una estructura
organizacional adecuada y una dirección eficiente,
el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación
real de la organización i no existe un mecanismo
que se cerciore e informe si los hechos van de
acuerdo con los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser
utilizado en el contexto organizacional para evaluar
el desempeño general frente a un plan estratégico.

A fin de incentivar que cada uno establezca una definición propia del concepto se
revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema:
Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan
adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene
como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se
produzcan nuevamente.
George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo,
valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la
ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
Harold Koontz y Ciril O Donell: Implica la medición de lo logrado en relación con lo
estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los
objetivos de acuerdo con el plan.
Chiavenato: El control es una función administrativa: es la fase del proceso
administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando
se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.

También hay otras connotaciones para la palabra control:
• Comprobar o verificar;
• Regular;
• Comparar con un patrón;
• Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar);
• Frenar o impedir.
• Evidentemente todas esas definiciones representan concepciones
incompletas del control, quizás definidas en un modo subjetivo y de
aplicación; en definitiva, debe entenderse el control como:
• Una función administrativa, ya que conforma parte del proceso
de administración, que permite verificar, constatar, palpar, medir,
si la actividad, proceso, unidad, elemento o sistema
seleccionado está cumpliendo y/o alcanzando o no los
resultados que se esperan.

• Relación con lo planteado: Siempre existe para verificar
el logro de los objetivos que se establecen en la
planeación.
• Medición: Para controlar es imprescindible medir y
cuantificar los resultados.
• Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes
al control, es descubrir las diferencias que se presentan
entre la ejecución y la planeación.
• Establecer medidas correctivas: El objeto del control es
prever y corregir los errores.

• Corrección de fallas y errores: El
control debe detectar e indicar errores
de planeación, organización o
dirección.
• Previsión de fallas o errores futuros: el
control, al detectar e indicar errores
actuales, debe prevenir errores futuros,
ya sean de planeación, organización o
dirección.

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta
el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:
• Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se
corrige para eliminar errores.
• Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier
organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo
ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público.
Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan
reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes
para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les
ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los
servicios de sus organizaciones.
• Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los
consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y
otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega
de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la
actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su
medida.

• Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de
obtener ventajas competitivas. Otra forma, es agregar valor. Tratar de
igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy
costoso y contraproducente. El principal objetivo de una organización
debería ser “agregar valor” a su producto o servicio, de tal manera
que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del
consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de
una calidad por encima de la medida lograda aplicando
procedimientos de control.
• Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia
contemporánea hacia la administración participativa también aumenta
la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados
trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad
última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso
de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente
controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o
participación en el trabajo.

• Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que
establece los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un
estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la
evaluación o comparación de alguna cosa. Existen cuatro tipos de
estándares; los cuales se presentan a continuación:
– Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad
de existencias, cantidad de materiales primas, números de horas,
entre otros.
– Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida,
control de calidad de producción, especificaciones del producto,
entre otros.
– Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un
determinado producto, tiempo medio de existencias de un
productos determinado, entre otros.
– Estándares de costos: Como costos de producción, costos de
administración, costos de ventas, entre otros.

• Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del
control, que tiene como fin evaluar lo que se está
haciendo.
• Comparación del desempeño con el estándar
establecido: Es la tercera etapa del control, que compara
el desempeño con lo que fue establecido como estándar,
para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún
error o falla con relación al desempeño esperado.
• Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control
que busca corregir el desempeño para adecuarlo al
estándar esperado. La acción correctiva es siempre una
medida de corrección y adecuación de algún desvío o
variación con relación al estándar esperado.

Las áreas de actividad, conocidas también como áreas de
responsabilidad, funcionales, departamentos o divisiones, están en
relación directa con las funciones básicas que realiza la empresa a fin de
lograr sus objetivos. Dichas áreas comprenden actividades, funciones y
labores homogéneas.
La efectividad de una empresa no depende del éxito de un área funcional
específica; sino del ejercicio de una coordinación balanceada entre las
etapas del proceso administrativo y la adecuada realización de las
actividades de las principales áreas funcionales, mismas que son las
siguientes, generalmente una empresa consta de al menos 5 áreas
funcionales básicas de trabajo.
 Área de Mercadeo o Mrcadotecnia
 Área de Produccion
 Área de Administración y Operaciones
 Área de producción
 Área de finanzas

• Es el área que se encarga de canalizar los bienes y servicios
desde el producto hasta el consumidor o usuario final. Entre
las funciones de mercadeo podemos mencionar:
•  la investigación de mercado
•  el plan de mercadeo
•  el presupuesto de mercadeo
•  la determinación del empaque
•  envase
•  etiqueta y marca
•  la distribución y venta de los productos
•  la determinación del precio de los artículos la publicidad y la
promoción.

• Es el área encargada de trasformar la materia prima en productos y
servicios terminados, utilizando los recursos humanos, económicos
y materiales (herramientas y maquinaria) necesarios para su
elaboración. Entre las principales funciones del área de producción:
 el mantenimiento y reparación de maquinaria o equipo.
 el almacenamiento de materia prima.
 producto en proceso.
 producto terminado .
 control de calidad.

• Es el área que se encarga del optimo control, manejo
de recursos económicos y financieros de la
empresa, esto incluye la obtención de recursos
financieros tanto internos como externos,
necesarios para alcanzar los objetivos y metas
empresariales y al mismo tiempo velar por que los
recursos externos requeridos por la empresa sean
adquiridos a plazos e intereses favorables. Entre las
principales funciones del área de finanzas:
•  Tesorería
•  Contraloría

Es el área encargada de la dirección eficiente y efectiva del recurso humano de la
empresa. Dentro de las principales funciones de esta área, se pueden mencionar:
•  Reclutamiento y selección de personal capaz, responsable y adecuado a los
puestos de la empresa
•  la motivación
•  capacitación y evaluación del personal
•  el establecimiento de un medio ambiente agradable para el desarrollo de las
actividades.
La responsabilidad global del desarrollo eficiente de las actividades empresariales
en estas cuatro áreas, es exclusiva del empresario ya que es él quien tiene que dar
el ejemplo y trabajar con responsabilidad y empeño para que se cumplan los
objetivos planificados, y motivar al personal a participar activamente en el
crecimiento y desarrollo empresarial

Fundamentos administrativos y de personal

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

Similar a Fundamentos administrativos y de personal

Último

Fundamentos administrativos y de personal