G102M02-manual-sistema-gestion-calidad- V10.pdf

Manual
G102M02/Versión 10 /Vigente a partir de su liberación en GINA.

Tenga en cuenta
Acerca del Manual de Calidad
Control de cambios
Presentación de la Entidad
Sistema de Gestión de la Calidad
Revisión por la Dirección
Documentos que facilitan el manejo del SGC de la entidad
Componente preventivo y de mejora
Estructura que facilita el manejo del SGC de la entidad
Control a Terceros
Aprobación del Manual
ESTRUCTURA
Manual de Calidad
Colciencias
G102M02 / Versión 10
1
2
3
4
5
6
7
8
9
11
10

Hola, soy GINA
“
2. Acerca del Manual de Calidad
Te presentamos a GINA (Gestión Integral Nuestra
Aliada), la imagen del SGC quien nos ayudará a
comprender mejor los contenidos de este documento.
GINA es herramienta tecnológica que facilita la
consolidación, manejo, control, mejora y difusión del
Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad, a la cual
tienen acceso todos los usuarios.

“
2. Acerca del Manual de Calidad
El presente manual tiene como objetivo describir el Sistema de Gestión de la
Calidad del Departamento Administrativo Ciencia, Tecnología e Innovación -
COLCIENCIAS, herramienta al servicio del cumplimiento de los estándares de
calidad más relevantes, de acuerdo al enfoque de la Norma Internacional ISO
9001:2015; así como su aplicación y articulación con el Modelo Estándar de
Control Interno (MECI), con enfoque por procesos, riesgos y mejora continua de
la Entidad.

3. Control de Cambios
Versión Fecha Numerales Descripción de la modificación
00 2011-03 Todos Se crea manual
01 2012 – 08- 17
3.1.6
5
Eliminación de la exclusión
Inclusión del capítulo Revisión por la Dirección
02 2013-08-25
2
3
Actualización misión, visión y mapa de actores.
Actualización Política y Objetivos de Calidad.
03 2013-10-31
Todos
2.2 y 2.3
3.1.6
4.1
5
Se cambia el estilo del Manual de documento a presentación
Se incluye el propósito estratégico y la Mega Meta Visión 2019
Se incluye como exclusión el numeral 7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y Medición
Se incluye otras instancias de Revisión por la Dirección
Se incluye el capítulo de procedimientos obligatorios.
04 2014-01-31 2,1 y 2,2 Se actualiza la Misión y Visión de la Entidad
05 2014-05-30 Encabezado
Se modifica el código del procedimiento, de acuerdo al rediseño del SGC
Se realiza el cambio al nuevo Mapa de Procesos, adecuando los contenidos del Manual al nuevo
desdoblamiento

06 2015-05-29
Todos
2.2
3.1.2
3.1.7
6
Se modifica el formato del Manual acorde con la nueva imagen institucional
Se actualizan los objetivos institucionales, y visión de la Entidad.
Se incluye la designación del Representante de la Dirección.
Se actualiza el Mapa de Procesos, incluyendo la nueva versión.
Sea actualiza la información de acceso interno y externo a la documentación del SGC.
07
Los cambios
rigen a partir
de su
liberación en
GINA
4
5
7
9
Se actualiza la visión a tres tiempos de Colciencias.
Se incluye la Política y Objetivos de Gestión Documental, en el marco del desarrollo del Modelo Integrado de
Gestión.
Se actualiza el nombre del nuevo procedimiento Control de los registros de información y administración de
instrumentos archivísticos.
Se incluye el capítulo Control a Terceros.
08
Los cambios
rigen a partir
de su
liberación en
GINA
4
4
5
5
7
Se incluye la disposición del Portafolio de Servicios de la Entidad en la página web de Colciencias.
Se actualiza la estructura organizacional de Colciencias, conforme al Decreto 849 de 2016.
Se incluyen aclaraciones sobre la identificación de las necesidades del cliente y el modelo de Gestión Pública
y Buen Gobierno (Conpes 3785 de 2013).
Se incluye la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo, como un avance del diseño del Sistema Integrado
de Gestión.
Se actualiza la dirección electrónica del micrositio del SGC.
Se actualiza la dirección electrónica para acceder a la documentación del SGC de cara al ciudadano, desde la
página web de Colciencias.

09
Los cambios
rigen a partir
de su
liberación en
GINA
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5
6
7
8
Se actualizan los criterios y enfoque del Sistema de Gestión de Calidad de acuerdo a los requisitos de la ISO
9001/2015.
Se actualiza la misión y la visión de la Entidad, mejorando la descripción de la plataforma estratégica de la
Entidad.
Se incluyen aclaraciones sobre el nuevo enfoque de ISO 9001/2015, incluyendo las caracterizaciones de
proceso y la descripción del enfoque basado en riesgos.
Se ajustan los requisitos de la revisión por la dirección de conformidad con la ISO 9001:2015
Se hace claridad en documentación mínima requerida del SGC.
Se hace claridad en la estructura y documentos que facilitan el manejo del SGC de la Entidad.
Se articula el enfoque d mejora continua con el pensamiento basado en riesgos.
Se actualiza la dirección electrónica para acceder a la documentación del SGC de cara al ciudadano, desde la
página web de Colciencias.
10
Los cambios
rigen a partir
de su
liberación en
GINA
5
6
9.3
Inclusión de definición nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión de conformidad con lo establecido en
el Decreto 1499 de 2017.
Actualización de la Política y los Objetivos de calidad de acuerdo de resultados de la revisión por la Dirección.
Inclusión lineamientos del nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión de conformidad con lo establecido
en el Decreto 1499 de 2017.
Actualización de ruta de acceso a Micrositio de calidad de acuerdo con actualización página web

Colciencias, como Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación, es la entidad encargada de
formular, diseñar y coordinar la implementación de la política de Estado en materia de fomento a la investigación y
la innovación.
La Ley de Ciencia, Tecnología e Innovación (Ley 1286 de 2009) le encomendó a Colciencias el liderazgo del Sistema
Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación, el cual une los esfuerzos del Estado, la academia, la empresa y la
sociedad civil para construir en Colombia y sus regiones un modelo de desarrollo basado en la generación y uso del
conocimiento. Por medio de sus instrumentos de fomento, Colciencias apoya los proyectos de investigación,
desarrollo tecnológico e innovación; la formación de capital humano para la ciencia, la tecnología y la innovación; el
fortalecimiento de los sistemas regionales de CTeI; la movilidad internacional de investigadores y la apropiación
social del conocimiento.
El Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación –SNCTI- es un sistema abierto del cual forman parte las
políticas, estrategias, programas, metodologías y mecanismos para la gestión, promoción, financiación, protección y
divulgación de la investigación científica y la innovación tecnológica, así como las organizaciones públicas, privadas
o mixtas que realicen o promuevan el desarrollo de actividades de investigación e innovación, con el fin de
integrarlas en la optimización de los esfuerzos públicos y privados (empresas, estado, academia) para el desarrollo
nacional a través de la ciencia, la tecnología y la innovación.
Nuestro SGC debe
responder a las funciones
otorgadas en la Ley a
Colciencias
4. Presentación de la Entidad

“
EMPRESAS, CLUSTERS,
EMPRENDEDORES
UNIVERSIDADES
Y CENTROS
INVEST. DE
SERVICIOS FIN. Y
NO FIN. A
EMPRESAS
GOBIERNO Y
SERVICIOS
PUBLICOS
SNCTI + SRIs
Infraestructura
habilitante
TALENTO HUMANO
ACCESO A
FINANCIAMIENTO Y
MDO. CAPITALES
PREPARACIÓN Y
DISPOSICIÓN
TECNOLÓGICA
Entorno,
Estrategia y
Políticas
• Ley 1286 de 2009
• Propiedad Intelectual
• Clima de Negocios
• Estrategia Nacional de CT+I
• Roles y capacidades de instituciones
públicas en CT+I
Relación U-E,
Parques CIT,
Incubadoras,
Conectores Tec.
Instrumentos
de
financiamiento,
Agendas y
apuestas de
transformación
productiva
Fortalecimiento
capacidades
Recursos Críticos = +
+
Sociedad
Empresa
Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación - SNCTeI

“
Misión
Recordemos que la Misión
es la que define la razón
de ser de la Entidad.
“
Construir política científica, tecnológica y de innovación.
1. Que impulse el avance del conocimiento y su apropiación;
2. Que estimule la creatividad y el pensamiento crítico como parte esencial de la cultura;
3. Que promueva la generación de soluciones e innovaciones para mejorar la calidad de vida de las
personas, fortalecer las comunidades, y proteger la biodiversidad y sus servicios ecosistémicos;
4. Que incentive la colaboración nacional e internacional para generar cambios, asumir retos y
enfrentar amenazas locales y globales.
5. Que reconozca la incertidumbre y los riesgos inherentes a la investigación y la innovación como
oportunidades;
6. Que sea incluyente por medio del diálogo y la interacción con la sociedad;
7. Que fortalezca la relación sostenible entre los sistemas sociales y naturales; y
8. Que guíe la nación hacia la paz y el cumplimiento de los objetivos de desarrollo sostenible.

“
“ Recordemos que la
Visión es la que define
hacia donde vamos….
“
Visión
Una nación desarrollada
sosteniblemente, guiada por la
ciencia y que prioriza su uso
para facilitar una vida digna a
todos sus habitantes

Nuestros Valores
Principios Éticos
• Confianza.
• Respeto.
• Responsabilidad.
• Trabajo en equipo.
• Honestidad.
• Transparencia.
• Compromiso.
• Integridad.
Los Recursos públicos son
recursos sagrados.
Todo sí se puede atendiendo la
ética y dentro de la legalidad.
Simple es mejor.
Confiamos.
Somos creativos e innovadores.
Somos buenas personas.

4. . Presentación de la Entidad - Nuestra Mega Meta…
Llegar al 1% de inversión en Actividades de
Ciencia, Tecnología e Innovación (ACTI)
como % del PIB a 2018
• Equivale a la cifra promedio de América Latina en 2011, que fue de 1,09%
• Al menos el 50% de la meta corresponderá a inversión privada.
• Lograr la meta implica una inversión promedio del sector público de $2.5 billones anuales

Lo lograremos
mediante estos
planes
Plan Estratégico Institucional - Sectorial
(de 4 años)
PEI
Plan de Acción Institucional
(Por cada vigencia)
(Se conforma por los siguientes cinco planes)
PAI
Plan Anual de Convocatorias
Plan Nacional de Desarrollo
(de 4 años)
PND
Plan Anual de Inversión
Plan Anual de Adquisiciones
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
Plan Acción Institucional

• El propósito del Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018: “Todos por un nuevo
país”, es construir una Colombia en paz, equitativa y educada.
• Contiene 5 estrategias transversales que aportan a los 3 pilares de la paz, la
equidad y la educación; son ellas:
1) Competitividad e Infraestructura Estratégicas;
2) Movilidad Social;
3) Transformación del Campo;
4) Seguridad, Justicia y Democracia para la Construcción de Paz; y,
5) Buen Gobierno.
• Colciencias como cabeza del sector, gestiona el cumplimiento de 14 indicadores
de CTeI, los cuales hacen parte de la planeación estratégica de la Entidad.
• Colciencias debe reportar mensualmente al DNP los avances cualitativos y/o
cuantitativos de estos indicadores a través del Sistema Nacional de Evaluación
de Gestión y Resultados SINERGIA. Esta labor es desarrollada por la OAP,
tomando como insumo los reportes de cada una de las áreas en la herramienta
GINA.
El Plan Nacional de Desarrollo y Colciencias
Es el documento que sirve de
base de y provee los
lineamientos estratégicos de las
políticas públicas formuladas por
le Presidente de la República a
través de su equipo de
Gobierno. Su elaboración,
socialización, evaluación y
seguimiento es responsabilidad
directa del Departamento
Nacional de Planeación – DNP.
El PND es el instrumento formal
y legal por medio del cual se
trazan los objetivos del Gobierno
permitiendo la subsecuente
evaluación de su gestión.

Indicadores que se reportan en Plan Nacional de Desarrollo - SINERGIA
1. Inversión en actividades de ciencia, tecnología e innovación ACTI con relación al PIB. Medición anual
2. Publicaciones científicas y tecnológicas de alto impacto. Medición anual
3. Porcentaje de empresas clasificadas como innovadoras en sentido amplio y estricto pertenecientes a los
sectores de industria y servicios. Medición anual.
4. Porcentaje de colombianos con índice de apropiación alta y muy alta de ciencia y tecnología. Medición anual.
Indicadores
país
Indicadores
DAF
5. Porcentaje de los recursos ejecutados a través del FFJC por entidades aportantes diferentes a Colciencias. Medición
trimestral.
Indicadores
de innovación
6. Porcentaje de asignación del cupo de inversión para deducción tributaria. Medición semestral.
7. Ciudades con pacto por la innovación en ejecución. Medición semestral.
8. Licenciamientos tecnológicos. Medición anual.
9. Empresas apoyadas en procesos de innovación por Colciencias. Medición semestral.
10. Registros de patentes solicitadas por residentes en oficina nacional y PCT. Medición trimestral.
Indicadores
de
investigación
11. Becas para la formación de maestría y doctorado nacional y exterior financiados por Colciencias y otras entidades.
Medición semestral.
12. Artículos científicos publicados en revistas científicas especializadas por investigadores colombianos. Medición
trimestral.
Indicadores de
cultura
13. Personas sensibilizadas a través de estrategias enfocadas en el uso, apropiación y utilidad de la CTeI. Medición
trimestral.
14. Niños y jóvenes apoyados en procesos de vocación científica y tecnológica. Medición semestral.

OBJETIVO INDICADORES ESTRATEGICOS ÁREA RESPONSABLE
1
Mejorar la calidad y el impacto de la investigación y la
transferencia de conocimiento y tecnología
Becas para la formación de maestría y doctorado nacional y exterior financiados por Colciencias y
otras entidades
Dirección de Fomento a la Investigación
Artículos científicos publicados en revistas científicas especializadas por investigadores colombianos
Proyectos de investigación apoyados
2
Promover el desarrollo tecnológico y la innovación
como motor de crecimiento empresarial y del
emprendimiento
Empresas apoyadas en procesos de innovación por Colciencias
Dirección de Desarrollo Tecnológico e Innovación
Licenciamientos tecnológicos
Registros de patentes solicitadas por residentes en oficina nacional y PCT
3
Generar una cultura que valore y gestione el
conocimiento y la innovación
Personas sensibilizadas a través de estrategias enfocadas en el uso, apropiación y utilidad de la CTeI
Dirección de Mentalidad y Cultura para la Ciencia, la
Tecnología y la Innovación
Niños y jóvenes apoyados en procesos de vocación científica y tecnológica
4
Desarrollar un sistema e institucionalidad habilitante
para la CTeI
Porcentaje de asignación del cupo de inversión para deducción tributaria.
Dirección de Desarrollo Tecnológico e Innovación
Ciudades con pacto por la innovación en ejecución
Políticas CTeI aprobadas y en implementación Subdirección General
5
Desarrollar proyectos estratégicos y de impacto en
CTeI a través de la articulación de recursos de la
nación, los departamentos y otros actores
Planes y acuerdos suscritos, ratificados-actualizados y acompañados Equipo de Gestión Territorial
6
Generar vínculos entre los actores del SNCTI y actores
internacionales estratégicos
Alianzas Estratégicas internacionales en términos de recursos y capital político Equipo de Internacionalización
7
Convertir a COLCIENCIAS en Ágil, Moderna y
Transparente
Índice Ágil, Transparente y Moderna (ATM)
Dirección de Gestión de Recursos y Logística
Equipo de Comunicaciones
Secretaría General
Oficina de Control Interno
Oficina de Tecnologías de la Información y
Comunicaciones TICs
Oficina Asesora de Planeación
8
Propiciar condiciones para conocer valorar conservar y
aprovechar nuestra biodiversidad
Nuevos registros de especies en el Global Biodiversity Information Facility (GBIF) aportadas por
Colombia
Dirección General

Productos y servicios de la entidad
La descripción de los productos y servicios ofrecidos por el
Departamento están contenidos en el Portafolio de la Entidad y en la
sección Convocatorias, disponibles en su página web
www.colciencias.gov.co.
Clientes – Partes Interesadas
Colciencias satisface las necesidades del cliente/partes interesadas a través del cumplimiento de las normas
legales vigentes, las cuales brindan los lineamientos para el logro de su misión. La necesidades y expectativas
del cliente/partes interesadas se identifican en el ejercicio de planeación estratégica como insumo para la
formulación de los planes de cada área. De igual forma, se consideran necesidades y expectativas del cliente
las determinadas por el Programa Nacional de Servicio al Ciudadano (Conpes 3785 de 2013), Plan Nacional de
Desarrollo (específicamente en lo relacionado con CTeI), Ley 1286 de 2009 y demás normatividad legal
vigente en materia de servicio al ciudadano.
Los diferentes tipos de cliente/partes interesadas se presentan en el siguiente Mapa de Actores del SNCTI. De
igual forma, se muestra el Modelo de Buen Gobierno, establecido en el Conpes 3785 de 2013.
Puede consultar la información
sobre los trámites de Colciencias
en el nuevo Si Virtual:
www.sivirtual.gov.co

Mapa de Actores del SNCTI

Modelo de Gestión Pública y Buen Gobierno
Conpes 3785 de 2013.
Fuente: Programa Nacional de Servicio al Ciudadano
www.dnp.gov.co/programa-nacional-del-servicio-al-ciudadano/Paginas/Política-Nacional.aspx

Estructura Organizacional
La estructura organizacional de
Colciencias esta definida en el
Decreto 849 de 2016
DIRECCIÓN GENERAL
D.T-
Mentalidad y Cultura
para la CTeI
Oficina de
Control Interno
SUBDIRECCIÓN DE
GENERAL
D.T-
Fomento a la
Investigación
Oficina de TIC´S
Oficina Asesora de
Planeación
D.T.
Desarrollo Tecnológico
e Innovación
Dirección Administrativa y
Financiera
Secretaría General

5. Sistema de Gestión de la Calidad S.G.C.
Liderazgo y Compromiso de la Alta Dirección
La Dirección General del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación –Colciencias-,
tiene como una de sus prioridades establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente el Sistema
de Gestión de la Calidad (S.G.C.), el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) y el Modelo
Estándar de Control Interno (MECI) de la Entidad, como herramientas que facilitan la gestión misional y de
gobierno, la transparencia, participación y servicio al ciudadano, la eficiencia administrativa y la gestión del
talento humano de la Entidad, rindiendo cuentas con relación a la eficacia del sistema de gestión de
calidad.
Por lo anterior la Dirección General y su equipo directivo promueve la participación de todos los
colaboradores del Departamento en la implantación, mantenimiento y mejoramiento continuo de los
procesos del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación – Colciencias-, para
garantizar el cumplimiento de los requisitos aplicables y los estándares de calidad establecidos..

Armonización del Sistema de Gestión de la Calidad (S.G.C), el Modelo Integrado de
Planeación y Gestión (MIPG) y el Modelo Estándar de Control Interno (MECI)
El Modelo Integrado de Planeación y Gestión- MIPG es un marco de referencia para
dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos
públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidad
es y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio.
El Modelo Estándar de Control Interno - MECI es un instrumento que establece la estructura básica de
control, orientado a garantizar el logro de los objetivos institucionales y la mejora continua, basado en los
principios de autocontrol, autogestión y autorregulación. Tanto el MECI como el S.G.C., contienen
elementos comunes y tienen como propósito central contribuir al fortalecimiento de la gestión del
Departamento.
En GINA se encuentra disponible el
Manual Técnico del Modelo Estándar
de Control Interno 2014 y el Manual
Integrado de Planeación y Gestión

Política del Calidad
Colciencias como ente rector del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación (SNCTI) y con el
propósito de integrar y gestionar el conocimiento en el desarrollo colombiano, en función del logro de una
Entidad eficiente e innovadora que responde a las necesidades del País en materia de CteI se compromete
a:
• Mejorar continuamente su Sistema de Gestión.
• Cumplir los requisitos aplicables para garantizar los derechos y satisfacer las necesidades de las partes
interesadas y ciudadanía en general en materia de Ciencia, tecnología e Innovación.
• Asegurar que el sistema de gestión puede lograr los resultados previstos.
• Innovar en la gestión pública.
Objetivos de calidad
Con el fin de garantizar la calidad de los servicios ofrecidos por la
Entidad, los objetivos de calidad a través de los cuales se evalúa el
desempeño del Sistema de Gestión corresponden a los Objetivos
Estratégicos establecidos en la Planeación Estratégica y su Plan de
Acción Institucional anual

Alcance del S.G.C.
Para el Sistema de Gestión de la Calidad se ha definido como alcance “Formulación,
orientación, dirección, coordinación, ejecución e implementación de la política de Estado en
materia de ciencia, tecnología e innovación”.
Dicho alcance, cubre todos los procesos determinados en el mapa de procesos de la Entidad,
cumpliendo con los requisitos establecidos en la norma NTCGP1000:2009 e ISO 9001:2015 y
respondiendo a las necesidades y expectativas de los clientes y partes interesadas.
Aplican todos los requisitos de la norma ISO 9001:2015.

Gestión por procesos y pensamiento basado en riesgos
El Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación – Colciencias- tiene establecido, documentado
e implementado un Sistema de Gestión, con un enfoque por procesos el cual tiene en cuenta el pensamiento
basado en riesgos y el énfasis por cumplir los requisitos de sus clientes y partes interesadas.
El Mapa de Procesos, adoptado por la Entidad está compuesto por 7 macro procesos institucionales, los cuales
contienen los procesos operacionales con sus respectivas caracterizaciones, documentos que orientan su ejecución,
los indicadores, acciones de mejora y los riesgos asociados.
Los documentos que hacen parte del Sistema de Gestión son administrados y controlados a través de la
herramienta tecnológica GINA (Gestión Integral Nuestra Aliada), donde se encuentran disponibles para consulta
interna.
Los documentos de cara al ciudadano se encuentran publicados en el Micrositio del SGC, al cual se puede acceder
libremente a través de la página web de Colciencias en la siguiente dirección:
http://www.colciencias.gov.co/colciencias/sistema-gestion-calidad
El Sistema de Gestión se articula con el pensamiento basado en riesgos, garantizando su identificación por
procesos, a fin de prevenir o reducir los efectos no deseados, para lo cual prioriza los riesgos de mayor impacto de
acuerdo a la metodología definida en la Guía de Gestión del Riesgo Colciencias G102PR06G01, haciendo énfasis en
la optimización de recursos, priorización de necesidades y minimización del impacto; gestionando
institucionalmente las oportunidades a fin de aumentar los efectos deseables. La administración de los riesgos se
realiza en la herramienta tecnológica GINA (Gestión Integral Nuestra Aliada), Módulo de Gestión Riesgo.

Procesos
Institucionales

Desdoblamiento
De
Macroprocesos
Gestión de Servicios
del SNCTI
Gestión Fortalecimiento de
Capacidades para la CTeI
Gestión
Territorial
Gestión Mentalidad y
Cultura
Gestión Capital
Humano en CTeI
Gestión de la
Innovación
Gestión de
Convocatorias
Gestión de Orientación del
SNCTI
Gestión de Diseño de Instrumentos y
mecanismo para el desarrollo de la CTeI
G. de Orientación y
Planeación Institucional
Gestión de
Procesos
Gestión de Cooperación
Internacional
Gestión de la
Información
Gestión de
Comunicaciones
Gestión de
Servicios del SNCTI

Proceso
Orientación y
Planeación
Institucional
Fuente: Plataforma GINA / Mapa de procesos

Proceso
Gestión de
Procesos

Proceso
Gestión de
Cooperación
Internacional

Proceso
Gestión de
Información

Proceso
Gestión de
Comunicaciones

Proceso
Gestión
Orientación del
SNCTI

Proceso
Gestión Diseño de
Instrumentos y
Mecanismos para
el Desarrollo de la
CTeI

Proceso
Gestión
Fortalecimiento
de
Infraestructura
para la CTeI

Proceso
Gestión de
Capital Humano
en CTeI

Proceso
Gestión de la
Innovación

Proceso
Gestión
Territorial

Proceso
Gestión
Mentalidad y
Cultura

Proceso
Gestión
Convocatorias

Proceso
Gestión Jurídica

Proceso
Gestión
Contractual

Proceso
Gestión de
Administración
de Bienes y
Servicios

Proceso
Gestión
Documental

Proceso
Gestión de
Talento Humano

Proceso
Gestión de
Recursos
Financieros

Proceso
Gestión de
Evaluación y
Control

Proceso
Gestión de
Servicios al
SNCTI

6. Revisión por la Dirección
“
De acuerdo con el nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión, el nuevo Sistema de Gestión, integra los anteriores Sistemas de Gestión de
Calidad y de Desarrollo Administrativo, con el Sistema de Control Interno y en este sentido, las entidades públicas deben establecer el Comité de
Gestión y Desempeño Institucional como un espacio de decisión, análisis y toma de decisiones en temas administrativos incluyendo calidad.
Acorde con este modelo, la revisión por la Dirección se desarrolla en Colciencias dentro de la agenda del Comité de Gestión y Desempeño
Institucional (antes Desarrollo Administrativo), mínimo anual inscribiendo previamente cada tema, según lo establecido en las resoluciones
internas que regulan el funcionamiento de los comités institucionales.
La información presentada para la revisión por la Dirección del SGC, debe tener en cuenta los siguientes temas como mínimo:
1. El estado de las acciones de las revisiones por la dirección previas.
2. Los cambios en las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al sistema de gestión de la calidad.
3. La información sobre el desempeño y la eficacia del sistema de gestión de la calidad, incluidas las tendencias relativas a:
3.1 La satisfacción del cliente y la retroalimentación de las partes interesadas pertinentes.
3.2 El grado en que se han logrado los objetivos de calidad.
3.3 El desempeño de los procesos y conformidad de los productos y servicios.
3.4 Las no conformidades y acciones correctivas.
3.5 Los resultados de seguimiento y medición.
3.6 Los resultados de las auditorias.
3.7 El desempeño de los proveedores externos.
4. La adecuación de los recursos.
5. La eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades derivadas de los riesgos positivos
6. Las oportunidades de mejora
Para tal fin el Equipo de Calidad de la Oficina Asesora de Planeación preparar la información necesaria para facilitar el desarrollo de la revisión,
de acuerdo con la agenda del Comité. Cuando se estime conveniente, se presentan también temas de revisión en Comité de Dirección,
Subdirección o Dirección Técnica, dependiendo la naturaleza del componente a revisar. Estas instancias de decisión también son consideradas
revisiones por la dirección, sean parciales o totales.

Control de documentos: En la siguiente pirámide documental se muestra la jerarquía de los documentos
que conforman el SGC de Colciencias.
Manual
de Calidad
Actos Administrativos /Reglamentos
Internos
Caracterizaciones
Procedimientos
Manuales / Guías
Instructivos
Formato / Registros
Fuente: Elaboración OAP.
Documentos Externos / Normatividad
7. Documentos que facilitan el manejo del SGC de la entidad

Control de Documentos: Las actividades y criterios requeridos para el control de documentos del SGC se
establecen en el procedimiento Elaboración y Control de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad
– SGC, Código G102PR01, disponible en el GINA.
a. Aprobar, antes de
su emisión
b. Revisar y Actualizar
los documentos
c. Identificar cambios y
estado de versión
d. Asegurar
disponibilidad,
acceso, distribución y
uso de los
Documentos
e. Asegurar
documentos
Legibles e
Identificables
f. Identificar y controlar la
distribución documentos externos
necesarios para planificación e
implementación
g. Controlar
obsoletos

Control de Registros: Las actividades y criterios requeridos para el control de registros del SGC se establecen
en el procedimiento Control de los registros de información y administración de instrumentos archivísticos
Código A104PR02, disponible en GINA.
Identificar
Almacenar
Proteger y preservar
Recuperar
Tiempo de
Retención
Disposición Final

REQUISITOS
CLAUSULA ISO
9001:2015
REFERENTE EN COLCIENCIAS
Diseño y Desarrollo de los
productos y servicio
8.3
• Proceso de Gestión Orientación del SNCTI M101
• Proceso de Gestión Diseño de Instrumentos y Mecanismos para el desarrollo de la CTeI M202
• Procedimiento de Diseño y formulación de política de ciencia, tecnología e innovación (CTeI) M101PR03
• Procedimiento de Diseño de Instrumentos de CTeI M201PR01
• Ficha técnica diseño de instrumentos de CTeI M201PR01F01
• Documento Base para el Diseño de Instrumentos de CTeI M201PR01MO1
Evaluación de proveedores 8.4.1
• Proceso de Gestión Contratación A106
• Manual de Contratación y Supervisión A106M01
• Procedimiento Supervisión y seguimiento a contratos y convenios A106PR16
• Compendio de modelos para el ejercicio de supervisión de contratos y convenios A106PR16MO3.
Producción y Provisión del
servicios , liberación de los
productos y servicios
8.5
8.6
• Proceso de Gestión Fortalecimiento de Infraestructura para la CTeI M304
• Proceso de Gestión de capital humano en CTeI M305
• Proceso de Gestión de la Innovación M303
• Proceso de Gestión Territorial M302
• Proceso de Gestión Mentalidad y Cultura m306
• Proceso de Gestión de Convocatorias M301
Control de las Salidas No
Conformes
8.7
• Procedimiento Control de salidas No Conformes G102PR07
• Anexo 1. Matriz de identificación de salidas no conformes G102PR07AN01
Mejora, No conformidades 8.7.2, 10.1, 10.2
• Procedimiento de Mejora Continua y Acciones Correctivas G102PR02
• Modulo de Mejoras / Herramienta GINA
Seguimiento, medición,
análisis y evaluación
9.1
• Guía para el reporte de indicadores de proceso G102M02G01
• Ficha técnica indicadores estratégicos G101PR01F21
• Modulo de Planes y Módulo Indicadores, Herramienta GINA
Auditorías internas 9.2.2 • Procedimiento de Auditorías internas de calidad E101PR03

Con el nuevo enfoque basado en riesgos, la estructura del Sistema de Gestión de Calidad fortalece el
componente preventivo y de gestión del riesgo, el cual se encuentra desplegado en todos los requisitos de
los diferentes procesos de la Entidad, con el fin de promover la generación de acciones para evitar que los
riesgos que representan una amenaza se materialicen y en el momento en el que se produzca una no
conformidad, implementar las acciones que se considere pertinentes.
Estas acciones con enfoque preventivo y de gestión de no conformes incluyen:
• Reaccionar ante una no conformidad, aplicando los correctivos que se consideren pertinentes.
• Evaluar la necesidad de tomar acciones correctivas para eliminar las causas de dicha no conformidad, con el
fin de evitar que vuelvan a suceder, para lo cual se implementan acciones para controlarla y corregirla,
haciendo frente a las consecuencias que puedan generar.
• Garantizar que las acciones correctivas son apropiadas según los efectos generados por las no conformidades.
• Revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas.
• Realizar cambios oportunos en el Sistema de Gestión de la Calidad, en el caso de ser necesario, los cuales
incluyen actualizar los riesgos y oportunidades determinados durante la planificación.
• Mejorar continuamente la conveniencia adecuación y eficacia del sistema de gestión de calidad, tomando como
base los resultados del análisis y la evaluación de los procesos y las salidas de la Revisión por la Dirección.
8. Componente preventivo y de mejora

9.1 Acceso a la Información del SGC
“
Nuestro SGC es amigable con el medio ambiente:
Por esta razón toda nuestra documentación esta disponible a nivel interno en la herramienta
tecnológica GINA.
Los documentos de cara al ciudadano están disponibles en el Portal Institucional, Micrositio SGC.
Los invitamos a consultar los siguientes enlaces:
• Consulta Interna:
http://awa/gina
• Consulta Interna remota:
200.25.59.65 ó gina.colciencias.gov.co
• Consulta Ciudadanos:
“ Recordemos nuestro
compromiso de disminuir el
consumo de papel.
9. Estructura que facilita el manejo del SGC de la entidad

9.2 Acceso Interno a los Documentos del SGC: Sistema de Información GINA
“
El dominio será siempre: Domcolciencias
Usuario: usuario de ingreso a Windows (pc) sin la
extensión @colciencias.gov.co
Contraseña: contraseña de ingreso unificada.
La herramienta cuenta con diferentes
módulos que nos permiten:
- Consulta en tiempo real.
- Generación de reportes.
- Búsqueda de documentos de calidad.
- Visualización de la información asociada
a responsabilidades.

9.3 Acceso Externo a los Documentos del SGC: Micro-sitio SGC
Acceso de documentos de cara al ciudadano.

Las auditorias internas de calidad en Colciencias son lideradas por la Oficina de Control
Interno, con el apoyo y acompañamiento técnico del Equipo de Calidad.
Las actividades y criterios requeridos para su desarrollo se establecen en el procedimiento
Auditorías Internas de Calidad código E101PR03, disponible en GINA.

10. Control a Terceros
“
En los casos en que la entidad opte por entregar a terceros cualquier proceso que afecte la
conformidad del producto y/o servicio con los requisitos, la entidad se asegura de controlar tales
procesos. Los controles aplicables a terceros se manejan bajo el marco de la normatividad vigente en
materia de contratación y están establecidos en el Proceso Gestión Contractual de Colciencias.
Para tal fin se tiene definido:
• Manual de Contratación y Supervisión A106M01
• Procedimiento Elaboración y perfeccionamiento de Contratos / Convenios A106PR08
• Procedimiento Supervisión y Seguimiento a Contratos y Convenios A106PR16
• Procedimiento de Contratación Derivada a través del Fondo Francisco José de Caldas A102PR11
• Compendio de modelos para el ejercicio de supervisión de contratos y convenios A106PR16MO3.
Algunos ejemplos de actividades tercerizadas controladas pueden ser:
• Selección de evaluadores expertos para evaluación de programas y proyectos de CTeI.
• Evaluación de programas y proyectos de CTeI para obtención de beneficios tributarios.
• Administración de programas y proyectos de CTeI.
• Administración del Patrimonio Autónomo Fondo Nacional de Financiamiento para la Ciencia, la
Tecnología e Innovación Francisco José de Caldas.
• Administración de Archivos Documentales.
Para todos los casos, el área responsable debe definir el tipo de control a ejercer, enmarcado en las
normas de contratación vigente y aplicando controles especiales que pueden ir desde análisis en
Comités de Dirección Técnica, Subdirección, Directivo o Contratación hasta solicitud de auditorias
específicas a entes de control o áreas competentes.
Puedes consultar estos
documentos en:
http://www.awa/gina

Elaborado por Revisado por Aprobado por
Nombre:
Gloria Rocío Pereira
María Cristina Bermúdez
Luis Felipe Giraldo Romero
Adriana Pereira Oviedo
Nombre:
Adriana Pereira Oviedo
Nombre:
Nicolás González Espinosa
Cargo:
Contratista OAP - Equipo Calidad
Cargo:
Contratistas OAP- Equipo Calidad
Cargo:
Jefe Oficina Asesora de Planeación
11. Aprobación del Manual

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