Este documento describe el proceso de transferencia documental entre dependencias. Incluye pasos como preparar físicamente los documentos, crear un comité de archivo, verificar que exista un cronograma de transferencias, realizar la transferencia en las fechas acordadas, y validar que la documentación recibida coincida con el inventario.

1. PROCESO: TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
INICIO
Realizar procesos como:
-Limpieza documental
NO -Eliminación material metálico
¿Se elaboro debida
-Identificar material biodeteriorado
preparación física de la
-Revisión y foliación
documentación a transferir?
-Establecer unidades de conservación
SI -Rotulación
Se procede a realizar transferencia documental
-Crear comité archivo
¿Cumple con los requisitos NO
-TRD avaladas con series y subseries
para elaborar transferencia
estipuladas
documental?
SI
Se realiza la transferencia documental
según fechas establecidas
NO -Programar fecha para realizar
¿Posee cronograma o
transferencia documental
calendario de transferencia
(Cronograma)
documental?
SI
Se prosigue con el procedimiento y se hace
entregas en fechas correspondientes
Dependencia receptora realiza procedimiento
de muestreo aleatorio y compara con Formato
Inventario Documental
¿Resulta alguna inconsistencia NO Se recibe sin ningún inconveniente la
entre el formato y el contenido documentación a transferir
de las cajas?
SI
-Se da por no recibida la documentación
-Se estipulan las observaciones
-Dependencia receptora adelanta acciones
correctivas pertinentes
FIN