Este documento presenta un instructivo para la gestión y trámite de correspondencia en el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) en Colombia. Describe los procedimientos para la recepción, registro, radicación, distribución y envío de correspondencia física y electrónica de manera ordenada y en cumplimiento de la normativa archivística colombiana. El instructivo busca estandarizar estos procesos y asegurar la trazabilidad de la información contenida en la correspondencia.
Este documento presenta un resumen de los principales aspectos de la conservación y prevención de documentos en el manejo de archivos. Explica que los procedimientos de conservación deben aplicarse a grupos documentales y no de forma aislada, respetando la unidad del soporte y contenido de los documentos. Además, destaca la importancia de realizar intervenciones que minimicen el impacto y garanticen la integridad física de los documentos, usando materiales adecuados y avalados por el laboratorio nacional de archivos.
Este documento ofrece información sobre técnicas de archivo para organizar documentos de acuerdo con la normatividad vigente y políticas institucionales. Explica conceptos básicos de archivo como clasificación, ordenación y disposición de documentos usando principios archivísticos y tablas de retención. También cubre temas como valores documentales, legislación, y recomendaciones para la salud ocupacional en la administración de archivos.
Este documento trata sobre la digitalización de documentos. Explica que la digitalización es el proceso de convertir documentos físicos en formato digital para facilitar su almacenamiento, consulta y preservación. Detalla los pasos del proceso de digitalización, los tipos y usos de la digitalización, los aspectos técnicos como resolución y formatos, y los equipos necesarios como escáneres.
Este documento proporciona una guía sobre la definición, propósito, estructura y redacción de un dictamen. Un dictamen es un documento técnico emitido por un experto o comisión a solicitud de una autoridad competente para esclarecer un asunto específico y proveer elementos de juicio para la toma de decisiones. Un dictamen incluye una introducción, exposición de los hechos y argumentos relevantes, opinión y una frase final dejando la decisión a criterio de la autoridad.
Las fases del archivo I: el archivo de oficina y el archivo central. Funcione...Jose Luis Muñoz
Presentación elaborada para los alumnos del programa Iberex 2013: Escuela de Archivos para Iberoamérica, que tuvo lugar el 18 de septiembre de 2013 en el Archivo Histórico Nacional. En esta clase se explicó, brevemente, la fase de archivo de oficina, con algunos ejemplos, detallando claramente las funciones y actividades de esta etapa, pasando a continuación a la siguiente fase, la de archivo central, su definición y algunos ejemplos del sistema archivístico estatal.
Este documento describe los diferentes sistemas de ordenación utilizados en archivos. Explica que los sistemas de ordenación incluyen numéricos (ordinales y cronológicos), alfabéticos (temáticos, onomásticos y toponímicos) y mixtos (alfanuméricos, ordinales y cronológicos). Luego proporciona más detalles sobre los sistemas numéricos, alfabéticos y mixtos, describiendo cómo funcionan cada uno.
Este documento ofrece una introducción al concepto de archivo y sus elementos. Explica que un archivo es un conjunto de documentos acumulados por una entidad pública o privada. Los archivos son importantes para las entidades porque la información que contienen sirve como testimonio para la toma de decisiones. Además, describe los diferentes tipos de archivos, como los archivos de gestión, centrales e históricos; y los elementos básicos de un archivo como archivadores, legajos, carpetas y clasificadores.
Creación de la ventanilla única, Acuerdo 060 de 2001Alcaldía Jambaló
Se crean para agilizar los pagos y los procedimientos oficiales en la consecución de permisos, acreditaciones, recursos, servicios o presentación de solicitudes, evitando que la ciudadanía sufra las consecuencias de la dispersión espacial impuesta por la estructura de las diferentes administraciones y el complejo organigrama de cada una de ellas.
Este documento presenta un resumen de los principales aspectos de la conservación y prevención de documentos en el manejo de archivos. Explica que los procedimientos de conservación deben aplicarse a grupos documentales y no de forma aislada, respetando la unidad del soporte y contenido de los documentos. Además, destaca la importancia de realizar intervenciones que minimicen el impacto y garanticen la integridad física de los documentos, usando materiales adecuados y avalados por el laboratorio nacional de archivos.
Este documento ofrece información sobre técnicas de archivo para organizar documentos de acuerdo con la normatividad vigente y políticas institucionales. Explica conceptos básicos de archivo como clasificación, ordenación y disposición de documentos usando principios archivísticos y tablas de retención. También cubre temas como valores documentales, legislación, y recomendaciones para la salud ocupacional en la administración de archivos.
Este documento trata sobre la digitalización de documentos. Explica que la digitalización es el proceso de convertir documentos físicos en formato digital para facilitar su almacenamiento, consulta y preservación. Detalla los pasos del proceso de digitalización, los tipos y usos de la digitalización, los aspectos técnicos como resolución y formatos, y los equipos necesarios como escáneres.
Este documento proporciona una guía sobre la definición, propósito, estructura y redacción de un dictamen. Un dictamen es un documento técnico emitido por un experto o comisión a solicitud de una autoridad competente para esclarecer un asunto específico y proveer elementos de juicio para la toma de decisiones. Un dictamen incluye una introducción, exposición de los hechos y argumentos relevantes, opinión y una frase final dejando la decisión a criterio de la autoridad.
Las fases del archivo I: el archivo de oficina y el archivo central. Funcione...Jose Luis Muñoz
Presentación elaborada para los alumnos del programa Iberex 2013: Escuela de Archivos para Iberoamérica, que tuvo lugar el 18 de septiembre de 2013 en el Archivo Histórico Nacional. En esta clase se explicó, brevemente, la fase de archivo de oficina, con algunos ejemplos, detallando claramente las funciones y actividades de esta etapa, pasando a continuación a la siguiente fase, la de archivo central, su definición y algunos ejemplos del sistema archivístico estatal.
Este documento describe los diferentes sistemas de ordenación utilizados en archivos. Explica que los sistemas de ordenación incluyen numéricos (ordinales y cronológicos), alfabéticos (temáticos, onomásticos y toponímicos) y mixtos (alfanuméricos, ordinales y cronológicos). Luego proporciona más detalles sobre los sistemas numéricos, alfabéticos y mixtos, describiendo cómo funcionan cada uno.
Este documento ofrece una introducción al concepto de archivo y sus elementos. Explica que un archivo es un conjunto de documentos acumulados por una entidad pública o privada. Los archivos son importantes para las entidades porque la información que contienen sirve como testimonio para la toma de decisiones. Además, describe los diferentes tipos de archivos, como los archivos de gestión, centrales e históricos; y los elementos básicos de un archivo como archivadores, legajos, carpetas y clasificadores.
Creación de la ventanilla única, Acuerdo 060 de 2001Alcaldía Jambaló
Se crean para agilizar los pagos y los procedimientos oficiales en la consecución de permisos, acreditaciones, recursos, servicios o presentación de solicitudes, evitando que la ciudadanía sufra las consecuencias de la dispersión espacial impuesta por la estructura de las diferentes administraciones y el complejo organigrama de cada una de ellas.
Este documento presenta las preguntas y respuestas de una evaluación sobre conceptos básicos de archivo. Los archivos son importantes porque contienen información contable, financiera y legal que sirve como testimonio y para la toma de decisiones. Se definen como el conjunto de documentos acumulados de manera natural por una persona o empresa, independientemente de su forma o soporte. Permiten archivar y consultar documentos de manera eficiente.
Este documento contiene 10 preguntas sobre el formato único de inventario documental y el proceso de transferencia documental. Las preguntas cubren temas como la unidad administrativa a la que se refiere en el formato, la obligatoriedad de su uso para las entidades públicas, su aplicación en las transferencias, las fechas extremas a registrar, los datos personales a diligenciar y la importancia de las transferencias para evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
Este documento describe los principales materiales y equipos de archivo utilizados para organizar y almacenar documentos. Explica que existen una variedad de opciones como cajas de archivo, archivadores, bandejas y carpetas, que se eligen dependiendo del tipo y frecuencia de uso de los documentos. También detalla los materiales auxiliares como fichas y guías para clasificar y encontrar más fácilmente la información. Por último, enumera los principales muebles de archivo como estanterías, armarios, archivadores con cajones y armarios móviles o gir
El documento describe las funciones y procesos de un área de correspondencia. Gestiona de forma centralizada la recepción, radicación y distribución de comunicaciones internas y externas. Realiza procesos de clasificación, organización, conservación, préstamo y selección de documentos para su traslado a archivos centrales e históricos.
El documento presenta una serie de ejercicios de clasificación y ordenación de nombres, números, códigos, documentos y otros elementos. Los ejercicios van desde la ordenación alfabética de nombres y apellidos hasta la clasificación de documentos por criterios como fecha, localización geográfica o asunto tratado.
Archivos de correspondencia por asuntos- Archivo general JSALVADOR25
Este documento describe diferentes técnicas de archivo como archivos por asuntos, archivo general y el proceso de selección y eliminación. Explica que los archivos por asuntos agrupan documentos por tema o asunto tratado y que existen diferentes sistemas de clasificación como alfabético, numérico o alfanumérico. También define el archivo general como el conjunto de documentos acumulados por una entidad y conservados de acuerdo a un orden establecido.
Solucion ejercicios uf0513 gestiona archivo sistema operativoArantzazu Sans
El documento describe diferentes tipos de sistemas operativos para computadoras personales y dispositivos móviles como Windows, Mac OS, Linux, Android e iOS. Explica las funciones básicas de un sistema operativo como administrar recursos, coordinar hardware y organizar archivos. También define conceptos como spooling, portapapeles, formatear, desfragmentar y extensiones de archivo.
Este documento describe los tipos de certificados y constancias, incluyendo calificaciones académicas, registros civiles y médicos. Explica que un certificado es un documento probatorio público o privado que verifica un hecho, mientras que una constancia es un documento probatorio personal que no requiere solemnidad. También proporciona consejos sobre cómo redactar y presentar certificados y constancias de manera clara, precisa y respetuosa. Finalmente, resume los componentes típicos de una hoja de vida corporativa, como datos
ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVAPancho Opcionweb
Archivo y clasificación de documentación administrativa. Tema 2 de la unidad formativa UF0513 Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático del módulo MF0971_1 REPRODUCCIÓN Y ARCHIVO
Este documento presenta una introducción al curso "Técnicas para el Manejo de Archivo" y cubre temas como la definición de archivo, los objetivos de un archivo, la historia y evolución de los sistemas de archivo, los materiales y elementos empleados, las cualidades de un archivista, y los métodos y reglas de archivo alfabético. El documento busca proveer los fundamentos teóricos y prácticos para el manejo adecuado de archivos.
Este documento presenta un programa de gestión documental para la Asistencia de Gerencia de Pimpollo S.A., el cual incluye 5 procesos: 1) producción de documentos, 2) recepción de documentos, 3) organización de documentos, 4) trámite de documentos, y 5) consulta de documentos. El objetivo es establecer lineamientos para la creación, organización, almacenamiento y disposición de la documentación de acuerdo a la Tabla de Retención Documental de la empresa.
El documento describe las funciones y responsabilidades de un asistente administrativo, incluyendo organizar reuniones y viajes, mantener archivos, atender llamadas, y brindar apoyo general a la oficina. Un asistente administrativo es importante para el buen funcionamiento de una empresa al manejar tareas administrativas como archivos, comunicaciones, y coordinación de eventos.
Este documento presenta una propuesta para aplicar el Acuerdo 060 en la unidad de correspondencia y archivo de la Universidad del Cauca. Describe 9 pasos para el proceso de correspondencia, incluyendo la recepción de documentos, revisión, radicación, registro en software y entrega. También define conceptos como organigrama y manual de procedimientos, y explica sus usos y elementos. Finalmente, destaca la importancia del manual de archivo y correspondencia para establecer normas sobre el flujo de comunicaciones escritas en una entidad.
Las tablas de retención documental (TRD) permiten organizar y sistematizar los archivos de las organizaciones de una manera estandarizada. Antes de que fuera obligatorio implementar las TRD mediante la Ley 594 del 2000, los archivos se manejaban de manera alfabética y desorganizada, lo que llevaba a la pérdida de información. Hoy en día, las TRD facilitan el manejo y acceso a la información de una organización y ayudan a cumplir con los principios de transparencia.
Este documento describe los diferentes materiales y equipos utilizados para archivar documentos, incluyendo cajas de archivo, archivadores, bandejas, carpetas, fichas, guías, estanterías abiertas, armarios de oficina, archivadores con cajones, armarios móviles y armarios giratorios. Explica el propósito y uso de cada uno de estos elementos para organizar y almacenar documentos de manera eficiente.
El documento describe la misión, tareas, funciones y habilidades de un asistente administrativo. La misión es brindar apoyo administrativo al equipo y clientes con alto nivel de profesionalismo. Las tareas incluyen enviar correos electrónicos, realizar fotocopias, archivar documentos y atender clientes. Las funciones son asegurar el buen funcionamiento de una oficina mediante tareas administrativas como archivar, planificar y coordinar actividades. Las habilidades requeridas son gestionar el tiempo, llevar registros, trabajar en equipo
La importancia de los archivos se remonta desde el origen de la escritura; es decir desde los inicios de la humanidad misma, el solo significado de esta palabra nos demuestra su importancia (la palabra archivo proviene del latín Archivium y éste del griego Archeión que significa principio, origen)
El documento describe los diferentes tipos de sobres según su forma, tamaño, confección, medio de transporte y sistema de cierre. Menciona sobres semicuadrados, rectangulares, de corriente, comerciales, oficiales, con ventana, sin ventana, ordinarios, aéreos, engomados, autoadhesivos, con acuse de recibo y preparados. También describe sobres americanos, ministros, rombos y con solapa circular.
El documento habla sobre diferentes tipos de documentos administrativos como cartas, circulares, hojas de vida, sobres y constancias. Explica qué son, sus características y estilos. Por ejemplo, describe que las cartas pueden ser de estilo bloque o semibloque, y que las circulares pueden ser internas o externas. También define qué es un sobre, un certificado y una constancia.
Este documento presenta la estructura organizativa de un banco ficticio llamado "Patria". Describe los puestos del gerente, secretaria, coordinador de servicios y asistente administrativo. Para cada puesto, se enumeran las funciones y responsabilidades clave como abrir y cerrar operaciones, atender clientes, administrar recursos, coordinar servicios, asistir al coordinador y participar en la elaboración del presupuesto. La estructura organizativa busca lograr los objetivos del banco de manera eficiente a través de la división clara de roles y
Este documento describe diferentes tipos de documentos usados en organizaciones y sus definiciones y usos. Explica conceptos clave como circulares, notificaciones, manuales, procedimientos e instructivos y memorandos. También describe los enfoques, análisis y ventajas de la gestión documental digital.
Este documento presenta las preguntas y respuestas de una evaluación sobre conceptos básicos de archivo. Los archivos son importantes porque contienen información contable, financiera y legal que sirve como testimonio y para la toma de decisiones. Se definen como el conjunto de documentos acumulados de manera natural por una persona o empresa, independientemente de su forma o soporte. Permiten archivar y consultar documentos de manera eficiente.
Este documento contiene 10 preguntas sobre el formato único de inventario documental y el proceso de transferencia documental. Las preguntas cubren temas como la unidad administrativa a la que se refiere en el formato, la obligatoriedad de su uso para las entidades públicas, su aplicación en las transferencias, las fechas extremas a registrar, los datos personales a diligenciar y la importancia de las transferencias para evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
Este documento describe los principales materiales y equipos de archivo utilizados para organizar y almacenar documentos. Explica que existen una variedad de opciones como cajas de archivo, archivadores, bandejas y carpetas, que se eligen dependiendo del tipo y frecuencia de uso de los documentos. También detalla los materiales auxiliares como fichas y guías para clasificar y encontrar más fácilmente la información. Por último, enumera los principales muebles de archivo como estanterías, armarios, archivadores con cajones y armarios móviles o gir
El documento describe las funciones y procesos de un área de correspondencia. Gestiona de forma centralizada la recepción, radicación y distribución de comunicaciones internas y externas. Realiza procesos de clasificación, organización, conservación, préstamo y selección de documentos para su traslado a archivos centrales e históricos.
El documento presenta una serie de ejercicios de clasificación y ordenación de nombres, números, códigos, documentos y otros elementos. Los ejercicios van desde la ordenación alfabética de nombres y apellidos hasta la clasificación de documentos por criterios como fecha, localización geográfica o asunto tratado.
Archivos de correspondencia por asuntos- Archivo general JSALVADOR25
Este documento describe diferentes técnicas de archivo como archivos por asuntos, archivo general y el proceso de selección y eliminación. Explica que los archivos por asuntos agrupan documentos por tema o asunto tratado y que existen diferentes sistemas de clasificación como alfabético, numérico o alfanumérico. También define el archivo general como el conjunto de documentos acumulados por una entidad y conservados de acuerdo a un orden establecido.
Solucion ejercicios uf0513 gestiona archivo sistema operativoArantzazu Sans
El documento describe diferentes tipos de sistemas operativos para computadoras personales y dispositivos móviles como Windows, Mac OS, Linux, Android e iOS. Explica las funciones básicas de un sistema operativo como administrar recursos, coordinar hardware y organizar archivos. También define conceptos como spooling, portapapeles, formatear, desfragmentar y extensiones de archivo.
Este documento describe los tipos de certificados y constancias, incluyendo calificaciones académicas, registros civiles y médicos. Explica que un certificado es un documento probatorio público o privado que verifica un hecho, mientras que una constancia es un documento probatorio personal que no requiere solemnidad. También proporciona consejos sobre cómo redactar y presentar certificados y constancias de manera clara, precisa y respetuosa. Finalmente, resume los componentes típicos de una hoja de vida corporativa, como datos
ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVAPancho Opcionweb
Archivo y clasificación de documentación administrativa. Tema 2 de la unidad formativa UF0513 Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático del módulo MF0971_1 REPRODUCCIÓN Y ARCHIVO
Este documento presenta una introducción al curso "Técnicas para el Manejo de Archivo" y cubre temas como la definición de archivo, los objetivos de un archivo, la historia y evolución de los sistemas de archivo, los materiales y elementos empleados, las cualidades de un archivista, y los métodos y reglas de archivo alfabético. El documento busca proveer los fundamentos teóricos y prácticos para el manejo adecuado de archivos.
Este documento presenta un programa de gestión documental para la Asistencia de Gerencia de Pimpollo S.A., el cual incluye 5 procesos: 1) producción de documentos, 2) recepción de documentos, 3) organización de documentos, 4) trámite de documentos, y 5) consulta de documentos. El objetivo es establecer lineamientos para la creación, organización, almacenamiento y disposición de la documentación de acuerdo a la Tabla de Retención Documental de la empresa.
El documento describe las funciones y responsabilidades de un asistente administrativo, incluyendo organizar reuniones y viajes, mantener archivos, atender llamadas, y brindar apoyo general a la oficina. Un asistente administrativo es importante para el buen funcionamiento de una empresa al manejar tareas administrativas como archivos, comunicaciones, y coordinación de eventos.
Este documento presenta una propuesta para aplicar el Acuerdo 060 en la unidad de correspondencia y archivo de la Universidad del Cauca. Describe 9 pasos para el proceso de correspondencia, incluyendo la recepción de documentos, revisión, radicación, registro en software y entrega. También define conceptos como organigrama y manual de procedimientos, y explica sus usos y elementos. Finalmente, destaca la importancia del manual de archivo y correspondencia para establecer normas sobre el flujo de comunicaciones escritas en una entidad.
Las tablas de retención documental (TRD) permiten organizar y sistematizar los archivos de las organizaciones de una manera estandarizada. Antes de que fuera obligatorio implementar las TRD mediante la Ley 594 del 2000, los archivos se manejaban de manera alfabética y desorganizada, lo que llevaba a la pérdida de información. Hoy en día, las TRD facilitan el manejo y acceso a la información de una organización y ayudan a cumplir con los principios de transparencia.
Este documento describe los diferentes materiales y equipos utilizados para archivar documentos, incluyendo cajas de archivo, archivadores, bandejas, carpetas, fichas, guías, estanterías abiertas, armarios de oficina, archivadores con cajones, armarios móviles y armarios giratorios. Explica el propósito y uso de cada uno de estos elementos para organizar y almacenar documentos de manera eficiente.
El documento describe la misión, tareas, funciones y habilidades de un asistente administrativo. La misión es brindar apoyo administrativo al equipo y clientes con alto nivel de profesionalismo. Las tareas incluyen enviar correos electrónicos, realizar fotocopias, archivar documentos y atender clientes. Las funciones son asegurar el buen funcionamiento de una oficina mediante tareas administrativas como archivar, planificar y coordinar actividades. Las habilidades requeridas son gestionar el tiempo, llevar registros, trabajar en equipo
La importancia de los archivos se remonta desde el origen de la escritura; es decir desde los inicios de la humanidad misma, el solo significado de esta palabra nos demuestra su importancia (la palabra archivo proviene del latín Archivium y éste del griego Archeión que significa principio, origen)
El documento describe los diferentes tipos de sobres según su forma, tamaño, confección, medio de transporte y sistema de cierre. Menciona sobres semicuadrados, rectangulares, de corriente, comerciales, oficiales, con ventana, sin ventana, ordinarios, aéreos, engomados, autoadhesivos, con acuse de recibo y preparados. También describe sobres americanos, ministros, rombos y con solapa circular.
El documento habla sobre diferentes tipos de documentos administrativos como cartas, circulares, hojas de vida, sobres y constancias. Explica qué son, sus características y estilos. Por ejemplo, describe que las cartas pueden ser de estilo bloque o semibloque, y que las circulares pueden ser internas o externas. También define qué es un sobre, un certificado y una constancia.
Este documento presenta la estructura organizativa de un banco ficticio llamado "Patria". Describe los puestos del gerente, secretaria, coordinador de servicios y asistente administrativo. Para cada puesto, se enumeran las funciones y responsabilidades clave como abrir y cerrar operaciones, atender clientes, administrar recursos, coordinar servicios, asistir al coordinador y participar en la elaboración del presupuesto. La estructura organizativa busca lograr los objetivos del banco de manera eficiente a través de la división clara de roles y
Este documento describe diferentes tipos de documentos usados en organizaciones y sus definiciones y usos. Explica conceptos clave como circulares, notificaciones, manuales, procedimientos e instructivos y memorandos. También describe los enfoques, análisis y ventajas de la gestión documental digital.
Manual de procedimientos (cesar rodriguez)Rodriguezcfh
El documento habla sobre la diferencia entre procesos y procedimientos. Un proceso se centra en obtener resultados a través de transformaciones, mientras que un procedimiento es una forma específica de llevar a cabo una actividad dentro de un proceso. El documento también describe los pasos para elaborar un procedimiento, como definir el objetivo, reunir información, elaborar una secuencia de acciones y redactar instrucciones detalladas.
Actividades de apropiación del conocimientoyfruiz90
Este documento contiene información sobre conceptos clave relacionados con la gestión documental como organigramas, manuales de procedimientos, funciones y archivo. Explica qué son los organigramas y sus ventajas, define manuales de procedimientos, funciones y archivo, y destaca las diferencias entre archivo y correspondencia.
La complejidad que conlleva el día a día de una sociedad requiere que, a medida que aumenta el tamaño de ésta, el personal se especialice en una de las partes que componen la gestión de la empresa. Una de estas partes es la contabilidad.
Ante las diferencias de criterio que se produzcan entre personas es esencial establecer un manual de procedimientos contables. Un manual de esta índole es un instrumento de información en el que se recogen, de forma secuencial y cronológica, las operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones del departamento contable. La manera de archivar las facturas, la contabilización de bancos, el registro de alta de inmovilizado, etc. Son ejemplos de operaciones que deben ser definidas para que se utilicen criterios uniformes, de forma que su comprensión sea más clara. El manual debe asignar tareas a cada uno de los empleados de la sociedad, asegurar el cumplimento de las políticas internas y asegurar la fiabilidad y integridad de la información financiera.
Servicio nacional de aprendizaje sena(presentacion analisis)paola1995toc
identidad corporativa, mision, vision, estructura organizacional, logotipo, marca, ¿que es un diagrama de flujo?, sombolo de idagrma de flujo, diagrama de flujo,
Este documento describe varias normas técnicas colombianas para la elaboración de documentos comerciales y académicos. Explica brevemente qué es el Icontec, las normas más usadas como la NTC 1486 para presentación de informes, y normas para elaborar cartas, memorandos, actas, hojas de vida, certificados e informes. También resume las normas APA y su origen para codificar elementos de escritura científica.
Este documento presenta una guía sobre los procesos básicos para la prestación de servicios. Explica que los procesos son conjuntos de actividades interrelacionadas que agregan valor para el cliente, mientras que los procedimientos son instrucciones específicas para llevar a cabo un proceso. También describe los diferentes tipos de procesos como los procesos clave, estratégicos y de apoyo. El objetivo final es brindar un servicio de calidad al cliente a través de procesos bien planificados y gestionados.
La guía presenta los 8 pasos de un Programa de Gestión Documental para la Dirección de Incorporación de la Policía Nacional. 1) Producción de documentos, 2) Recepción, 3) Distribución, 4) Trámite, 5) Organización, 6) Consulta, 7) Conservación, 8) Disposición final. El objetivo es normalizar de forma sistemática la gestión documental para estandarizar la información generada, dar seguridad y apoyar la toma de decisiones. Se explican conceptos clave y el marco normativo que rige la gestión document
esta guía fue elaborada pensando en los aprendices cuando se hacen muchas preguntas del programa de gestión documental, con el procedimiento de la organización archivista.
El documento describe la importancia y propósito de los manuales de procedimientos en las organizaciones. Explica que los manuales describen las funciones y actividades que se realizan en cada área para garantizar la eficacia del trabajo y la capacitación del personal. También establecen los pasos a seguir para brindar servicios o elaborar productos y ayudan a asegurar que las operaciones se realicen de manera consistente e independiente de quién las ejecute. Finalmente, resalta la necesidad de actualizar periódicamente los manuales para mejorar la eficiencia
Guia de buenas practicas servicio de habitaciones etapa 10erilej
Este documento presenta una guía de buenas prácticas para el servicio de habitaciones en posadas. Explica que establecer procedimientos formales para la limpieza y mantenimiento garantiza la calidad del servicio y la satisfacción de los clientes. Incluye secciones sobre el aseo de habitaciones, limpieza general de la posada y lavandería. El objetivo es proporcionar una herramienta de trabajo que oriente al personal hacia el desarrollo óptimo de sus funciones diarias siguiendo las políticas establecidas.
Este documento describe un programa de formación titulado "Tecnólogo en Gestión Administrativa" ofrecido por el SENA en Colombia. El programa tiene una duración de 24 meses y busca capacitar a los estudiantes en tecnologías de gestión administrativa y servicios financieros para apoyar el desarrollo económico y productivo del país. El programa cubre temas como producción de documentos, organización de eventos, mejoramiento organizacional, y aplicación de tecnologías de información.
Este documento presenta la descripción del programa Tecnólogo en Gestión Administrativa ofrecido por el SENA. El programa busca formar personal calificado en el área administrativa para contribuir al desarrollo económico y social del país. El programa dura 24 meses y se enfoca en el desarrollo de competencias relacionadas con la gestión administrativa, aplicación de tecnologías de información, organización de documentos y eventos, y procesamiento de información.
Este documento presenta la descripción del programa Tecnólogo en Gestión Administrativa ofrecido por el SENA. El programa busca formar personal calificado en el área administrativa para contribuir al desarrollo económico y productivo del país. El programa dura 24 meses y se enfoca en el desarrollo de competencias relacionadas con la gestión administrativa, aplicación de tecnologías de información, organización de documentos y eventos, y procesamiento de información.
Este documento presenta la descripción del programa Tecnólogo en Gestión Administrativa ofrecido por el SENA. El programa tiene una duración de 24 meses (6 meses de formación lectiva y 18 meses de práctica) y busca formar personal calificado en gestión administrativa para contribuir al desarrollo económico y productivo del país. El programa desarrolla competencias relacionadas con la producción de documentos, organización de eventos, mejoramiento organizacional, procesamiento de información y aplicación de tecnologías de la información.
Este documento presenta la descripción del programa Tecnólogo en Gestión Administrativa ofrecido por el SENA. El programa busca formar personal calificado para el sector de servicios administrativos que contribuya al desarrollo económico y social del país. El programa dura 24 meses y se enfoca en el desarrollo de competencias relacionadas con la gestión administrativa, aplicación de tecnologías de información, organización de documentos y eventos, y procesamiento de información.
Este documento presenta la descripción del programa Tecnólogo en Gestión Administrativa ofrecido por el SENA. El programa busca formar personal calificado para el sector de servicios administrativos que contribuya al desarrollo económico y social del país. El programa dura 24 meses y se enfoca en el desarrollo de competencias relacionadas con la gestión administrativa, aplicación de tecnologías de información, organización de documentos y eventos, y procesamiento de información.
Este documento presenta la descripción del programa Tecnólogo en Gestión Administrativa ofrecido por el SENA. El programa busca formar personal calificado para el sector de servicios administrativos que contribuya al desarrollo económico y social del país. El programa dura 24 meses y se enfoca en el desarrollo de competencias relacionadas con la gestión administrativa, aplicación de tecnologías de información, organización de documentos y eventos, y procesamiento de información.
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Trazos poligonales para hallar las medidas de los angulos con las distancias establecidas realizadas con la cinta metrica. Empleando fórmulas como la ley de cosenos y senos, para determinar dichos ángulos.Lo que ayudará para la enseñanza estudiantil en el ámbito de la ingeniería.
Catalogo General Cosmic Amado Salvador distribuidor oficial ValenciaAMADO SALVADOR
El catálogo general de Cosmic, disponible en Amado Salvador, distribuidor oficial de Cosmic, presenta una amplia variedad de accesorios, complementos y mobiliario de baño que destacan por su calidad, estética y diseño. En este catálogo, se pueden encontrar modelos innovadores diseñados para satisfacer las necesidades de cualquier cuarto de baño, asegurando la elegancia y la durabilidad en cada pieza.
Amado Salvador, como distribuidor oficial de Cosmic, ofrece a sus clientes productos que redefinirán la estética y el confort de sus cuartos de baño. Los accesorios de baño de Cosmic están fabricadas con materiales de alta calidad que garantizan resistencia y un acabado impecable, ideal para cualquier proyecto de decoración o renovación. La colaboración entre Amado Salvador y Cosmic asegura que los clientes reciban productos de primera categoría.
Este catálogo es una herramienta esencial para quienes buscan una fusión única de formas elegantes y una atención meticulosa a los detalles que aporten un valor añadido al cuarto de baño. Cosmic, a través de Amado Salvador, distribuidor oficial, pone a disposición una selección variada que incluye diferentes estilos, acabados y opciones, todas pensadas para adaptarse a las preferencias de los clientes.
La distribución oficial de Cosmic por parte de Amado Salvador garantiza acceso a las últimas novedades y tendencias en complementos para baño. Cada producto ha sido seleccionado minuciosamente para ofrecer lo mejor en términos de diseño y funcionalidad. Descubre en este catálogo cómo Amado Salvador, distribuidor oficial de Cosmic, puede transformar el cuarto de baño de tu hogar brindando una funcionalidad excepcional para satisfacer tus necesidades diarias. Amado Salvador distribuidor oficial de Cosmic en Valencia.
Catalogo Peronda: Pavimentos y Revestimientos Ceramicos de Calidad. Amado Sal...AMADO SALVADOR
Descubre el catálogo completo de pavimentos y revestimientos cerámicos de Peronda, líder en innovación y diseño en el sector. Como distribuidor oficial de Peronda, Amado Salvador te ofrece una amplia gama de productos de alta calidad para tus proyectos de diseño y construcción.
En este catálogo, encontrarás una selección excepcional de pavimentos y revestimientos cerámicos que destacan por su durabilidad, resistencia y estética inigualable. Peronda se distingue por su compromiso con la excelencia, ofreciendo soluciones que combinan funcionalidad y estilo en cada pieza.
Los productos de Peronda disponibles a través de Amado Salvador ofrecen una variedad de diseños, desde los clásicos hasta los más vanguardistas, adaptándose a cualquier espacio y necesidad. Desde suelos cerámicos elegantes hasta revestimientos que añaden personalidad a tus proyectos, cada producto refleja la artesanía y la innovación que caracterizan a Peronda.
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1. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”
CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL
“CEGAFE”
TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINSTRATIVA – FICHA
2282766
DUITAMA
2021
2. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
Aprendices:
● DAYANA FARIAS
● DEISY FONSECA
● JENNY LOPEZ
● PAULA VILLATE
● YINETD CASTRO
Orientó:
LUZ MARINA SUÁREZ PINILLA
Instructora
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”
CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FORTALECIMIENTO
EMPRESARIAL “CEGAFE”
TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINSTRATIVA – FICHA
2282766
DUITAMA
2021
3. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN........................................................ 5
1. ALCANCE ............................................................. 5
2. JUSTIFICACIÓN.................................................... 6
3. OBJETIVO GENERAL. .............................................. 8
4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................ 8
5. GLOSARIO. .......................................................... 9
6. RADICACIÓN....................................................... 11
6.1 RECEPCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA...................... 13
6.2 REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DE RECEPCIÓN. .............. 14
7.REGISTRO DE LA CORRESPONDENCIA........................... 15
8. UNIDADES DE CORRESPONDENCIA............................. 16
9. GENERALIDADES DE LAS COMUNICACIONES Y
DOCUMENTOS ......................................................... 17
10.REGISTRO DE LA CORRESPONDENCIA ......................... 18
11.................. GENERALIDADES DE LAS COMUNICACIONES Y
DOCUMENTOS ......................................................... 20
11.1CARACTERISTICAS. ............................................. 20
12.PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACIÓN DE
COMUNICACIONES. .................................................. 21
13.RADICACIÓN DE COMUNICACIÓN OFICIALES. .............. 21
14.COMUNICACIONES OFICIALES. ................................ 22
15.COMUNICACIONES INTERNAS..................................24
4. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
16.COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS. .................. 24
16.1.Anexo de comunicaciones oficiales recibidas................... 25
16.2.Anexo Comunicaciones Oficiales Por Correo Electrónico. .....25
16.3.Anexo comunicaciones oficiales enviadas....................... 26
17.DISTRIBUCIÓN.................................................... 27
17.1.CORRESPONDENCIA DIGITAL................................. 28
18. GESTIÓN Y TRÁMITE. ..........................................29
19.IMAGEN CORPORATIVA ..........................................29
20.DOCUMENTAL...................................................... 30
21.ENVÍO DE CORRESPONDENCIA .................................32
21.1.TRANSPORTADOR............................................... 32
21.2.ENVÍO DE CORRESPONDENCIA ELECTRÓNICA ............. 33
22.DEVOLUCIONES. .................................................. 34
23.MANEJO DE CORRESPONDENCIA ............................... 35
24.MARCO LEGAL...................................................... 35
25.HORARIOS DE ATENCIÓN. ......................................36
26.FIRMAS RESPONSABLES. ........................................38
5. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
INTRODUCCIÓN
Con el fin de asegurar un debido proceso y la gestión óptima de los
procesos de producción, recepción, radicación, registro y distribución de
la correspondencia, se diseña este instructivo basados en los principales
lineamientos de calidad, sobre la ejecución y gestión de cada uno de los
procedimientos, ciñéndose a lo estipulado en el acuerdo 060 de 2001 del
Archivo General de la Nación, donde se establecen pautas para la
administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas
y privadas que cumplen funciones públicas
Este instructivo, describe el paso a paso en el trámite de la
correspondencia enviada y recibida en la empresa “STYLE FASHION”
partiendo del principio fundamental de simplificar y organizar la
presentación y el trámite de las comunicaciones, estableciendo pautas de
calidad en el manejo, organización y normalización de los procedimientos,
que evidencian el desarrollo de actuaciones de la empresa en relación con
el medio externo, que contribuyen en la disminución de tiempos y costos
en la gestión de las comunicaciones.
La correspondencia es el medio de comunicación por excelencia utilizado
entre personas naturales y/o jurídicas, por lo que el presente instructivo
ha sido elaborado para tal fin y en cumplimiento de la normatividad
vigente, en aras de crear herramientas que faciliten la promoción de
programas de Gestión Documental, de acuerdo con la Ley 594 de 2000
(Ley General de Archivos) y demás normas proferidas por el Archivo
General de la Nación.
1. ALCANCE
6. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
Las normas determinadas en el Instructivo, regirán para las
comunicaciones que se produzcan y se reciban en la empresa
“STYLE FASHION” y será de cumplimiento y aplicabilidad por
todos los funcionarios involucrados en el proceso de
producción, recibo y trámite de correspondencia.
2. JUSTIFICACIÓN
7. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
La realización de este instructivo de correspondencia, se
realiza debido a una organización adecuada de los
documentos ya sea enviados y recibidos, o como tal
internos como externos, se deben obedecer a las
necesidades de las pautas en la administración de las
comunicaciones, que se genere en la empresa STYLE
FASHION.
8. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
3. OBJETIVO GENERAL.
Elaborar el manual de organización para la empresa
STYLE FASHION, en las diferentes facetas diseños,
tiene como fin cumplir con los programas documentales
para la producción, diseños, confección, y consulta de
diferentes documentos.
4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
9. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
● Reglamentar las normas para la administración de la
correspondencia de la empresa STYLE FASHION.
● Asignar responsabilidad a cada una de las dependencias de
organización.
● Propiciar la organización de la gestión administrativa de cada
una de las dependencias.
● Aplicar un sistema de control en las comunicaciones recibidas
y enviadas.
● Realizar un adecuado manejo de información recibida y
enviada centralizando su trámite en una única dependencia
5. GLOSARIO.
10. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
o ANEXO: Un anexo es una información extra que se suele incluir al
final de un trabajo escrito, los anexos pueden contener información
relevante sobre el trabajo que se ha llevado a cabo.
o CORRESPONDENCIA: Por lo general, la noción de correspondencia se
utiliza para nombrar al intercambio de cartas impresas, que se trasladan
dentro de un sobre.
o CONSTANCIA: En general, una constancia es un documento en el que
se hace constar algún hecho, en ocasiones de modo auténtico o
fehaciente. Existen diversos tipos, según qué clase de hecho constaten,
el formato, quién lo constata, entre otros.
o DIAGNÓSTICO: se define como el conocimiento y la evaluación de los
factores y las variables que inciden en la conservación del material
documental.
o DOCUMENTAL: Conjunto de procedimientos técnicos tendientes a
devolver al papel sus condiciones primigenias.
o EJECUCIÓN: En el área de informática, ejecutar es la acción de iniciar
la carga de un programa o de un archivo ejecutable.
o ORGANIZACIÓN: Es un convenio sistemático entre personas para
lograr algún propósito específico en el desarrollo de alguna actividad.
o PARÁMETRO: Elemento o dato importante desde el que se examina un
tema, cuestión o asunto.
11. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
o PRESERVACIÓN: La preservación trata de mantener la integridad del
documento como integridad física, intelectual, intencional.
o RESTAURACIÓN: Técnica que permite por medios manuales o
mecánicos, devolver al documento, en la medida de lo posible, su estado
inicial.
o TRANSPARENCIA: En otras palabras, la transparencia es aquella
situación ideal en la cual no existen o por lo menos son imperceptibles los
defectos de compresión.
6. RADICACIÓN
12. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
La radicación es el principal filtro de la información, ya que de esta
actividad depende el tratamiento, clasificación, gestión y
direccionamiento de la documentación o solicitud recibida y se realiza
mediante la asignación de un único e independiente número consecutivo.
Cada año esta numeración inicia con el número 0001, máximo hasta el
9999.
❖ RADICACIÓN FÍSICA: El proceso de radicación por ventanilla, se
realiza mediante el uso de una plantilla que deberá ser impresa en la
parte superior derecha del documento o en un lugar donde no exista
información que se pueda dañar, verificando la existencia de anexos o
soportes y demás.
Cuando la radicación es para documentos provenientes de correo
especializado, antes de imprimir la plantilla de radicación, se debe
confrontar la información de la planilla de recibo con la de los sobres o
documentos.
No. de orden: ____________________
Fecha: __________________________
Pase a: ____________________
Firma: ___________________
RESPUESTA
No. Radicación: ____________
Fecha: ___________________
13. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
❖ RADICACIÓN ELECTRÓNICA: Cuando el documento cumple con los
requisitos para ser recibido, se procede a registrarlo en el Sistema de
Gestión Documental.
❖ COMPLEMENTOS DEL RADICADO: El sistema arroja un número de
radicado automático, el cual está compuesto por dos tipos de caracteres:
-Letras iniciales (indican las iniciales de la oficina que radica) -Números
(indican el consecutivo interno de radicación de correspondencia
recibida); igualmente, el documento debe tener un sticker impreso el cual
es arrojado por el aplicativo, indicando el proceso de radicación y
señalando la siguiente información:
o Fecha y hora de radicación.
o Remitente.
o Número de folios y/o anexos.
En todos los documentos se debe identificar el estado de trámite en el
que se encuentre el documento, haciéndolo visible para ser identificado.
Esto aplica tanto para los radicados de manera física como electrónica.
❖ IMPRESIONES RADICADAS EN CORREO ELECTRÓNICO: Los
documentos que fueron recibidos a través del correo electrónico
institucional pueden ser impresos, solo si son requeridos en físico, o por
orden legal o administrativa.
Para realizar un debido proceso, en la radicación de la correspondencia
es importante que cuando se haga el registro, se suban todos los anexos
relacionados con cada uno de los radicados.
6.1 RECEPCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA.
14. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
Los mecanismos establecidos para la recepción de los documentos son:
6.2 REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DE RECEPCIÓN.
MEDIOS DE
RECEPCION
FISICOS CORREO
ELECTRONICO
Es la entrega o el recibo de
los documentos se utilizan
dos mecanismos: el de
ventanilla única o entrega
personal y el de ventanilla de
trasporte, que la entrega es
a través de una empresa de
mensajería especializada.
Es un medio de entrega, o
de envió de correspondencia
a través de un único correo
electrónico.
15. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
Para la gestión documental, es importante contar que antes de
recibir o despachar los documentos, estos deben cumplir con
todos los requisitos mínimos, así:
✔ Sobres cerrados: en las comunicaciones que lleguen a la
empresa en sobres cerrados se abrirán, se seleccionarán,
radicarán y se le dará el trámite correspondiente. (siempre y
cuando no se indique que es de carácter privado)
7. REGISTRO DE LA CORRESPONDENCIA
Una vez radicada y asignada en los sistemas de administración
integral de archivos, el responsable de la comunicación oficial
reciba en la unidad de correspondencia del área encargada, es
la responsable de ubicarla. Como también la unificación de
presentación de los documentos que se elaboran en la entidad a
partir de las normas que existan en la empresa.
CORRESPONDENCIA FISICA:
Para un debido y correcto proceso de reparto se debe tener en
cuenta los siguientes aspectos:
• Realizar el control de calidad del documento de acuerdo con
los siguientes pasos:
16. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
• Agrupar la correspondencia por área y dependencia para ser
óptimo y eficiente la actividad de reparto.
• Realizar el alistamiento para la entrega en dos momentos; el
primero se realiza teniendo en cuenta toda la documentación
recibida antes de la 12:00 horas para hacer el reparto a las
14:00 horas, y el segundo se hace con toda la correspondencia
recibida después de la 14:00 horas y se realiza el reparto al día
hábil siguiente a las 9:00 horas.
• Para la correspondencia recibida que tiene términos como lo
son las tutelas, órdenes judiciales, ejecutivas y entre otros
documentos deben ser entregados de forma inmediata después
de haber sido escaneada la documentación y anexos que lo
componen.
8. UNIDADES DE CORRESPONDENCIA.
17. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
STYLE FASHION cuenta exclusivamente con una unidad
de correspondencia la cual se encuentra ubicada en la
Ciudad de Duitama.
9. GENERALIDADES DE LAS COMUNICACIONES Y
DOCUMENTOS
18. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
✔ Comunicación sin firma o anónimo: se deberá ser
remitida y entregada sin radicar, a la oficina de su
competencia, donde se dará tramite.
✔ Cuentas de cobro: cuando se trate de cuentas de cobro
se deben utilizar en orden numéricos.
✔ Correo electrónico: para verificar algún correo o
mensaje enviado o recibido, se debe revisar la
información, verificar los datos del destinatario, y las
firmas del remitente y el asunto.
10.REGISTRO DE LA CORRESPONDENCIA
Una vez radicada y asignada en los sistemas de administración
integral de archivos, el responsable de la comunicación oficial
19. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
reciba en la unidad de correspondencia del área encargada, es
la responsable de ubicarla. Como también la unificación de
presentación de los documentos que se elaboran en la entidad a
partir de las normas que existan en la empresa.
CORRESPONDENCIA FISICA:
Para un debido y correcto proceso de reparto se debe tener en
cuenta los siguientes aspectos:
• Realizar el control de calidad del documento de acuerdo con
los siguientes pasos:
• Agrupar la correspondencia por área y dependencia para ser
óptimo y eficiente la actividad de reparto.
• Realizar el alistamiento para la entrega en dos momentos; el
primero se realiza teniendo en cuenta toda la documentación
recibida antes de la 12:00 horas para hacer el reparto a las
14:00 horas, y el segundo se hace con toda la correspondencia
recibida después de la 14:00 horas y se realiza el reparto al día
hábil siguiente a las 9:00 horas.
• Para la correspondencia recibida que tiene términos como lo
son las tutelas, órdenes judiciales, ejecutivas y entre otros
20. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
documentos deben ser entregados de forma inmediata después
de haber sido escaneada la documentación y anexos que lo
componen.
11. GENERALIDADES DE LAS COMUNICACIONES Y
DOCUMENTOS
La parte documental de la empresa STYLE FASHION se
basa principalmente en las normas técnicas colombianas
ICONTEC -GTC-185, que son de obligatorio cumplimiento
para todas las empresas públicas y privadas que ejerzan
funciones públicas, de acuerdo con la Constitución
Política de Colombia que establece en cumplimiento de los
deberes y derechos de los ciudadanos.
11.1 CARACTERISTICAS.
✔ Velar por la transparencia de la actuación administrativa.
✔ No se podrán reservar números de radicación.
✔ No habrá números repetidos, enmendados corregidos o
tachados.
21. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
✔ La enumeración se asignará en estricto orden de recepción
de los documentos.
✔ Al usuario que presente la correspondencia se le entregará
su respectiva copia debidamente radicada.
✔ La radicación comenzará cada año, desde el 0001 hasta el
9999.
12. PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACIÓN DE
COMUNICACIONES.
En STYLE FASHION este es el procedimiento por el cual las
entidades asignan un numero consecutivo a las comunicación
recibidas o producidas, para así dejar constancia de la fecha y
hora de recibo o de envió. Esto se hace con el propósito de
oficializar los trámites y cumplir con los términos de
vencimiento que establezca la ley.
13. RADICACIÓN DE COMUNICACIÓN
OFICIALES.
22. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
A las comunicaciones oficiales se les asignará, un número
consecutivo ya sea estas recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha de recibido o de envío, con el fin
de cumplir los términos de vencimiento establecidos por
la ley, los cuales se empiezan a contar a partir del día
siguiente del radicado del documento.
14. COMUNICACIONES OFICIALES.
23. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
Comprende todo acto comunicativo que se da dentro de un
procedimiento empresarial, es decir un proceso que implique un
intercambio con beneficios para alguna de las partes. Pero, la
comunicación comercial va mucho más allá del simple beneficio
económico, además de dar a conocer sus productos y servicios
como sus objetivos empresariales, e sirve de la fuerza de ventas
para conseguir que el mercado adquiera un producto
determinado.
24. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
15. COMUNICACIONES INTERNAS.
Son dirigidas al personal de la empresa ya que es el conjunto de
normas y valores que caracterizan el estilo, la filosofía, la
personalidad, el clima y el espíritu de la empresa junto con el
modo de estructurar y administrar los recursos materiales y
humanos que la configuran, teniendo en cuenta la influencia del
entorno de la cultura de la organización, es por lo tanto tener
disposiciones inmateriales que dan razón de su actividad, y la
comunicación es parte de él.
16. COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS.
25. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
Son aquellas comunicaciones que su envió tienen soporte físico,
pueden contener original y máximo dos copias. La original se
remite a su destinatario final, realizando el debido
procedimiento establecido por cada entidad correspondiente.
16.1. Anexo de comunicaciones oficiales recibidas.
16.2.Anexo Comunicaciones Oficiales Por Correo Electrónico.
26. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
16.3. Anexo comunicaciones oficiales enviadas.
28. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
Para esta actividad, es importante que cada uno de los procesos
se haya realizado de forma correcta, ya que en este paso se
dispone a ser enviado a la persona o área encargada de gestionar
y dar trámite al documento.
Si se llega a evidenciar algún error que no cumple con los
criterios de calidad establecidos, se debe hacer retorno a la
actividad responsable para la corrección, o en su defecto
devolución de la correspondencia.
17.1.CORRESPONDENCIA DIGITAL.
Posteriormente a la verificación de la documentación, radicado
y subida de la información y los archivos al sistema, se
procede a ser direccionado al área pertinente por medio del
correo electrónico institucional de cada uno de los
departamentos o funcionarios responsables de la empresa; así
mismo el aplicativo, registra el estado del documento y el área
donde se encuentra la gestión del mismo.
17.2.ENTREGA DE CORRESPONDENCIA.
La persona encargada de entregar la correspondencia a cada
departamento debe asegurarse de entregar al destinatario correcto con
29. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
todos los soportes que este posea, así mismo debe llevar un registro de
lo entregado a cada persona para tener un control y asignar
responsabilidad frente a los diferentes actores dentro del proceso.
El formato que se debe diligenciar se denomina “Correspondencia
interna”, el cual se puede llevar en una plantilla de Excel. Es importante
tener en cuenta que este también es generado por el aplicativo.
18. GESTIÓN Y TRÁMITE.
Gestión es la acción y el efecto de gestionar y administrar. De
una forma más específica, una gestión es una diligencia,
entendida como un trámite necesario para conseguir algo o
resolver un asunto, habitualmente de carácter administrativo o
que conlleva documentación.
Es competencia del departamento receptor dar trámite y
realizar la gestión pertinente y adecuada de la solicitud;
igualmente, es potestad del funcionario generar una
cultura de seguridad documental, dando respuesta a
la gestión y solicitud de manera oportuna, cumpliendo con
la normativa y todos los términos y protocolos establecidos
para tal fin.
19. IMAGEN CORPORATIVA
30. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
La identidad corporativa es integra la representación
visual de la organización
STYLE: todas las personas portan un estilo único donde
dan a conocer su personalidad, sus gustos expresan sus
emociones
FASHION: la moda es una tendencia distintiva ya a
menudo habitual en el estilo en el que la persona se vista
y se sienta cómoda.
20. DOCUMENTAL.
31. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
Conjunto de medidas preventivas o correctivas
adoptadas para asegurar la integridad física y funcional
de los documentos de archivo.
Es un proceso técnico archivístico que consiste en
mantener la integridad física del soporte y del texto de
los documentos de cada entidad través de la
implementación de medidas de preservación y
restauración.
32. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
21. ENVÍO DE CORRESPONDENCIA
Cuando los diferentes departamentos y oficinas desean realizar
el envío de algún comunicado, carta, información, solicitud,
respuesta, entre otros documentos fuera de la empresa, deben
ser relacionados y entregados al área o a la persona encargada
de la correspondencia, para realizar la respectiva inspección y
gestión de envío.
Cuando se realiza por este medio el área o persona de
correspondencia, se encarga de ubicarlo en la respectiva
carpeta del asunto y dar cierre a la operación
Los documentos de salida deben venir acompañados de una copia
para la firma y sello de la entidad receptora y se debe
diligenciar la planilla de control para la correspondencia enviada.
21.1. TRANSPORTADOR.
33. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
Se realiza la entrega de la correspondencia al personal
transportador encargado del direccionamiento de la
misma. Este debe realizar la entrega y recoger las
respectivas firmas y sellos en la copia del documento o
el registro de entregas.
21.2. ENVÍO DE CORRESPONDENCIA
34. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
ELECTRÓNICA
Cuando la documentación se encuentra correcta y en óptimas
condiciones de envió se procede a:
● Almacenar en una base de datos la información del
documento para el envío. Se recomienda utilizar una tabla en
Excel.
● Organizar la documentación por ciudad y oficina para
categorizar el envío.
● Cargar datos de destino en el sistema de información
postal mediante un archivo en Excel.
● Se diligencia la planilla de formatos de envíos.
22. DEVOLUCIONES.
1. Para hacer una devolución se hace a través de los medios de
números telefónicos y correo electrónico.
35. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
2. Cuando una vez ya estén radicados los documentos por cada
dependencia, estos ay deben ser entregados dentro de las
siguientes 24horas a la correspondencia de envió.
3. Después el sistema actualizara la carpeta de impresiones del
área encargada de analizar los documentos de envió o de
devoluciones y validar la impresión de estos documentos.
4. Cuando el documento es devuelto, se debe demarcar de la
carpeta de validación de documentos que están marcados en
envíos.
23. MANEJO DE CORRESPONDENCIA
Al generar un comunicado se debe garantizar la trazabilidad del
mismo, es decir que es obligación del remitente subir el
documento y folios adjuntos que se generaron en el comunicado,
al aplicativo de Gestión Documental, y el destinatario debe
realizar la gestión y cierre del mismo utilizando la plataforma;
esto con el fin de poder establecer una trazabilidad,
responsabilidad y cierre de las comunicaciones oficiales que se
maneje al interior de la organización.
24. MARCO LEGAL
● Acuerdo 60 del 2001 Por el cual se establecen las pautas para
la administración de las comunicaciones oficiales en las
36. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
.
● Ley 594 del 2000 - Ley General de Archivo.
25. HORARIOS DE ATENCIÓN.
HORARIO PRESENCIAL:
LUNES A VIERNES
37. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
8:30am 12:30PM Y 14:00 A 18:00
SABADOS Y DOMINGOS
9:00 AM A 13:00PM
HORARIO VIRTUAL:
8:00am a 18:00 TODOS LOS DIAS.
HORARIO TELEFONICO:
LUNES A VIERNES
8:30am 12:30PM Y 14:00 A 18:00
SABADOS Y DOMINGOS
9:00 AM A 13:00PM
38. INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA
26. FIRMAS RESPONSABLES.
ADMISTRADORA FIRMA ENCARGADA