GESTION DE PROCESOS ESUCAR

1. “EDUCAR PARA PERFECCIONAR”
ESCUELA DE SUBOFICIALES DE CARABINEROS
“SUBOFICIAL MAYOR FABRICIANO GONZÁLEZ URZÚA”
Gestión de Procesos
Implementación de la Gestion de
Procesos.
Fecha:
Nombre Docente: Coronel ® JUAN RICARDO LEIVA LEIVA
Contenido: Unidad 2

2. IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DE PROCESOS
La implementación de la gestión de procesos se
refiere a la adopción de un enfoque sistemático para
la gestión de las actividades que se llevan a cabo en
una organización.
También conocida como BPM (Business Process
Management), es un enfoque sistemático para
mejorar la eficiencia y eficacia de los procesos de
una organización.
Se trata de identificar, analizar, rediseñar y optimizar
los procesos para alcanzar los objetivos estratégicos
de la organización.

3. MAPA DE PROCESOS
● Los mapas de procesos es una
representación gráfica de la
organización clasificada de acuerdo
con su misión y visión.
● Los mapas de procesos describen el
funcionamiento de la empresa según
sus objetivos de negocio y, por
consiguiente, su estrategia.
● El mapa de procesos permite
reconocer la totalidad del hacer de la
organización y ubicar en su contexto
cualquier proceso específico.

4. JERARQUÍA DE LOS PROCESOS
Una jerarquía de procesos es una
forma de organizar y categorizar las
actividades y tareas que componen
un proceso de negocio y ayuda a
identificar los principales objetivos,
subprocesos, pasos e insumos y
productos de un proceso, así como
los roles y responsabilidades de las
personas involucradas.
Esta jerarquía muestra cinco
niveles.

5. JERARQUÍA DE LOS PROCESOS
Nivel 0: Macroprocesos: el macroproceso es un
conjunto de procesos relacionados entre sí, los que
apuntan a la contribución de la misión de la
organización.
● Procesos estratégicos: Son los procesos que
permiten a la organización alcanzar sus objetivos
estratégicos.
● Procesos de apoyo: Son los procesos que
proporcionan soporte a los procesos estratégicos.

6. JERARQUÍA DE LOS PROCESOS
Nivel 1: Procesos:
● Procesos misionales: Son los procesos que
directamente generan valor para el cliente.
● Procesos de soporte: Son los procesos que apoyan a
los procesos misionales.

7. JERARQUÍA DE LOS PROCESOS
Nivel 2: Subprocesos:
● Subprocesos de los procesos misionales: Son los
pasos o actividades que componen los procesos
misionales.
● Subprocesos de los procesos de soporte: Son los
pasos o actividades que componen los procesos de
soporte.

8. JERARQUÍA DE LOS PROCESOS
Actividades:
● Son las acciones específicas que se realizan para
completar cada tarea.
Tareas:
● Son las actividades específicas que se realizan dentro
de cada subproceso.

9. ESTRUCTURA DE UN MAPA DE PROCESOS
AL GRAFICAR LA POSCICIÓN DE CADA PROCESO.

10. ESTRUCTURA DE UN MAPA DE PROCESOS
Ciclo de vida de los procesos.
Modelar: bajo notación BPMN y el mapa de
procesos de la organización.
Simular: análisis de brechas, cuellos de
botellas, uso de recursos y costos, etc.
Implementar: a través de tecnologías para el
uso de reglas de negocio y servicios web.
Monitorear: uso de indicadores claves de
desempeño
Optimizar: reducen o eliminan las falencias
detectadas, se materializa una mejora
continua en el ciclo del proceso.

11. TIPOS DE PROCESOS
Los procesos de la estrategia van arriba y su objetivo es
la dirección de la organización con base en un plan
estratégico.
Los procesos de la misión van al centro y derivan
directamente de la misión. También se les llama
procesos misionales.
Los procesos de apoyo van abajo y dan soporte a todos
los procesos de la organización.

12. MAPA DE PROCESOS
Mapa de procesos de la empresa Linhogar

13. TIPOS DE PROCESOS; Estratégicos.
Procesos de la estrategia:
● Define la dirección y objetivos de la
organización a largo plazo.
● Se basa en análisis del entorno, mercado,
competencia y capacidades internas.
● Establece la visión, misión, valores y
objetivos estratégicos.

14. TIPOS DE PROCESOS; De la misión.
Procesos de la misión:
Estos procesos corresponden a la razón de
existir de la organización y satisfacen
necesidades concretas de los destinatarios de
la misión a través de los productos o servicios
que proveen.

15. TIPOS DE PROCESOS; De apoyo operacional
Se utilizan para referirse a aquellos procesos
tan cercanos a la misión que se les dibuja en
la parte de abajo del mismo espacio
En el ejemplo de la empresa Linhogar, lo que
se refiere a transporte y logística son de
apoyo operacional para los procesos de la
misión.

16. TIPOS DE PROCESOS; Apoyo
Son aquellos que facilitan
el funcionamiento de los
procesos principales de
una organización.
● Personas: dotación de personas,
gestión del talento, evaluaciones de
desempeño, pago de remuneraciones,
bienestar del personal, etc.
● Recursos: recursos que apoyan el
funcionamiento de toda la organización,
tales como finanzas, materiales,
infraestructura, servicios generales, etc.
● Gestión: facilitan, guían y controlan la
operación, tales como procesos,
calidad, riesgos, planificación, desarrollo
de proyectos, etc.

17. INTERACCIONES ENTRE LOS PROCESOS
Las interacciones entre procesos se representan de dos formas en la modelación Institucional (MVP)
La primera: El mapa de procesos incluyendo
los de cada nivel. Ahí aparecen las
interacciones a nivel de procesos y etapas. Se
aprecia la secuencia y la visión del conjunto.
La segunda: Flujograma de información,
desde sus actividades, para conectar con
otras etapas o procesos.

18. DEL MAPA DE PROCESOS, AL PROCEDIMIENTO
Un procedimiento se elabora por cada flujograma de información, sea de un proceso
simple o de una etapa de un proceso complejo.
Recomendaciones para la elaboración
del procedimiento:
● Describa en forma interactiva mediante
borradores sucesivos.
● Cada vez que la descripción de una
tarea tenga más de unas 15 a 20
líneas, es muy posible que requiera un
instructivo, así se evita tener un
procedimiento muy extenso.
● Cuidar la claridad de la redacción,

19. REPRESENTACIÓN DEL PROCESO
Para representar un proceso en la gestión de procesos, puedes utilizar:
Diagrama de flujo
Diagrama de Gantt
Diagrama de proceso
BPMN

20. REPRESENTACIÓN DEL PROCESO
Modelación Visual Participativa (MVP)
Flujograma de Información

21. REPRESENTACIÓN DEL PROCESO
En BPMN (Notación de Modelado de Procesos de Negocio)
Diagrama BPMN

22. REPRESENTACIÓN DEL PROCESO
Herramientas de software especializadas en BPMN.

23. REPRESENTACIÓN DEL MAPA DE PROCESOS
¿Cómo crear un mapa de procesos?
1. Definir el objetivo del mapa.
2. Identificar los procesos principales.
3. Descomponer los procesos en subprocesos.
4. Documentar los pasos de cada subproceso.
5. Identificar los responsables de cada paso.
6. Diagramar el mapa de procesos.
7. Validar el mapa de procesos con los diferentes
actores.

24. ESTRUCTURA DE UN PROCEDIMIENTO; (MVP)
Actividades: Representan las tareas o acciones específicas
que se realizan en el proceso. Pueden ser representadas por
cuadros o formas geométricas simples con etiquetas que
describen la actividad.
Conectores: Se utilizan para indicar la secuencia de las
actividades. Pueden ser líneas o flechas que conectan las
actividades en el orden en que deben realizarse.
Eventos: Son puntos importantes en el flujo del proceso,
como el inicio, el fin o las decisiones. Pueden ser representados
por círculos u otras formas simples.
Los procesos en MVP suelen desarrollarse de manera
colaborativa con la participación de los stakeholders relevantes,
como los miembros del equipo, los usuarios finales y los
expertos en el dominio.

25. ESTRUCTURA DE UN PROCEDIMIENTO; BPMN
Actividades: Representadas por rectángulos con
bordes redondeados, describen las tareas o acciones
específicas que se realizan en el proceso.
- Eventos: Puntos de inicio, fin o intermedios del
proceso, representados por círculos con diferentes
iconos para indicar el tipo de evento.
- Flujos de Secuencia: Flechas que conectan las
actividades y eventos para mostrar la secuencia del
proceso. Pueden tener etiquetas que describen la
naturaleza del flujo (por ejemplo, condicional o normal).
- Decisiones y Puertas de Enlace: Elementos
utilizados para modelar condiciones y bifurcaciones en
el flujo del proceso, representando puntos donde se
toman decisiones.

26. FUNDAMENTOS BÁSICOS (BPMN)
Antes de comenzar con BPMN, es necesario realizar esta introducción en
términos muy simples.

27. FUNDAMENTOS BÁSICOS (BPMN)
¿Cuándo aplicar BPM?
 Procesos existentes y actuales
deben ser rediseñados y/o
mejorados en su rendimiento con
apoyo de tecnología.
 Levantar y documentar procesos
actuales, con la finalidad de
automatizarlo u otros fines.
 Introducir un nuevo proceso en la
organización.

28. FUNDAMENTOS BÁSICOS (BPMN)
¿Por qué BPM?
 El primer objetivo de BPMN fue
desarrollar una notación gráfica
que permitiera automatizar en
forma más rápida los procesos,
aplicando el enfoque global de
negocio implícito en los modelos
BPM.
Un poco de Historia……

29. FUNDAMENTOS BÁSICOS (BPMN)
Características de BPMN 2.0
• Es extendido a partir del BPMN 1.2.
• Incluye nuevos modelos de interacción (Orquestación y
Coreografía).
• Extiende el modelo de colaboración permitiendo múltiples
participantes.
• Específicamente extiende los objetos de actividades,
eventos y Gateways.
• Incluye facilidades para la conversión de diagramas BPMN
en código XML a objeto de alimentar sistemas
BPM/Workflow y viceversa (Round Trips).

30. FUNDAMENTOS BÁSICOS (BPMN)
Elementos básicos de BPMN

31. REPRENTACIÓN DE ACTIVIDADES EN UN PROCEDIMIENTO
Los elementos básicos de BPMN
El proceso es gatillado cuando alguien manifiesta su hambre, por lo que
gatilla la actividad de comprar alimentos y en secuencia lógica le sigue la
actividad de preparar una cena. Al final la cena se lleva a cabo y los
participantes se manifiestan satisfechos.

32. REPRENTACIÓN DE ACTIVIDADES EN UN PROCEDIMIENTO
Para modelar los procesos en la notación BPMN 2.0, proporciona una variedad
de elementos.
Actividad: Una actividad representa un paso de trabajo
y se formula en presente.
Subproceso: Simboliza un diagrama de flujo que
contiene una descripción de las actividades complejas
en el siguiente nivel.
Actividades:
actividad
subproceso

33. REPRENTACIÓN DE ACTIVIDADES EN UN PROCEDIMIENTO
Evento de inicio: Desencadena el flujo de secuencia de
un proceso.
Evento intermedio: Interrumpe temporalmente el flujo
de secuencia del proceso.
Eventos:
Evento final: Finaliza el flujo de secuencia del proceso.

34. REPRENTACIÓN DE ACTIVIDADES EN UN PROCEDIMIENTO
Compuertas exclusivas: Se utilizan cuando puede darse
exactamente una condición ("una cosa o la otra").
Compuertas paralelas: Todas las rutas de proceso de salida
deben ser seguidas ("y"). El flujo del proceso sólo puede continuar
cuando todas las vías de entrada se hayan cumplido durante la
fusión.
Compuertas:
Compuertas inclusivas: Se utilizan cuando se pueden seguir una
o más rutas de proceso ("y/o"; combinaciones de rutas).
Compuertas basadas en eventos: En las compuertas basadas en
eventos, se sigue el flujo de un proceso cuyo evento ocurre
primero.

35. REPRENTACIÓN DE ACTIVIDADES EN UN PROCEDIMIENTO
Flujos de secuencia: conectan las actividades, eventos y
compuertas de un proceso entre sí y así ilustran la secuencia
lógica temporal del proceso.
Flujos de mensajes: representan el intercambio de información con
los participantes externos del proceso. Se desencadenan por
actividades y pueden unirse a otras actividades, pools o eventos
de noticias
Conectores

36. REPRENTACIÓN DE ACTIVIDADES EN UN PROCEDIMIENTO
El flujo de secuencia describe la secuencia temporal y lógica en el cual se combinan
los elementos de flujo, es decir las actividades, eventos y Gateway.
Conectores.
Gateway o Gateway exclusivo de datos

37. REPRENTACIÓN DE ACTIVIDADES EN UN PROCEDIMIENTO
Piscinas: representan a uno de los participantes en el proceso en
un nivel superior al carril y se encarga de coordinar el proceso
dentro de dicha piscina.
Carriles: representan a los participantes en el proceso, pueden
ser unidades organizativas o funciones.
Piscinas y Carriles:

38. REPRENTACIÓN DE ACTIVIDADES EN UN PROCEDIMIENTO
Objetos de datos: Muchos procesos incluyen pasos de proceso
que contienen el uso o la creación de documentos o datos. Estos
están representados por los objetos de datos.
Controles: Son actividades de reglamentación que tienen por
objeto reducir al mínimo los riesgos. Se utilizan en el modelado de
BPMN para apoyar los sistemas de control interno.
Artefactos
Riesgos: Son peligros que pueden ocurrir en el curso de la
ejecución del proceso. Se utilizan en el modelado de BPMN para
apoyar la gestión de riesgos orientada a los procesos.

39. REPRENTACIÓN DE ACTIVIDADES EN UN PROCEDIMIENTO
Frecuencia de uso de objetos BPMN en el nivel operacional.

40. REPRENTACIÓN DE ACTIVIDADES EN UN PROCEDIMIENTO
Plantilla de Notación BPMN 2.0.

41. REPRENTACIÓN DE ACTIVIDADES EN UN PROCEDIMIENTO
Un modelo de Proceso de negocio del pedido de pizza en BPMN 2.0..

42. IMPLEMENTACIÓN DEL PROCESO EN PRÁCTICA
El objetivo de la práctica es lograr que lo escrito en el procedimiento sea
efectivamente lo que se hace en la organización.
La carencia metodológica de
directivos en tratar de aplicar un
procedimiento lleva incluso a
absurdos. .

43. IMPLEMENTACIÓN DEL PROCESO EN PRÁCTICA
También asociado a la implantación del procedimiento es necesario
considerar procesos relacionados para:
Actualizar Administrar el registros
de cada proceso

44. INTERACCIONES CON ROLES PARTICIPANTES DEL PROCESO
Y LA CONCIENTIZACIÓN.

45. GESTIÓN DE CAMBIO
LA GESTIÓN DEL CAMBIO BUSCA
FACILITAR Y CONSEGUIR LA
IMPLEMENTACIÓN EXITOSA DE
LOS PROCESOS DE
TRANSFORMACIÓN, LO QUE
IMPLICA “TRABAJAR CON Y PARA
LAS PERSONAS EN LA
ACEPTACIÓN Y ASIMILACIÓN DE
LOS CAMBIOS Y EN LA
REDUCCIÓN DE LA RESISTENCIA
A LOS MISMOS".