Este documento presenta una revisión de herramientas en línea para la gestión del tiempo, incluyendo calendarios, agendas y aplicaciones de seguimiento de tiempo. Describe varias opciones gratuitas como 14Dayz, 1Timetracking, SlimTimer, Google Calendar y Microsoft Windows Live, que permiten organizar tareas, eventos y proyectos, así como compartir calendarios entre usuarios. También menciona algunas herramientas de pago como Backpack Calendario y Airset que ofrecen más funcionalidades para la colaboración en equipo.

1. José Luis García Cué
Colegio de Postgraduados, México

2.  Gestión (Del lat. gestĭo, -ōnis).
 f. Acción y efecto de gestionar.
 f. Acción y efecto de administrar.
 Gestionar (De gestión).
 tr. Hacer diligencias conducentes al
logro de un negocio o de un deseo
cualquiera.

3. Algunas acepciones de la definición de
tiempo son las siguientes:
 Tiempo (Del lat. tempus)
 1. m. Duración de las cosas sujetas a mudanza.
 2. m. Magnitud física que permite ordenar la
secuencia de los sucesos, estableciendo un pasado,
un presente y un futuro. Su unidad en el Sistema
Internacional es el segundo.
 3. m. Parte de esta secuencia.
 ....
 11. m. Cada uno de los actos sucesivos en que se
divide la ejecución de algo; como ciertos ejercicios
militares, las composiciones musicales, etc.

4. Después de reunir estos conceptos y de
analizarlos se define Gestión del tiempo
como:
“los actos sucesivos en que se divide la
ejecución de algo para el logro de
metas”.

5. Hay que tener en cuenta diversos factores:
 Factores culturales
 Factores de estructura y dinámica
organizacional
 Factores de comunicación
 Factores de tarea
 Factores centrados en los equipos
humanos
 Problemas de adecuación de la
organización a su entorno

6.  Factores de personalidad
 Factores del entorno social
 Problemática personal
 El estrés

7. Diversos autores hablan de la gestión del
tiempo con un enfoque en el ámbito laboral
y coinciden en que las empresas valoran
cada vez más dicha gestión ya que mejora
la productividad y la competitividad de la
organización.

8. También explican que un profesional que
deba ejecutar muchas tareas en poco
tiempo siempre es rentable. Pero alcanzar
ese nivel de rentabilidad no es fácil.

9.  Reflexionar sobre cuál es la misión del
empleado en la empresa y qué objetivos
debe cumplir en ella.
 Analizar las tareas concretas que deberá
hacer para lograr esos objetivos y decidir
cuáles le corresponde ejecutar
directamente y cuáles puede delegar o
traspasar a otros departamentos.

10.  Pensar sobre el tiempo que requiere cada
una de las tareas que se han de ejecutar, y
si la suma supera el total de horas de la
jornada laboral, se estudiará la posibilidad
de reducir el tiempo asignado a cada tarea
mediante un nuevo sistema de trabajo.
 Buscar diferentes metodologías para hacer
el mismo trabajo evitando pérdida de tiempo
ocasionada por hàbitos obsoletos del
empleado.

11. Si el volumen de trabajo supera al empleado
y no es posible realizar todo ni con la mejor
de las planificaciones convendrá que se
plantée hablar con los directivos y
exponerles la situación.

12.  La agenda es una herramienta básica
para la previsión de tareas a medio y
largo plazos.
 Se ahorrará tiempo si se agrupan las
tareas por afinidad y franja horaria.
 A cada tarea se le debe asignar un
tiempo y ceñirse a él en la medida de
lo posible

13.  Hay que reservar momentos para
descansar y otros para pensar
 Al final de la jornada se deben
destinar unos minutos para la revisión
de las tareas que se han completado y
cuáles no.
 El tipo de personalidad también
influye en ello.

14.  Visitas inesperadas.
 Reuniones mal planificadas
 Papeleo y lectura.
 Desorden.
 Comunicación ineficaz.
 Escasa disciplina personal.

15. Gestión del Tiempo

16.  14Dayz es una herramienta web para el
control de horas de grupos o personas
que colaboran en un proyecto de trabajo
o de investigación.
 14Dayz puede ser utilizado en grupos
repartidos por distintos lugares y que
necesitan centralizar su control de horas.

17.  14Dayz permite, en su versión gratuita,
tener un proyecto con cinco
subproyectos para poder controlar el
tiempo invertido en cada ítem.
 También tiene una interfaz amigable y de
sencillo manejo en diferentes idiomas.

18. Lenguajes: español, inglés, alemán, entre
otros.
Precios: Versión gratuita con limitaciones;
otras opciones con pago de 4 a 79 euros.
Dirección: http://www.14dayz.com/site/

19.  Herramienta que permite crear proyectos
de un equipo de personas y las tareas
que estarán asociadas a ellas. Cada
persona tendrá que especificar el número
de horas invertidas en cada tarea, para
después, poder controlar el tiempo total
dedicado al proyecto.

20. Lenguaje: Inglés.
Precios:Tiene una versión gratuita con
limitaciones y hay otras opciones con pago
de 14 a 210 euros al mes.
Dirección: http://1timetracking.com/

21.  SlimTimer es una aplicación de tipo Time
Tracking (tiempo de seguimiento) que
sirve para controlar el tiempo real
invertido en cada tarea que se realiza.
 También permite organizar las tareas por
etiquetas y comentarios. Para medir el
tiempo de cada una de las tareas se
debe marcar el inicio y el fin de la misma
de forma manual. Los reportes de cada
una de las tareas y los tiempos se
pueden obtener en diferentes formatos
como el de Excel.

22. Lenguaje: Inglés.
Precios: Gratuito
Dirección: http://slimtimer.com/

23.  Calendario en línea del grupo 37signals con
una apariencia simple pero eficaz, que
permite tener citas y eventos que se
extienden varios días (como viajes,
conferencias, foros, entre otros).
 También, permite compartir los calendarios
con otros usuarios (o suscribirse a ellos)
utilizando el formato iCalendar. Asimismo
tiene la capacidad de enviar vía e-mail o
SMS al móvil recordatorios 30 minutos
antes de que ocurra un evento.

24. Lenguaje: Inglés.
Precios: Versión de prueba de 30 días;
diferentes opciones de pago de 24 a 99 dólares
al mes
Dirección:http://www.backpackit.com/calendar

25.  Calendario en línea con muchas
herramientas -donde se puede llevar
registro de tareas, fechas, citas,
cumpleaños, entre otras cosas más
 Las aplicaciones vía Web lo hace
accesible (virtutalmente) en cualquier
momento y en cualquier lugar.
 El calendario puede compartirse con
distintos usuarios

26.  Se puede compartir en blogs, páginas web,
AOL Messenger y en otros sitos más con el
código que facilitan.
 Tambien puede compartir una galería de
fotos, archivos, enlaces, entre otros.
 Planzo envía un resumen del día a través
del correo electrónico o a través de un SMS
al móvil.

27. Lenguaje: Inglés.
Precios: Versión gratuita
Dirección:http://www.planzo.com/

28.  Se trata de una agenda-calendario en
línea de manejo sencillo que permite
hacer citas con cualquier persona en
todo momento. Puede usar internet o
recibir recordatorios vía correo
electrónico o un mensaje al teléfono
móvil (celular) SMS.

29. Lenguaje: Inglés.
Precios: Versión gratuita, solo se necesita
registrarse con una cuenta de correo.
Dirección: http://www.epointment.com/

30. Kiko es un calendario en línea con una interface
clara y sencilla. Las características de este
calendario son las siguientes: hace recordatorios
por correo electrónico, mensajes de textos y por
AIM. También, maneja Feed RSS para los eventos
próximos. Además, puede importar citas y eventos
mediante ical y vcard. Asimismo tiene la capacidad
de compartir el calendario con otros usuarios.

31. Lenguaje: Inglés.
Precios: Versión gratuita, solo se necesita
registrarse con una cuenta de correo.
Dirección: http://www.kiko.com

32.  Calendario en línea en estado beta en el
cual se puede organizar y recordar
cualquier evento en una fecha señalada
en un entorno sencillo y con tan solo
arrastrar y copiar (tecnología AJAX drag
& drop).

33.  Además permite realizar búsquedas de
eventos para luego poder añadirlas al
calendario, crear notificaciones, crear
grupos, así como, suscribirnos al feed
RSS y realizar aplicaciones basado en
este servicio gracias a las APIs.
Asimismo permite importar y exportar
información de Outlook y de Yahoo.

34. Lenguaje: Inglés.
Precios: Versión gratuita, solo se necesita
registrarse con una cuenta de correo.
Dirección: http://calendarhub.com/

35.  Software sencillo y rápido que permite
compartir una agenda con diferentes
personas.
 Una herramienta útil para aquellos que
tienen proyectos comunes.
 También, se puede hacer un calendario,
añadir visualizadores, compartir parte o
toda la agenda, añadir cuentas de flickr,
blogs, myspace, otros lugares
interesantes, etc.

36. Lenguaje: Inglés.
Precios: Versión gratuita, solo se necesita
registrarse con una cuenta de correo.
Dirección: http://30boxes.com/welcome.php

37.  Herramienta de Google en versión beta
que permite hacer calendarios y agendas
por día, semana o mes; tiene un interfaz
amigable y de fácil uso.
 También, permite planear eventos y
realizar un seguimiento de las
respuestas.

38.  Además, se pueden configurar
recordatorios automáticos de eventos,
notificaciones vía ordenador, correo
electrónico o SMS al teléfono móvil.
 Asimismo, permite compartir el
calendario con diferentes usuarios.

39. Lenguaje: Inglés.
Precios: Versión gratuita, solo se necesita
registrarse con una cuenta de correo.
Dirección: http://www.google.es
La Web, menú Más y opción Calendar

40.  Calendario en línea muy completo y
sencillo de manejar. Entre sus bondades
permite compartir y crear grupos de
calendarios.
 También, tiene diferentes tipos de alertas
para recordar acontecimientos.
 Además permite establecer vínculos entre
amigos y colegas a través de una libreta
de direcciones.

41. Lenguaje: Inglés.
Precios: Versión gratuita, solo se necesita
registrarse con una cuenta de correo.
Dirección: http://www.hipcal.com/

42.  Herramienta del Servicio de Microsoft
Windows Live que permite hacer
calendarios y agendas por día, semana o
mes; tiene un interfaz amigable y de fácil
uso (similar al de Google Calendar).
 Además, se pueden configurar
recordatorios automáticos de eventos (e-
mail, SMS) y compartir el calendario con
diferentes usuarios,

43. Lenguaje: Inglés, Español, Portugués, etc.
Precios: Versión gratuita, solo se necesita
registrarse en Windows Live
Dirección: http://get.live.com/

44.  Servicio de herramientas web que contiene
un calendario en línea compartido,
herramientas de desarrollo web, seguridad
en el almacenamiento de archivos, listas de
contactos, listas de tareas, blogs y enlaces
web.
 También se pueden crear y administrar
diferentes grupos de trabajo. Además, se
pueden especificar las funciones de cada
miembro del grupo, la forma de contacto y
muchas cosas más.

45. Lenguaje: Inglés.
Precios: Versión gratuita, solo se necesita
registrarse.
Dirección: https://www.airset.com/

46. José Luis García Cué
Colegio de Postgraduados, México
E-Mail: jlgcue@colpos.mx
Web: www.jlgc.es