Politica movilidad

1. POLITICA DE LEGALIZACIÓN DE MOVILIDADES
Para OSC , la legalización de gastos es fundamental para estar al día con las normativas tributarias y también con la correcta
gestión económica de la empresa , contribuye en garantizar el adecuado uso de los recursos, evitando posibles fraudes o
malversación de fondos y permite llevar un control adecuado de los gastos, facilitando la toma de decisiones financieras
basadas en información precisa y confiable.
• Se entiende por Movilidades a los Valores que se reconocen a las cuadrillas por concepto de transportes para la
ejecución de la actividad.
• Los Gastos de viaje son Valores que se reconocen a la cuadrilla por concepto de hospedaje y alimentación.
• Legalización es el procedimiento de relación y justificación de los gastos que fueron invertidos en la movilidad.
Como objetivos de la presente política se tienen:
 Reglamentar los parámetros a seguir para la legalización de los desembolsos de recursos destinados para movilidades,
aplica para todo el personal de nómina, prestador y contratista.
 Garantizar la transparencia en el uso de los recursos.
 Facilitar los procesos de auditoría y control externo.
GFIN-CPP-POL-01-TSG , Revisión 1
Actualizada el 9 de febrero de 2024
Sandra Marín
Directora Administrativa y Financiera

2. GENERALIDADES
 Los gastos de viaje (valor destinado para hospedaje y alimentación) no se deben legalizar. Este valor se asigna cuando la
cuadrilla deba alojarse fuera de ciudad base a una distancia mayor de 30 kilómetros.
 De acuerdo con las instrucciones de Gerencia, todo a quien se le giren movilidades y transportes especiales debe enviar
legalizaciones para la aprobación de sus giros, esto incluye a todo el personal de nómina, prestadores de servicio y
contratistas.
 Los días de solicitudes son los lunes y jueves de cada semana; por tal motivo para solicitudes del lunes se hace corte de
revisión de legalizaciones el viernes anterior y para solicitudes del día jueves se hace corte de revisión de legalizaciones
el miércoles. Puede variar por días festivos o semanas de cierre del cual será informado al coordinador con antelación.
 Se deben enviar legalizaciones mínimo 2 veces por semana.
 Todos los servicios especiales (transporte equino, transporte fluvial, transporte aéreo, carga manual, etc.) tanto para
movilidad de cuadrillas y logísticas inversas/directas deben ser aprobados por el cliente para que sean aceptados como
legalización de cualquier recurso.
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3. REGISTRO DE GASTOS
La relación de los gastos se debe realizar en el archivo Excel “Formato Registro Legalizaciones” indicando fecha del gasto,
estación base, breve y clara descripción del gasto y el valor pagado. No colocar en el formato soportes o fotografías; no
realizar gastos totalizados, es un registro por cada soporte.
Ejemplo:
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4. ENVIO DE SOPORTES
Los soportes como facturas, cuentas de cobro, recibos caja menor, fotografías y formato de Excel, deben ser enviados en
una carpeta comprimida. Esto debe estar debidamente organizado por fechas de acuerdo con los registros en Excel.
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5. FOTOGRAFIAS SOPORTE
Las fotografías que se envíen como evidencia deben ser claras y contar con su respectiva marca de agua (coordenadas,
fecha y hora) verificar que no queden borrosas, la información debe ser legible, de lo contrario no serán aprobadas.
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6. FACTURAS
Deben ser legibles para validar información de fechas, valores,
detalle del gasto y consecutivo del soporte. No se reciben
facturas de meses o años anteriores. La factura debe estar a
nombre de TOP SOLUTIONS GROUP COLOMBIA SAS NIT
901247673-6.
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PASAJES
Transporte en terminales se debe enviar fotografía del
tiquete

7. VEHICULOS PARTICULARES
Transporte tomado mediante plataformas enviar pantallazo del resumen del servicio. No se reciben pantallazos de las aplicaciones cotizando
valor aproximado del recorrido.
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8. TAXIS
Taxis en ciudades y municipios que apliquen deben enviar foto de taxímetro. En pueblos se debe legalizar con recibo de caja menor con
información del beneficiario del pago (Nombre, numero cedula, firma y teléfono contacto). Tambien como evidencia del gasto debe enviar
fotografías donde inicia el recorrido y otra en lugar de destino; recorridos ida y vuelta serian 4 fotografías.
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9. TRANSPORTES ESPECIALES
Si por alguna razón no pueden ser soportados con factura se debe enviar cuenta de cobro con fotos de la cedula del beneficiario del pago. En estos
documentos debe estar relacionada la información del beneficiario del pago (Nombre, numero cedula, firma y teléfono contacto).
Como evidencia del gasto debe enviar fotografías donde inicia el recorrido y otra en el lugar de destino; recorridos ida y vuelta serian 4 fotografías.
En dichas fotos debe mostrar el medio de transporte y los integrantes de la cuadrilla como evidencia del uso del transporte. Si aplica debe salir en el
fondo la estación base. Si no son transportes especiales legalizar con recibo de caja menor con los mismos requisitos.
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10. COMBUSTIBLE
Suministro de gasolina debe tener su respectivo soporte con número de placa y una fotografía donde muestre el suministro del combustible
del vehículo:
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11. ENVIOS Y ENCOMIENDAS
Debe estar soportado con la factura y una fotografía del paquete
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COMPRAS DE MATERIALES
Debe estar soportado con la factura y una fotografía del producto. Debe
tener aval del coordinador.

12. COMISION POR RETIRO
Para la legalización de las comisiones bancarias por retiros de la tarjeta People Pass Transportes enviar fotografía del recibo o pantallazo de la
aplicación. Se debe observar el numero de la tarjeta para validación.
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13. COBRO POR EXCESO DE EQUIPAJE
Exceso de Equipaje: Peso máximo por pasajero sin cobro de peso adicional, equipaje de mano máximo 10 Kg y un equipaje en bodega del
vehículo con peso máximo de 15 Kg. En algunas empresas permiten peso máximo de los dos equipajes sumados no superen los 40 Kg sin que
el de mano supere los 10 Kg. Debe estar soportado con factura o recibo de la empresa de transportes, acompañada de una foto mostrando la
totalidad del exceso de equipaje.
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