Inversiones Costa Palma Homes Modelo de análisis basado en PowerBI

1. Documento de Proyecto
(Obligatorio)
PUBLIC

2. DOCUMENTO DE PROYECTO (OBLIGATORIO)
IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO
Nombre del Proyecto CPI Project Number
CPH Monthly Report CPH-1
Cliente Número del cliente
Costa Palmas Homes
Project Manager Gerente de Proyecto - Cliente
David Waller
Responsable ejecutivo Sponsors del cliente
Manuel Huerta
IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO
Autor Document Location
(repository/path/name)
Jessica Bernal
Version Status Date (YYYY-MM-DD) Clasificación
1 2024-02-07 Internal
FECHAS DE REVISION DEL DOCUMENTO
Version Date Description
1

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CONTENIDO
1. Propósito y justificación.
2. Objetivos.
3. Indicadores claves KPIs.
4. Supuestos y limitaciones
5. Fuentes de datos
6. Riesgos
7. Planeamiento

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Propósito del documento
El Documento de Proyecto permite iniciar formalmente el proyecto, asegurar la aceptación
y el compromiso y alinear a las partes interesadas en torno a los objetivos del Proyecto.
Entradas
● Presupuesto por Proyecto
● Registro de Contratos
● Registro de Facturas
Procedimiento de modificación
Cualquier solicitud para cambiar el Acta de constitución del proyecto indica un problema
importante con el propósito y la existencia del proyecto y requiere atención inmediata por
parte de la gerencia ejecutiva.
SAP Internal Guidelines (DELETE BEFORE PRESENTING TO CUSTOMER)
La Carta del proyecto debe reflejar los requerimientos del usuario en lo que respecta al
propósito del proyecto, ya que el Formulario de pedido es el documento legalmente
vinculante

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PROPOSITO, JUSTIFICACION DEL PROYECTO
La empresa se dedica a la administración de construcción de hoteles de marcas
reconocidas y villas y/o Casas de lujo dentro de un Complejo Hotelero llamado “Costa
Palmas”.
La problemática es que la empresa relativamente lleva poco tiempo dedicada a la
administración de proyectos de construcción (Aprox. 7 años), y hasta el momento no
existe una infraestructura tecnológica que almacene información, muestre KPIs, unifique
y/o estandarice procesos, para la visualización y estatus de Proyectos.
Una de las necesidades de la empresa, es implementar dicha tecnología para mostrar
información relevante de cada proyecto, tanto de avance de obra como estatus
financiero de cada uno. Una de ellas ha sido Capi, para la cuestión financiera
administrativa, luego se canceló y se contrató Procore, la cual está en revisión, más no
en implementación.
Además, a pesar de que los proyectos están dentro del mismo Complejo Hotelero, es
difícil la comunicación entre los mismos. Lo que hace que cada Proyecto sea
independiente y tenga su propia curva de aprendizaje, esto quiere decir, que, a pesar
de tener similitudes entre sí, se recurre a los mismos errores.
Las bases de datos que se maneja actualmente en la empresa son archivos de Excel
llamados “trackers” en dónde se registran todos los contratos, facturas, pagos y
presupuestos por cada proyecto, como tal, es un buen apoyo para el control
presupuestal. Sin embargo, al ser una herramienta tecnológica limitada, solo se puede
consultar, pero no hacer análisis o mostrar KPIs que ayuden a identificar desviaciones.
Una de las dificultades para migrar a una herramienta tecnológica diferente del Excel,
es que la Empresa maneja diferentes tipos de monedas, Pesos, USD y Euros, y el tipo
de cambio afecta a los presupuestos. Procore, por ejemplo, solo usa USD.

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Los reportes son limitados, y hasta el momento no se ha logrado realizar un Cash Flow
por ejemplo, para obtención de recursos mensuales de los diferentes los proyectos.
La empresa recibe dos tipos de ingresos, una que es por parte de los inversionistas y
dueño de la empresa, con los cuales se construyen las marcas de los hoteles e
infraestructura del complejo hotelero, y el otro tipo de ingresos son por parte de los
dueños de las casas, es decir, propietarios que han comprado su terreno y que
construyen su casa, con el apoyo administrativo del desarrollo.
Justificación
La empresa requiere de una tecnología interactiva y visual que muestre información del
estatus actual de cada proyecto en tiempo real, los compare entre sí, muestre KPIs de
interés, y genere modelos predictivos que ayuden al estimado de recursos financieros
que se solicitaran por mes.
Todo ello para el seguimiento, análisis y toma de decisiones financieras de los
proyectos. Además de que ayudaría a la comunicación entre los diferentes proyectos.
OBJETIVOS
Lograr la unificación de información de proyectos de las Casas y Villas, por bloques y
por tipos de casa para generar reportes financieros y modelos predictivos que ayuden
a ver el estatus actual del presupuesto, el cash Flow, y verificar si habrá profit o perdida.
El cual se divide en dos objetivos:
• Generar un reporte para el gerente de proyecto que muestre el avance financiero
del proyecto, dónde pueda ver por partida el monto contratado y gastado. Un
cash Flow estimado por mes, el costo por “gross área” de la casa, el presupuesto
aprobado por el dueño y los fondos recibidos. Así como una comparación del
presupuesto Aprobado por Costa Palmas y el presupuesto del Dueño.

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• Generar un reporte para el dueño de la casa, dónde solo pueda verificar cómo
se han utilizado los fondos recibidos, y una predicción de cuántos fondos se
requerirán en los meses subsecuentes
En total se tienen 113 Lotes, como se enuncian a continuación:
INDICADORES CLAVES KPIS
Budget
Schedule – Estimated Completion
Profit / Loss
SUPUESTOS Y LIMITACIONES
- Obtención de datos de fechas para el Schedule, ya que estos dependen del PM de
cada proyecto.
FUENTES DE DATOS
- “Trackers”, archivos de Excel que conjuntan la información de ingresos/depósitos por
parte del dueño de la casa, presupuestos, registros de contratos, facturas y pagos.
RIESGOS
- Curva de Aprendizaje
Four Seasons -
Beachfront Villa
(17 Lots)
Four Seasons -
Estuary Villa (5
Lots)
Four Seasons -
Beachfront Yacht
Villa (10 Lots)
Four Seasons -
Oceanview Villa
(10 Lots)
Four Seasons -
Sunset Villa (11
Lots)
Four Seasons -
Beach Front
Casita (6 Lots)
Four Seasons -
Beach Club Casita
(7 lots)
Four Seasons -FS
Marina Villa (
Lots)
Amanvari -
Beachfront Villa (
Lots)
Amanvari -
Oceanview/Lake
Villa ( 6 Lots)
Amanvari -
Oceanview/Lake
Villa (8 Lots)
Amanvari -
Oceanview/Lake
Villa (5 Lots)
Amanvari -
Estuary Villa (5
Lots)

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PLANEAMIENTO
Sesión 3: Documento de desarrollo del trabajo - Documento de proyecto PM_P01
Sesión 5: Revisión del documento técnico: PM_R01
Sesión 7: Revisión de los tableros y CMI: PM_S01
Sesión 8: Revisión del Proyecto final.

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STAKEHOLDER GROUPS AND KEY NAMED STAKEHOLDERS
Este párrafo identifica las unidades organizativas del cliente que se ven afectadas por el proyecto y las partes
interesadas claves nombradas.
Individuos interesados en el proyecto
Organizational Unit Geographical Location(s) Key Stakeholder Name
Project Managers Costa Palmas, la Ribera PM
Director de CPHomes Costa Palmas, la Ribera DW
Otros stakeholders
Name Title Organization
Dueños de las Casas Owner
Acceptance of the Project Charter
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx Date Signature