El documento describe la evolución de los sistemas de información en los almacenes y procesos logísticos. Antes solo había unos 30 artículos y el propietario llevaba registros simples, mientras que ahora hay miles de artículos codificados y se requiere mucha más información para la gestión, incluyendo registros de ventas, inventarios y estadísticas. También se discuten los sistemas de codificación como una forma clave de organizar y procesar toda esta información de manera eficiente.

1. SISTEMAS DE INFORMACION - EL SISTEMA LOGISTICO -
SISTEMAS EN EL PROCESO LOGISTICO
INTRODUCCIÓN
En el almacén de una empresa comercial de principios de siglo, nos
encontraríamos, a lo sumo, con veinte o treinta artículos diferentes.
Para llevar la gestión de este almacén no era necesario un inventario
continuo. Los artículos estaban etiquetados, no se codificaban. Había
pocas normas de carácter general o de carácter fiscal que requirieran
registros e informes periódicos.
El propietario llevaba unos pocos registros, muy simples, de entradas
y salidas de mercancías, etc. En una palabra, el propietario o el
encargado del almacén no dedicaba a su mantenimiento más de una
hora o dos a la semana.
Por el contrario, en la actualidad, con unos cambios que no cesan de
producirse, el almacén se ha transformado totalmente. Donde sólo
había 30 artículos diferentes, hoy nos encontramos miles de tipos de
artículos diferentes, codificados y etiquetados con precios variables.
Pensemos en el registro que ha de llevarse a cabo en un moderno
almacén cuando se efectúa una venta. La transacción es registrada
por la cantidad cobrada, el artículo, el departamento, vendedor, tipo
de venta (a crédito, entrega diferida, etc.), hora, fecha, etc. Informes
abreviados de ventas se utilizan para actualizar registros
inventariables de ventas, balances de activo, cuentas por cobrar y
registros de productividad.
En un almacén existen una serie de aspectos mecánicos de
movimiento de los materiales, ubicación, mejor rendimiento de los
elementos de transporte, etc. que pueden mejorarse bajo el prisma
de la administración científica.
En la primera parte de este siglo, Frederick Taylor, Frank y Lillian
Gilbreth, y Henry L. Gantt, junto con cientos de directivos,
investigadores y asesores de empresas desarrollaron las técnicas de
«Gestión Científica» que hicieron que en 1912 los métodos de esta
escuela constituyeran ya prácticas generalmente conocidas y
utilizadas y que en muchos casos condujeron a una mejor gestión del
negocio.
La gestión científica conlleva el estudio de los procesos en detalle,
analizando la información recogida, haciendo cambios para mejorar
los procesos, obteniendo retroalimentación (feed- back) en los

2. mismos, y estudiando tal retroalimentación para comprobar si los
cambios han traído mejoras.
El proceso requiere que los empleados y gerentes de negocios
dispongan de considerable información sobre la que basar sus
decisiones. De hecho, ahora que grandes compañías son propiedad
de muchos accionistas y que los contribuyentes sostienen tantas
agencias estatales, es más importante que nunca para los
administradores ser capaces de sintetizar información rápidamente,
hacer comparaciones, determinar tendencias, encontrar relaciones
entre informaciones diversas, calibrar prestaciones y ofrecer toda
esta información a los contribuyentes y a los propietarios.
En cuanto a la tecnología de los ordenadores, nos encontramos con
que, si bien la demanda de información ha aumentado de forma
inusitada, la tecnología de los ordenadores ha evolucionado a un
ritmo mucho mayor. Los ordenadores han capacitado a los
empresarios para reunir y almacenar grandes cantidades de datos de
un modo tal que pueden recuperarse de forma rápida, cómoda y
económica.
Los datos almacenados pueden ser manipulados y empleados para
múltiples trabajos; independientemente, poseen valor en sí mismos,
pues nos permiten estar bien informados; además, al analizarlos,
podemos extraer las conclusiones pertinentes.
Las mejoras en la eficacia de los equipos informáticos, evaluadas por
factores como el coste, la velocidad, la capacidad de memoria,
fiabilidad y tamaño se han alcanzado a un ritmo tan asombroso. Lo
que sí puede afirmarse es que el ordenador es el primer elemento en
la secuencia:
INFORMACIÓN => DECISIÓN => ACCIÓN.
El empresario de hoy necesita información oportuna y suficiente para
tomar sus decisiones, lo que sin la ayuda del ordenador se vuelve
mucho más difícil, y a medio y largo plazo más costoso, lo que unido
a que los instrumentos informáticos son perfectamente accesibles a
cualquier empresa por pequeña que sea, convierte a la decisión de
informatizar la empresa en una opción muy conveniente.
La Gestión de Stocks, en tanto que se lleva a cabo mediante
operaciones aritméticas y comparaciones lógicas, es natural que se
piense confiarla al ordenador. El conocimiento mediante ordenador de
los valores atribuibles a los parámetros y variables que forman parte
de un modelo de Gestión de Stocks merece algunos comentarios.

3.  El nivel de existencias en almacén es fácilmente
determinable gracias al registro de los movimientos de
entrada y salida
 Respecto a la cantidad de pedido, el ordenador debe
poseer en sus memorias el fichero de los pedidos en
curso llevado al día en medio del registro de los pedidos
pasados y entradas correspondientes
 En cuanto al plazo de aprovisionamiento, por comparación
de los datos de pedidos y los datos de entrega, indicados
en los vales de entrada, el ordenador conoce los plazos
de entrega real; si estos plazos están agrupados
alrededor de un mismo valor, el ordenador puede sin
dificultad encontrar este valor y retenerlo; si están
demasiado esparcidos, nos puede cuantificar el plazo de
entrega en términos de probabilidad
 En relación con la previsión del consumo para
necesidades corrientes, el ordenador puede sin dificultad
efectuar los cálculos introduciendo en el programa las
órdenes correspondientes a técnicas de previsión
 Al ordenador se le puede pedir que determine la precisión
correspondiente a un número probable de ruptura de
stocks admitido en el curso de un año, o un nivel de stock
que consiga el mínimo total de gasto de posesión y de los
gastos probables de ruptura de stocks, entre otros datos.
 También deben considerarse las previsiones de
necesidades para trabajos añadidos a las necesidades
corrientes. Estas deben comunicarse al ordenador por los
servicios que establecen los programas (servicios de
ventas, de fabricación, de entretenimiento).
 El ordenador no hace más que tratar estas informaciones
para de ellas deducir las cantidades a pedir Es
extremadamente importante advenir que éstas sólo se
adaptarán bien a las necesidades si las previsiones están
bien realizadas en cuanto a especificaciones, cantidades y
datos de utilización
 Asimismo, conociendo lo disponible en almacén, los
pedidos en curso y el stock crítico, el ordenador puede
ejercer sin dificultad una vigilancia continua del nivel de
stock.
 Por último, se pueden aplicar técnicas de simulación a la
gestión de stock. Así pues, el ordenador está en
condiciones de realizar las principales operaciones de la
Gestión de Stocks, para las cuales un ciclo de tratamiento
diario, semanal, mensual, etc., adaptado al plan de
aprovisionamiento será, en general, suficiente.

4. Los fabricantes de equipos informáticos ofrecen programas
prestablecidos para pronósticos, lotes económicos de pedido y un
gran número de actividades rutinarias.
INFORMACIÓN NECESARIA EN ALMACENES
La gran cantidad de información a manejar y obtener en los
almacenes de las organizaciones empresariales actuales la podemos
clasificar en dos grandes grupos atendiendo a su forma de obtención:
 Información general o directa.
 Información procedente de la aplicación de
modelos de retroalimentación.
La información general es aquélla que se obtiene directamente de los
hechos reales ocurridos tanto en el ámbito externo de la empresa
como en el ámbito interno. Esta información se registra mediante
listados de artículos, según código y descripción, conteniendo:
 Total de entradas y salidas de un período de tiempo,
con fecha de las mismas. Cantidades pendientes de
enviar. Cantidades pendientes de recibir.
 Valoraciones a más de un precio, a precio de venta,
o a más de un precio de venta si es necesario
diferenciar precios según cliente; a precio de coste,
a precio medio de coste, etc.
 Fecha de las últimas entradas y salidas.
 Stock real y disponible, también valorado a
cualquier precio y en unidades físicas
 Listados de clientes con todo detalle mediante
código y descripción.
 Cantidades vendidas por período de tiempo y por
cliente.
 Cantidades acumuladas vendidas a cada cliente.
 Listado de proveedores con todo detalle mediante
código y descripción de pedidos y fecha de
recepción de los mismos.
 Listados de facturas, Giros, etc.
CODIFICACIÓN
Existen varios sistemas de codificación, con diferentes
potencialidades. La creación de un sistema de clasificación basado en
un código puede utilizar tres vías fundamentales:

5.  Utilizando símbolos exclusivamente alfabéticos.
 Utilizando símbolos exclusivamente numéricos.
 Utilizando símbolos alfanuméricos, es decir, mixtos.
Los símbolos exclusivamente alfabéticos constituyen un tipo de
código escasamente útil. Ofrecen una sola ventaja, pero muchas
desventajas. La ventaja reside en La gran potencialidad teórica de
una codificación alfabética. Las desventajas son las derivadas del
hecho de que en el sistema literal resulta más difícil determinar y
ordenar los objetos, al ser, como es, fácil de comprobar y menos
intuitivo. En resumen, la codificación alfabética es absolutamente
inadecuada para el tratamiento automático de la información.
La codificación numérica utiliza los números de la serie natural, es
decir, del O al 9. A diferencia de las letras, los códigos numéricos
pueden ser tratados con mayor agilidad y son inmediatamente
comprensibles. La única desventaja de la codificación numérica se
encuentra esencialmente en su menor potencialidad teórica.
Los códigos o símbolos de los artículos están constituidos, en el caso
de la codificación mixta, por números y letras. Las ventajas de este
tipo de codificación son las siguientes:
 Una potencialidad teórica superior a la de la
codificación numérica.
 Una mayor elasticidad del código, que puede
ampliarse añadiendo nuevas letras, lo que
contribuye a engrandecer su expresividad.
Cualquiera que sea el tipo de caracteres utilizados, un sistema
satisfactorio de codificación debe ser tal que garantice la existencia
de una relación biunívoca entre cada valor del código y cada uno de
los elementos clasificados. Conviene también señalar que la
codificación es una técnica que permite analizar mejor la clasificación.
LOS CRITERIOS BÁSICOS
PARA LA ELABORACIÓN DE UN CÓDIGO:
 Por estructura: el reagrupamiento se realiza de
acuerdo a la calidad intrínseca de los diferentes
elementos.
 Por función: el reagrupamiento se realiza en función
del conjunto del que van a formar parte los
elementos a clasificar.

6.  Por localización: la formación de las clases se basa
en el lugar donde se encuentra cada elemento.
 Mixto: la clasificación mixta es aquélla en la que
unos elementos siguen el criterio estructural y otros
el funcional o locacional.
Para definir la forma de articular un sistema de codificación es
necesario establecer, como mínimo, dos condiciones previas:
 Describir solamente sistemas numéricos de
codificación, en cuanto que son los únicos que
pueden satisfacer realmente todos los requisitos.
 Evitar los sistemas numéricos puramente
progresivos, en cuanto que se oponen a la técnica
de subdivisión en clases.
La codificación por escalones consiste en asignar a determinados
grupos de elementos un cierto número de cifras. Los escalones
pueden tener diferentes amplitudes. La codificación por escalones
sólo representa un principio rudimentario de clasificación. Aunque el
método es recomendable por su gran sencillez de manejo, elasticidad
y brevedad de código, presenta algunos inconvenientes como la
dificultad de análisis y la escasa expresividad del código.
La codificación por el método decimal puro consiste en que cada una
de las cifras que va del O al 9 identifica una sola clase; por lo tanto,
todo el conjunto de elementos a clasificar ha de dividirse en diez
grupos, que podemos llamar fundamentales.
Cada una de estas clases fundamentales puede después subdividirse
en otras diez clases secundarias, numeradas también del O al 9, y así
sucesivamente. Las ventajas de la clasificación decimal pura son la
inequívocabilidad y la identificación inmediata de las clases y
subclases. Las desventajas son las derivadas de la rigidez del método
y la imposibilidad de llegar a ciertos niveles de homogeneidad,
conduciendo, en consecuencia, a un desequilibrio en la clasificación.
Los códigos basados en los métodos decimales derivados permiten la
identificación de una clase mediante una sola o varias cifras según la
necesidad de la clasificación. Las ventajas del método derivado
consisten en una mayor elasticidad del código y en la disponibilidad
de un mayor numero de clases que componen el código.
SISTEMAS DE CODIFICACIÓN
Uno de los temas que siempre han preocupado al comercio, es el de
la identificación delos productos susceptibles de ser intercambiados. A

7. través del paso del tiempo ha ido aumentando la complejidad en la
definición e identificación de los productos de gran consumo.
Actualmente, muchas empresas tienen estructurados sistemas de
codificación interna para identificar los productos, que son útiles para
agilizar las operaciones necesarias en la realización de las
transacciones comerciales.
El sistema de codificación promovido por la Organización
Internacional EAN (European Article Numbering Association), de la
que AECOC (Asociación Española de Codificación Comercial) forma
parte, es un sistema patrón de codificación y simbolización qué
permite y garantiza la identificación automática única y no ambigua
de cualquier articulo de gran consumo en el momento de la venta y
en cualquier lugar del mundo.
Las primeras conversaciones acerca de la estandarización de la
codificación y simbolización de artículos empezaron en los años 60.
El precedente a estas conversaciones fue el proyecto desarrollado por
varios estudiantes de una importante Universidad Americana en los
años 30.
El 1973-74 se introdujo la codificación de los productos con símbolos
de barras a través del sistema UPC que abarca únicamente los
Estados Unidos de América y Canadá. En febrero de 1977 se firmó en
Bruselas el Protocolo de Constitución de la Asociación Europea De
codificación Comercial EAN, que tomo las normas norteamericanas
como base de una nueva especificación desarrollada para la
aplicación internacional. En la reunión de la Asamblea General de la
Asociación EAN, de 2 de septiembre de 1977, se aprueba la
incorporación de AECOC como miembro activo en EAN.
AECOC está registrada en el censo de asociaciones de España desde
agosto de ese mismo año, aunque ya en 1976, se realizaron los
pasos previos para la constitución de la asociación, en el marco de
varias entidades relacionadas con la industria de la alimentación.
La base que fundamenta el sistema EAN reside en que las unidades
de consumo, dotadas de un símbolo de barras, pueden ser
identificadas automáticamente en el check-out del punto de venta
mediante un sistema electrónico del terminal punto de venta o caja
registradora, equipado con sistema de lector óptico (scanner) que
permite decodificar el símbolo de cada articulo. El sistema operativo
se encarga de acceder a la memoria del ordenador y transmitir al
terminal todos los datos correspondientes al producto decodificado.
De este modo, aparece en la pantalla y se marca en el ticket de

8. compra una breve descripción del artículo, así como su importe. Con
ello se consiguen dos objetivos fundamentales:
 Seguridad en las operaciones de caja.
 Acceder a una información completa y exacta sobre la
venta. Para que el sistema funcione racionalmente, es
preciso que la mayoría de productos se codifiquen y se
simbolicen en origen, es decir, por el proveedor.
El sistema EAN, se ha establecido de forma que puede ser utilizado
para todos los productos de gran consumo. La incorporación en el
sistema, de los productos denominados mercancías generales (textil,
recambios de automóvil, zapatería, bricolaje, bazar, etc.), es
perfectamente posible.
En el ámbito internacional, la Asociación Internacional EAN es la
responsable de velar que las normas definidas por las diferentes
asociaciones Nacionales sean coherentes y se integren
armónicamente dentro del sistema global.
Los fabricantes de bienes de equipo necesarios para la aplicación del
sistema (terminales punto de venta, aparatos lectores,
decodificadores, maquinas etiquetadoras, etc.) pueden basarse con
toda seguridad en esta normativa para establecer las especificaciones
de sus productos. Los industriales que se han adaptado a esta
normativa para simbolizar sus productos en origen se aseguran la
obtención de unos resultados validos sea cual sea el ámbito de la
actuación de sus productos.
Los distribuidores que se han adaptado a esta normativa y marcan
los productos no codificados en origen en el almacén, aplicando para
ello los prefijos definidos para este uso, disponen de un sistema
completo y único de identificación de los productos que venden sea
cual sea el país de origen de los productos y el tipo de simbolización
utilizado (en origen o en almacén).
EL CÓDIGO EAN
 Facilita la identificación de las mercancías, cuando se incluye en
los documentos (facturas, albaranes de entrega, etc.) siguiendo
las especificaciones AECOC del lenguaje común, y en el propio
artículo el numero incluido es único. De esta forma es posible
identificar sin error todas y cada una de las referencias en las
operaciones comerciales durante el proceso de distribución del
articulo.

9.  Facilita la organización de los stocks posibilita la nacionalización
de almacén y confección de pedidos sin errores e identifica el
producto en os procesos de intercambio de información
tomando el mismo valor tanto para quien realiza la información
como para quien la recibe.
 Puede ser leído en terminales del comercio al mayor
consiguiendo como mínimo las mismas ventajas de gestión que
en el comercio detallista ello es posible siempre y cuando se
aplique en los embalajes correspondientes el símbolo de barras
que identifique la unidad de expedición.
 Puede ser leído en los terminales punto de venta de los
distribuidores a través de la lectura óptica automática
(scanner). El terminal puede encontrar el precio en el registro
correspondiente de la memoria en el momento de la lectura del
código. Este precio queda automáticamente registrado en la
caja sin necesidad de la clásica entrada manual de precios la
denominación del producto y porte se imprimen en el ticket de
caja todo ello es posible si se ha realizado la codificación y
simbolización siguiendo las normas EAN.
 Finalmente con el funcionamiento de las terminales punto de
cuenta electrónicas y de sistema de lectura es posible el control
automático del punto del centro de distribución.
CÓDIGO CREADOR DEL PRODUCTO C.C.P.
El código de creador de producto (CCP) esta asignado por AECOC a
aquellas empresas que son responsables de la codificación, el origen
de los artículos que ponen a la venta. Dicho código se debe usar por
la empresa que efectivamente coloca el producto en el mercado con
su nombre o marca y, por lo tanto es quien controla el proceso de
etiquetado y empaquetado. Ello no implica necesariamente que
código identifique a la compañía que realmente produce el artículo.
Cada código de creador de producto está destinado a la empresa
independiente que controle y comercialice su gama de artículos. `Por
lo tanto, existe una relación biunívoca entre dicho código y las
empresas a las que AECOC loes ha asignado su numero, es decir a
cada empresa su código y viceversa.
Aceptando este precepto como norma general a AECOC puede tratar
casos especiales siempre que no exista ninguna posibilidad de
confusión y no se pierda una de las características esenciales del
sistema que es la ni ambigüedad en la comunicación. Podría, pues,
asignarse un código de creador del producto a una división operativa
de una gran compañía, cuando esta asignación este divididamente
justificada. Cuando exista alguna posibilidad de ambigüedad en la

10. identificación, no se aceptara la solución de asignación de código de
creador de producto.
De este mismo modo, las absorciones de empresas que disponen que
el correspondiente (CCP), serán tratados por AECOC de forma
especial en los casos debidamente justificados, se puede aceptar el
cambio de un CCP por otro, siempre que para ello se garantice que se
tomara las medidas oportunas de comunicación que aseguren la
perfecta identificación de cada producto o articulo en cada momento.
Los distribuidores, detallistas o mayoristas, usualmente identifican el
artículo con el código EAN asignado en que rigen. No obstante, en el
caso de querer distribuir de formas excluidas artículos que no vayan
provistos de código en origen, el distribuidor podrá usar el código de
producto asignado en tal efecto por AECOC, en el bien entendido de
quien toma la responsabilidad en la aplicación de este código es el
distribuidor. (Este es el caso de las importaciones realizadas en
exclusiva sin codificación en origen donde se podrá aplicar el código
del importador).
Alternativamente el distribuidor no utilizara ningún código de creador
de producto (CCP) para los artículos no codificados en origen,
vendidos en el ámbito de su establecimiento o establecimientos de
cadena. Para esta ocasión existen los códigos internos compatibles
con el sistema EAN.
CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN DEL PRODUCTO C.I.P.
El industrial que por el código de creador de producto (CCP) puede
asignar el código de identificación de producto (CIP) a sus
diferencias, de forma discrecional y libre. El fabricante puede usar
cualquier tipo de estructura de codificación interna que desee para la
asignación del CIP, por ejemplo, un criterio ordinal de asignación de
códigos a sus productos. La única condición que se debe tener en
cuenta es que la capacidad de asignación esta restringida a 5 cifras,
que permite codificar hasta 100.000 referencias, como máximo.
Muchas empresas utilizan una estructura de codificación de artículos
de más de 5 dígitos, dado que con ello identifican, e efectos
puramente internos, algunas propiedades de los artículos. Para
adaptarse al límite de 5 dígitos que exige esta norma AECOC, los
fabricantes proveedores tienen tres posibilidades:
 Cuando sus códigos internos sean de menos de 5
dígitos, usan este código como el CIP que se integra
al código EAN.

11.  Si, contrariamente se tiene más de 5 dígitos,
pueden restructurarse la codificación interna al
límite de 5 dígitos.
 Tanto si la estructura de codificación internas no lo
permite, como si por cualquier otra razón, no se
quiere usar la misma a efectos del código EAN,
puede escogerse un criterio de asignación de
código, ordinal o aleatorio ordenado a 5 dígitos. En
este caso, los códigos serán NO EXPLICATIVOS.
 A través de la correspondiente TABLA DE
CONVERSIÓN, la empresa podrá identificar tanto
con código interno como con el código usado en
efectos del EAN
Las empresas que poseen un código de creador de producto son
responsables de asegurar que la asignación de los códigos de
identificación de producto sea única y que a cada referencia le
corresponda un número, sin ningún riesgo de ambigüedad.
Por lo tanto únicamente el CIP sirve para identificar el artículo por el
industrial. Junto con el código de creador de producto y el prefijo
AECOC completa el código EAN asegurando que este es el único entre
todos los códigos EAN asignados en todo el mundo.
Por ello los productos que estén permanentemente en promoción, y
sujetos a varias campañas promociónales al año, solo deben cambiar
de código cuando esté suficientemente justificado, de forma que no
pueda darse la circunstancia de que el detallista tenga en la
estantería un mismo producto con varios códigos.
CÓDIGO DE BARRAS EN COLOMBIA I.A.C.
El instituto Colombiano de Codificación y Automatización Comercial,
IAC, es la organización que representa oficialmente a Colombia en el
seno de la EAN. De esta manera, cualquier empresa que pretenda
acceder y acogerse al código de barras estándar en Colombia, debe
solicitarlo por medio de la IAC.
A cargo del I.A.C, la filosofía de calidad en los códigos de barras se
basa en las siguientes estrategias:
 A partir de julio de 1993, para ingresar una
referencia en la base de productos
codificados, además del reporte, debe
adjuntarse una muestra física del producto tal
como llega al consumidor final.

12.  I.A.C. ingresa el producto a la base un vez se
haya procedido a la verificación del mismo.
 El resultado de cada inscripción se remitirá al
afiliado. Dicho servicio no tendrá costo para
los miembros de la I.A.C.