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OCHO RAZONES para
externalizar el archivo y
REDUCIR COSTES
La deslocalización de los documentos desde la oficina central hasta un archivo
documental gestionado de forma externa puede suponer un ahorro de más
del 70% en los costes de la empresa. Pero hay que tener criterio para optar
por la mejor opción en cada tipo de documento: archivo y custodia, archivo
vivo, digitalización, acceso en tiempo real... o destrucción
, José Eduardo Grau Costa
Director General de Recall España
Ficha Técnica
uardar los documentos en la em-
AUTOR: Grau Costa, José Eduardo
TÍTULO: Ocho razones para externalizar el archivo y reducir costes
FUENTE: Estrategia Financiera, nº 223. Diciembre 2005
G presa es caro. Tiene que haber
quién los guarda, dónde se guar-
dan y un tiempo para encontrarlos cuando
LOCALIZADOR: 112 / 2005
se necesitan. Todo ello suma y sigue en la
factura de los servicios centrales de cual-
RESUMEN: Guardar la documentación de una empresa no es una tarea sencilla. Se debe
quier entidad pública o privada, empresa o
disponer de un criterio homogéneo de archivo, que facilite la búsqueda y localización pos-
terior. Tampoco es barata, si tenemos en cuenta que tiene que haber quien guarde los do-
institución.
cumentos y un lugar dónde hacerlo.
La externalización de la custodia documental a un especialista externo permite reducir OCHO MOTIVOS PARA EXTERNALIZAR
los costes internos relacionados con el archivo y el acceso a la documentación en más de
un 70%. Asimismo, desde el punto de vista de la seguridad, garantiza una máxima dispo- 1. Guardar papeles no es tan fácil como
nibilidad de los documentos cuando el usuario los necesite y la confidencialidad del acceso pueda creerse a simple vista. Lo funda-
a los mismos. mental es imponer un criterio homo-
DESCRIPTORES: Dossier outsourcing, gestión costes, beneficios, planificación estratégica, géneo de archivo, que facilitará poste-
gestión de documentos, externalizar, custodia documental, workflow, tecnología ASP. riormente la búsqueda y localización de
la documentación.
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2. Dossier Outsourcing
Ocho razones para externalizar el archivo
y reducir costos
2. La segunda ventaja clara de la externa- ASPECTOS CLAVE
lización de un archivo documental es
que no hay que ir a buscar la docu- Cuando uno mira estantería arriba y ve
mentación a los archivos físicos de la una distancia equivalente a un edificio de
empresa, sino que el proveedor la en- siete plantas... Cuando uno pierde la mirada
trega al usuario que la necesita y en en contenedores de cartón iguales uno a
cuanto la necesita. otro, hasta un total de dos millones de ca-
jas, que si se pusieran una detrás de otra
3. Además, la seguridad ante pérdidas y podríamos ir desde la Puerta del Sol de Ma-
extravíos crece cuando el especialista drid hasta Valencia y volver... Cuando uno
externo facilita la posibilidad de acce- contempla todos los papeles depositados
der a fotocopias o imágenes de los do- en una única nave industrial creada ex pro-
cumentos sin perder tiempo y sin que feso para archivar documentos... La pre-
el original salga de la zona de archivo gunta clara es: ¿por qué? Por qué bancos,
externo. juzgados, empresas, ministerios, hospitales,
registros oficiales, ayuntamientos, ... con-
4. No hay que olvidar tampoco que fían el archivo de «sus papeles» a una em-
cuando hablamos de tener la oficina presa «desconocida». Pues bien, todas las
sin papeles, en realidad estamos bara- razones anteriores se podrían resumir en
jando dos supuestos bien distintos. En dos grandes principios:
primer lugar, el mero archivo y custodia
documental. Y, en segundo lugar, la di- 1. La principal razón dada por esos mis-
gitalización de los documentos para un mos clientes para externalizar la custo-
mayor acceso on line al fichero espejo dia documental a un especialista ex-
del real. terno a la empresa es la seguridad que
dan sus métodos de trabajo, que con-
5. Así pues, desde el punto de vista del lleva así mismo una máxima disponibi-
posterior acceso a la documentación lidad de los mismos. Es decir, que ga-
física, se puede conseguir recuperar en rantiza la confidencialidad del acceso a
cuestión de horas un documento ori- la documentación, el archivo en insta-
ginal o, si no es preciso contar con el laciones con las máximas medidas de
original, puede obtenerse en cuestión seguridad y la garantía de un servicio
de segundos un documento electró- profesional de alto nivel que permite a
nico. los usuarios autorizados disponer de la
documentación en el momento en que
6. Desde el punto de vista de los costes, la precisen. En unas horas tienen copia
hay que destacar que la externalización del original, si así lo piden (fax, e-mail),
del archivo permite jugar con costes o en 24 horas disponen del original en
variables y transparentes. No hay cos- su domicilio (mensajería).
tes ocultos. No hay sorpresas. No hay
gastos generales escondidos detrás del 2. Pero no menos importante es la se-
departamento. gunda razón: el ahorro económico.
Externalizar el archivo de documenta-
7. Esta flexibilidad en costes es traslada- ción permite reducir los costes inter-
ble a una mayor posibilidad de ampliar nos relacionados con el archivo y ac-
o reducir de forma inmediata el volu- ceso a la documentación. Los cálculos
men de archivo, repercutiendo inme- de un estudio que hemos realizado
diatamente este efecto acordeón so- permiten afirmar que el ahorro se es-
bre el coste mensual de nuestro ar- tima en más de un 75% para un
chivo. cliente tipo; pero como indica la tabla
adjunta realizada sobre un cliente
8. El tema de la seguridad tampoco real, estos ahorros en determinados
es un tema baladí. El proveedor casos puede suponer reducir en más
externo dispone en sus instalacio- de un tercio los recursos económicos
nes de las máximas medidas de destinados al archivo propio, según
seguridad activas y pasivas que no un método tradicional.
sólo garantizan el archivo en perfec-
tas condiciones, sino también la má- Además, muchas organizaciones no
xima confidencialidad ante ataques son conscientes del tiempo que pierden
no deseados por robos o allana- sus empleados en buscar, localizar y ac-
mientos. ceder a su documentación; ni tampoco en
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3. Dossier Outsourcing
Ocho razones para externalizar el archivo
y reducir costos
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DIGITALIZACIÓN
Y el último escalón en el desarrollo del
La principal razón dada por los clientes modelo de la “oficina sin papeles” y la exter-
nalización del archivo documental estaría en
para externalizar la custodia documental el archivo electrónico de los documentos
(paralelo al archivo físico de originales). Por-
que el presente y futuro de la gestión docu-
a un especialista externo es la mental pasa por la digitalización de los do-
cumentos originales asociados a servicios de
seguridad que dan sus métodos gestión electrónica de documentos. La in-
dustria de la documentación ofrece servicios
de trabajo y la máxima de externalización para digitalizar documen-
tación, archivar electrónicamente, sistemas
disponibilidad de los papeles de workflow, acceso web, etcétera. Y con tec-
nología ASP se convierte en un servidor de
aplicaciones que libera al cliente de todos los
costes asociados a la tecnología, pero con
una gestión integral de documentos origina-
les digitalizados, indexados y accesibles desde
todos los departamentos que el cliente de-
termine.
el coste por metro cuadrado utilizado en La clave a la hora de contratar estos ser-
archivos dentro de oficinas, que en gene- vicios está en encontrar un proveedor que
ral devengan un alquiler elevado. no tiene como objetivo la venta de solucio-
Al trabajar con un proveedor externo nes de gestión documental a sus clientes,
de custodia y archivo, la dirección de una sino que ofrece sus servicios para que clien-
organización sabe en qué forma está cla- tes, sólo pagando «un alquiler mensual»,
sificada y archivada su documentación puedan disponer en sus organizaciones de
para facilitar enormemente su localiza- los medios más avanzados en dicha gestión,
ción. También pueden liberar espacio útil pudiendo prescindir de grandes inversiones
en sus oficinas y disminuir y gestionar y adaptando su uso a las necesidades que
los costes reales de la actividad de ar- vayan surgiendo en cada momento.
chivo. En definitiva, un modelo de gestión de
La actividad de gestión y custodia de documentos en donde todos los originales
archivos está ampliamente extendida en estén a mano a través del archivo docu-
los países anglosajones desde hace mu- mental físico; pero a la vez, donde todos los
chos años, siendo conocida y utilizada por papeles del archivo vivo (en gestión) estén
prácticamente todos los organismos pú- integrados en el propio sistema informá-
blicos y privados. tico de gestión interna. 9
Tabla 1. Ejemplo de rentabilidad de costes por la externalización del archivo
TIPO DE COSTE INICIAL COSTE
ARCHIVO GESTION
ARCHIVO (Amortizado 10 años) ANUAL
CLIENTE • 250 m de estantería metálica: • Superficie 50 m2 de • Mantenimiento • Amortización 740 €
2.400 € oficina a un alquiler seguros y personal • Archivo 10.800 €
• Acondicionamiento de local: de 18 € m2 mensual dedicado (al año) • Gestión: 6.000 €
7.500 € 10.800 € 6.000 € 17.540 €
CENTRO DE • Compra material, trasvase • Custodia de 600 • 100 consultas/año • Amortización 366 €
ARCHIVO DE referenciación inicial y contenedoresº + transporte ida • Archivo 3.240 €
RECALL transporte de 600 durante 1 año y vuelta • Gestión 1.2400 €
contenedores a Recall
3.600 € 3.240 € 1.244 € 4.850 €
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