LA COMUNICACIÓN ESCRITA, Y PROCESO DE ARCHIVO, CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL, EQUIPOS Y MATERIALES, MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES,

1. .

2. ¿Por qué es importante conservar determinadas
comunicaciones escrita?
Permanencia: Constancia:
Absolutamente todo escrito tiene como primera
propiedad la de ser permanente.
Y permite mejorar el funcionamiento del registro y
duración que le otorga existir en un documento escrito.
Es la garantía que hace constar algún hecho, y su
utilidad de dejar constancia de las transacciones
realizadas.

4. CICLO DEVIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL:
EL CICLO DEVIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL IMPLICA CINCO ETAPAS:
• creación o recibo
• archivo y protección
• utilización
• transferencia
• eliminación

5. PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA OFICINA:
Todo documento comercial (carta, factura, orden de compra o requisición)
existe como parte de la operación de un negocio.
Los documentos contables son los soportes de contabilidad que sirven de base
para registrar las operaciones comerciales de una empresa; se elaboran en
original y tantas copias como comprobantes de que hubo una transacción y la
copia sirve de evidencia de esa operación.

6. LA COMUNICACIÓN DE LA EMPRESA…

7. EQUIPOSY MATERIALES

8. ARCHIVADORES:

9. TARJETEROS…

10. MANEJO DE LA CORRESPONDENCIAY
CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES

11. CORRESPONDENCIA
LA CORRESPONDENCIA ESCRITA ES
LA PIEDRA ANGULAR DE LA
COMUNICACIÓN EN LOS NEGOCIOS.

12. RECEPCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA:
-Sellarla y registrarla.
-Leerla y verificar que sea parte de la oficina.
-Jerarquizarla: la que debe contestar ella y la que debe atender su jefe.
-Contestar y mecanografiar la que nosotros atendemos.
-Sintetizar la información de la otra.
-Buscar los expedientes correspondientes, si ya existen.
-Presentarla al jefe y recibir instrucciones o dictado.
-Mecanografiar o capturarla y revisarla antes de presentarla a firma.
-Separar y repartir las copias; o sacarlas.
-Colocar la copia en “expedientes”, para su seguimiento.
-Elaborar un acuse de recibo, si es necesario.
-Archivar la copia.

13. Después de que una asistente ejecutiva o secretaria
recibe una carta con el sello de la fecha, procede a:
-Registrarla.
-Colocarla en su bandeja de entrada.
-Transferencia a su jefe, para que esté la lea, y pueda dictar una respuesta.
-Archivar el documento, una vez cumplidos los pasos anteriores; para ello lo marca y
autoriza su archivo. Esta anotación se conoce como iniciales deAUTORIZACIÓN PARA
ARCHIVAR UN DOCUMENTO, y va en la esquina superior izquierda.

14. PASOS EN EL PROCEDIMIETNO DE ARCHIVO:
•Inspección
•Clasificación
•Codificación
•Distribución
•Archivo

16. LAS PARTES DE UNA CARTA
COMERCIAL SON:

17. LOS ESTILOS DE CARTA:

18. PUEDEN CONTENER…
PUNTUACIÓN:

19. LOS DIFERENTES TIPOS DE CARTAS:
• CARTA DE PRESETACIÓN
• CARTA DE REFERENCIA
• CARTA DE SOLICITUD
• CARTA COMERCIAL
• CARTA DE AGRADECIMIENTO
• CARTA DE DESPIDO
• CARTA DOCUMENTO
• CARTA FORMA
• CARTA DETRABAJO
• CARTA DE EMPRESA
• CARTA DE CONTRATO