a

2. Razón de ser de la labor de archivo
. El archivo permite recuperar y
consultar documentos con la
información.
. El archivo debe adaptarse a las
características de la empresa.
. Se puede necesitar para la toma de
decisiones.
. La ley obliga a conserva
determinada documentación un
periodo de seis años desde su
elaboración.
Objetivos de la labor de archivo
. Evitar la perdida de información.
. Cualquier archivo debe garantizar la
fácil rápida localización
. La empresa puede controlar la
información que entra y sale de ella.

3. Activos: Archivo de oficina o archivo de gestión
contienen documentos que se utilizan frecuentemente.
Semiactivos : Reciben el nombre de archivos
centrales. En ellos se guardan documentos de poca actividad.
Inactivos: También conocidos como archivos pasivos,
históricos o definitivos.

4. Tipos de gestión Descripción Ventajas Inconvenientes
Gestión
centralizada
del archivo.
Sirve guarda toda su
documentación
empresarial en un
mismo lugar
. Ahorro en espacios
. Mayor facilidad para
localizar un documento
. Sistema poco útil si
se quiere localizar un
documento
rápidamente.
Gestión
descentraliza
da del
archivo.
Cada departamento
tiene su propio
archivo, en el que se
guarda y almacena la
documentación.
. Rápido acceso a los
documentos.
. Reducción de costes.
. Las diferencias en las
formas de clasificar los
documentos en cada
departamento dificulta la
localización.
. La multiplicación de
espacios y equipos de
archivos reduce su nivel de
eficacia.
Gestión
mixta del
archivo.
Los archivos activos y
semiactivos están
descentralizados en los
distintos departamentos
empresariales y existe
un único archivo
inactivos centralizados.
. Mayor control sobre
la documentación.
. Mayor operatividad
en el desarrollo.
. Puede presentar los
inconvenientes de una
gestión centralizada o
de una gestión
descentralizada.

5. Clasifican los documentos según el orden establecido por el
alfabeto.

6. Ordenan los documentos del archivo según un numero natural.

7. Ordena y archiva estos en función de una determinada fecha
relacionada con ellos.

8. Permite ordenar la documentación en función de un
determinado lugar o dirección.

9. El sistema de clasificación de archivos por materias agrupa los
documentos por temas o asuntos.

10. El sistema mixto más conocido es el alfanumérico
en el que se emplean tanto letras como números
para componer una palabra ordenatriz sobre la
cual archivar.

11. 4º-) Archivo de documentos en formato papel
El formato en papel es el sistema tradicional de
conservación de la información. Se ha utilizado durante
siglos y sigue estando muy presente en la actual realidad
empresarial.

12. Existen unos plazos mínimos legales en determinados documentos, como por ejemplo en los
libros contables.
Para la destrucción de documentos se utilizan máquinas destructoras.
1
Hay que determinar de valor de
los documentos
-Documentos que no se necesiten
-Documentos con valor legal u
operativos pasan a la siguiente
fase del proceso de archivo
2
Con aquellos documentos que
se consideren necesarios, se
realizarán las copias de
seguridad, fotocopias o
digitalizaciones
4
Después se pre archivarán
los documentos que vayan a
ser archivados.
Finalmente, se procederá al
archivo definitivo de los
documentos
3
Posteriormente se procederá a
referenciar los documentos
que forman parte del archivo
y se facilite el acceso a la
información.

13. 5º-) Archivo informático de datos
Tiene una serie de ventajas frente al uso del papel, poseen
motores de búsqueda que facilitan la localización de la
información. No ocupa tanto espacio y permite la consulta de
información en cualquier lugar.

14. 6º-) Soporte y materiales de archivos
Consiste en buscar como último fin la conservación y localización rápida de
cualquier documentación.
Carpetas simples: Suelen ser de cartón y según su modelo los
documentos pueden quedar fijos o sueltos.
Carpetas clasificadoras: Son carpetas amplias con varios
compartimentos que permiten l clasificación de los documentos.
Carpetas colgantes: Son carpetas con solapas. Gracias a este sistema
se facilita la movilidad d los expedientes y su rápida localización.
Carpetas archivadoras: Son carpetas con anillas, esta carpeta se aloja
dentro de una caja contenedora que facilita su colocación.
Cajas simples: Suelen ser de cartón y sirven para proteger y colocar
un determinado expediente en estanterías o armarios.

15. SOPORTES TRADICIONALES PARA LOS ARCHIVOS INFORMÁTICOS
Para el almacenamiento y el archivo de documentación en datos
informáticos podemos utilizar:
Disco duro del ordenador: unidad de almacenamiento interna en la
que el equipo guarda la información.
Disco duro extraíble: Su funcionamiento es similar a la del disco
duro, pero permite sacar la información fuera del ordenador
transportarla.
CD, CD-RW, DVD y Blu-Ray Disc: Discos ópticos que permiten el
almacenamiento de archivos.
También tenemos nuevos sistemas de almacenamiento llamado nube
que en los últimos años se ha ido extendiendo ,tanto en el ámbito
empresarial como en el profesional.
Su gran ventaja es la capacidad d almacenamiento casi ilimitada .

16. 7º-) La protección de información: la LOPD
La protección de datos es el proceso de proteger la
información importante.
La Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección
de Datos de Carácter Personal (LOPD), fue una ley orgánica
española que tenía por objeto garantizar y proteger, en lo que
concierne al tratamiento de los datos personales, las libertades
públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, y
especialmente de su honor, intimidad, y privacidad personal.
Su objetivo principal era regular el tratamiento de los datos y
ficheros, de carácter personal, independientemente del
soporte en el cual sean tratados.

17. https://youtu.be/q6hgmaJwSCI