Yoel Valencia

1. Instituto Universitario Politécnico «Santiago Mariño»
Barinas
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
• Yoel Valencia
• C.I.: V-20.868.754
Prof. Bitzaida Pineda

2. MANUAL ADMINISTRATIVO
Los manuales administrativos son una valiosa herramienta técnica que,
coadyuva a lograr una adecuada sistematización de los procedimientos
administrativos de la empresa. Los manuales administrativos son documentos
guía eminentemente dinámicos, de fácil lectura y manejo que transmiten de
forma completa, sencilla, ordenada y sistemática la información de una
organización. En ellos se indican las actividades y la forma en que estas
deberán ser realizadas por los miembros de la organización.

3. OBJETIVOS DE LOS MANUALES
ADMINISTRATIVOS
Los manuales administrativos tienen como una función mantener informado al
personal clave, sobre los deseos y cambios en las actitudes de la dirección
superior, delimitando la estructura organizacional y estableciendo las políticas y
procedimientos en forma escrita. En esencia, representan un medio de
comunicación de las decisiones administrativas.
Considerando que transmiten información acerca de las políticas, decisiones y
estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos, y dependiendo
del grado de especialización del manual, podemos mencionar los siguientes
objetivos:

4. a) Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones,
procedimientos, etc.
b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa.
c) Contribuir a la ejecución correcta de las labores asignadas y propiciar la
uniformidad en el trabajo.
d) Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso.
e) Proporcionar información básica para la planeación e implementación de
reformas administrativas.
f) Auxiliar en la inducción del puesto, adiestramiento y capacitación del personal.
g) Ayudar en el establecimiento, análisis, revisión, modificación de un sistema o
sus procedimientos
h) Determinar las responsabilidades por fallas o errores.

5. i) Facilitar labores de auditoría.
j) Aumentar la eficiencia.
k) Uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes áreas de la
organización, en concordancia con la misión, visión y objetivos de la dirección de la
misma.
l)- Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones
de control y supervisión innecesarias.
m) Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales.

6. CLASIFICACION DE LOS MANUALES
ADMINISTRATIVOS
CLASIFICACION POR SU CONTENIDO
Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias. Existen
diversos tipos de manuales administrativos por contenido:
A. Manual de Historia: proporciona información referente a la historia de la
empresa, desde su origen hasta su posición actual. Brinda un panorama general
sobre la organización y su tradición (filosofía), logrando que el personal se
sienta parte de la misma.
B. Manual de Organización: Su propósito es mostrar en forma específica de la
estructura organizacional formal a través de la descripción de objetivos,
funciones, autoridad y responsabilidad de los puestos y sus relaciones.
C. Manual de Políticas: Descripción detallada de los lineamientos a seguir
dentro de las actividades y toma de decisiones para el logro de los objetivos.
Este manual proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las
acciones.

7. D. Manual de Procedimientos: Esta dirigido al personal, es una guía de cómo
hacer el trabajo. Sirve como control confiable en la evaluación de sistemas y
procedimientos administrativos.
E. Manual de Contenido múltiple: Surge cuando la simplicidad de la
organización y de lo relacionado a ella, no justifica la elaboración y uso de
distintos manuales. Por lo que este manual es una combinación de dos o más
manuales (conceptos), dividido por secciones.

8. CLASIFICACION POR SU FUNCION
Esta clasificación se refiere a una función operacional especifica a tratar. Dentro
de este apartado puede existen los siguientes tipos:
A. Manual de Producción: Describe las instrucciones en base a los problemas
cotidianos, destinados a lograr su mejor y pronta solución. Surge por la necesidad
de coordinar el proceso de fabricación .
B. Manual de Compras: Consiste en definir el alcance , función y métodos de
compras. De preferencia debe estar escrito.
C. Manual de Ventas: Señala los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de
información del trabajo de ventas.
D. Manual de Finanzas: Muestra por escrito las obligaciones financieras en
todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones
especificas a quienes en la organización están trabajando con dinero, protección
de bienes y suministro de información financiera.

9. E. Manual de Contabilidad: Abarca los principios y técnicas de la contabilidad.
Contiene aspectos tales como: estructura orgánica del departamento,
descripción del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de
registros, etc.
F. Manual de Crédito y Cobranzas: Señala por escrito procedimientos y
normas de esta actividad. Contiene aspectos de: operaciones de crédito y
cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.
G. Manual de Personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a
comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere
a personal. Contienen aspectos como: reclutamiento y selección, administración
de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de
personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, etc.

10. CLASIFICACION POR SU AMBITO DE APLICACIÓN
Solo existen dos tipos de clasificación por ámbito de aplicación:
A. General
Se refiere a todo el organismo en su conjunto. Dentro de éste se tienen a los
manuales siguientes:
 Manuales generales de organización: Resultado de la planeación
organizacional y abarca a todo el organismo, indica organización formal y
estructura funcional.
 Manual general de procedimientos: Surge de la planeación y engloba
procedimientos de cada una de las unidades orgánicas de la empresa.
 Manual general de políticas: Asienta por escrito los deseos y actitudes de la
dirección, para toda la empresa, actuar de todo el personal de acuerdo a
condiciones generales.

11. B. Específicos
Abarca el contenido de información de un área determinada de la empresa.
Define uniformemente las actividades y responsabilidades del área o función.
Dentro de esta clasificación se encuentran los siguientes tipos:
 Manual especifico de reclutamiento y selección.
 Manual especifico de auditoria interna.
 Manual especifico de políticas de personal.
 Manual específico de procedimientos de tesorería
 Entre otros...

12. VENTAJAS DE LOS MANUALES
ADMINISTRATIVOS
Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos
reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual
de ninguna manera le restan importancia.
Un manual tiene, entre otras cosas, las siguientes ventajas:
1.- Logra y mantiene un sólido plan de organización.
2.- Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del
plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
3.- Facilita el estudio de los problemas de la organización.
4.- Sistematiza la iniciación, la aprobación y publicación de las modificaciones
necesarias en la organización.
5.- Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y
compensación del personal clave.
6.- Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de
la organización.

13. DESVENTAJAS DE LOS MANUALES
ADMINISTRATIVOS
Algunas desventajas son:
1.- Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar
un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
2.- Alguna consideran que es demasiado costoso, limitativo, es muy laborioso y
difícil de mantenerlo día a día.
3.- Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de
las operaciones.
4.- Si no se actualiza periódicamente puede perder efectividad.
5.- Incluye aspectos formales de la organización, dejando de lado los
informales cuya vigencia e importancia es notoria para la organización.