Manual de los procesos contractuales

RESOLUCION N2 1785
De Noviembre 20 del 2017
"Por medio de la cual se expide el Manual de los Procesos Contractuales acordes al Estatuto de
Contratación adoptado por el Agente Especial Interventor a través de la Resolución No. 1137-16
del 27 de Octubre de 2016".
La Gerente de la Empresa Social del Estado Hospital San Jerónimo de Montería, en uso de sus facultades
legales, y las estipuladas por los estatutos internos, y,
CONSIDERANDO:
• Que la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SAN JERONIMO DE MONTERIA, tiene
por objeto la prestación de servicios de salud, entendido como un servicio público a cargo del
estado y como parte integrante del sistema de seguridad social en salud, acorde con lo consagrado
en los artículos 185, 194 a 197 de la ley 100 de 1993; 1, 14, 25,26 de la ley 1122 de 2007 y el
decreto 4747 de 2007 y en los estatutos de la empresa, Ordenanza 033/94.
• Que mediante Resolución No. 1137-16 del 27 de Octubre de 2016, se adopta el Estatuto de
Contratación de la entidad, conforme a lo ordenado por la Resolución 5185 de 2013 expedida por
el Ministerio de Salud y Protección Social.
• Que la gestión contractual debe desarrollarse mediante procesos modernos, expeditos, agiles y
dinámicos, los cuales no obstante regirse por el derecho privado, deben enmarcarse en los
principios de la contratación estatal y en las normas vigentes en la materia, aplicables para todas
las entidades públicas.
• Que el artículo 17 de la resolución 5185 de 2013establece que las Empresas Sociales del Estado
expedirán el Manual de Contratación mediante el cual se determinen los temas administrativos del
manejo de la contratación, acordes a lo estipulado en el Estatuto de Contratación de la ESE,
• Que es deber de las Empresas Sociales del Estado ser eficientes y transparentes en la
contratación, adquisición y compras de los bienes y servicios necesarios para la prestación del
servicio de salud a su cargo.
• Que el artículo 16 de la Resolución 5185 de 2013, establece la Obligatoriedad del Gerente de la
Empresa Social del Estado la adecuación de los Manuales de Contratación de acuerdo al estatuto
adoptado.
Por lo anterior expuesto:
RESUELVE:
CAPITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
ARTÍCULO 1.- Expedir el Manual de Contratación de la ESE Hospital San Jerónimo de Montería, conforme
al Estatuto de Contratación aprobado mediante Resolución No. 1137-16 del 27 de Octubre de 2016, por el
agente especial interventor.
ARTÍCULO 2.- Objeto: De acuerdo al Estatuto de Contratación adoptado y las normas establecidas en la
parte considerativa, el objeto del presente manual es establecer los trámites administrativos del proceso
contractual, y los responsables de su vigilancia y ejecución.
ARTÍCULO 3.- PRINCIPIOS QUE REGIRÁN LAS ACTUACIONES CONTRACTUALES. En desarrollo de
su actividad contractual, la ESE Hospital San Jerónimo de Montería, aplicará los principios de la función
administrativa de que trata el artículo 209 de la Constitución Nacional, los contenidos de la ley 489 dei,
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1998, los propios del sistema General de seguridad social en salud contenidos en el artículo 3 de la ley
1438 de 2011, así como los principios de las actuaciones y procedimientos administrativos contenidos en
el OPACA, los cuales están establecidos en el Estatuto Interno de Contratación para su respectiva
consulta.
ARTICULO 4: PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS.: El plan anual de
adquisiciones es una herramienta diseñada para: a) Facilitar la identificación, registro, programación y
divulgación de las necesidades de bienes, obras y servicios, b) Diseñar estrategias de contratación
basadas en la demanda de servicios, que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación,
c) Disponer de información uniforme que permita realizar compras coordinadas y concertadas.
La E.S.E. elaborará su plan anual de adquisiciones que contendrá la relación de bienes, obras y servicios
que la ESE pretende adquirir durante el año, acorde con las necesidades de la entidad y los recursos con
que se cuente, el cual se podrá actualizar de acuerdo a la variación de la demanda y requerimientos
instituciones. Este plan, así como sus eventuales actualizaciones, debe ser publicado en la página web de
la Empresa Social del Estado y en el sistema electrónico de contratación pública SECOP o el que haga
sus veces
ARTÍCULO 5: CUANTIAS. - Para el desarrollo de la gestión contractual se establecen las cuantías de los
contratos que determinan la modalidad de selección objetiva del contratista, así como las formalidades del
contrato; en la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SAN JERONIMO DE MONTERIA. E.S.E,
tendrá contratación de mínima, menor y mayor cuantía:
1. Los contratos de mínima cuantía son aquellos cuya cuantía no exceda de TRESCIENTOS (300)
salarios mínimos legales mensuales vigentes.
2. Los contratos de menor cuantía son aquellos cuya cuantía sea superior a TRESCIENTOS (300)
SMLMV y menores DE DOS MIL SMLMV ( 2.000)
3. Los contratos de mayor cuantía son aquellos superiores A DOS MIL salarios mínimos legales
mensuales vigentes.
ARTÍCULO 6: PUBLICIDAD EN LA PAGINA WEB DE LA EMPRESA. - La EMPRESA garantizara la
publicidad de todos los procedimientos y actos relevantes de los procesos de contratación, a través de la
página web de la EMPRESA: www.esesanieronimo.qov.co, dependiendo de la modalidad de selección,
deben publicarse en la página web los siguientes documentos:
1. Solicitudes de cotizaciones para la identificación de costos, previa a la elaboración de los Estudios
Previos, dejando constancia que su solicitud y presentación, no obligan a la ese ni representan
oferta para ninguna de las partes.
2. Estudios previos
3. El aviso invitación o convocatoria o anuncio
4. El acto administrativo que dispone la apertura del proceso de selección.
5. El pliego o termino de condiciones
6. Las observaciones al pliego o términos de condiciones y las respuestas de la EMPRESA sobre las
observaciones presentadas.
7. Las adendas a los pliegos o términos de condiciones.
8. Acta de cierre
9. El informe de evaluación
10.Las observaciones al informe de evaluación
11.El acta de desarrollo de audiencias
12.El acto administrativo de adjudicación del contrato o el acta de la audiencia pública de adjudicación
13.El acto de declaratoria de desierta en los procesos de selección
14.El contrato, modificaciones y adicionales al mismo
PARAGRAFO: En las modalidades de contratación directa y urgencia manifiesta no procede la publicación
en la página web prevista con antelación, salvo la correspondiente a la información del contrato, el cual
podrá ser solicitado por cualquier persona en la oficina jurídica de la entidad. Tampoco requieren
publicación los procesos de selección de mínima cuantía.
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ARTÍCULO 7: PUBLICIDAD EN EL SECOP. - Para darle alcance real al principio de publicidad, los
procesos de contratación generados en la gestión contractual serán publicadas en el SECOP, conforme
los lineamientos que fije dicho organismo.
CAPITULO II
FASES DE LA GESTION CONTRACTUAL
ARTÍCULO 8: GESTION CONTRACTUAL. - La gestión contractual se desarrollara teniendo en cuenta las
fases planeación o precontractual, selección, contratación ejecución, y liquidación, conforme a cada
modalidad de contratación.
ARTÍCULO 9.- FASE DE PLANEACION. Las áreas y/o dependencias que defina el manual de
contratación deberán formular la solicitud técnicamente justificada para la adquisición de bienes y servicios
ante el ordenador del gasto, el cual debe estar incluido en el plan de adquisiciones. La solicitud debe
contener los siguientes requisitos mínimos:
1.Estudios y documentos previos. Los estudios y documentos previos son el soporte para tramitar los
procesos de contratación, los cuales deberán contener los siguientes elementos, además de los especiales
para cada modalidad de selección:
1.1 La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el proceso de contratación.
1.2. Objeto a contratar con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias
requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos
técnicos para el desarrollo del proyecto.
1.3. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos
jurídicos.
1.4. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo.
1.5. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable y la justificación de los mismos, en el
caso que se requiera.
1.6. El análisis de riesgo y la forma de mitigado.
1.7. Las garantías exigidas en el proceso de contratación.
2.Términos de Condiciones. En los procesos que se requieran, deberán contener:
2.1. La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato.
2.2. La modalidad del proceso de selección y su justificación.
2.3. Los criterios de selección, los cuales deben ser claros y completos, que no induzcan a error a
los oferentes o impidan su participación, y aseguren una selección objetiva.
2.4 Las condiciones de costo y/o calidad que la Empresa Social del Estado tendrá en cuenta para
la selección objetiva, de acuerdo con la modalidad de selección del contratista.
2.5. Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas y su evaluación, indicando los requisitos
que otorguen puntaje con la descripción de los mismos, la manera como se evaluarán y
ponderarán y las reglas de desempate, así como las reglas para la adjudicación del contrato.
2.6. Las causas que dan lugar a rechazar una oferta, teniendo en cuenta que la ausencia de
requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o
al proponente, no necesarios para la comparación de propuestas, no servirá de título suficiente
para el rechazo de los ofrecimientos hechos.
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2.7. El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación de si debe haber
lugar a la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los
rendimientos que este pueda generar.
2.8. El certificado de disponibilidad presupuestal.
2.9. Los riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del riesgo entre las
partes contratantes.
2.10. Las garantías exigidas en el proceso de contratación y sus condiciones. .
2.11. Los términos, condiciones y minuta del contrato.
2.12. Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato.
2.13. El plazo dentro del cual la Empresa Social del Estado puede expedir adendas.
2.14. El cronograma, el cual debe contener las fechas, horas, plazos para las actividades propias
del proceso de contratación, los tiempos para presentar propuestas, adjudicar el contrato,
suscribirlo y cumplir los requisitos necesarios para comenzar la ejecución.
2.15. Lugar físico o electrónico en donde se pueden consultar los términos de condiciones,
estudios y documentos previos.
2.16. El lugar donde se debe hacer la entrega de las propuestas.
2.17. La aplicación o no de las cláusulas excepcionales previstas en el Estatuto General de la
Administración Pública.
2.18. Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con la modalidad de selección.
3. PLAZO PARA REPRESENTACION DE OFERTAS. En los procesos de contratación directa
menor y convocatoria pública mayor cuantía debe definirse el plazo o cierre de presentación de
ofertas, así como en aquellos procesos en los cuales se utilicen plataformas electrónicas para
realizar invitaciones o convocatorias públicas.
ARTÍCULO 10.- FASE DE SELECCIÓN: la ESE debe determinar la oferta más favorable teniendo en
cuenta las normas aplicables a cada modalidad de selección del contratista. En los procesos de
contratación por convocatoria pública, deberá conformar un comité de apoyo a la actividad contractual,
integrado por funcionarios que posean la idoneidad técnica y legal para los efectos.
En los procesos de contratación directa, selección de mínima cuantía y contratación electrónica no se
requiere informe escrito de evaluación. La oferta más favorable será aquella que teniendo en cuenta los
factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos
contenida en la invitación, pliegos y términos de condiciones equivalentes, resulte ser la más beneficiosa
para la empresa, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos
documentos. En los contratos de obra pública, el menor plazo ofrecido no será objeto de evaluación.
En los procesos de selección en los que se tenga en cuenta los factores técnicos y económicos, la oferta
más ventajosa será la que resulte de aplicar alguna de las siguientes alternativas:
1) La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en punteo o formulas señaladas
en el pliego o términos de condiciones.
2) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de consto-
beneficio para la empresa.
3) Los factores o criterios de selección contenidos en el estudio previo de cada proceso contractual
se ajustarán a directrices institucionales de carácter general, sin perjuicio de que previa aprobación
del jefe de área respectiva se definan criterios específicos, atendiendo la naturaleza y condiciones
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especialesespeciales del proceso en particular, la cual se entenderá surtida con la suscripción o visto bueno
del estudio previo.
OFERTA CON VALOR ARTIFICIALMENTE BAJO. - Si de acuerdo con la información obtenida en el
estudio del sector económico, el valor de una oferta parece artificialmente bajo, la empresa debe requerir
al oferente para que explique las razones que sustentan el valor ofrecido. Analizadas las explicaciones, el
comité de contratación, o quien haga la evaluación de las ofertas, determina si el valor que genero dudas
responde a circunstancias objetivas del oferente que no ponen en riesgo el cumplimiento del contrato;
recomendando continuar con la evaluación de la propuesta o, en su defecto, rechazarla. Aspectos que
deben ser consignados en el informe de evaluación o en acta, según la modalidad de selección.
En el mecanismo de subasta inversa, esta disposición es aplicable sobre el precio obtenido al final de la
misma.
COMITÉ EVALUADOR DE OFERTAS. En la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SAN
JERONIMO DE MONTERIA, existirá un comité evaluador que se encargara de valorar técnica, financiera
y jurídicamente las diferentes propuestas presentadas por los oferentes y recomendará la que en su criterio
sea la mejor propuesta, para las contrataciones de menor y mayor cuantía será obligatorio el concepto
previo del comité.
Cuando se trate de convocatoria pública, los Términos de condiciones serán consolidados por el área
jurídica y/o de contratación o quien haga sus veces, para lo cual se deberá contar con las especificaciones
técnicas, financieras, económicas y jurídicas con el concurso del personal interdisciplinaPio designado para
tal fin, el cual deberá ser puesto a consideración del Comité de contratación..
CONFORMACION DEL COMITE EVALUADOR DE OFERTAS. El comité asesor de adquisiciones y
contratación de bienes y servicios estará integrado por los siguientes funcionarios:
1. El Subdirector Administrativo y Financiero.
2. El funcionario del área responsable del servicio donde se identifica la necesidad.
3. El Asesor de la oficina asesora jurídica.
En cada proceso de selección, se procederá a la evaluación de las ofertas presentadas, por parte de las
áreas correspondientes, mediante la utilización de los formatos unificados que se adopten para estos
procedimientos, teniendo en cuenta los criterios: jurídicos, técnicos, financieros y económicos.
ARTÍCULO 11.- FASE DE CONTRATACION: Corresponde al periodo comprendido entre la suscripción
del contrato y la publicación en el SECOP u otro organismo establecido para el efecto, pasando por la
obtención del registro presupuestal y la aprobación de las garantías, si las hay.
El Gerente o funcionario delegado para tal efecto, suscribirá el respectivo contrato con el oferente
seleccionado, teniendo en cuenta las recomendaciones del Comité de Contratación; con base en las
evaluaciones presentadas para cada proceso de selección por el comité evaluador.
Para el perfeccionamiento de todo contrato, se requerirá la firma de las partes y para su ejecución será
necesario:
a) Que se expida el Certificado de Registro Presupuestal correspondiente.
b) Que se aprueben las garantías exigidas en el contrato
c) Las personas naturales que contraten con la Empresa Social del Estado en la modalidad de
prestación de servicios, están obligadas a acreditar afiliación a los sistemas de salud y pensiones
previstos en la Ley.
d) El Representante Legal y/o Revisor Fiscal de las personas jurídicas que contraten con la
Empresa Social del Estado en la tipología de prestación de servicios, están obligadas a certificar
el cumplimiento del Artículo 50 de la Ley 789 de 2002, junto con la afiliación a la ARL.
ARTÍCULO 12.- FASE DE EJECUCION: Corresponde al periodo comprendido entre la legalización del
contrato hasta su terminación e incluirá:
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1. La forma de designación de la persona responsable encargada de las labores de supervisión e
interventoría del contrato y del seguimiento a la ejecución del mismo dentro de una correcta
actividad gerencia, y adecuados criterios de gestión.
2. Las alertas en materia de vencimiento del contrato en el marco de la planeación.
3. La obligación de hacer efectivas las cláusulas excepcionales, en caso de haberlas pactado en los
contratos, cuando haya lugar a ello, dentro del plazo del contrato.
4. La necesidad de suscribir las actas de inicio del contrato, así como las solicitudes de prórrogas y
adiciones si las hay, y de suspensión del contrato en caso de presentarse situaciones que así lo
exijan o ameriten.
5. Las demás disposiciones por medio de las cuales se desarrolle la dirección general del contrato
con el fin de garantizar su ejecución y las medidas para evitar su incumplimiento.
PARAGRAFO. La duración o plazo de ejecución del contrato comprende el tiempo 'necesario para el
cumplimiento del objeto contractual. La vigencia del contrato comprende el plazo de ejecución y el plazo
de liquidación.
ARTICULO 12. FASE DE LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS: Corresponde a la Empresa Social del Estado
liquidar los contratos de acuerdo a lo siguiente:
La liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de
condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal
término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término
previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación,
o a la fecha del acuerdo que la disponga.
En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria
que le haga la Empresa Social del Estado con cinco días de antelación a la fecha de la reunión, por una
sola vez, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la Empresa Social del Estado tendrá la
facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes.
Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la •misma podrá ser
realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren
los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente.
Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este
evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de
acuerdo.
PARAGRAFO: Las órdenes cuando se hayan ejecutado al 100% no serán objeto de liquidación; se
liquidarán automáticamente con el visto bueno del supervisor. Cuando existan saldos, se liquidarán
conforme a lo establecido en el presente artículo. Los contratos de compra y arrendamiento por su
naturaleza no serán objeto de liquidación.
CAPITULO III
FORMALIDADES DE LOS CONTRATOS
ARTÍCULO 13.- FORMA DE LOS CONTRATOS: Los contratos y convenios que celebre la Empresa Social
del Estado deberán constar por escrito.
ARTÍCULO 14.- CLASES DE CONTRATOS: Independiente de su cuantía, cualquier acuerdo de
voluntades que crea o transmite derechos y obligaciones a las partes que lo suscriben previstos en el
derecho privado o en disposiciones especiales, se celebrará a través de contratos. En la Empresa Social
del Estado, se establecen dos (2) clases de contratos según cuantía, a saber:
Carrera 14 # 22-200, Teléfono 7958135 —795813/
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1.LAS ORDENES que suscriba la Empresa Social del Estado cuyo costo no supere los 50 salarios
mínimos legales mensuales vigentes, deberán contener como mínimo el objeto del contrato,
obligaciones del contratista, el precio, el plazo para lo cual establecerá un formato de manejo sencillo
para la Empresa Social del Estado y deberán llevar la firma del Gerente y del contratista.
2. LOS CONTRATOS que suscriba la Empresa Social del Estado superiores al 50 SMLMV y
deberán contar con las formalidades plenas contempladas en el Artículo 16 del estatuto de
contratacion.
ARTICULO 15.- ANTICIPOS: La Empresa Social del Estado podrá pactar en cada contrato a celebrar la
entrega de anticipos o pagos anticipados, sin exceder del cuarenta por ciento (40%) del valor del respectivo
contrato. En los contratos de obra, concesión, salud, o los que se realicen por convocatoria pública, el
contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los
recursos que reciba a título de anticipo, con el fin de garantizar que dichos recursos se apliquen
exclusivamente a la ejecución del contrato correspondiente. El costo de la comisión fiduciaria será cubierto
directamente por el contratista.
ARTÍCULO 16.- DE LAS ADICIONES A LOS CONTRATOS: Los contratos que celebre la Empresa Social
del Estado se podrán adicionar cuantas veces sea necesario siempre y cuando las adiciones no excedan
del 50% del valor del contrato inicial, exista una justificación que soporte la adición y las condiciones del
mismo lo permitan; solo se podrá variar el precio de los bienes o servicios contratados en aquellos casos
en que se generen diferencias por el cambio de normatividad o se presente un desequilibrio económico
debidamente soportado.
En los casos donde se haga entrega de anticipo, no habrá lugar a variación de precios para el aumento
del valor de los bienes o servicios, salvo que el aumento se origine en normas legales del orden nacional.
ARTÍCULO 17.- PRORROGA A LOS CONTRATOS: La Empresa Social del Estado en todos aquellos
casos en los cuales teniendo en cuenta la necesidad del servicio requiera ampliar el téri-nino de ejecución
del contrato, podrá hacerlo, previa solicitud del supervisor debidamente justificada, sin que en ningún caso
supere el 100% del plazo inicialmente pactado.
Dentro del término de la prorroga deberá efectuarse el nuevo proceso contractual. Se exceptúan de esta
regulación los convenios interadministrativos, los comodatos, convenios docencia servicios.
En los contratos de concesión, se requerirá la aprobación de dos terceras partes de los miembros de la
Junta Directiva.
ARTICULO 18.- MODIFICACIONES CONTRACTUALES: Cuando se presenten circunstancias
especiales, debidamente comprobadas, que justifiquen la modificación de alguna de las cláusulas del
contrato, salvo el objeto el cual permanecerá inmodificable, las partes suscribirán el otrosí modificatorio
respectivo. En todos los casos, se requerirá el concepto técnico previo del supervisor del contrato el cual
se incluirá en el formato de solicitud.
ARTICULO 19- CESIÓN Y SUBCONTRATACIÓN: El Contratista no podrá ceder el Contrato ni los
derechos u obligaciones derivados de él, ni subcontratar total o parcialmente sin la autorización previa,
expresa y escrita del Gerente o el delegado de la Empresa Social del Estado, siempre y cuando cuente
con el visto bueno del supervisor del contrato.
ARTICULO 20.- DE LOS RIESGOS DE LA CONTRATACION. Las áreas intervinientes en la etapa
precontractual, deberán determinar y evaluar los Riesgos, combinando la probabilidad de ocurrencia y el
impacto del evento, así como su forma de mitigarlo; para lo cual se tendrán en cuenta los siguientes
conceptos:
1.Riesgos Económicos: son los derivados del comportamiento del mercado, tales como la fluctuación de
los precios de los insumos, desabastecimiento y especulación de los mismos, entre otros.
2. Riesgos Sociales o Políticos: son los derivados de los cambios de las políticas gubernamentales y de
cambios en las condiciones sociales que tengan impacto en la ejecución del contrato.
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3.Riesgos Operacionales: son los asociados a la operatividad del contrato, tales como la suficiencia del
presupuesto oficial, del plazo o los derivados de procesos, procedimientos, parámetros, sistemas de
información y tecnológicos, equipos humanos o técnicos inadecuados o insuficientes.
4. Riesgos Financieros: son el riesgo de consecución de financiación o riesgo de liquidez para obtener
recursos para cumplir con el objeto del contrato, y (ir) el riesgo de las condiciones financieras establecidas
para la obtención de los recursos, tales como plazos, tasas, garantías, contragarantías, y refinanciaciones,
entre otros.
5. Riesgos Regulatorios: derivados de cambios regulatorios o reglamentarios que afecten la ecuación
económica del contrato.
6. Riesgos de la Naturaleza: son los eventos naturales previsibles en los cuales no hay intervención
humana que puedan tener impacto en la ejecución del contrato, por ejemplo, los temblores, inundaciones,
lluvias, sequías, entre otros.
7. Riesgos Ambientales: son los derivados de las obligaciones legales o reglamentarias de carácter
ambiental, así como de las licencias, planes de manejo o de permisos y autorizaciones ambientales,
incluyendo tasas retributivas y compensatorias, obligaciones de mitigación, tareas de monitoreo y control,
entre otras.
8.Riesgos Tecnológicos: son los derivados de fallas en los sistemas de comunicación de voz y de datos,
suspensión de servicios públicos, nuevos desarrollos tecnológicos o estándares que deben ser tenidos en
cuenta para la ejecución del contrato, obsolescencia tecnológica.
ARTICULO 21. ESTIPULACIÓN DE GARANTIAS: Los contratos que suscriba la Empresa Social del
Estado dependiendo de la cuantía y naturaleza deberá pactar de manera expresa la constitución a favor
de la Empresa Social del Estado de las garantías que amparen el negocio jurídico, las cuales pueden ser:
1.Contrato de Seguro contenido en una póliza.
2.Patrimonio autónomo.
3.Garantía Bancaria.
4.Títulos Valores
Los amparos que se exijan por parte de la Empresa Social del Estado deben corresponder a los siguientes:
1.De Seriedad de la oferta.
2.Del Cumplimiento del Contrato.
3.De Correcto Manejo, Buena Inversión y Reintegro de Anticipo en el Contrato u orden.
4. De la Calidad y Correcto Funcionamiento de los Bienes.
5.De Estabilidad de la Obra.
6.De Pago de Salarios, Prestaciones Sociales e Indemnizaciones.
7.De Responsabilidad Civil Extracontractual.
8.Del Seguro de Manejo de Recursos Públicos para Particulares.
9.De la provisión de repuestos, accesorios y correcto funcionamiento de equipos.
PARÁGRAFO PRIMERO: En todos los casos que se requiera garantía, el contratista deberá aportar el
original de la póliza constituida y la constancia de pago. Las prórrogas, adiciones o modificaciones que se
surtan en la ejecución de los contratos sujetos a póliza, deberán ampliar las coberturas en tiempo y en
valor de la póliza correspondiente dentro del término establecido.
PARAGRAFO SEGUNDO: EXCLUSIONES. - La Empresa solamente admitirá las siguientes exclusiones,
en el contrato de seguro que ampara el cumplimiento de los contratos que suscriba y cualquier otra
estipulación que introduzca expresa o tácitamente exclusiones distintas a estas, no producirá efecto
alguno:
a)Causa extraña, esto es la fuerza mayor o caso fortuito, el hecho de un tercero o la culpa exclusiva de la
víctima.
b)Danos causados por el contratista a los bienes de la Empresa Estatal no destinados al contrato.
c)Uso indebido o inadecuado o falta de mantenimiento preventivo al que está obligada la Empresa.
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d) El deterioro normal que sufran, como consecuencia del transcurso del tiempo, los bienes entregados
con ocasión del contrato garantizado.
ARTÍCULO 22: APROBACION DE LAS GARANTIAS, La garantía deberá ser aprobada mediante
resolución motivada emanada Del Asesor Jurídico de la ESE o quien haga sus veces, antes del inicio de
la ejecución del contrato, siempre y cuando reúnan las condiciones legales y reglamentarías propias de
cada instrumento y ampare los riesgos establecidos para cada caso.
ARTICULO 23: EFECTIVIDAD DE LAS GARANTÍAS, - La Empresa podrá hacer efectivas las garantías
por medio de acto administrativo en el cual se declare el incumplimiento o la caducidad del contrato y
ordene el pago, al contratista y al garante, de los perjuicios que hayan causado debidamente cuantificados;
Siempre que se hayan pactado cláusulas excepcionales, el acto administrativo de caducidad constituye el
siniestro.
PARÁGRAFO: Para los fines previstos con antelación, la Empresa debe garantizár el derecho de
contradicción y defensa del contratista.
ARTÍCULO 24: Excepciones al otorgamiento del mecanismo de cobertura del riesgo. Las garantías no
serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los interadministrativos, en los de seguro, y en los
contratos cuyo valor sea inferior a cincuenta salarios mínimos Legales Mensuales Vigentes, caso en
el cual corresponderá a la entidad contratante determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la
naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago
ARTICULO 25.- ESTIPULACIÓN DE LAS CLAUSULAS EXCEPCIONALES DE LOS CONTRATOS: En
los contratos que celebre la Empresa Social del Estado cuyo objeto sea: Obra, concesión y explotación de
bienes de la Empresa Social del Estado, se incluirán discrecionalmente las cláusulas excepcionales de
modificación unilateral, interpretación unilateral, terminación unilateral, caducidad y sometimiento a las
leyes nacionales; no obstante, la Empresa Social del Estado podrá pactar estas cláusulas en los contratos
de suministro y de prestación de servicios.
En los contratos de concesión se incluirá la cláusula excepcional de reversión. Las cláusulas excepcionales
que se incluyan con arreglo a la presente disposición, se regirán por lo dispuesto en la Ley 80 de 1993 o
en las normas que la sustituyan, modifiquen o deroguen.
CAPITULO IV
DE LAS MODALIDADES Y LOS MECANISMOS DE SELECCIÓN
ARTICULO 26. DE LAS MODALIDADES Y LOS MECANISMOS DE SELECCIÓN: Una vez en el Estatuto
de Contratación se establecieron los mecanismos de selección de contratación directa, convocatoria
pública y otros mecanismos de selección, la Empresa Social del Estado los implementará conforme a lo
siguiente:
26.1. CONTRATACION DIRECTA: Es el mecanismo de selección mediante el cual se celebran contratos
sin necesidad de acudir al proceso de selección, mediante un trámite simplificado abreviado, ágil y
expedito. La modalidad de contratación directa se realiza bajo las siguientes circunstancias:
26.1.1. INVITACION A COTIZAR: Se presenta cuando no esté prevista en las demás tipologías de la
contratación directa y la cuantía no exceda los dos mil salarios mínimos legales mensuales vigentes; podrá
realizarse en todas los procesos contractuales de este tipo a excepción del contrato de obra, el cual se
regirá por el proceso de convocatoria pública.
El proceso deberá cumplir previamente con los siguientes requisitos:
a) Invitación a cotizar, la cual debe contener identificación del destinatario, domicilio, objeto a
contratar, condiciones de presentación de la oferta, condiciones de la contratación a celebrar.
b) Justificación y descripción técnica del objeto.
c) Valor del contrato.
d) Forma de pago.
e) Descripción de las garantías, cuantía y vigencia de las mismas según corresponda.
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f) Plazo del contrato.
g) El correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación.
h) Lugar y forma de entrega de los bienes o de la prestación de los servicios.
i) Los documentos técnicos y legales que deban anexar.
j) Entrega de las cotizaciones y cuadro comparativo.
k) En todo caso y con el fin de cumplir con los principios de trasparencia y publicidad se deberá
solicitar mínimo (tres) 3 cotizaciones.
26.1.2. La empresa social del estado Hospital San Jerónimo de Montería, podrá contratar de manera
directa, previa solicitud de por lo menos una oferta y sin tener en cuenta la cuantía del contrato, en razón
de la NATURALEZA del bien o servicio en los siguientes contratos y eventos:
1. Contratos de adquisición de servicios de salud. En todo caso las personas naturales o jurídicas
que presten dichos servicios deben estar inscritas en el registro especial nacional del ministerio
de la salud o quien haga sus veces, de conformidad con la ley 10 de 1990.
2. Contratos de prestación de servicios profesionales, técnicos, de apoyo a la gestión o para el
desarrollo directo de actividades científicas, artísticas, tecnológicas o de capacitación que solo
puedan encomendarse a determinados artistas o expertos; salvo el de vigilancia y aseo
3. Contratos de operación con terceros
4. Convenios o contratos interadministrativos
5. Contratos sindicales
6. Contratos de empréstito
7. Convenios de asociación , conforme lo preceptuado en la ley 469 de 1998 y demás normatividad
en concordancia
8. Convenios de docencia-servicio, y en general, convenios de cooperación interinstitucional
9. Contratos de arrendamiento de bienes muebles o inmuebles
10. Contratos de servicios temporales
11. Contratos de factoring
12.Contratos de comodato
13. Contratos de leasing
14.Contratos de fomento de actividades científicas y tecnológicas, conforme lo estipulado en la ley
591 de 1991
15. Contratos de enajenación de bienes inmuebles de mínima cuantía
16. Cuando se trate de adquisición de tecnología en equipos médicos, biomédicos , de laboratorio,
electro medicina, y demás relacionados con el campo científico en que desarrolla su objeto la
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SAN JERONIMO DE MONTERIA, en cuyo caso la
empresa deberá emitir un concepto técnico previo a la contratación
17. Cuando se trate de precios regulados por el gobierno nacional
18.Cuando solo determinado proveedor pueda suministrar bienes, equipos y servicios
19. Cuando se trate de la adquisición de un bien para prueba o ensayo de un proyecto, en la cantidad
necesaria para su prueba
20. Cuando el proceso contractual de invitación publica de menor cuantía sea declarado desierto, por
lo menos, en una (1) oportunidad.
21. Cuando se genere una necesidad inminente o urgencia médica cuya atención oportuna no dé lugar
a la recepción de ofertas, previo concepto favorable del asesor jurídico, o autorización, en el evento
que este se encuentre delegado para contratar, de lo contrario será el gerente o representante
legal quien autorice.
22. Cuando se trate del cumplimiento de fallos de tutela o providencias judiciales que deban cumplirse
en plazos inferiores a los previstos en el correspondiente proceso contractual.
23. Cuando la selección del contratista obedezca a acuerdos conjuntos con otras empresas sociales
del estado, o actores del sistema general de seguridad social en salud, sin que implique
subcontratación.
24. El gerente de la empresa podrá contratar directamente sin límite de cuantía cuando se trate de
contratos de Prestación de servicios de salud o asistenciales celebrados con EPS, EPS-S, ESS,
IPS, entidades territoriales, Ministerio de la protección social, entidades que administren
regímenes especiales y de excepción, administradoras de riesgos profesionales, entidades
públicas o privadas con el mismo objeto de prestación de servicios de salud.
PARAGRAFO UNO: En los estudios previos debe justificarse plenamente la respectiva causal de
contratación directa.
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PARAGRAFO DOS: En todos aquellos casos en los cuales la Empresa Social del Estado celebre contratos
por declaratoria de urgencia o emergencia Nacional o Departamental, el Gerente mediante acto
administrativo motivado, podrá proceder a la celebración directa de los respectivos contratos, con las
justificaciones y comunicaciones a los entes de control a que haya lugar.
26.1.3. CONTRATACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y ASISTENCIALES:
Corresponde a la contratación de personas naturales, servicios personales y/o de apoyo a la gestión
administrativa y asistencial de la Empresa Social del Estado, requeridas para la prestación de servicios de
salud los cuales no pueden ser atendidos por personal de planta.
Para suscribir contratos de este tipo, se requerirá de la revisión por parte de la Empresa Social del Estado
del responsable de Talento Humano o quien haga sus veces, de la planta de personal y el respectivo
manual de funciones, para establecer que no se cuenta con personal de planta suficiente provisto que
atienda funciones o desarrollen actividades iguales o relacionadas con el asunto objeto de la contratación,
situación que se acreditará con la respectiva certificación.
En la Contratación de prestación de servicios administrativos y asistenciales: El proceso deberá
cumplir previamente con los siguientes requisitos:
Requisitos Precontractuales:
O Descripción del objeto a contratar: El objeto a contratar será la prestación de servicios
para apoyar procesos administrativos o asistenciales orientados a la prestación del
servicio de salud.
o Perfil requerido: Se deberán establecer las condiciones académicas y de experiencia
que necesita el contratista frente a la actividad que va a desarrollar.
o Especificaciones esenciales: Se deberán contemplar cada una de las actividades que
debe desarrollar el contratista en el cumplimiento de su contrato.
o Plazo del contrato: Determinar el término de duración del contrato.
o Valor y forma de pago: Esta condición se debe contemplar en el contrato, estableciendo
el costo y la forma de efectuar el pago.
o Identificación de las necesidades (estudio de conveniencia y oportunidad).
o Solicitud de disponibilidad presupuestal.
o Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP).
o Cámara de comercio vigente si es persona jurídica.
o Hoja de vida del representante legal.
o Hoja de vida persona natural.
o Copia del Rut.
o Certificado de antecedentes judiciales vigente.
o Certificado Procuraduría del representante legal y de la empresa, igual para persona
natural.
o Certificado Contraloría del representante legal y de la empresa, igual para persona natural.
o Copia del documento de Identificación del representante legal para persona jurídica y
persona natural.
o Libreta militar si es hombre menor de 50 años.
o Certificación donde conste el pago de aportes al sistema de seguridad social en salud y
parafiscales.
o Afiliación a riesgos profesionales.
o Licencia Profesional
Requisitos contractuales
• Elaboración del contrato
• Registro Presupuestal
• Póliza de Garantía, calidad, cumplimiento, laboral y responsabilidad civil extracontractual dado el
caso.
• Aprobación de póliza
Requisitos Post contractuales o de ejecución.
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• Notificación al interventor y /o auditor del contrato
• Pago de impuestos
• Expedición de copias del contrato al contratista con sus anexos.
• Acta de inicio
• Actas parciales
• Pagos del contrato de acuerdo al flujo de tesorería
• Acta de liquidación del contrato
• Formatos de Control:
o Formato de cumplimiento de requisitos.
o Formato de Hoja de ruta de contrato.
o Estudio de Conveniencia y Oportunidad.
o Acta de inicio.
o Informes de ejecución del contratista.
o Actas parciales de ejecución.
o Acta final.
o Acta de liquidación (dentro de los 4 meses siguientes a la finalización del contrato).
PARAGRÁFO PRIMERO: Para determinar el monto máximo hasta el cual podrá el Gerente comprometer
a la Empresa Social del Estado para la contratación de prestación de servicios administrativos y
asistenciales, deberá contar con una Tabla de Honorarios y Servicios que regirá esta forma de
contratación por un año; para el efecto en el mes de enero en la sesión ordinaria de Junta Directiva, se
deberá presentar para su aprobación la Tabla de Honorarios y Servicios que autorizará al Gerente para la
celebración de este tipo de contratación con personas naturales. La tabla debe contener una descripción
de los tipos de actividades, el valor mensual máximo de honorarios a pagar y el número máximo de
contratistas por tipo de actividad y vigencia.
PARAGRAFO SEGUNDO: En lo relacionado con la suscripción de contratos de prestación de servicios
administrativos y asistenciales, el Gerente de la Empresa Social del Estado queda facultado para contratar
en situaciones excepcionales y por fuera de lo contemplado en la Tabla de Honorarios y Servicios, siempre
que se justifiquen los cambios realizados, argumentando apertura de servicios o la celebración de
contratos intuito persona, debidamente motivados.
PARAGRAFO TRANSITORIO: La Tabla de Honorarios y Servicios de cada vigencia deberá presentarse
a más tardar el día 31 de enero; los procesos que bajo esta modalidad se adelanten hasta la aprobación
de la Tabla de Honorarios y Servicios por parte de la Junta Directiva, se sujetaran a las condiciones
establecidas en la Resolución De Austeridad en el Gasto.
26.2. CONVOCATORIA PUBLICA: Corresponden a aquellos procesos contractuales mediante los cuales
se formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados
presenten sus ofertas y la Empresa Social del Estado seleccione la propuesta más favorable, de
conformidad con la evaluación que se realice. Se someterán a Convocatoria Pública todas las
contrataciones que superen dos mil salarios mínimos legales mensuales vigentes del presupuesto inicial
de cada vigencia fiscal aprobado por el CONFIS Departamental, exceptuando los contratos enunciados en
el artículo 37 numeral 37.1.2
En la Convocatoria Pública, Además de las exigencias contempladas en los estudios previos y de lo
establecido en los artículos 45 a 51 del presente estatuto, este proceso deberá cumplir previamente con
los siguientes requisitos:
a) Expedición del CDP
b) Se elaborará por parte de la Empresa Social del Estado, los pliegos de condiciones para la
invitación a todos los oferentes interesados en presentar propuestas para la celebración de
convocatorias públicas.
c) La Empresa Social del Estado fijará la convocatoria en su página Web o en el SECOP mínimo
por tres días (3) hábiles; garantizando el principio de publicidad.
d) En caso de solicitud de aclaración y modificación de los pliegos de condiciones, se dará
respuesta en forma escrita que se hará conocer al interesado y a los demás oferentes según
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cronograma; de igual forma, se publicarán en la página WEB de la Empresa Social del Estado.
e) La expedición de adendas puede ser durante el proceso y máximo hasta el (1) día anterior en
que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, inclusive para plazo, en días hábiles
y horarios laborales.
f) En cada proceso de selección, se procederá a la evaluación de las ofertas presentadas, por
parte de los grupos o funcionarios delegados para tal fin y que participaron en la elaboración
de los pliegos, mediante la utilización de los formatos unificados que se adopten por parte de
la Gerencia para estos procedimientos, teniendo en cuenta los criterios: ;jurídico, técnicos,
financieros y económicos.
g) Realizadas las respectivas evaluaciones, se pondrán en conocimiento de los proponentes,
para que presenten las observaciones a que hubiere lugar.
h) Agotado este plazo se dará respuesta a las observaciones que se hayan formulado y se
correrá traslado al Comité de Contratación, para que allí se seleccione la propuesta que se
considere más favorable para la Empresa Social del Estado, estableciendo el orden de
prelación de los demás oferentes evaluados y se recomiende al Gerente contratar. El Gerente
o delegado podrá prorrogar el plazo para la firma del contrato una vez cerrada la convocatoria.
i) En caso de que el contratista no suscriba el contrato en el término señalado por la Empresa
Social del Estado o este exprese su negativa a hacerlo, podrá celebrarse el contrato con el
segundo preseleccionado o con los siguientes, según el orden de prelación establecido. Al
proponente seleccionado que no se allane a suscribir el contrato, se le hará efectiva la
garantía de seriedad de la oferta.
j) Los contratos que realice la Empresa Social del Estado bajo esta modalidad deberán ser
presentados al Comité de Contratación, tanto para la revisión de los pliegos de condiciones
como de las evaluaciones para recomendar al Gerente con quien contratar.
26.3. OTROS MECANISMOS DE SELECCIÓN: Mecanismos como la subasta' inversa para la
conformación dinámica de las ofertas y sistemas de compras electrónicas entendidos como los
mecanismos de soporte a las transacciones propias de los procesos de adquisición, que permitan a la
Empresa Social del Estado realizar compras de manera eficiente. Se contemplan los siguientes:
26.3.1. PROCESOS DE NEGOCIACION CONJUNTA: Con el fin de imprimir celeridad a los procesos de
contratación de la Empresa Social del Estado, cuando se trate de la compra o suministro de bienes o
servicios necesarios para el cumplimento de la misión, se podrán adquirir estos bienes o servicios
directamente a los proveedores seleccionados dentro del proceso de negociación conjunta en los cuales
haya participado y que se haya adelantado en asociación con otras Empresas Sociales del Estado u otras
entidades, siempre que los precios ofrecidos y/o la calidad de los insumos sean favorables para la Empresa
Social del Estado.
26.3.2. SUBASTA INVERSA: En los casos de invitación pública cuyo objeto de contratación sea bienes o
servicios de características técnicas uniformes, y de común utilización, independiente de la cuantía, la
Empresa Social del Estado podrá hacer uso de la subasta inversa presencial o electrónica mediante la
reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con lo establecido en los
pliegos de condiciones.
26.3.3. BOLSAS DE PRODUCTOS: Una vez se estandarice, tipifique, elabore y actualice un listado de los
bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización susceptibles de adquisición
por cuenta de entidades estatales, la Empresa Social del Estado podrá adquirir los bienes o servicios a
través de la bolsa de productos.
En los casos de bolsas de productos cuyo objeto de contratación sea bienes o servicios de características
técnicas uniformes, y de común utilización, independiente de la cuantía, la Empresa Social del Estado
podrá hacer uso de este mecanismo de contratación, de conformidad con lo establecido en los pliegos de
condición.
26.3.4. PROCESO DE CONTRATACIÓN POR MECANISMOS ELECTRÓNICOS: Es aquel que se realiza
mediante la utilización de algún elemento electrónico cuando este tiene, o puede tener una incidencia real
y directa sobre la presentación de la oferta, la formación de la voluntad o Interpretación futura del acuerdo.
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Los contratos autorizados o suscritos por medios electrónicos tienen plena validez de acuerdo a las normas
vigentes. Las reproducciones efectuadas a partir de los respectivos archivos electrónicos se reputarán
auténticas para todos los efectos legales.
La regulación de esta forma de contratación se encuentra descrita en los artículos 54 a70 del presente
manual.
ARTICULO 27: LIQUIDACION DE LOS CONTRATOS. - Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya
ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de
liquidación de común acuerdo entre las partes contratantes, dentro del término fijado en los pliegos de
condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto.
De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración
del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la
terminación.
En el acta de liquidación constaran los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes
para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. Los contratistas tendrán
derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo. Para la liquidación se exigirá al
contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra,
a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al,pago de salarios,
prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil, y en general para avalar las obligaciones que
deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.
En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria
que le haga la Empresa Social del Estado por una sola vez, conforme lo establecido en el artículo 20 del
presente estatuto o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la Empresa Social del Estado
tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes.
Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser
realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren
los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente.
Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este
evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de
acuerdo.
ARTICULO 28: Las órdenes de servicio cuando se hayan ejecutado al 100% no serán objeto de
liquidación; se liquidarán automáticamente con el visto bueno del supervisor. Cuando existan saldos, se
liquidarán conforme a lo establecido en el Estatuto de Contratación. Los contratos de compra y
arrendamiento por su naturaleza no serán objeto de liquidación.
DE LOS PROCEDIMIENTOS DE LA CONTRATACION DIRECTA
ARTICULO 29: TRAMITES.- La contratación directa se realiza considerando criterios especiales referidos
a la naturaleza del contrato, condiciones especiales del contratista o circunstancias específicas que
ameritan la contratación de bienes y servicios, sin requerirse agotar procesos de convocatoria pública, a
iniciativa de la empresa o por propuesta del contratista, por ende, no se exigirán tramites distintos del
certificado de disponibilidad presupuestal, estudios previos y la verificación del cumplimiento de los
requisitos legales del contratista. En la contratación directa, así como en todos los procesos contractuales
se salvaguardara el interés público y los fines de la empresa, seleccionando en forma objetiva y justificada
al contratista.
PARAGRAFO: Dependiendo de la causal de contratación directa se exigirá propuesta. En los convenios
interadministrativos no será necesaria la propuesta.
ARTÍCULO 30: La ESE deberá establecer para la escogencia de la oferta más favorable, además del
certificado de disponibilidad presupuestal previa, los requisitos establecidos en el Estatuto de Contratacion.
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ARTÍCULO 31: MODALIDAD DE SELECCIÓN DE CONTRATACION DIRECTA DE MINIMA CUANTIA.-
Para celebración de contratos de mínima cuantía la empresa deberá solicitar verbalmente o por escrito por
lo menos una (1) oferta o cotizaciones.
Los contratos se celebrarán con los requisitos esenciales y podrá prescindirse de la exigencia de las
garantías cuando el monto del contrato no supere los 50SMLMV. La oferta y la aceptación de la misma,
conforman el respectivo contrato.
CONTRATACION DE MENOR CUANTIA
ARTÍCULO 32: MODALIDAD CONTRATACION DE MENOR CUANTIA. La empresa debe invitar en
forma expresa y privada a presentar ofertas a un minimo de dos (2) ofertas escritas, a través de la invitación
privada del pliego o términos de condiciones, definiendo las condiciones contractuales y factores de
evaluación de las ofertas. El proceso comprende:
1. Invitación que deberá ser, por lo menos durante tres (3) días hábiles, lo cual contendrá :
a. Objeto contractual
b. Presupuesto oficial e identificación del certificado de disponibilidad presupuestal
c. Modalidad de selección objetiva del contratista
d. Requisitos habilitantes
e. Condiciones contractuales
f. Factores de evaluación
g. Condiciones de tiempo, modo y lugar del cierre de la convocatoria. La empresa podrá realizar las
adendas que considere pertinentes, hasta el día previo al vencimiento del cierre de la
convocatoria, para cuyos fines deberá plantear las respectivas justificaciones y modificara el
cronograma, si a ello hubiere lugar
h. Garantías
i. Cronograma
j. Verificación de requisitos habilitantes e informe de evaluación
k. Traslado de la evaluación
I. Revisión y subsanabilidad del proceso, si a ello hubiere lugar
m. Adjudicación o declaratoria de desierta
n. Perfeccionamiento y requisitos de ejecución del contrato
PARAGRAFO 1: En el evento de que se declare desierto el proceso de invitación privada de menor
cuantía, la empresa podrá iniciarlo de nuevo. De ser necesario, se modificarán los elementos de la futura
contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se
cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y el presupuesto.
Cuando el proceso contractual de contratación de menor cuantía sea declarado desierto, por lo menos, en
una oportunidad, se podrá contratar directamente, conforme lo preceptuado en el estatuto contractual de
la empresa social del estado Hospital san Jerónimo de Montería.
ARTÍCULO 33: La ESE deberá escoger la oferta más favorable, conforme lo establecido en los artículos
16 y 43 del estatuto de contratación y se ajustará a los siguientes términos:
• Verificación de existencia de estudios previos y CDP
• Invitación privada la cual tendrá un término para presentar la propuesta de 3 días hábiles
• Cierre 5.00 pm del último día hábil para la presentación de las propuestas.
• Verificación requisitos habilitantes: 1 día hábil
• Traslado de la evaluación: 1 día hábil
• Revisión y subsanabilidad del proceso, si a ello hubiere lugar: 1 día hábil
• Adjudicación o declaratoria de desierta: 1 día hábil •
• Perfeccionamiento y requisitos de ejecución del contrato: dentro de los 2 días hábiles subsiguientes a
la adjudicación o según la ESE determine en el proceso contractual de acuerdo al bien o servicio a
adquirir.
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CONVOCATORIA PÚBLICA
ARTÍCULO 34: En el proceso de selección por CONVOCATORIA PUBLICA, la ESE tendrá en cuenta lo
establecido en los artículos 16 y 37 numeral 37.2, del estatuto de contratación y lo establecido en los
siguientes artículos.
ARTÍCULO 35: MODALIDAD CONVOCATORIA PÚBLICA PARA CONTRATOS MAYOR CUANTIA.-,
además de los estudios previos y obtención del certificado de disponibilidad presupuestal previos, exigidos
para todos los procesos contractuales, previo el trámite del artículo 16. La empresa déberá adelantar el
procedimiento que a continuación se detalla:
1. Se elaborará por parte de la Empresa Social del Estado, los pliegos de condiciones para la
invitación a todos los oferentes interesados en presentar propuestas para la celebración de
convocatorias públicas.
2. La Empresa Social del Estado fijará la convocatoria en su página Web o en el SECOP mínimo por
cinco días (5) hábiles; garantizando el principio de publicidad.
3. En caso de solicitud de aclaración y modificación de los pliegos de condiciones, se dará respuesta
en forma escrita que se hará conocer al interesado y a los demás oferentes según cronograma;
de igual forma, se publicarán en la página WEB de la Empresa Social del Estado. Dos días hábiles.
4. La expedición de adendas puede ser durante el proceso y máximo hasta el (1) día anterior en que
se tiene previsto el cierre del proceso de selección, inclusive para plazo, en días hábiles y horarios
laborales.
5. En cada proceso de selección, se procederá a la evaluación de las ofertas presentadas por parte
de los grupos o funcionarios delegados para tal fin y que participaron en la elaboración de los
pliegos, mediante la utilización de los formatos unificados que se adopten por parte de la Gerencia
para estos procedimientos, teniendo en cuenta los criterios: jurídico, técnicos, financieros y
económicos, proceso que tendrá una duración no inferior a dos días hábiles. ,
6. Realizadas las respectivas evaluaciones, se pondrán en conocimiento de los proponentes, dando
traslado por dos días para que presenten las observaciones a que hubiere lugar.
7. Agotado este plazo se dará respuesta a las observaciones que se hayan formulado y se correrá
traslado por dos días al Comité de Contratación, para que allí se seleccione la propuesta que se
considere más favorable para la Empresa Social del Estado, estableciendo el orden de prelación
de los demás oferentes evaluados y se recomiende al Gerente contratar.
8. El Gerente o delegado podrá prorrogar el plazo para la firma del contrato una vez cerrada la
convocatoria.
9. En caso de que el contratista no suscriba el contrato en el término señalado por la Empresa Social
del Estado o este exprese su negativa a hacerlo, podrá celebrarse el contrato con el segundo
preseleccionado o con los siguientes, según el orden de prelación establecido. Al proponente
seleccionado que no se allane a suscribir el contrato, se le hará efectiva la garantía de seriedad
de la oferta.
10.Los contratos que realice la Empresa Social del Estado bajo esta modalidad deberán ser
presentados al Comité de Contratación, tanto para la revisión de los pliegos de condiciones como
de las evaluaciones para recomendar al Gerente con quien contratar.
PARAGRAFO 1: La publicación del aviso y del pliego o términos de condiciones no generará la obligación
para la empresa de dar apertura al proceso de selección; por ende, no tiene la virtud degenerar derechos
adquiridos, ni acciones indemnizatorias en contra de la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSIPTAL
SAN JERONIMO DE MONTERIA.
PARAGRAFO 2: Cuando del mismo proceso se deriven contratos de mínima cuantía, se aceptara la oferta
o confirmará al proveedor del bien o servicio, advirtiendo en forma expresa que la contratación se supedita
a las condiciones planteadas en la convocatoria pública y en el pliego o termino de condiciones, la cual
constituye para todos los efectos legales parte integrante del contrato. En razón de ello, debe indicarse el
número del proceso contractual pertinente, con exactitud.
PARAGRAFO 3: En el evento de que se declare dos (2) veces desierta la convocatoria pública de mayor
cuantía, si persiste la necesidad de contratar y la empresa estatal no decide adelantar un nuevo proceso
de convocatoria pública de mayor cuantía, podrá iniciarse un proceso de contratación privada de menor
cuantía.
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Fmail: hipronimom(@yahoo.com

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La empresa podrá modificar los elementos de la futura contratación que a su criterio hayan sido
determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación,
sin perjuicio de fustes en las cantidades y el presupuesto.
PARAGRAFO 4: El gerente tendrá la obligación de rendir a la junta directiva un informe ejecutivo anual
sobre las contrataciones realizadas por la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SAN JERONIMO
DE MONTERIA.
PARAGRAFO 5: Toda contratación de mayor cuantía requerirá de la autorización previa de la junta
directiva de la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SAN JERONIMO DE MONTERIA, se
exceptúan los contratos de comodatos, tercerización de servicios, y los enlistados en el artículo 37 numeral
37.1.2 del estatuto de contratación.
ARTICULO 36: RESOLUCION DE APERTURA.- Corresponde al acto administrativo motivado por el cual
se ordena la iniciación del proceso emitido por el gerente de la ESE, el cual aprueba los pliegos o términos
definitivos y se determina el cronograma del proceso.
ARTÍCULO 37: CONTENIDO DEL PLIEGO O TERMINOS DE CONDICIONES.- será el establecido en el
artículo 16, numeral 16.2, conforme el contrato a celebrar.
ARTÍCULO 38: AUDIENCIA DE PRECISION DE PLIEGOS.- Será facultativo de la EMPRESA SOCIAL
DEL ESTADO HOSIPTAL SAN JERONIMO DE MONTERIA, la realización de la audiencia de precisión de
pliegos o términos, en cuyo evento, se señalará fecha, lugar y hora en el cronograma del pliego o términos
de condiciones o en la adenda que para tales fines se expida. Las observaciones al pliego o términos se
resolverán en la misma audiencia o posteriormente, hasta un día antes del cierre del proceso. De ser
necesario, se modificará el respectivo cronograma. A esta audiencia asistirán el jefe de la oficina asesora
jurídica y el jefe de la dependencia que genere la necesidad, sin perjuicio de que asistan los demás
miembros del comité de contratación y otros funcionarios en calidad de invitados. La audiencia será
presidida por el asesor jurídico, levantándose la respectiva acta.
ARTÍCULO 39: CIERRE DEL PROCESO Y APERTURA DE PROPUESTAS.- La ESE cuando lo considere
conveniente y conforme a lo establecido en este acuerdo, podrá ampliar el plazo de la presentación de
propuestas por un término que no puede ser superior al inicialmente fijado.
Vencido el término para la presentación de propuestas conforme al cronograma que establezca el pliego
o término respectivos se levantará un acta en la que conste con el nombre, identificación, valor de la
propuesta, dirección del proponente, fecha y hora de presentación y número de folios de cada una de las
propuestas que se hayan presentado. Esta acta será firmada por el jefe de la oficina asesora jurídica o
su delegado, así como por los contratistas que asistan.
ARTÍCULO 40: EVALUACION DE LAS PROPUESTAS.- Dentro del término señalado en el pliego o
término de condiciones y acto de apertura, la ESE efectuará la evaluación de las propuestas. Vencido el
término de dicha evaluación, se correrá traslado del informe a los proponentes para que efectúen las
observaciones pertinentes.
La respuesta a las observaciones se hará en el acto de adjudicación, sin perjuicio de que, de ser necesario,
se adopten medidas de subsanabilidad del proceso en forma previa al acto de adjudicación o de
declaración de desierto.
ARTÍCULO 41: ADJUDICACION.- La adjudicación del contrato podrá realizarse en audiencia pública o
mediante acto motivado.
La selección del contratista deberá ser objetiva, de tal manera que la escogencia se haga al ofrecimiento
más favorable a la ESE y a los fines que ella busca. En el evento de realizar audiencia se seguirá el
siguiente procedimiento:
1. Se plantea el informe de evaluación, las observaciones realizadas, así como las consideraciones
de la ESE.
2. Se corre traslado del pronunciamiento de la ESE
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3. La empresa resolverá las situaciones planteadas por los oferentes, en dicha instancia o,
posteriormente, mediante acto administrativo motivado. La decisión se entenderá para todos los
efectos legales, notificada en estados.
El acto de adjudicación, es irrevocable y obliga a la ESE y al adjudicatario. No obstante lo anterior, si dentro
del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y la suscripción del mismo, sobreviene una
inhabilidad o incompatibilidad o, si demuestra que el acto se obtuvo por medios ilegales, este podrá ser
revocado.
Si el adjudicatario no suscribe el contrato correspondiente dentro del término de los diez días siguientes a
la adjudicación, se adjudicara al oferente que haya ocupado el segundo lugar en la evaluación y así
sucesivamente, siempre y cuando no sobrepase el presupuesto oficial o se considere artificialmente baja
y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la entidad. En dicho evento, la empresa hará efectiva
la garantía que ampara la seriedad de la oferta, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al
reconocimiento de perjuicios causados. Contra el acto de adjudicación no procede recurso alguno.
PARAGRAFO: En caso de considerarlo necesario, la EMPRESA suspenderá la audiencia de adjudicación,
para lo cual deberá señalar la fecha y hora en la cual se reanudará.
URGENCIA MANIFIESTA
ARTÍCULO 42: La ESE deberá ESTABLECER para la escogencia de la oferta más favorable los siguientes
requisitos:
• ACTO ADMINISTRATIVO DECLARATORIA DE URGANCIA MANIFIESTA.
• AUTORIZACION DE PROVISION DEL BIEN O SERVICIO.
• TRASLADO Y AJUSTES PRESUPUESTALES, SI A ELLO HUBIESE LUGAR.
• LEGALIZACION DE LOS CONTRATOS, INCLUYE REQUISITOS DE EJECUCION.
• NOTIFICACION A LA JUNTA DIRECTIVA DENTRO DE LAS 72 HORAS SIGUIENTES (CONTRATOS
DE MAYOR CUANTIA).
ARTICULO 43: PROCEDIMIENTO URGENCIA MANIFIESTA.- LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSIPTAL SAN JERONIMO DE MONTERIA, podrá celebrar contratos sin el lleno de los requisitos plenos
exigidos en este reglamento, con el objeto de resolver eventuales necesidades excepcionales que
reclamen la pronta intervención, previa declaratoria de la urgencia manifiesta.
Se considera que hay urgencia manifiesta, cuando a pesar de la planeación y programación debida, la
continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras
de forma inmediata; cuando se presente situaciones relacionadas con los estados de excepción, cuando
se trate de situaciones similares que sea imposible acudir al los procedimientos de selección o
convocatoria pública.
Los contratos necesarios para resolver la urgencia manifiesta serán autorizados por el gerente y
posteriormente legalizados, cumpliendo los respectivos requisitos. Cuando se trate de contratos que se
deban efectuar por convocatoria pública, se deberá informar dentro de las siguientes 72 horas a la junta
directiva sobre la situación de emergencia presentada y de las acciones adoptadas por la administración
para superar dicha emergencia.
En la contratación por urgencia manifiesta se prescindirá de estudios previos y se realizarán los ajustes y
traslados presupuestales que sean necesarios para conjurar la crisis. El acto administrativo que declara la
urgencia manifiesta y sus respectivos soportes harán parte del expediente contractual.
OTROS MECANISMOS DE SELECCIÓN
ARTÍCULO 44: PROCESO DE CONTRATACIÓN POR MECANISMOS ELECTRÓNICOS: Es aquel que
se realiza mediante la utilización de algún elemento electrónico cuando este tiene, o puede tener una
incidencia real y directa sobre la presentación de la oferta, la formación de la voluntad o interpretación
futura del acuerdo.
Los contratos autorizados o suscritos por medios electrónicos tienen plena validez de acuerdo a las normas
vigentes. Las reproducciones efectuadas a partir de los respectivos archivos electrónicos se reputarán
Fmail. Ineronimornavahoo com

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ESE Hospital
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auténticas para todos los efectos legales y los contratos deberán contener como minino los requisitos
establecidos en el artículo 16 del estatuto de contratación, dependiendo del tipo de contratación a realizar.
En todo caso, la existencia, la representación y capacidad, deben demostrarse fehacientemente dentro del
proceso.
ARTICULO 45: REGIMEN LEGAL.- La gestión contractual podrá realizarse electrónicamente, en todas
sus etapas o utilizando medios electrónicos en algunas de ellas; la cual se regirá por los lineamientos
legales establecidos en la ley 527 de 1999, en las normas complementarias, aclaratorias y sustituidas, bajo
los principios de la ley modelo de La Comisión de las Naciones Unidas para el derecho mercantil
internacional "CNUDMI" sobre comercio electrónico.
La sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos
y en general los actos derivados de la actividad precontractual, podrán tener lugar por medios electrónicos.
Para el trámite, notificación y tales actos, podrán utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas.
La publicación de la gestión contractual se realizara a través de la página web de la empresa y de las
plataformas electrónicas que se adquieren para tales fines, sin perjuicio de la publicación de contratos en
el sistema electrónico para la contratación pública SECOP, conforme los lineamientos que señala el
gobierno nacional.
ARTÍCULO 46: DEFINICIONES. - Para el desarrollo de la gestión contractual electrónica, se tendrán en
cuenta las siguientes definiciones:
a) CNUDMI. La Comisión de las Naciones Unidas para el derecho mercantil internacional.
b) MENSAJE DE DATOS. La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada
por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el intercambio
electrónico de datos (EDI), internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax.
c) COMERCIO ELECTRONICO. Abarca las cuestiones suscitadas por toda relación de índole
comercial, sea o no contractual, estructurada a partir de la utilización de uno o más mensajes. De
datos o de cualquier otro medio similar. Las relaciones de índole comercial comprenden , sin
limitarse a ellas, las siguientes operaciones: Toda operación comercial de suministro o
intercambio de bienes y servicios, todo acuerdo de distribución, toda operación de representación
o mandato comercial, todo tipo de operaciones financieras, bursátiles y de seguros, de
construcción de obras, de consultoría, de ingeniería, de concesión de licencias, todo acuerdo de
concesión o explotación de un servicio público, de empresa conjunta y otras formas de
cooperación industrial o comercial, de transporte de mercancías o de pasajeros por vía aérea,
marítima y férrea, o por carretera.
d) FIRMA DIGITAL. Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y
que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto
del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del
iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación.
e) EMPRESA DE CERTIFICACION: Es aquella persona que, autorizada conforme a la ley 527 de
1999, está facultada para emitir certificados en relación con las firmas digitales de las personas,
ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico de la trasmisión y recepción de
mensajes de datos, así como cumplir otras funciones relativas a las comunicaciones basadas en
las firmas digitales.
f) INTERCAMBIO ELECTRONICO DE DATOS (EDI). La trasmisión electrónica de datos de una
computadora a otra, que está estructurada bajo normas técnicas convenidas al efecto
g) SISTEMA DE INFORMACION: Se entenderá todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir,
archivar o procesar de alguna u otra forma mensajes de datos.
h) PDC: Plataforma de contratación electrónica.
ARTÍCULO 47: ATRIBUCIONES DE UN MENSAJE DE DATOS.-Se entenderá que un mensaje de datos
proviene del iniciador, cuando este ha sido enviado por:
1. El propio iniciador.
2. Por alguna persona facultada para actuar en nombre del iniciador respecto de la ESE, mensaje o
por un sistema de información programado por el iniciador o en su nombre para que opere
automáticamente.
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ARTÍCULO 48: PRESUNCION DEL ORIGEN DE UN MENSAJE DE DATOS: Se presume que un
mensaje de datos ha sido enviado al iniciador, cuando haya aplicado en forma adecuada el procedimiento
acordado previamente con el iniciador, para establecer que el mensaje de datos provenía efectivamente
de este, o el mensaje de datos que reciba el destinatario resulte de los actos de una persona cuya relación
con el iniciador, o con algún mandatario suyo, le haya dado acceso a algún método utilizado por el iniciador
para identificar un mensaje de datos como propio.
ARTÍCULO 49: CONCORDANCIA DEL MENSAJE DE DATOS ENVIADO CON EL MENSAJE DE
DATOS RECIBIDO. - Siempre que un mensaje de datos provenga del iniciador o que se entienda que
proviene de él, o siempre que el destinatario tenga derecho a actuar con arreglo a este supuesto, en las
relaciones entre el iniciador y el destinatario, este último tendrá derecho a considerar que el mensaje de
datos recibido corresponde al que quería enviar el iniciador, y podrá proceder en consecuencia.
El destinatario no gozara de este derecho si sabía o hubiera sabido, de haber actuado con la debida
diligencia o de haber aplicado algún método convenido, que la trasmisión habla dado lugar a un error en
el mensaje de datos recibido.
ARTÍCULO 50: MENSAJES DE DATOS DUPLICADOS. -Se presume que cada mensaje de datos recibido
es un mensaje de datos diferente, salvo en la medida en que duplique otro mensaje de datos, y que el
destinatario sepa, o debiera saber, de haber actuado con la debida diligencia o de haber aplicado algún
método convenido, que el nuevo mensaje de datos era un duplicado.
ARTÍCULO 51: ACUSE DE RECIBO. - Si al enviar o antes de enviar un mensaje de datos, el iniciador
solicita o acuerda con el destinatario que se acuse recibo del mensaje de datos, pero no se ha acordado
entre estos una forma o método determinando para efectuarlo, se podrá acusar recibo mediante:
ARTÍCULO 52: PRESUNCION DE RECEPCION DE UN MENSAJE DE DATOS. - Cuando el iniciador
recepcione acuse de recibo del destinatario, se presumirá que este ha recibido el mensaje de datos.
Esa presunción no implicara que el mensaje de datos corresponda al mensaje recibido. Cuando en el
acuse de recibo se indique que el mensaje de datos recepcionado cumple con los requisitos técnicos
convenidos o enunciados en alguna norma técnica aplicable, se presumirá que ello es así.
ARTÍCULO 53: EFECTOS JURIDICOS. - Las consecuencias jurídicas del mensaje de datos se regirán
conforme a las normas aplicables al acto o negocio jurídico contenido en dicho mensaje de datos y al
régimen legal contenido en el estatuto y en el manual de contratación de la EMPRESA SOCIAL DEL
ESTADO HOSIPTAL SAN JERONIMO DE MONTERIA.
ARTÍCULO 54: CERTIFICACIONES RECIPROCAS.- Los certificados de firmas digitales emitidos por
empresas de certificación extranjeras, podrán ser reconocidos en los mismos términos y condiciones
exigidos en la ley para la emisión de certificados por parte de las empresas de certificación nacionales,
siempre y cuando los certificados sean reconocidos por un empresa de certificación autorizada que
garantice en la misma forma que lo hace con sus propios certificados, la regularidad de los detalles del
certificado, así como su validez y vigencia.
ARTÍCULO 55: INCORPORACION POR REMISION.- En los mensajes de datos, a partir de la
convocatoria, se hará remisión al proceso contractual que regula las clausulas , condiciones o términos,
así como la sujeción al régimen legal previsto en el Estatuto y Manual de contratación de LA EMPRESA
SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SAN JERONIMO DE MONTERIA, destacando la página web de
consulta de dicha información, con la intención de incorporarlos como parte del contenido o hacerlos
vinculantes jurídicamente , por tanto, se presume que en esos términos están incorporados por remisión
a E.S.E mensaje de datos. Entre las partes y conforme a la ley, esos términos serán jurídicamente validos
como si hubieran sido incorporados en su totalidad en los mensajes de datos.
ARTÍCULO 56: RECONOCIMIENTO JURIDICO DE LOS MENSAJES DE DATOS.- No se negara efectos
jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de
mensaje de datos, de acuerdo a lo establecido en la ley.
ARTICULO 57: FORMACION Y VALIDEZ DE LOS CONTRATOS.-En la formación del contrato, la oferta
y su aceptación podrán ser expresadas por medio de un mensaje de datos, no se negará validez o fuerza
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obligatoria a un contrato por la sola razón de haberse utilizado en su formación uno o más mensajes de
datos.
ARTÍCULO 58: PROCEDIMIENTO.- El proceso de contratación electrónica será autónomo e
independiente de las demás modalidades de selección, no se tendrá en cuenta ni la naturaleza ni la cuantía
del contrato.
Cualquier proceso, si la ley lo permite, podrá realizarse total o parcialmente, a través de medios
electrónicos; siempre y cuando se precise de manera clara la forma y condiciones de participación de los
oferentes. Todo proceso de contratación electrónica se realizará mediante anuncio publicado en la página
web de la Empresa, durante el término mínimo de cuatro (4) días. Sin embargo, dicho plazo podrá reducirse
a un (1) día, cuando se disponga de una plataforma electrónica que contenga una base de datos amplia
de proveedores que garantice la convocatoria a un número plural representativo de oferentes no inferior
a cincuenta (50), garantizando la libre concurrencia. El plazo de presentación de la oferta comienza a partir
de la publicación del anuncio y del PDC hasta la fecha del cierre, el cual dependerá de la cuantía o valor
del contrato así:
1. MINIMA: 1 DIA
2. MENOR:3 DIAS
3. MAYOR: 4 DIAS
En la plataforma de compras electrónicas, se deben garantizar que los oferentes habilitados por ella,
cumplan con los requisitos legales exigidos a los particulares que celebran contratos estatales. En el
evento de que el oferente no se encuentre activo o con datos vigentes en el banco de oferentes de la
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SAN JERONIMO DE MONTERIA, el contratista deberá
enviar los documentos pertinentes, dentro del plazo fijado en el cronograma para acreditación y verificación
de requisitos. En el proceso se deben desarrollar las siguientes etapas:
1. Anuncio público que debe contener:
a) Objeto contractual
b) Especificaciones técnicas
c) Tipo de propuesta, aclarando si es posible o no, modificar, ampliar o mejorar las especificaciones
técnicas planteadas y las condiciones contractuales.
d) Presupuesto oficial e identificación del certificado de disponibilidad presupuestal
e) Requisitos habilitantes , precisando la fecha y lugar físico o electrónico para acreditados
f) Condiciones contractuales: Obligaciones, plazo de ejecución, forma de pago y estipulaciones
especiales a que haya lugar conforme la naturaleza del contrato y al carácter de contrato estatal.
g) Factores de evaluación.
h) Fecha del cierre del plazo para representación de la oferta técnica y económica. La empresa podrá
realizar las adendas que considere pertinentes, por lo menos con 12 horas de anticipación del
cierre, para cuyos fines deberá plantear las respectivas justificaciones y modificara el cronograma,
si a ello hubiere lugar.
i) Garantías cuando se exija garantía de cumplimiento, el proponente deberá allegar las respectivas
pólizas, dentro del término de dos (2) días hábiles, contados a partir de la confirmación o
aceptación de la oferta
j) Cronograma.
2. Pedido de cotización-PIX), montado en la respectiva plataforma de compras electrónicas,
identificando: producto a adquirir, cantidad, nombre del PDC, fecha y hora de vencimiento,
términos y condiciones esenciales, observaciones.
Para todos los efectos legales, se entenderá que con el acto de presentación de la propuesta o
cotización, el oferente acepta las condiciones contractuales referidas por remisión en el anuncio y
en el PDC.
3. Evaluación técnica y económica. Existiendo condiciones técnicas iguales o uniformes, se prio riza ra
el menor precio ofertado. Para la ponderación de factores de calidad y precio, se podrá invitar a
funcionarios expertos en el área que corresponda. La evaluación se entenderá surtida en forma
previa a la confirmación del (os) proveedor (es) y en el evento de que el criterio que prevalezca no
sea el menor precio ofertado, que se declare desierto o que existan circunstancias que ameriten,
se levantara un acta en la cual consten las propuestas, observaciones, consideraciones y
recomendaciones pertinentes, suscrita por el comité de contratación. De ser necesario, se podrá
suspender la evaluación dejando constancia escrita de las causas que motivaron, modificando el
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cronograma, si es del caso y publicando en la página web y en la plataforma electrónica lo
pertinente
4. A los oferentes con mejor evaluación técnica y económica, mediante correo electrónico y
publicación en la página web, se les solicitará acreditar de modo físico o electrónico la experiencia,
capacidad jurídica, financiera y organizacional, salvo que se autorice en forma expresa utilizar la
información del banco de oferentes.
5. Aceptación o confirmación de los proveedores
6. Otorgamiento y aprobación de las garantías, de haberse exigido, y tramite de registro
presupuestal. El contratista deberá allegar dentro de los dos (2) hábiles contados a partir de la
confirmación o aceptación de la oferta, las respectivas garantías, si a ello hubiere lugar.
PARAGRAFOI: En los procesos de selección de mínima cuantía, se prescindirá de los requisitos previstos
en los literales e) y g) del numeral 1 del artículo que precedente. La garantía en los procesos que
correspondan a una cuantía igual o inferior a 50SMLMV será facultativa.
PARAGRAFO 2: En el PDC y demás convocatorias a proveedores previamente habilitados en sistemas
de información online, se precisaran los datos esenciales y se remitirá al anuncio y demás información
publicada en la página web de la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSIPTAL SAN JERONIMO DE
MONTERIA, advirtiendo que a través de dicho medio electrónico se fijan, para todos los efectos legales,
las condiciones contractuales.
PARAGRAFO 3: Los requisitos referidos a la experiencia, capacidad jurídica, financiera y organizacional
podrán acreditarse, en forma previa, para uno o varios procesos, a través del banco de oferentes, para lo
cual el oferente deberá manifestar en la fecha prevista en el respectivo cronograma que su registro se
encuentra vigente. En caso contrario, deberá acreditar la respectiva información oportunamente, de no
hacerlo, o incumplir, se evaluara técnicamente la siguiente propuesta con menor precio y se solicitara
acreditar los requisitos, y así sucesivamente hasta obtener la mejor propuesta que cumpla plenamente los
requisitos exigidos o en su defecto, se declarará desierto.
PARAGRAFO 4: Los proponentes deberán registrar la dirección, teléfono y correo electrónico a través del
cual la empresa efectuará todas las notificaciones. De igual forma, la empresa precisara la dirección, correo
electrónico y el teléfono en donde atenderá a los interesados en el proceso de contratación y donde los
proponentes deben presentar los respectivos documentos.
PARAGRAFO 5: El manejo de la plataforma electrónica se realizara conforme a los perfiles establecidos
por el gerente, a quienes se les asignará la respectiva clave de acceso al sistema y responderán por sus
actuaciones.
PARAGRAFO 6: A la oferta y a la aceptación de la misma, se les insertará el número de radicación del
contrato y el número del proceso contractual que corresponda.
ARTICULO 59: MODIFICACIONES Y ADICIONES.- Las modificaciones y adiciones a que haya lugar, se
realizaran mediante mensaje de datos, en los cuales conste la voluntad de las partes, para cuyos fines
debe mediar concepto favorable del supervisor, avalado por el director financiero o su equivalente que
corresponda y el certificado de disponibilidad presupuestal, de ser necesario.
PARAGRAFO: Cuando existan variaciones en las propuestas relacionadas con el factor de empaque, la
empresa podrá realizar ajustes a las cantidades, en forma previa a la confirmación siempre y cuando no
se afecte el valor total del contrato.
ARTICULO 60: PUBLICACIONES.- El anuncio, informe de evaluación técnica y económica, el informe de
verificación de requisitos, los contratos (conformados por la oferta y aceptación), las modificaciones y
adiciones, serán publicados en la página web de la entidad y en el SECOP si la ESE lo estima necesario,
o el sistema que haga sus veces, sin perjuicio de las divulgaciones de información mediante la plataforma
electrónica.
ARTÍCULO 61: SUBASTA INVERSA.- En la contratación electrónica podrá utilizarse el mecanismo de
subasta inversa, preferiblemente en forma electrónica, permitiendo que el oferente conozca su situación
respecto a los demás competidores y únicamente en relación con el cálculo del menor costo evaluado. Si
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la subasta recae únicamente sobre algunas variables, las que no admiten mejora deben haber sido
previamente evaluadas y alimentadas en el sistema, de manera que este pueda ante cualquier lance
efectuar el cálculo automático del menor costo evaluado. En la subasta inversa electrónica se debe fijar el
sistema que se utilizara y los mecanismos de seguridad para el intercambio de mensajes de datos.
PARAGRAFO: En el evento de que se utilice el mecanismo de subasta inversa, en forma presencial, se
aplicara en lo pertinente, lo estipulado en el artículo 76 del estatuto de contratación. Obteniendo el precio
final, se solicitará a los oferentes registrarlo en la plataforma electrónica.
ARTÍCULO 62: FALLAS TECNICAS DURANTE LA SUBASTA INVERSA ELECTRONICA.- Si en el curso
de una subasta inversa electrónica se presentan fallas técnicas que impidan a los oferentes presentar sus
lances, la subasta debe ser suspendida y cuando la falla técnica haya sido superada la empresa estatal
debe reiniciar la subasta.
Si por causas imputables al oferente o a su proveedor de soluciones de tecnología de la información y
telecomunicaciones, durante la subasta inversa electrónica la conexión con el sistema se pierde, la subasta
continuara y la empresa entiende que el proveedor que pierde su conexión ha desistido de participar en la
misma.
ARTÍCULO 63: DECLARATORIA DE DESIERTO.- El proceso de contratación electrónica podrá
declararse total o parcialmente desierto, en cuyo caso deberá convocarse nuevamente manteniendo las
mismas condiciones contractuales, prescindiendo del plazo de tres (3) días hábiles. Cuando la declaratoria
parcial corresponda a la mínima cuantía, será facultativo agotar el procedimiento de selección de mínima
cuantía.
ARTICULO 64: PRESENTACION DE LA OFERTA DE MANERA DINAMICA MEDIANTE SUSBASTA
INVERSA EN LOS PROCESOS DE MENOR Y MAYOR CUANTIA.- La empresa podrá utilizar el
mecanismo de subasta inversa para la conformación dinámica de las ofertas en los procesos de menor y
mayor cuantía. En este caso, señalando en los pliegos o términos de condiciones o documento
equivalente, las variables técnicas y económicas sobre las cuales los oferentes pueden realizar la puja.
En la fecha señalada, los oferentes deben presentar los documentos que acrediten los requisitos
habilitantes requeridos por la empresa estatal. En el caso de una conformación dinámica parcial de la
oferta, al os documentos señalados se acompañaran el componente de la oferta que no es objeto de
conformación dinámica. Dentro del plazo previsto en los pliegos o términos de condiciones debe verificar
el cumplimiento delos requisitos habilitantes de las condiciones adicionales, si hay lugar a ello, para
determinar los oferentes que pueden continuar en el proceso de selección. La subasta inversa para la
conformación dinámica de la oferta debe realizarse con los oferentes habilitados, en la fecha y horas
previstas en los pliegos o términos de condiciones.
En la subasta, los oferentes deben presentar su oferta inicial con las variables dinámicas, de conformidad
con los pliegos o términos de condiciones o documento equivalente, la cual puede ser mejorada con los
lances hasta la conformación de la oferta definitiva.
Se tomará como definitiva la oferta inicial realizada por el oferente que no presente lances en la subasta.
El precio no será la única variable sometida a confinación dinámica.
De lo acontecido en la subasta, se levantará un acta dejando las constancias del caso.
ARTICULO 65: HABILITACION DE PROPUESTA.- Para que una subasta inversa pueda llevarse a cabo
deberán resultar habilitados para presentar lance de precios por lo menos dos (2) proponentes.
El resultado de la verificación de los requisitos habilitantes se publicará en la página web de la empresa.
En dicho informe se señalarán los proponentes que no se consideran habilitados y a los cuales se les
concederá un plazo para que subsanen la ausencia de requisitos o la falta de documentos habilitantes, so
pena del rechazo definitivo de sus propuestas. Luego de verificados y subsanados los requisitos
habilitantes, si a ello hubiere lugar, la empresa procederá a llevar a cabo la subasta dentro de los plazos
fijados en el pliego de condiciones o documento equivalente. Si solo un oferente resultare habilitado para
participar en la subasta, la empresa otorgara un nuevo plazo para la recepción de nuevas propuestas, el
cual no podrá ser mayor al inicialmente otorgado. Si vencido este plazo no se alcanza la pluralidad de
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oferentes, la empresa adjudicará el contrato al proponente habilitado, siempre que su oferta no exceda el
presupuesto oficial indicado en el pliego o termino de condiciones.
PARAGRAFO: Durante el nuevo plazo a que hace referencia el tercer inciso del presente artículo,
cualquier interesado podrá presentar oferta, incluyendo aquellos proponentes que fueron considerandos
no hábiles para participar en la subasta, en los términos señalados en el presente artículo.
MECANISMO DE SUBASTA INVERSA
ARTÍCULO 66: PROCEDMIENTO DE LA SUBASTA INVERSA PRESENCIAL.- Identificadas las ofertas
de los proponentes que resultaron hábiles, la EMPRESA procederá a asignar una contraseña a cada
proponente con la cual se identificara a lo largo de la audiencia pública de subasta inversa.
A los proponentes se les distribuirán sobre y formularios para la presentación de sus lances de precios,
los cuales se identificaran con la contraseña asignada al respectivo proponente. En dichos formularios se
deberá consignar únicamente el precio ofertado por el proponente o la expresión clara e inequívoca de
que no se hará ningún lance de mejora de precios.
El formulario deberá ser firmado por el proponente para que tenga validez dentro de la subasta inversa,
de no estar firmado se entenderá que el proponente ha decidido no hacer un lance valido y que
consecuentemente mantiene su precio inicial.
La subasta inversa se desarrollarla en audiencia pública, presidida por el delegado para el efecto, bajo las
siguientes reglas:
a. La empresa abrirá los sobres con las ofertas económicas y comunicara a los participantes en la
audiencia cual fue la mejor de ellas. Este será de arranque de la subasta inversa
b. La EMPRESA otorgara un lapso de tiempo prudencial para efectuar los lances de precios, el cual
se definirá en esta audiencia.
c. Los proponentes harán su lance de precios utilizando los sobres y los formularios suministrados
por la EMPRESA.
d. Los proponentes no podrán hablar entre ellos durante el proceso de lance de precios, ni hablar
por celular.
e. Un funcionario de la EMPRESA recogerá los sobres cerrados de todos los participantes.
t La EMPRESA registrará todos los lances válidos y los ordenara descendentemente, es decir de
mayor a menor. Con base en este orden, dará a conocer el mejor lance ofertado.
g. Los proponentes que no presentaron un lance valido no podrán seguir presentándolos durante la
subasta inversa.
h. La EMPRESA repetirá el procedimiento descrito en los anteriores literales, en tantas rondas como
considere necesario, promoviendo un lance que mejore el menor valor ofertado en la ronda
anterior.
i. Una vez obtenido el menor lance definitivo, la EMPRESA procederá a la adjudicación del contrato.
PARAGRAFO 1: Para todos los efectos de la subasta inversa los lances deberán formularse en pesos,
sin decimales e incluyendo el valor del IVA, si hubiere lugar.
PARAGRAFO 2: Los proponentes que requieran realizar cualquier consulta externa deberán solicitar la
autorización para que esta se efectúe fuera del recinto donde se lleva a cabo la subasta y cuando no se
esté efectuando lance de precios, pudiendo salir un solo proponente a la vez y por el tiempo que determine
en dicha audiencia la EMPRESA.
PARAGRAFO 3: En caso de existir empate se adjudicara el contrato al proponente que presento la menor
propuesta inicial. De persistir el empate, se desempatará por medio de sorteo efectuado a través de balotas
u otro mecanismo que se disponga.
CONTRATOS
ESENCIA Y NATURALEZA DE LOS CONTRATOS
ARTÍCULO 67: ALCANCE DE LOS CONTRATOS.- En desarrollo de su misión institucional, la ESE, podrá
celebrar toda clase de contratos previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales o derivados
del ejercicio del principio de la autonomía de la voluntad, siempre que su objeto y causa sean lícitos.
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ARTÍCULO 68: CONTENIDO DE LOS CONTRATOS.- En los contratos se
que haya lugar, de acuerdo con la esencia y naturaleza de cada contrato.
incluirán las estipulaciones a
Adicionalmente, con fundamento en el numeral 6° del Articulo 195 de la Ley 1
discrecionalmente las clausulas excepcionales o exorbitantes previstas
contratación de la administración pública y desarrollada en el Capítulo
contratación.
00 de 1993, se podrán utilizar
en el estatuto general de
7, Titulo IV del estatuto de
GENERALIDADES DEL CONTRATO
ARTICULO 69: OFERTA ELEMENTOS ESENCIALES.- La oferta o propuesta, esto es, el proyecto de
negocio Jurídico que una persona formula a la empresa, deberá contener los elementos esenciales del
negocio y ser comunicada. Se entenderá que la propuesta ha sido comunicada cuando se utilicen los
medios físicos o electrónicos, contemplados en la respectiva convocatoria, dentro de los plazos fijados en
cada proceso contractual. Lo anterior no obsta para
Que se presenten propuestas a iniciativa privada, las cuales dependiendo de la modalidad de contratación
podrán ser aceptadas.
ARTÍCULO 70: IRREVOCABILIDAD DE LA PROPUESTA.- La propuesta será irrevocable. En
consecuencia, una vez comunicada, no podrá retractarse el proponente, so pena de indemnizar los
perjuicios que con su revocación cause al destinatario. La propuesta conserva su fuerza obligatoria aunque
el proponente muera o llegue a ser incapaz en el tiempo medio entre la expedición de la oferta y su
aceptación, salvo que de la naturaleza de la oferta o de la voluntad del proponente se deduzca la intención
contraría.
ARTÍCULO 71: NEGOCIOS JURÍDICOS PLURILATERALES.- En los negocios Jurídicos plurilaterales, el
incumplimiento de alguno o algunos de los contratantes no liberará de sus obligaciones a los otros, a
menos que aparezca que el negocio se ha celebrado en consideración a tales contratantes o que sin ellos
no sea posible alcanzar el fin propuesto.
ARTÍCULO 72: CLÁUSULA PENAL.- La aplicación de la cláusula penal pecuniaria en los contratos que
celebre la Empresa Social del Estado, se regirá por lo dispuesto en las normas del Código Civil y Código
de Comercio.
Cuando la prestación principal esté determinada o sea determinable en una suma cierta de dinero la pena
no podrá ser superior al monto de aquella.
En los contratos se incluirán las sanciones por incumplimiento del contratista como son la cláusula penal
pecuniaria por un valor equivalente al 10% o al 20%, según se determine, del valor total del contrato en
caso de incumplimiento grave por parte del contratista. En caso de mora o incumplimiento parcial de las
obligaciones contractuales a cargo del Contratista o desacato a las recomendaciones del Interventor o del
Supervisor, se impondrán previo requerimiento, multas diarias sucesivas hasta del uno por ciento (1 %)
del valor del Contrato, sin que estas sobrepasen el diez por ciento (10%) del valor del mismo. En los
contratos se incluirán las sanciones por incumplimiento de cualquiera de las partes, de tal forma que se
garantice el equilibrio contractual. El valor de las sanciones a favor de la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL SAN JERONIMO DE MONTERIA, ingresará al tesoro de ésta y podrá ser tomado directamente
del saldo a favor del contratista si lo hubiere, o de las garantías respectivas y si esto no fuere posible, se
acudirá a la vía judicial.
REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCION
ARTÍCULO 73: SOLEMNIDAD DE LOS CONTRATOS.- Todos los contratos constarán por escrito. Los
contratos contendrán las estipulaciones especiales que amerite cada contrato particular y, en general, las
relacionadas con el objeto, obligaciones, plazo, valor, forma de pago y garantía única de cumplimiento.
ARTÍCULO 74: PERFECCIONAMIENTO DE LOS CONTRATOS.- Los contratos se perfeccionan cuando
haya acuerdo entre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito suscrito por ambas partes.
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