El documento explica cómo crear y utilizar bases de datos en Microsoft Word para almacenar información de contactos y luego usar esa información para generar cartas, sobres y etiquetas personalizadas. Se detallan los pasos para crear una base de datos, agregar y modificar datos, buscar información, y vincular la base de datos a documentos para reemplazar campos con la información de contacto seleccionada.

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El programa Microsoft Word posee una aplicación que permite crear bases de datos y utilizar el contenido
para destinatarios de cartas, para invitados a eventos y se pueden seleccionar según zona, edades, etc.
1) ¿Cómo se crean las bases de datos en Word?
Para crear una base de datos en Word se deben seguir los siguientes pasos:
Correspondencia  Iniciar combinación de correspondencia Paso a paso por el Asistente Para
combinar Correspondencia (Aparece una ventana a la derecha de la pantalla) Siguiente: inicie el
Documento Siguiente: seleccione los destinatarios Escribir una lista nueva  Crear.
Completar con
los datos de la
lista.
2) ¿Qué cantidad de datos se pueden especificar?
Algunos de los datos que se pueden incluir son: Tratamiento, Nombre, Apellidos, Cuidad, Provincia o
Estado, Código postal, País o Región, Teléfono Privado, Teléfono del Trabajo, Dirección, etc. Pero
además se pueden incluir otros datos opcionales. También pueden existir más de un campo con el
mismo nombre.
3) ¿De qué forma se puede modificar la estructura de base de datos una vez creada?
En Primer lugar se debe llegar a la tabla para acceder a la lista creada y luego:
a- Haciendo click en el botón “Personalizar Columnas” se pueden modificar los nombres de las
columnas (ya sea ordenar, eliminar o cambiar el orden)
b- Hacer click en la flecha junto el nombre de la columna para cambiar orden (ascendente y
descendente) y espacios del contenido de la columna.
c- Haciendo click en el botón “Nueva entrada” y “Eliminar entrada” se pueden agregar o borrar las
filas.
4) ¿Cómo comienzo a ingresar la información en una base de datos?
Para comenzar a ingresar información en una base de datos primero debes abrir una lista nueva, luego
puedes personalizarla con los datos y columnas que quieras.
5) ¿Cómo elimino/modifico la información ya ingresada?
Si cuando se creó la lista original fue guardada, es posible modificarla las veces que sea necesario sólo
con abrir el archivo guardado.
Correspondencia  Iniciar Combinación de CorrespondenciaPaso a paso por el Asistente para
combinar CorrespondenciaSiguiente: Inicie el documentoSiguiente: seleccione los
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destinatariosUtilizar una lista ya existenteExaminarBuscar el archivo por el nombre guardado
anteriormenteModificarlo o Eliminarlo.
6) ¿Cómo se busca información dentro de una base de datos?
Para buscar información dentro de una base de datos, se debe hacer click en el botón “Buscar
Entrada”, rellenar los casilleros en blanco con los datos correspondientes a las entradas que se desean
saber.
Completar con
el dato que se
desea buscar
Seleccionar la
categoría a la que
pertenece el
dato
7) ¿Cómo se relaciona la información de un documento (cartas) con una base de datos?
Correspondencia iniciar combinación de correspondenciaPaso a paso por el Asistente para
combinar correspondencia En “seleccione el tipo de documentos” elija “Cartas”Siguiente: inicie el
documentoEn “seleccione el documento inicial” elija “Utilizar el documento actual” Siguiente:
seleccione los destinatarios En “seleccione los destinatarios” elija la opción correspondiente
Siguiente: escriba la cartaElegir una por una las opciones:
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Opción 1: Bloque de direcciones:
Elegir el
número de
destinatarios
Elegir el cómo se
Se abre una ventana para
escribirá el nombre
elegir los datos que desea
que aparezcan en la carta.
Opción 2: Línea de saludo:
Elegir el saludo
de la cara.
Elegir cómo
se escribirá el
nombre.
Elegir los
destinatarios
por número.
Opción 3: Más elementos:
Seleccionar el
campo que se
desea.
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8) ¿Se pueden crear más de una base de datos?
Sí, se pueden crear la cantidad de base de datos que quieras siempre que las guardes con diferentes
nombres.
9) Una vez creado el Word, ¿Cómo puedo acceder nuevamente a la base de datos?
Se puede acceder a la base de datos buscándola con el nombre guardado, en la carpeta
correspondiente.
10) Si yo modifico tu información en la base, ¿Estos datos se actualizan en el documento relacionado?
Sí se actualizarían los datos, porque al cambiar la información de la lista también se modifican las
características de los destinatarios.
11) ¿Cómo se utiliza la opción sobres/etiquetas?
SOBRES: Correspondencia Iniciar combinación de correspondencia Paso a paso por el asistente
para combinar correspondenciaEn “seleccione el tipo de documento” elegir la opción
“Sobres”Siguiente: Inicie documentoluego…
En seleccione el documento inicial aparecerán tres opciones:
Opción 1: “Utilizar el documento actual”:
Si en la página actual ya ha creado el documento seleccione esa opción.
Opción 2: “Cambiar el diseño del documento”:
Si elije esa opción aparecerá “opciones de sobre”, al hacer click se abrirá una ventana donde podrá
elegir las características que tendrá su nuevo sobre.
Elija las
características del
sobre.
Opción 3: “Empezar a partir de un documento existente”
Si elije esta opción aparecerá una ventana debajo, seleccione en la ventana el documento ya existente
y haga click en “Abrir”.
ETIQUETAS: Correspondencia Iniciar combinación de correspondencia Paso a paso por el asistente
para combinar correspondenciaEn “seleccione el tipo de documento” elegir la opción
“Etiquetas”Siguiente: Inicie documentoluego…
En seleccione el documento inicial aparecerán tres opciones:
Opción 1: “Utilizar el documento actual”:
Si en la página actual ya ha creado el documento seleccione esa opción.
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Opción 2: “Cambiar el diseño del documento”:
Si elije esa opción aparecerá “opciones de etiquetas”, al hacer click se abrirá una ventana donde podrá
elegir las características que tendrá su nueva etiqueta.
Opción 3: “Empezar a partir de un documento existente”:
Si elije esta opción aparecerá una ventana debajo, seleccione en la ventana el documento ya existente
y haga click en abrir.
12) ¿Cómo se visualiza en los documentos (cartas) si los datos se combinan correctamente?
Para saber cómo quedaran los datos en los documentos: Hacer click en Correspondencia, luego en la
opción” vista previa de resultados” y automáticamente aparecerá la carta con los datos que
seleccionaste al crearla.
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