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Modulo 4

Este documento presenta las herramientas y documentos necesarios para los procesos administrativos internos de las Organizaciones Comunitarias de Servicios de Agua (OCSAS). Describe los documentos clave para los procesos administrativo, financiero y técnico, incluyendo el plan de trabajo, el registro de usuarios, las solicitudes de conexión, y los formatos contables. También explica la importancia de contar con estos documentos para lograr una gestión eficiente de los servicios de agua a nivel comunitario.

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Dr. Ing. Uriel Quispe Mamani MATERIAL ACADÉMICO UNIVERSITARIO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PARA LA SOSTENIBILIDAD DE LAS OCSAS MODULO 4
5 MÓDULO 4 Gestión Administrativa para la sostenibilidad de las OCSAS MÓDULO 3 OrganizaciónO Comunitaria MÓDULO 1 Trabajando el futuroro de mi OCSAS.d La OCSAS óptima MÓDULO 2 Educación para adultos MÓDULO 55 Operación y MantenimientoM de sistemas de agua potable MÓDULO 6 Sistemas de saneamiento ambiental MÓDULO 7 Educación sanitaria, higiene y prevención MÓDULO 8 Gestión IntegradaGe del Recurso Hídricoo (GIRH) MÓDULO 9 Gestión Integral de Residuosd Sólidos (GIRS) MÓDULO 10 ComunicaciónC e Incidencia Mapa de la estructura curricular
6 Módulo 4 Gestión administrativa para la sostenibilidad de las OCSAS Unidad 1 Herramientas para los procesos administrativos Unidad 2 Herramientas para los procesos financieros Unidad 3 Herramientas para los procesos técnicos Unidad 4 Vigilancia y control Mapa del módulo
7 Unidad 1. Herramientas para los procesos administrativos p.10 1.1 Documentos administrativos p.11 a) El plan de trabajo p.13 b) Registro o catastro de usuarios y usuarias p.14 c) Registro individual por usuario y usuaria p.17 d) Solicitud de conexiones p.18 e) Citación a usuarios y usuarias p.19 f) Inventario: cuaderno de control de bodega p.20 g) Notificación a los/as usuarios/as p.20 h) Convocatoria y realización de asambleas p.21 Unidad 2. Herramientas para los procesos financieros p.26 2.1 Contabilidad y administración p.29 2.2 Documentos contables o financieros para la ocsaS p.32 2.3 Las tarifas p.44 Unidad 3. Herramientas para los procesos técnicos p.57 3.1 El proceso técnico de inspección preventiva y correctiva p.60 3.2 El proceso técnico de cloración p.63 Unidad 4. Vigilancia y control p.69 4.1 ¿En qué consiste un plan de vigilancia y control? p.72 4.2 Componentes e indicadores de un plan de vigilancia y control p.77 4.3 Proceso del funcionamiento de un plan de vigilancia y control p.86 Bibliografía p.94 TabladeContenido
8 Objetivosdelmódulo Objetivos específicos Al finalizar el módulo, los y las participantes deben saber: • Identificar los documentos necesarios para llevar una gestión administrativa efi- ciente de su OCSAS, en los tres procesos clave: administrativo, contable-financiero y técnico, así como referir su importancia. • Realizar un plan de trabajo, un cálculo de tarifa y un plan de operación. Deben promover cambios a través de: • Identificar en sus respectiva OCSAS los documentos que no se implementan y su- gerir su aplicación. Deben adquirir la siguiente destreza: • Completar los formatos y registros propuestos en los procesos administrativo, contable-financiero y técnico.
9 Resumen general del módulo El módulo Gestión administrativa contiene un conjunto de herramientas organizadas sobre la base de los tres grandes procesos internos estudiados en el módulo Organi- zación comunitaria que la OCSAS debe poner en marcha: 1. El Proceso Administrativo; 2. El Proceso Financiero – Contable; 3. El Proceso Técnico – Operativo. En cada uno de estos procesos se proponen herramientas específicas, así: • Para el proceso administrativo se requiere contar con el plan de trabajo, el registro de las y los usuarios, y el registro individual de las y los usuarios. Para el cobro de tarifas se precisa un conjunto de instrumentos desde la solicitud de conexiones, citación a usuarios y usuarias en mora, cuaderno de control de bodega (inventario) y notificaciones; y para la realización de asambleas se de- sarrollan modelos de convocatorias y actas. • Para el proceso financiero – contable se requiere del manejo de libros conta- bles y financieros, y sobre todo de un plan tarifario para lo cual se propone un método muy práctico de cálculo. Entre los documentos de índole financiera más importantes se proponen: hoja de lectura de medidores, cuenta del usuario y la usuaria, factura de cobro, planilla de cobro, comprobante de egreso, compro- bante de ingreso, registro de ingreso, registro de egreso, movimiento de caja (mensual) e informe económico. • Para el proceso técnico – operativo se desarrollan principalmente herramientas para que el operador del sistema pueda realizar el mantenimiento preventivo y correctivo así como la cloración. Finalmente, se presenta el tema de control y vigilancia, la importancia de contar con un plan que articule y defina claramente el rol de los diversos actores en el plan, así como sus distintos componentes y las condiciones necesarias para su implementación.
10 I. Introduciéndonos en el tema Resumen En esta unidad se presentan las herramientas y documentos dentro de los procesos administrativos internos que deben llevar las OCSAS para lograr una adecuada gestión de los servicios. Objetivo pedagógico Se espera que la persona a capacitar, al final de esta unidad: • Conozca los recursos y documentos necesarios para lograr la eficiente admi- nistración de una OCSAS. Unidad 1 Herramientasparalos procesosadministrativos
11 El plan de trabajo Registro o catastro de usuarios y usuarias Solicitud de conexiones Cuadernos de control de bodega Notificaciones y convocatorias bodega UNIDAD 1 Herramientas para los procesos administrativos UNIDAD 2 Herramientas para los procesos financieros UNIDAD 3 Herramientas para los procesos técnicos UNIDAD 4 Vigilancia y control Mapa de la unidad
12 4. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… UNIDAD 1: LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS SÍ NO 1. ¿Utiliza documentos administrativos su OCSAS? 2. ¿Su OCSAS tiene catastro de usuarios? ¿Quién lleva las convocatorias y el libro de actas de las asambleas? 5. Enumere problemas que encuentra en la administración de los sistemas de agua de su comunidad. 3. ¿Qué documentos administrativos llevan las comunidades? II. Desde la experiencia Prueba de entrada - Unidad 1 Marque X si su respuesta es SÍ o NO y redacte un breve resumen en las preguntas 3, 4 y 5.
13 III. Conceptualizando 1.1. Documentos administrativos Para facilitar los procedimientos administrativos, una organización debe contar con los formatos que le permitan registrar los datos y avanzar en el proceso de forma or- denada. Entre los documentos administrativos más importantes se encuentran: a) el plan de trabajo b) registro de las y los usuarios c) registro individual de las y los usuarios d) solicitud de conexiones e) citación a las y los usuarios en mora f) inventario: cuaderno de control de bodega h) notificaciones i) convocatoria y libro de actas de la realización de asambleas a. El plan de trabajo Para cada asamblea general de las y los asociados, la Junta Administrativa debe pre- parar una propuesta listando las diferentes actividades que se van a realizar durante el próximo año mencionando fechas y responsables de cada actividad. El plan de trabajo nos permite ser ordenados, anticipar y programar las actividades, así como otorgar responsabilidades para cada actividad e identificar el presupuesto que se requiere para ejecutar cada acción. (CARE, 2001) Para tener en cuenta La utilización adecuada de documentación y formularios por par- te de la OCSAS le permite administrar correctamente el sistema y garantizar una buena imagen, cuestión importantísima para lograr la confianza y aceptación de todos los usuarios. Es muy importante usarlos en forma correcta, para contar con información oportuna precisa y confiable, en todo momento, insumo fundamental para la rendición de cuentas.
14 PLAN ANUAL DE TRABAJO Actividades/tareas Periodi- cidad E F M A M J J A S O N D Responsable Presupuesto Cobro Cada Mes X X X X X X X X X X X X Tesorero/a Limpieza y Desinfección del Sistema Cada Mes X X X X X X X X X X X X Operario/a y Asociados Organizados Cloración Cada día X X X X X X X X X X X X Operario/a Medición Cada Mes X X X X X X X X X X X X Operario/a Análisis Cada 4 Meses X X X X Junta Administradora Reunión de junta 2 veces Por mes X X X X X X X X X X X X Presidente/a Ampliación del Sistema Abril X X Operario/a Y Asociados Organizados Asamblea de Asociados 2 veces Por año X X Junta Administradora Programación de Gastos Cada Año X Junta Administradora Elaboración del Plan de trabajo Cada Año X Junta Administradora Compra de Insumos Cuando se Necesite Junta Administradora Capacitaciones Según Programa X X X X X X Junta Administradora Monto total general b) Registro o catastro de usuarios y usuarias Para tener registrados a todos los usuarios del sistema a cargo de la OCSAS, es muy importante contar con un catastro de usuarios y usuarias. Con este catastro sabe- mos claramente a cuántos usuarios atendemos y la ubicación de cada uno, y de esta manera tenemos un mejor control del servicio que brinda la OCSAS. Para elaborar el catastro, primero se le asigna a cada usuario un número o código. En el caso de poblaciones dispersas y rurales se puede utilizar un número, asignado a cada conexión o medidor (hidrómetro), al momento de ingresar el sistema, y así tener certeza del número de abonados o usuarios del sistema. Esto también permite llevar un mejor control para las lecturas de los medidores y la gestión de cobro. Por ejemplo:
15 Cuando se trata de comunidades más aglomeradas, urbanas o peri-urbanas, puede diseñarse un código específico para cada usuario o usuaria, así: 1. Tres primeros dígitos para indicar el nombre de la calle, puede ser en número o letras 2. Tres dígitos siguientes para identificar la cuadra, puede ser en número o letra 3. Los últimos cuatro dígitos para identificar al usuario/a. Cada nuevo usuario/a recibe un número de serie a tiempo de ingresar el sistema. A continuación, un ejemplo usando información del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial de Colombia:
16 Para registrar la información de los y las usuarias se puede usar la siguiente tabla: Fuente: Adaptado de Catastro y Gestión Comercial. Cartilla. Colombia. Catastro de usuarios Nombre de la OCSAS: Presidente/a: Responsable: Código o dirección Apellidos y Nombres C.I. * Fecha Ingreso Tel. de medidor Categoría Estado miembros en la familia Comercial Activo Domiciliar Pasivo * C.I.: Carta de Identidad o documento de identidad. La tabla nos muestra cómo completar la información, así: • Fecha: día en el que un nuevo usuario ingresó a la OCSAS. • Categoría: comercial y domiciliaria, en caso de que la OCSAS haya determi- nado diferentes categorías en su estructura tarifaria. • Estado: activo o pasivo. En algunos casos las familias se trasladan por mu- cho tiempo a otras zonas del país y dejan sus viviendas deshabitadas, por lo que son socios pasivos. Por otro lado, aunque no estarían consumiendo agua (inactividad), algunas OCSAS seguramente cobrarán un monto fijo por mante- nimiento. Ya cuando regresan a habitar su domicilio solicitan nuevamente ser socios activos. • Número de miembros de la familia: para conocer el consumo por familia. Esta información puede ser muy útil, puesto que con base en ello se calcula el caudal que se necesita para proveer de agua a todo el sistema. Junto al catastro de las y los usuarios, la OCSAS debe ocuparse de elaborar un plano en el que figure la distribución comunal de barrios, calles y cuadras que atiende el sistema, identificando la red y las acometidas de cada vivienda o establecimiento.
17 c) Registro individual por usuario y usuaria Estedocumentocompilatodoslosdatosdecadausuarioyregistrasuaccionarconrespecto a la OCSAS y los servicios que brinda. Nos sirve para conocer mejor a las y los usuarios, darles reconocimiento, o bien identificar problemas para resolver a tiempo. Nombre del usuario: (Apellido Paterno) (Apellido Materno) (Nombre) Año: CÓDIGO: NÚMERO DE MEDIDOR: Meses Lectura Consumo en m3 Monto a cobrar Multa Desconexión y reconexión Total de pago Fecha de pago Recibo de pago Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Observaciones y mantenimiento Por ejemplo:
18 d) Solicitudes de conexiones Este documento lo utiliza cada miembro de la comunidad que necesita obtener los servicios de la OCSAS. El o la usuaria debe llenar el formulario y presentarlo a la Junta Administradora acep- tando las condiciones y los valores que se le piden por el derecho de conexión y tarifa. La solicitud se envía a la junta directiva que se encarga de aprobar y autorizar a la presidenta o presidente a firmar aceptando la solicitud. El usuario y la usuaria hace el pago correspondiente, luego de lo cual se autoriza al operador para que realice la instalación. (Cajas, C. y Maldonado, J., 2002). Por ejemplo: Organización comunitaria prestadora de servicios de agua y saneamiento Provincia canton Comunidad Nombre del solicitante CI Direccion Residencial: Comercial: Industrial: Nuevo: Reconexion: Público: Negado Aceptado Fecha: Derecho de instalación $ Medidor $ Materiales $ Mano de Obra $ Total $ De contado $ A plazos $ Jornales mingas $ Total $ Residencial ………….M3$ ……………………………… Exceso ………….M3$ ……………… Comercial ………….M3$ ……………………………… Exceso ………….M3$ ……………… Industrial ………….M3$ ……………………………… Exceso ………….M3$ ……………… Público ………….M3$ ……………………………… Exceso ………….M3$ ……………… En …………………………. a……………. de…………………………… de………….. 20………….. Solicitante Aceptación: El solicitante acepta sujetarse a lo dispuesto en la Ley y Reglamento de las Juntas Administradoras de agua y se compromete a observar las damas disposiciones de la JASSA y en común acuerdo suscriben este documento …………………………………………….. …………………………………………….. Presidente de la Junta Valor de la tarifa Informe Tipo de Instalación Solicitud para conexión de agua potable Nro Costo de la Conexión Forma de Pago El valor a plazos lo abonara en ….. Dividiendolos en $.............por mes
19 e) Citación a usuarios y usuarias en mora Este formulario lo envía firmado el o la presidena de la junta al usuario o usuaria que se hubiere atrasado en su pago después de la fecha límite mensual. Sirve como cita- torio, en el cual se le advierte al abonado que tiene un determinado número de horas, de acuerdo con lo que se disponga en el reglamento interno, para pagar su deuda. A quienes no cancelen la mora se les suspenderá el servicio. Citación a usuarios y usuarias en mora Estimado señor / Estimada señora,......................................................... La Junta Administradora de la Organización Comunitaria de Agua Potable y Saneamiento de............................................................., hace de su cono- cimiento, que se encuentra atrasado en el pago de su mensualidad por consumo de agua potable, por un monto de………………….. Por este medio le notificamos que tiene................ días para cancelar ese monto adeudado. En caso de no hacer el pago en el tiempo previsto, nos veremos en la obligación de suspenderle el servicio. Fecha.............................................. Atentamente, .........................................................
20 f) Inventario: cuaderno de control de bodega La Junta Administradora de la OCSAS tiene la responsabilidad de vigilar los documen- tos de propiedad de la organización, así como velar que se ejecuten todas las obras de agua potable y saneamiento. Para ello es fundamental contar con un cuaderno de inventario donde se apunten todas las compras, lo que se deja de usar, lo que se recibe como donación y quién realiza la donación. CUADERNO DE INVENTARIO 1 2 3 4 5 6 Fecha de boleta o recibo Cosas que se compran o reciben En uso No se usa ¿Dónde está o quién lo usa actualmente? g) Notificación a los/as usuarios/as La Junta Administradora de la OCSAS puede hacer notificaciones cuando un asociado o asociada no esté cumpliendo con las normas contenidas en el estatuto de la OCSAS. Motivo de notificación: Situación anómala cometida por el o la asociada por el atraso en el pago, conexión ilegal, destrucción malintencionada de infraestructura de la OC- SAS, manipulación o alteración de dispositivos de medición, etc. La notificación debe ser entregada en duplicado y ser firmada por el o la usuaria. Se guarda una copia en los archivos de la OCSAS para evitar problemas posteriores o malos entendidos. Notificación a usuarios/as Nombre de la usuaria o usuario..................................................................... Dirección ................................................................................................. Motivo de Notificación ............................................................................... Fecha de Notificación ................................................................................. Firma del Presidente/a de la OCSAS:............................................................. Firma del usuario o usuaria:..........................................................................
21 h) Convocatoria y realización de asambleas Para lograr una buena participación es las asambleas es necesario (CARE Perú, 2011): • Preparar la agenda en forma anticipada en la Junta Administradora. Pensar el horario más adecuado para que los y las usuarias puedan asistir sin problemas. • Programar temas de interés para el asociado y la asociada. • Preparar y enviar con anticipación a cada asociado y asociada una invitación formal señalando fecha, hora, lugar y temas de la agenda. Lo recomendable es que esta invitación formal llegue con al menos ocho días de anticipación y directamente al domicilio de la socia o socio y que deberá firmar un recibido. • Informar e invitar a la población en general sobre la realización de la asamblea a través de avisos impresos en lugares públicos, visibles y concurridos de la comunidad como la tienda, puestos de salud, iglesia, etc., o en eventos depor- tivos, comunales o religiosos. También es importante echar mano de recursos radiofónicos como avisos radiales o perifoneo. Otra opción es enviar la invitación mediante las niñas y niños de la escuela o colegio. • Recordar a los asociados y asociadas, la importancia de asistir a estas asam- bleas puesto que la OCSAS le pertenece a la comunidad.
22 IV. Recreando conocimientos Diálogo con los participantes Esta unidad presenta herramientas muy concretas, algunas de las cuales ya son ma- nejadas por las OCSAS. Por ello se sugiere que desde la facilitación se inicie con un diálogo sobre cada una de las herramientas, orientado en custiones como: ¿cómo manejan en la actualidad la OCSAS?, ¿cuál es el nivel de familiaridad con los docu- mentos?, ¿cuáles son los problemas que enfrentan?, ¿cómo los han resuelto?, ¿por qué es necesario llevar ordenadamente todos los documentos? Ejercicios: Responsables y documentos 1. Elaborar cartulinas de un color para cada responsable de llenar alguno de los documentos estudiados y cartulinas de otro color con los nombres de los documentos. 2. En plenaria se pedirá que unan con líneas los distintos documentos con los responsables de llevar estos documentos: RESPONSABLE DOCUMENTOS Tesorera o tesorero Libro de actas Presidenteo presidenta Plan de trabajo anual Operadoro operadora Catastro de usuarios Secretaria o secretario Solicitud de conexiones Vocales Registro individual por usuario Fiscal Convocatoria a asambleas Asamblea Citación a usuarios en mora Lajunta administradora (JAAP) Libro de actas Usuarioso usuarias Notificaciones a usuarios Bodegueroo bodeguera Cuaderno de control de bodega
23 PLAN ANUAL DE TRABAJO 1 2 3 4 5 ACTIVIDADES/ TAREAS CADA CUANTO TIEMPO E F M A M J J A S O N D RESPONSABLE MONTO TOTAL MONTO TOTAL GENERAL CUADERNO DE INVENTARIO 1 2 3 4 5 6 Fecha de boleta o recibo Cosas que se compran o reciben En uso Nose usa ¿Dónde está o quién lo us actualmente? Ejercicio: Cuaderno de inventario Complete el siguiente cuadro con el inventario de su OCSAS. Recursos Se entregará un juego completo de los documentos y formularios sugeridos en este módulo como material anexo. Ejercicio: Plan anual de trabajo Completar el siguiente cuadro con las actividades o tareas programadas para el año y las personas responsables de cada una de ellas. Colocar una X en los meses correspondientes a cada actividad, según las veces o frecuencia.
24 V. Sintetizando EN POCAS PALABRAS... UNIDAD 1 Los documentos que la OCSAS debe llevar para tener una administración eficiente son: • El plan de trabajo anual elaborado por la directiva o la JAAP y aprobado por la asamblea. • Registro de usuarias y usuarios llevado por la secretaría. • Registro individual de usuarias y usuarios llevado por el o la operadora y tesorero o tesorera. • Solicitud de conexiones realizada por los y las usuarias. • Citación a usuarios en mora, realizada por la secretaría. • Realizar el inventario de control de bodega llevado por el o la bodeguera o, si no existiera, el operador u operadora. • Notificaciones realizadas por la secretaría. • Convocatoria para la realización de asambleas, realizada por la secretaria. • Libro de actas llevado por el/la secretario/a.
25 VI. Aplicando conocimientos Cuestionario de autoevaluación - Unidad 1 En base a los conocimientos adquiridos en esta unidad, complete el siguiente cuadro: UNIDAD 1: PROCESOS ADMINISTRATIVOS 1. ¿Cómo se elabora un plan de trabajo para la OCSAS? …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… 2. ¿Cómo preparar una asamblea? …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… 3. Enumere los documentos administrativos necesarios para una correcta administración …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………
26 Unidad 2 Herramientasparalos procesosfinancieros I. Introduciéndonos en el tema Resumen En esta unidad se presentan los principales aspectos relacionados con los procesos de contabilidad y administración en una OCSAS y su importancia en la gestión eficaz de la organización y en la prestación de servicios. Se presentarán los principales documentos o formularios contables y financieros im- prescindibles para la OCSAS, así como el proceso o el método para poder fijar tarifas apropiadas para lograr la sostenibilidad de los servicios. Objetivo pedagógico Se espera que la persona a capacitar, al final de esta unidad: • Conozca y pueda aplicar los principios básicos de la contabilidad y la adminis- tración que puedan beneficiar y lograr una gestión eficaz de una OCSAS. • Conozca y pueda aplicar los principales documentos contables y financieros necesarios para la gestión de una OCSAS. • Conozca y pueda elaborar una política tarifaria que le permita a la OCSAS la sostenibilidad en sus servicios.
27 Mapa de la unidad Contabilidad y administración Documentos contables y financieros para la OCSA Las tarifas UNIDAD 1 Herramientas para los procesos administrativos UNIDAD 2 Herramientas para los procesos financieros UNIDAD 3 Herramientas para los procesos técnicos UNIDAD 4 Vigilancia y control
28 II. Desde la experiencia Prueba de entrada - Unidad 2 Marque X si su respuesta es SÍ o NO y responda las preguntas siguientes: LOS PROCESOS CONTABLES Y FINANCIEROSUNIDAD 2. SÍ NO 1. ¿Lleva su OCSAS libro de contabilidad? 2. ¿Cobra su OCSAS tarifas por el servicio de agua de consumo? 3. ¿Qué se necesita para el cobro de tarifas en la comunidad? …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 4. ¿Qué documentos lleva la comunidad que posibilita el pago de las tarifas? …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………… 5. ¿Quién realiza la lectura de medidores y quién el cálculo de la tarifa? …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………
29 Como en toda empresa, uno de los procesos más importantes es, sin duda, el proce- so contable y de finanzas, pues de la oportuna disponibilidad económica depende en buena medida la administración, operación y mantenimiento de un sistema de agua potable y saneamiento. Este proceso maneja todo lo referente a los aspectos económicos y como una de sus actividades más importantes tiene que llevar en forma adecuada: • todos los libros • las cuentas bancarias; y, • otros documentos contables. En la medida en que este manejo sea transparente podrá lograrse la confianza de las y los abonados o socios del sistema lo cual permitirá actuar para facilitar la “goberna- bilidad” que se requiere para una administración eficiente. Por las delicadas funciones que cumple el o la tesoreroa y por el grado de responsa- bilidad, la persona responsable de la ejecución de este proceso debe ser previamente capacitada. Para los sistemas de abastecimiento donde exista un número significativo de usuarios y usuarias (más de 150 conexiones domiciliarias) deberá disponerse de personal de apoyo para la realización de las tareas de manejo económico: oficinista, recaudador, etc... 2.1 Contabilidad y administración El correcto manejo económico en los sistemas comunitarios de agua potable y sanea- miento tiene especial importancia para su funcionamiento, pues de ello depende su cumplimiento, éxito y vida útil. (Cajas, C. y Maldonado, J., 2002) La administración, operación y mantenimiento dependen, principalmente, de la dis- ponibilidad económica. Y la disponibilidad económica depende del cobro de las tarifas por la prestación del servicio. III. Conceptualizando
30 Para llevar con exactitud las cuentas, las empresas utilizan la contabilidad, es decir, registran el dinero que reciben y el que gastan, para saber los recursos y su disponi- bilidad. En las OCSAS, el o la presidenta y el o la tesorera son los principales responsables del manejo administrativo y económico. Por lo tanto, la capacitación en asuntos finan- cieros, contables y en la prestación de los servicios debe ser un proceso permanente. Igualmente, una de las obligaciones más importantes de la OCSAS es la de mantener informados a los y las usuarioss sobre el movimiento económico y de inversiones que se realiza. Este informe tiene que ser justificado o respaldado con documentos. De ahí la importancia de llevar correctamente el registro en los respectivos formularios. De igual modo, la OCSAS debe someterse a auditorías de las instituciones responsa- bles de los sistemas: asamblea de usuarios, usuarias y entidades rectoras, financie- ras o de control a nivel nacional, que pueden de vez en cuando hacer una visita para revisar los libros y saber cómo se está realizando el manejo del sistema por lo que los documentos contables deben estar en perfecto orden.
31 ASUNTO FORMULARIO ACTIVIDAD RESPONSABLE FACTURACIÓN, COBRO Y REGISTRO Hoja de lectura de los medidores Lectura de los medidores y entrega a tesorería dentro de lostres días hábilesdel mes posterior. Operador o operadora Cuenta del/la usuario/a Establecimiento mensual de la información desde "lectura anterior" hasta "valores adeudados” en el cuarto día hábil del mes posterior. Tesorero o tesorera Facturas decobro Elaboración mensual de las facturas de cobro para cada usuarioo usuaria, en el 5° y 6°día hábil del mes posterior, utilizando la información de la "cuenta ", columnas: 1, 2, 3, 4, 9, 10, 11. Cobro de facturas: A partir del 7° día hábil del mes posterior. Tesorero o tesorera Registro de ingresos Registro diario de los valores recaudados y establecimiento mensual de los totalesregistrados por cadaconcepto. Tesorero o tesorera Estado de cuenta del usuario/a Registro diario de los cobros y establecimiento de los saldos adeudados, utilizando la información de "Registro deingresos". Tesorero o tesorera ASUNTO FORMULARIO ACTIVIDAD RESPONSABLE PAGOS Comprobante de egreso Elaboración de los comprobantes de egreso, previo al pago de los gastosrealizados por la Tesorero o Tesorera ELABORACIÓN DE INFORMES Movimiento de caja Elaboración mensualdel movimiento de caja: ingresos,egresos y Tesorero o tesorera Secuencia de los procesos de facturación, cobro, registro de pagos y elaboración de informes
32 establecimiento mensual de los totalesregistrados por cadaconcepto. Estado de cuenta del usuario/a Registro diario de los cobros y establecimiento de los saldos adeudados, utilizando la información de "Registro deingresos". Tesorero o tesorera ASUNTO FORMULARIO ACTIVIDAD RESPONSABLE PAGOS Comprobante de egreso Elaboración de los comprobantes de egreso, previo al pago de los gastosrealizados por la Tesorero o Tesorera ELABORACIÓN DE INFORMES Movimiento de caja Elaboración mensualdel movimiento de caja: ingresos,egresos y saldos, dentro de los dos días siguientes del mes posterior al del informe. Tesorero o tesorera Revisión y presentación de la información a la asamblea y ala junta, cuando asíse requiera. Presidente o presidenta Adaptado de: Administración de un sistema de agua potable. Cornelio Cajas y Jaime Maldonado. Universidad de Cuenca. CAMAREN. Quito–Ecuador, 2002. 2.2 Documentos contables o financieros para la OCSAS Para facilitar los procedimientos financieros, una organización debe contar con al- gunos formatos de documentos que les permita registrar los datos que necesitan y avanzar en el proceso de forma ordenada. Entre los documentos de índole financiera más importantes están: • Hoja de lectura de medidores • Estado de cuenta del usuario/a • Factura de cobro • Planilla de cobro • Comprobante de egreso • Comprobante de ingreso • Registro de ingreso • Registro de egreso • Movimiento de caja, de preferencia mensual • Informe económico • Libro de contablidad
33 ORGANIZACIÓN COMUNITARIA DE LOS SERVI CIOS DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO HOJA DE REGISTRO DE LECTURA DE MEDIDORES OPERARIO/OPERARIA DÍA MES AÑO Código de o la Usuario/a Apellidos y Nombres del usuario/usuaria de medidor Lectura m³ Hora Observaciones Hoja de registro de lectura de medidores Esta hoja de lectura de medidores se desglosa en metros cúbicos (m³). El formulario es para uso exclusivo de o la operadora. Allí anota los metros cúbicos (m³) de agua que gasta mensualmente cada familia. La lectura de los medidores la realizará entre el 25 y 26 de cada mes, para que del 27 al 30, la oficinista o tesorero procese la información y desde el primero del mes siguiente la Junta Administradora esté con sus documentos listos para realizar las recaudaciones. Estado de cuenta o ficheros de usuarios o usuarias Es el documento que individualiza las cuentas de cada abonado o abonada. En él se registran los consumos de agua y la suma de dinero que debe pagar mensualmente cada familia. En este formulario, que es personal de cada abonado, se registra infor- mación de enero a diciembre de cada año.
34 Factura de cobro Este formulario se llena utilizando los datos que contiene el estado de cuenta de cada usuario o usuaria, en el cual constan los m³ consumidos por el o la abonada y el valor mensual a pagar. Además, considera el gasto por consumo básico y por exceso, y de igual manera los costos del consumo de agua. Este documento se hace en original y copia. El original se entrega a la o el abonado una vez cancelada su deuda, la copia pasa al archivo de la Junta. En los países latinoamericanos existen maneras diferentes de facturar el cobro por los servicios que brindan las OCSAS. A continuación se brindan dos ejemplos de este tipo de documento tan importante para el funcionamiento de la OCSAS. El primer ejemplo es de las JASS de Perú (Juntas Administradoras de Servicios de Saneamiento). El segundo es de las EPSAs de Colombia (Empresas Públicas de Servicios de Agua).
35 Recibo Nro:……………… Recibo Nro:……………… Junta administradora de servicios Junta administradora de servicios Recibi del Sr;……………………………………………………Recibi del Sr;……………………...……………………………………………………………………… Cuota familiar Derecho de conexión Multas, moras, otros Monto total Correspondiente a Fecha………………….,…………….,…………… Fecha………………….,…………….,…………… Talonario de recibos ………………………………………………………………………….……………………………………………… Por concepto de ………………………………….……………………………………………………….. Cuota familiar…………………………………………………………………………………………………… Firma del tesorero de saneamiento de…………………………………………… Nro: de orden de asociado …………………………………… Firma del tesorero Derecho de conexión …………………………………………………………………………………………… Multas, moras, otros ……………………………………………………………………………………………… Monto total ………………………………………………………………………………………………………… Correspondiente a ………………………………………………………………………………………………… de saneamiento de…………………………………………… Nro: de orden de asociado …………………………………… Por concepto de ……………………………………………… …………………………………………………………………… Nombre de la EPSA Aviso de Cobranza Mes: Año: Nombre de o la usuaria Código del usuario: Lectura anterior (m3) Otros Lectura actual ( m3 ) Consumo ( m3 ) Por concepto: Total adeudado ( Bs ) Notas: Talonario de Recibos Aviso de cobranza
36 Planilla de cobro La planilla de cobro es el formulario que resume todos los ingresos que en un día re- cauda la Junta. Este documento se llena con la información que tiene el formulario “factura de cobro” en lo que se refiere a: • Nombre del/la usuario/a • Período de pago • Valor y fecha de cancelación. En este documento se totalizan las recaudaciones por día. Es el soporte para realizar la contabilidad de la Junta. 200 200 200 Comprobante No Concepto Valor Recibido Fecha de Pago No. Conexión Total: Planilla de cobro Nombre de Usuario 1. Pago correspondiente al mes de………………………………………………… 2. Fecha de cierre de esta planilla ………………………………………………… 3. Realizada por ………………………………………………………………………… Planilla de cobro
37 Por: Recibi conforme Presidente Tesorero Por Concepto de :……………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………….. Comprobante de egreso Pagado a :………………………………………………………………………………………………………………. La suma de :…………………………………………………………………………………………………………… Efectivo $:………………………………………………………………………Cheque:………………………………… No: Fecha: Valor: Fecha:………………………………………………………………… Firma entrega Firma recepción Por Concepto de :……………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………….. Ingreso de caja Hemos recibido de :……..……………………………………………………………………………………………. La cantidad de ……………………………………………………………………………....………………………… Comprobante de egreso Comprobante de ingreso de caja
38 Derecho de Conexión Multa de Otros Total Instalacion 2 Domiciliaria 3 Intereses 5 6 Total del Mes Registro de Ingresos Fecha Comprobante No: Nombre del Usuario Tarifas 1 Productos Energia 3 Accesorios Gastos de Otros Total Quimicos 2 Materiales 4 Administración 5 Gastos 6 7 Total del Mes Registro de Egresos Fecha Comprobante No: Beneficiario Sueldos 1 Registro de ingreso Registro de egreso
39 Por ejemplo: JUNTA DE AGUA SABANALARGA, HONDURAS COLUMNAR DE EGRESOS (Expresado en Lempiras) ------------------------------ ----------------------------- Firma Presidente Firma Tesorero ----------------------------- Firma Fiscal Fecha Detalle CUENTAS CONTABLES Sueldos y Salarios Material de oficina Energía eléctrica Viáticos Cloro Otros Total Egresos 02/02/2010 Compra de cloro 600.00 600.00 03/02/2010 Compra de materiales para la oficina 150.00 150.00 04/02/2010 Consumo de energía eléctrica 750.00 750.00 07/02/2010 Viáticos presidente/a de la Junta de Agua 300.00 300.00 15/02/2010 Planilla del personal de la Junta de Agua 1.500.00 1,500.00 20/02/2010 Entrega de una bolsa de cemento para el centro comunitario 100.00 100.00 31/02/2010 Planilla del personal de la Junta de Agua 1.500.00 1.500.00 3.000.00 150.00 750.00 300.00 600.00 100.00 4.900.00
40 Movimiento de caja o balance del mes En este documento se resume la información contable del mes. Se transcribe el balan- ce mensual que consta en el libro de contabilidad. Se hace por duplicado: una copia se la envía a la entidad responsable (institución rectora o financiera nacional) y la otra copia es para el archivo de la Junta.
41 Informe económico
42 Libro de contabilidad El libro de contabilidad es un documento sencillo, de fácil interpretación y realización. En él se registra todo el movimiento financiero de la OCSAS, en un mes determinado. Tiene cinco casilleros tanto para los ingresos o cobros, como cinco casilleros también para los egresos o gastos por diferentes conceptos. Este es un libro que debe llevar el o la tesorera y que tiene que ser legalizado por un notario público. Para mayor facilidad, el tesorero o la tesorera deberá especificar en cada columna los encabezamientos correspondientes. Los ingresos o cobros se anotan en la hoja de la izquierda del libro de caja (a esta hoja se le llama DEBE) y los egresos o gastos se anotan en la hoja de la derecha, que se le llama HABER. El saldo es igual a los INGRESOS menos los EGRESOS. Los ingresos se sustentan con recibos numerados y sellados por la OCSAS y los egre- sos se sustentan con boletas de venta o recibos. Después de registrar los ingresos y los egresos mensualmente, el libro de caja debe ser firmado por la Junta Administradora o el presidente o presidenta y el o la tesorera. DEBE ( Ingresos) H 1 2 3 4 5 6 7 Fecha Tipo de Cobro No de … Costo Unitario Costo total Fecha Tipo gasto que paga
43 Para no olvidar Esta información debe elaborarse mes a mes y debe estar dispo- nible para su presentación y verificación tanto a la Junta Adminis- tradora como a la asamblea. HABER ( Egresos) 5 6 7 8 9 10 osto total Fecha Tipo gasto No Gasto unitario Gasto total
44 2.3 Las tarifas Las tarifas son el precio establecido que debe pagar cada usuario o usuaria por los servicios que brinda la OCSAS. (Cajas, C. y Maldonado, J., 2002) Un problema serio La falta de adecuados programas de fortalecimiento de capacidades a las personas de las OCSAS ha inducido a una deficiente administración, operación y mantenimiento en el sector del manejo comunitario de los servicios de agua y saneamiento. Esto, junto a la aplicación de bajas tarifas, ha ocasionado el deterioro y mal funcionamiento de las OCSAS. Una posible solución La aplicación de tarifas actualizadas, en forma oportuna, permitirá conseguir el fortalecimiento económico de las OCSAS, lo cual a su vez permitirá atender oportunamente las acciones de administra- ción, operación y mantenimiento del sistema, con beneficio para todos los usuarios y usuarias. Las políticas tarifarias en las OCSAS Las políticas o líneas de acción en el tema tarifario dentro de las OCSAS debe guiarse por tres principios básicos: 1. El autofinanciamiento de la administración, operación y mantenimiento 2. La equidad distributiva 3. La simplicidad administrativa Para no olvidar: Una OCSAS se mantiene con las tarifas que pagan los o las usuarias.
45 1. El autofinanciamiento de la administración, operación y mantenimiento Se plantea porque es necesario recuperar, a través de las tarifas, los costos que oca- sionan: • La administración, operación y mantenimiento del sistema; y, • La formación de un fondo de capitalización, que sirva para las reposiciones de las unidades del sistema, así como para reparaciones mayores, ampliaciones del servicio y otros proyectos como protección de fuentes, obras de saneamiento, campañas educativas, prevención de riesgos, etc. 2. Equidad distributiva Obedece a la necesidad de considerar que el plan tarifario debe pensarse teniendo en cuenta la capacidad económica de la localidad. Desde este punto de vista, los esque- mas tarifarios deben, en primer término, conocer la capacidad de pago del usuario. Las tarifas aumentan cuando aumenta el consumo de agua. 3. Simplicidad administrativa Este aspecto se consigue simplificando: haciendo que los formularios sean lo más sencillos posibles y aplicando procedimientos técnicos, administrativos y financieros adecuados. ¿Cómo se hace un cálculo tarifario? Se aplica un método destinado a favorecer la capacidad técnica y económica de las OCSAS, para cubrir los costos necesarios de: • Operación, mantenimiento, administración y, • Fondo de capitalización ¿Qué es un método? Un método es un camino elegido para hacer algo, una manera especial de hacer algo que se ha probado y da buenos resultados. El método que se usa para el cálculo tarifario se basa en el presupuesto de gastos. Es un método práctico surgido de la experiencia. Veamos de qué se trata… Para realizar el cálculo tarifario por el método de estructuración del presupuesto de gastos, necesitamos conocer o determinar los diferentes gastos que hay que hacer,
46 para lograr la administración, operación y mantenimiento del sistema. Esos gastos se agrupan en lo que se conoce como rubros: sueldos, productos químicos, herramientas y materiales, etc... Al igual que en cualquier empresa de servicios, los principales rubros que se requieren cubrir en la OCSAS son: • Remuneraciones: se refiere a todos los gastos que se deban hacer para cubrir los sueldos del personal permanente y temporal. • Materiales y accesorios: contempla los gastos necesarios para el funciona- miento del sistema, como compra de válvulas, tuberías, accesorios, herramien- tas, etc. • Insumos y productos químicos: para la adquisición de sustancias necesarias para la potabilización del agua. • Energía: se refiere al suministro de energía eléctrica. Este rubro es importante sobre todo en los sistemas de agua en donde se dispone de estaciones eléctricas de bombeo. • Gastos administrativos: incluye los gastos que se pueden hacer en el proceso de la administración misma del sistema, como papelería, recibos, materiales de oficina, equipos de oficina, etc. • Fondo de capitalización: que permita a la OCSAS financiar los gastos de re- posición de las unidades del sistema, así como las reparaciones mayores, am- pliaciones del servicio y otros proyectos como protección de fuentes, obras de saneamiento, campañas educativas, prevención de riesgos, etc. Para realizar el cálculo de los rubros antes indicados es necesario conocer previamente alguna información tanto general y técnica sobre sistema: • Datos generales: son aquellos relacionados con la ubicación, localidad, parro- quia, cantón, provincia a la que pertenece el sistema, número de viviendas en la comunidad, cantidad de conexiones domiciliarias, población, etc. • Datos técnicos del sistema: a. En la captación: caudal, tipo, accesorios, válvulas, etc. b. En conducción y distribución: longitud, tipo de tubería, diámetro, accesorios y válvulas c. Tanques de almacenamiento y rompe-presiones: válvulas, accesorios, etc.
47 ¿En qué consiste el método para calcular las tarifas de una OCSAS? Consiste en hacer un presupuesto aproximado de los gastos que necesite la OCSAS para la administración, operación y mantenimiento de los sistemas a su cargo. Para ello se considera un valor que permita ahorrar o capitalizar para ser utilizado, cuando haga falta, en reparaciones mayores, ampliaciones en la cobertura de los servicios, reposición de las unidades dañadas y otros proyectos como protección de fuentes, obras de saneamiento, campañas educativas, prevención de riesgos, etc. Los principales rubros indicados y su detalle, se dan a conocer en el formato N° 1 (F1) detallado a continuación (Cajas, C. y Maldonado, J., 2002):
48 Procedimiento El método de cálculo por presupuesto se aplica localmente en cada comunidad. Para ello, antes se convoca a una asamblea comunitaria y frente a toda la comunidad se aplica el método, explicando paso a paso el proceso del cálculo. Para realizar con éxito este trabajo hay que disponer de la información suficiente que facilite el desarrollo de la reunión. Para explicar mejor el procedimiento de cálculo vamos a usar como ejemplo el cálculo tarifario real de una comunidad azuaya ecuatoriana: la comunidad de El Rodeo. Con todos esos datos generales se van desglosando y completando los puntos reque- ridos en formularios específicos, lo cual permite ir calculando y conociendo los costos en los que incurre la OCSAS. Esos cálculos de los gastos se hacen de manera mensual.
49 Remuneraciones Se consideran los sueldos, salarios o bonificaciones que reciben: • Los operadores que han sido capacitados para esa labor. • El tesorero u otros miembros de la Junta Administradora (como dietas o bo- nificaciones). • El personal de apoyo, si fuere necesario, para sistemas con más de 150 usua- rios y usuarias. En el ejemplo de la comunidad de la OCSAS de El Rodeo es: Materiales y accesorios Se realiza el cálculo empírico de las tuberías que se podrían llegar a romper en la ope- ración del sistema. Se recomienda que este cálculo se realice considerando que el 1% de la tubería existente se va a dañar o tendrá que reponerse en el año. Para el ejemplo de la OCSAS de El Rodeo, el 1% de la tubería de 63 mm (7 km) son 70 metros, lo que calculando a partir de los tubos de 6 metros que se comercializan en el mercado, equivalen a unos 12 tubos. Con el mismo criterio, se calculan 2 tubos para cada una de las tuberías de 50 y 32 mm de diámetro y 1km de largo. Personal Bonificación mensual Operador u operadora 25 dólares Tesorero o tesorera 5 dólares Peón 2,5 dólares
50 Tuberías Para el cálculo de las válvulas consideramos que es más probable que se dañen las que hay en mayor cantidad. Accesorios Para el cálculo de los accesorios, se recomienda tomar entre el 10 y el 20% del valor de las tuberías. Para el caso de la OCSAS de El Rodeo será: Insumos Hay que calcular, por ejemplo, el valor del cloro necesario por mes. Para esto usamos la siguiente fórmula: Accesorios = 20 x 18.33 : 100 = 3.67 dólares Cg = (C x Q) x 86.4 : R En donde… Cg = Cantidad de cloro necesario por día, en gramos. C = Concentración que queremos obtener en miligramos por litro (mg/lit.) (en este caso 1 mg/lit.). Q = Caudal que se trata o que llega a la planta en litros por segundo (lit./seg.). R = Rendimiento en % (para el caso de la OCSAS de El Rodeo, 65%). Aplicando los datos y calculando con exactitud tendremos: Cg = (1 x 1) x 86,4: 0,65 = 132,92 o sea 133 gramos por día Cg = 133 x 30 = 3.990 gramos por mes (g /mes) = 4 Kg. Mes El cloro cuesta 3,5 dólares el Kg. Costo de cloro = 4 x 3,5 = 14 dólares al mes.
51 Para no olvidar: La práctica aconseja usar 100 gramos de cloro por día, esto es 4 onzas, para un caudal de 1 litro por segundo. Energía Este rubro corresponderá al pago por servicio de electricidad y tiene importancia para aquellos sistemas de agua que utilizan bombeo. Gastos administrativos Se pueden usar diferentes criterios para su cálculo. Uno de ellos puede ser considerar esos gastos como un 50% del costo de las remuneraciones. Para el caso de la OCSAS de El Rodeo se consideran los gastos de: • Papelería/recibos en 5 dólares • Materiales de oficina 2,5 dólares • No hay gastos de arriendo Fondo de capitalización Aquí se consideran los fondos reservados para cubrir los costos que se ocasionen por las reparaciones mayores del sistema, así como los costos por ampliaciones del servicio y reposiciones de las unidades. Se recomienda para este rubro considerar de 20 a 30% de la suma de los puntos o aspectos antes calculados. Por tanto, si calculamos un 25%, daría los siguientes re- sultados: Fondo capitalización = 25 x 81,21: 100 = 20,30 dólares Entonces, en base a todos los cálculos anteriores, el presupuesto total de gastos de la OCSAS de El Rodeo sería de: Costo total = 101,51 dólares Tarifa básica calculada (TBC) La tarifa básica calculada (TBC) se obtiene al dividir el costo total del sistema por el número de abonados y abonadas o socios o socias. El resultado que se obtenga, será la tarifa básica (TB) que cada socio o socia deberá pagar por el consumo.
52 La TBC se establece de acuerdo con las condiciones propias del sistema: Consumo Básico (CB) = 10 m³, 15 m³, etc. TBC = costo total (101,51 dólares) dividido la cantidad de usuarios (100). 101,51 dólares :100 = 1,00 (1 dólar). TARIFA BÁSICA ADOPTADA = 1 dólar En la siguiente tabla, observar las dos últimas columnas: • La primera corresponde al VALOR en la moneda del país • La segunda es el porcentaje que el rubro representa frente al gasto total Por ejemplo:
53
54 IV. Recreando conocimientos El o la facilitadora iniciará dialogando sobre la práctica de los participantes en el ma- nejo de los asuntos contables y financieros. Se propiciará que los y las participantes expresen los problemas que se presentan en las comunidades. A continuación, se formarán grupos a los que se les entregará el paquete de docu- mentos contables y se pedirá que los llenen. Para ello se partirá de un ejemplo modelo en el que se presentará la información con los datos generales de un sistema. Usando ese modelo se llenarán los documentos contables y tarifarios de manera colectiva. A continuación se realizará una plenaria donde cada grupo presentará los cuadros llenados, se reforzarán y aclararán conceptos y dudas existentes. Recursos Cada participante recibirá un paquete de material con los formatos de los distintos documentos y el ejemplo modelo del sistema sobre el que se trabajará el ejercicio.
55 En pocas palabras... Unidad 2 Indudablemente, llevar documentos garantiza una admi- nistración eficiente. Esos documentos le permiten a la OCSAS, entre otras cosas: • Disponer de información oportuna y actualizada • Tomar decisiones y planificar acciones • Generar confianza en la comunidad e instituciones de control • Facilitar el manejo económico • Recuperar la cartera y disponibilidad económica Sin ese tipo de documentos o sistematización de información difícilmente se puede administrar una OCSAS. Todos los documentos son herramientas de apoyo que facilitan el desarrollo de cada uno de los procesos (técnico, administrativo y financiero) y permiten una mejor y eficiente administración. Por otro lado, la experiencia ha demostrado que la sostenibilidad y el buen funcionamiento en una OCSAS dependen de la aplicación de pliegos tarifarios actualizados y reales. Estos términos permiten fortalecer económica y oportu- namente a las OCSAS y cubrir las necesidades de la administración, operación y mantenimiento de sus sistemas. Disponer de una metodología de cálculo permitirá que la Junta Administradora de la OCSAS pueda actualizar cada año, o cuando las condiciones económicas así lo exijan, las tarifas sin necesidad de apoyo externo. V. Sintetizando
56 VI. Aplicando conocimientos Cuestionario de autoevaluación - Unidad 2 En base a los conocimientos adquiridos en esta Unidad, completar el siguiente cuadro: LOS PROCESOS FINANCIEROSUNIDAD 2: 1. Enumere los tres elementos básicos de una política tarifaria y explique en pocas palabras en qué consiste. a) ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… b) ……………………………………………………………………………………………………………………… c) ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… 2. ¿Qué es un pliego tarifario? ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… 3. Enumere los elementos que debe contemplar un cálculo de tarifas para su comunidad ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………
57 Unidad 3 Herramientasparalos procesostécnicos I. Introduciéndonos en el tema Resumen En esta unidad se presentan los principales procesos técnicos que se deben llevar a cabo en una OCSAS, de manera de hacer una inspección preventiva y correctiva de las obras y de la red que asegure la cantidad, la calidad y continuidad de los servicios. Se presentará igualmente todo el procedimiento básico para que los miembros de la OCSAS y el operador u operadora puedan realizar un proceso técnico de cloración, aspecto fundamental en la calidad de los servicios que se brindan a una comunidad. Objetivo pedagógico Se espera que la persona a capacitar, al final de esta unidad: • Conozca y aplique en su OCSAS los principales procesos técnicos que per- miten una inspección preventiva y correctiva de las obras y la red con la que se cuenta. • Conozca y aplique los procedimientos básicos para la cloración del agua, as- pecto fundamental para asegurar la calidad de los servicios que se brindan a la comunidad.
58 El Proceso Técnico de Inspección Preventiva y Correctiva El Proceso Técnico de Cloración UNIDAD 1 Herramientas para los procesos administrativos UNIDAD 2 Herramientas para los procesos financieros UNIDAD 3 Herramientas para los procesos técnicos UNIDAD 4 Vigilancia y control Mapa de la Unidad
59 II. Desde la experiencia Prueba de entrada - Unidad 3 Marque X si su respuesta es SÍ o NO y redacte un breve resumen en las preguntas 3 Y 4. LOS PROCESOS TÉCNICOSUNIDAD 3: SÍ NO 1. ¿Tiene su OCSAS una persona responsable de la operación? 2. ¿Su OCSAS cuenta con un sistema de cloración del agua? 3. ¿Cuáles son las partes que conforman un sistema de agua potable? ………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… 4. ¿Qué actividades realiza el operador? ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… 5. ¿Qué dificultades ha tenido su OCSAS en la operación y mantenimiento del sistema? ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….
60 III. Conceptualizando El proceso técnico, uno de los más importantes, se refiere a todo lo relacionado con la operación y mantenimiento de todas las unidades que conforman el sistema de agua. La persona encargada de ejecutar las acciones de operación y mantenimiento del sis- tema es el o la operadora (fontanero o plomero), que es contratado por la OCSAS y recibe una bonificación o salario como pago por los servicios que presta. El o la operadora debe ser una persona capacitada en cómo se deben manejar los di- ferentes equipos, accesorios y válvulas de control de manera que: • Todos los usuarios reciban el servicio. • El servicio sea continuo: las 24 horas del día, los 365 días del año. • La cantidad de agua que recibe cada usuario/a sea suficiente para cubrir sus necesidades. • Se reciba agua de buena calidad, apta para consumo humano para lo cual debe cumplir con las normas establecidas por los organismos de control. 3.1 El proceso técnico de inspección preventiva y correctiva La inspección consiste en hacer una revisión de los diferentes componentes de un sistema de abastecimiento, como la captación, el tanque de almacenamiento o de distribución, la red, entre otros, para identificar posibles problemas y tomar las medi- das correctivas. La inspección sanitaria involucra dos aspectos básicos: a) Mantenimiento preventivo: es el que se efectúa con el fin de evitar problemas en el funcionamiento de los componentes de un sistema. b) Mantenimiento correctivo: tiene en cuenta las acciones de reparación de daños causados por deterioros normales del uso de los sistemas o por acciones extrañas o imprevistas. Estas actividades de mantenimiento preventivo y correctivo son realizadas por un o una operadora, responsable de la adecuada operación y mantenimiento de los servi- cios con la colaboración de la comunidad.
61 COMPONENTE ACTIVIDAD USUAL ACTIVIDAD PERIÓDICA O PERMANENTE INSTRUMENTOS DE APOYO RECOMENDACIONES Fuente Inspección de la cuenca y proximidades y limpieza natural Inspección general; inspección de cambios de uso del suelo y erosión, de vertidos de aguas negras y residuales y de aplicación de agroquímicos; análisis de la calidad del agua; ejecución de obras de protección de la cuenca (prevención y mitigación); velar por el cumplimiento de normas de ordenamiento territorial. Operadores capacitados; capacitación y compromiso de la comunidad; levantamiento y registro de información (diagnósticos); consulta y realización de estudios; medición y registro de caudal (mínimos y máximos, época seca, época lluviosa); comportamiento del caudal (turbiedad, acidez, etc.). Mantenimiento preventivo: permanen te. Mantenimiento correctivo: según ocurrencia. Captación y/o pozo Movimientos de válvulas y compuertas, limpieza de rejilla; verificación y abastecimient o de bomba Manejo de accesorios; revisión de estado físico y de funcionamiento; verificación de funcionamiento y lectura de macro-hidrómetro; limpieza de obras o dispositivos, caja de válvulas, caja de derivación (retiro de sedimentos ); pintura de accesorios. Operadores capacitados; registro de información en libros, bitácoras o formularios; herramienta menor (palas, llaves, etc.) y equipos. Mantenimiento preventivo: limpieza apropiada. Mantenimiento correctivo: según ocurrencia. Desarenador Inspección visual y movimiento de válvulas. Retiro de sedimentos (por manejo de válvulas, accesorios y manual); limpieza de estructura (interna y externa); revisión de estado físico y de funcionamiento (caudal, volumen de agua, rebose, fugas, etc.); pintura y lubricación de accesorios. Operadores capacitado; registro de información en libros, bitácoras o formularios; herramienta menor (palas, llaves, cepillos metálicos, materiales como postes, mallas o alambres para cercamiento del área de localización, estructura, etc.). Mantenimiento preventivo: semanalmente limpieza de estructura. Mantenimiento correctivo: periódicamente . Aducción/ Conducción Recorrido de línea; limpieza de caja de válvulas. Inspección y operación de válvulas de purga, ventosas y otras estructuras (cámaras de quiebre de presión); revisión de fugas; evaluación de estabilidad de terreno; protección contra la intemperie (tubería en pasos elevados, pendientes, quebradas, puentes, etc.); control de presiones (mediciones) e inspección de conexiones clandestinas. Operadores capacitados; sensibilización, capacitación y compromiso de la comunidad; levantamiento y registro de información en libros, bitácoras o formularios; herramienta menor (picos, palas, etc.); contratación de obras; disponibilidad de accesorios (codos, válvulas, uniones, etc.) y tuberías; cumplimiento de normas técnicas de diseño y construcción. Mantenimiento preventivo: Inspección diaria de la red, operación de válvulas de purga cuando se detecte una disminución de caudales. Mantenimiento correctivo: periódicamente. En el siguiente cuadro se detallan el protocolo de actividades preventivas y de mante- nimiento (Ministerio de Desarrollo Económico de Colombia, 2000):
62 Planta de tratamiento o purificación Limpieza de floculadores, sedimientado res, filtros, aplicación de insumos químicos. Control de vibraciones y ruidos; revisión de conexión entre equipos; lubricación y limpieza de partes; control y sobrecalentamiento de partes eléctricas; revisión de motores; control de fugas; aplicación de pintura a estructuras y equipos; revisión de instrumentos y controladores; pruebas de aislamiento; mantenimiento de aireadores, mezcladores, floculadores, sedimientadores, filtros, tanques de aguas claras, dosificadores. Operadores de planta; libros de control de calidad; manuales de mantenimiento; programas de salud ocupacional (control de riesgos en la salud de los operarios); planes operaciones de emergencia, disponibilidad de elementos, equipos, accesorios, repuestos etc.); señalización; contratación de servicios con terceros; cumplimiento de normas técnicas de calidad del agua. Mantenimiento preventivo: diario, mensual o anual, según elemento o estructura. Mantenimiento correctivo: según ocurrencia. Almacena- miento Cierre y apertura de válvulas (entrada y salida); control de llenado y vaciado; retiro de sedimentos. Lavado y desinfección; cada operación de lavado debe ir seguida de una desinfección. Las paredes y el piso deben desinfectarse con una solución de hipoclorito de sodio; con una concentración de 50ppm (partes por millón) de cloro, en contacto durante 24 horas Mantenimiento de válvulas y accesorios (pintura, lubricación); revisión de flotadores (si existen), tuberías de rebose y lavado; revisión de niveles en el tanque; detección y control de filtraciones; impermeabilización con productos autorizados por el Ministerio de Salud; protección de estructura (cerramiento). Operador/a capacitado/a; herramienta menor; insumos químicos; registro de información. Mantenimiento preventivo: lavado tanque, mínimo una vez al año o según estado de los sedimentos. Mantenimiento correctivo: periódico. Redes de distribución Operación por sectores; cierre y apertura de válvulas; registro, presión y mantenimiento general. Localización y clasificación de daños; detección y control de fugas; control de contaminación de redes; reparación de daños; renovación de tuberías (por edad o estado de funcionamiento); revisión de hidrantes; verificación y funcionamiento de la red (terreno cedido o servidumbre; conexiones no utilizadas, instalaciones clandestinas, medidores alterados, válvulas trabadas, falta de manijas, cajas inundadas o con sedimento, escapes en uniones, tornillería suelta, etc.); drenaje y limpieza Personal técnico calificado; registro de información (clasificación de daños); catastro de red (planos actualizados); manuales (operación y mantenimiento de equipos, accesorios); planos o esquemas de esquinas, normas técnicas de construcción; equipos y herramienta menor (llaves de tubo, registros y acoples, alicates, martillos, marcos y seguetas, mechero, Mantenimiento preventivo: mensualmente purga de la red en horas de bajo consumo (noche). Mantenimiento correctivo: según frecuencia de ocurrencia.
63 accesorios (pintura, lubricación); revisión de flotadores (si existen), tuberías de rebose y lavado; revisión de niveles en el tanque; detección y control de filtraciones; impermeabilización con productos autorizados por el Ministerio de Salud; protección de estructura (cerramiento). Redes de distribución Operación por sectores; cierre y apertura de válvulas; registro, presión y mantenimiento general. Localización y clasificación de daños; detección y control de fugas; control de contaminación de redes; reparación de daños; renovación de tuberías (por edad o estado de funcionamiento); revisión de hidrantes; verificación y funcionamiento de la red (terreno cedido o servidumbre; conexiones no utilizadas, instalaciones clandestinas, medidores alterados, válvulas trabadas, falta de manijas, cajas inundadas o con sedimento, escapes en uniones, tornillería suelta, etc.); drenaje y limpieza de cajas; engrase de mecanismos de operación. Personal técnico calificado; registro de información (clasificación de daños); catastro de red (planos actualizados); manuales (operación y mantenimiento de equipos, accesorios); planos o esquemas de esquinas, normas técnicas de construcción; equipos y herramienta menor (llaves de tubo, registros y acoples, alicates, martillos, marcos y seguetas, mechero, flexómetro, terraja, etc.); disponibilidad de tuberías y accesorios; equipos de detección y control de fugas; información a los usuarios sobre las zonas afectadas (boletines, medios de comunicación). Mantenimiento preventivo: mensualmente purga de la red en horas de bajo consumo (noche). Mantenimiento correctivo: según frecuencia de ocurrencia. 3.2 El proceso técnico de cloración Muchos de los sistemas de agua potable de las OCSAS utilizan la desinfección, que es un proceso que se realiza colocando cloro al agua. Por eso es imprescindible capa- citar a el o la operadora en la tarea de dosificación de cloro. (Cajas, C. y Maldonado, J., 2002). La cloración debe ser una actividad diaria y prioritaria para él o la operadora. De él o ella depende la calidad del agua y por lo tanto la salud de la población. Si la dosificación es menor a lo indicado no se garantiza la potabilidad del agua y la gente puede enfermarse. Si la cantidad de cloro en el agua es mayor que la indicada la gente se enferma presentando problemas gastrointestinales. Para no olvidar: Una de las acciones más importantes que deberá efectuar la OCSAS es el con- trol de la calidad del agua suministrada. Para esto, la cloración o desinfección es uno de los aspectos más importantes.
64 El o la operadora tiene que comprobar la cantidad de cloro que permanece en el agua de la red para controlar que la desinfección se haga correctamente. Normalmente realizan tres lecturas: 1. En el tanque de almacenamiento o de reserva 2. En un extremo de la red 3. En la parte central de la población Para ello se usa el comparador de cloro que permite conocer la cantidad de cloro exis- tente en PPM (Partes Por Millón o miligramos por litro). Los resultados y fechas de las lecturas se anotarán en el parte diario, llamado registro de cloración, que elabora el/ la operador/a. El o la operadora analizará los resultados con la Junta Administradora de la OCSAS y hará las correcciones, si el caso lo amerita.
65 Algunos otros procesos técnicos tienen que ver con: • Verificación o supervisión de obras e infraestructura • Verificación o supervisión domiciliaria. Ambos procesos están relacionados con prácticas preventivas en las que, de manera frecuente y periódica, se está verificando el estado de las obras, infraestructura y algunas inspecciones domiciliarias. Este es un protocolo que deberían sostener todas las OCSAS con el fin de conocer a ciencia cierta el estado o las condiciones de los sistemas y prevenir cualquier avería o incidente. VERIFICACIÓN O SUPERVISIÓN DE OBRAS E INFRAESTRUCTURA OPERADOR/A: FECHA OBRA O INFRAESTRUCTURA SUPERVISADA CONDICIÓN OBSERVACIONES O RECOMENDACIONES 12 de marzo de 2011 Tanque de almacenamiento Dos fugas detectadas Vaciar el tanque la semana próxima y proceder a colmatar las fugas VERIFICACIÓN O SUPERVISIÓN DE OBRAS E INFRAESTRUCTURA OPERADOR/A: FECHA OBRA O INFRAESTRUCTURA SUPERVISADA CONDICIÓN OBSERVACIONES O RECOMENDACIONES 12 de marzo de 2011 Tanque de almacenamiento Dos fugas detectadas Vaciar el tanque la semana próxima y proceder a colmatar las fugas Ejercicio: Complete el siguiente cuadro en base al caso de su OCSAS
66 VERIFICACIÓN O SUPERVISIÓN DOMICILIARIA FECHA DOMICILIO VISITADO ¿QUÉ SE ENCUENTRA? OBSERVACIONES O RECOMENDACIONES PRÓXIMA VISITA FIRMA DEL USUARIO/A FIRMA DEL OPERARIO/A 30- 3- 2011 Lote 10 Dos fugas en grifos Proceder al cambio de ambos grifos. 7-4-2011 Marta GuƟérrez Carlos Prado VERIFICACIÓN O SUPERVISIÓN DOMICILIARIA FECHA DOMICILIO VISITADO ¿QUÉ SE ENCUENTRA? OBSERVACIONES O RECOMENDACIONES PRÓXIMA VISITA FIRMA DEL USUARIO/A FIRMA DEL OPERARIO/A Ejercicio: Complete el siguiente cuadro en base al caso de su OCSAS La verificación o supervisión domiciliaria es una actividad considerada dentro del plan de trabajo anual de la OCSAS y puede registrarse de la siguiente forma:
67 IV. Recreando conocimientos Para introducir al tema se realizará la dinámica del juego de roles. Cada participante debe elegir una parte del sistema de agua: fuente, tanque de cloración, caja de aire, tanque de reserva, domiciliaria, etc. A continuación el o la facilitadora cuenta una historia acerca de la operación de un sistema inventado y va nombrando las partes. La persona que lleva ese nombre deberá ponerse de pie y cuando se diga “sistema de agua” todos deberán ponerse de pie. Se concluye reflexionando sobre la importancia de conocer todo el sistema así como la operación del sistema para su correcto funcionamiento. A continuación se entregan tarjetas con los nombres de las partes del sistema de agua y se pide que colectivamente se escriban al lado las actividades principales de operación y mantenimiento que deben realizarse. Finalmente se refuerza con los contenidos de la unidad. Recursos Tarjetas con los nombres de las partes del sistema y un dibujo que ejemplifique cada parte
68 VI. Aplicando conocimientos Cuestionario de autoevaluación - Unidad 3 En base a los conocimientos adquiridos en esta Unidad, complete el siguiente cuadro: LOS PROCESOS TÉCNICOSUNIDAD 3: 1. ¿Qué significa el mantenimiento preventivo del sistema? ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2. ¿Qué significa el proceso técnico de cloración? ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… 3. Señale una actividad que debe realizarse rutinariamente en cada una de las siguientes partes del sistema: a) Fuente ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… b) Captación y/o pozo ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… c) Desarenador ……………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………. d) Planta de tratamiento o purificación ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… e) Almacenamiento ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………… f) Redes de distribución ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………
69 Unidad 4 Vigilanciaycontrol I. Introduciéndonos en el tema Resumen En esta unidad se presentan los principales aspectos de un plan de vigilancia y control para los diferentes procedimientos que se realizan en la OCSAS. Por tanto, se verán cuáles son los principales componentes de ese tipo de planes. Se presentará el proceso que se debe seguir para lograr el funcionamiento de un Plan de Vigilancia y Control de la gestión de la OCSAS y de los servicios que brinda. Objetivo pedagógico Se espera que la persona a capacitar, al final de esta unidad, pueda: • Conocer el concepto e importancia de un plan de vigilancia y control para una OCSAS y las personas responsables, • Conocer los componentes de un plan de vigilancia y control; • Aplicar el proceso para su implementación en una OCSAS.
70 ¿En qué consiste un Plan de Vigilancia y Control? Componentes e Indicadores de una Plan de Vigilancia y Control Proceso de Funcionamiento de un Plan de Vigilancia y Control UNIDAD 1 Herramientas para los procesos administrativos UNIDAD 2 Herramientas para los procesos financieros UNIDAD 3 Herramientas para los procesos técnicos UNIDAD 4 Vigilancia y control Mapa de la Unidad
71 II. Desde la experiencia Prueba de entrada - Unidad 4 Marque X si su respuesta es SÍ o NO y redacte un breve resumen en las preguntas 3, 4 y 5. VIGILANCIA Y CONTROLUNIDAD 4: SÍ NO 1. ¿Conoce el ente responsable de la administración del sistema de agua? 2. ¿Conoce el ente regulador del sector agua potable? 3. ¿Qué significa para usted vigilancia del sistema de agua? ……………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… 4. ¿Qué significa control del sistema? ……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… 5. ¿Quién debe asesorar a la OCSAS en temas como la calidad del servicio? ………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………
72 III. Conceptualizando Las comunidades y sus OCSAS, encargadas de la administración y gestión de los servicios de agua y saneamiento, generalmente no tienen un programa adecuado y sostenible de asistencia técnica y acompañamiento por parte de las instituciones res- ponsables en el nivel local y nacional y en muchas ocasiones el apoyo oficial es débil. (Cajas. C. y Maldonado, J., 2002) Esto repercute en la invisibilidad del sector y de los esfuerzos y cometidos que lleva a cabo en las comunidades. También repercute en un gran vacío en el tema de fortaleci- miento de capacidades, provocando que muchas OCSAS operen de manera empírica, deficiente y no sostenible. Por lo general, a los procesos de implementación de proyectos de agua y saneamiento se les hace un seguimiento muy corto, debido a la falta de financiamiento o porque no existe una institución rectora, o porque la existente no se ocupa de liderar proce- sos participativos y permanentes de fortalecimiento de capacidades, seguimiento y asesoría. Bajo ese contexto se hace fundamental para cada OCSAS elaborar un plan para la vi- gilancia y control que contribuya a asegurar el buen funcionamiento de la organización y de los servicios fundamentales que brinda a su comunidad. 4.1 ¿En qué consiste un plan de vigilancia y control? Fundamentalmente, consiste en hacer un seguimiento que acompañe y asesore a la administración de la OCSAS. Dentro de un programa de vigilancia y control se deben distinguir dos entidades que tienen tareas específicas, bien definidas y complementarias: • El ente administrador, y • El ente de vigilancia o supervisor. Ente administrador: realiza el seguimiento rutinario o de control de calidad en lo que refiere a la prestación de los servicios. Este es la OCSAS misma, su Junta Adminis- tradora y los o las operarias con los que cuente. Ente de vigilancia o supervisor: normalmente es una entidad del Estado, y tiene que hacer la supervisión periódica de los servicios que presta la OCSAS, de manera que se garanticen los servicios de calidad a la comunidad y se vele por la salud pública.
73 Es importante cuidar que el ente supervisor o entidad del Estado NO se convierta en juez y parte del proceso, lo cual no resultaría de ninguna manera conveniente para la OCSAS ni para sus usuarios y usuarias. En el marco de la descentralización se pretende que sea la comunidad quien asuma un rol protagónico, en el proceso de su propio desarrollo, por lo que resulta fundamental que el proceso de supervisión sea participativo. Se trata de que el ente supervisor asuma el rol de agente de cambio, de asesor de calidad, para que la entidad prestadora del servicio, pueda desempeñarse de manera eficiente en sus funciones. Por otro lado, es importante que se diseñe el plan de vigilancia y control y se definan los roles para todas las organizaciones que participan. De ese modo, las cosas quedan claras y no hay lugar para ambigüedades que puedan generar conflictos. Definición de plan de vigilancia y control Según la Organización Mundial de la Salud (OMS), un plan de vigilancia y control es “la evaluación y supervisión pública y continua de a seguridad y aceptabilidad de los servicios de abastecimiento de agua”. ¿Cuáles son las características principales de un plan de vigilancia y control? Un programa de vigilancia y control debe ser: • Integral • Participativo • Concertado • Multidisciplinario • Permanente • Asesor Integral: debe abarcar todos los aspectos relacionados con la prestación de los servi- cios de agua y saneamiento: gestión administrativa, comercial y financiera del sistema de agua y saneamiento, calidad del agua, etc. Participativo: porque resulta fundamental la participación de la comunidad y el Estado para resolver, concertadamente, los diferentes aspectos relacionados con la presta- ción de los servicios.
74 Multidisciplinario: porque si partimos de la idea de mantener la integralidad, resulta de especial importancia el aporte de distintas especialidades para lo técnico, adminis- trativo, social, etc. Permanente y continuo: es decir que se ejecute durante todo el tiempo, si se quiere alcanzar sostenibilidad. Para no olvidar: En ningún caso el proceso de vigilancia y control debe convertirse en un fis- calizador que juzga y castiga. Es una labor preventiva, de investigación y acompañamiento, que presta asistencia técnica oportuna para lograr un buen servicio. La vigilancia Es una labor regular, investigativa y preventiva. Por lo general, la vigilancia la realiza una entidad del Estado, que según cada país puede ser el Municipio, la Empresa Municipal de Agua, el Ministerio de Salud, la Au- toridad Rectora del Agua y Saneamiento, etc. Esta entidad debe hacer una vigilancia periódica de manera que se garanticen servicios de calidad a la comunidad y se vele por la salud pública. La visita es una tarea que se realiza al azar a una OCSAS de una determinada comu- nidad. Su objetivo no es sancionar por incumplimiento de normas sino realizar una evaluación permanente, que permita identificar los principales problemas que atenten contra la sostenibilidad y eficiencia en los servicios y orientar su resolución.
75 Para tener en cuenta No debe entenderse vigilancia como fiscalización. Es una actividad de apoyo y asis- tencia técnica oportuna y preventiva, capaz de detectar los posibles problemas que pueden incidir en la sostenibilidad de los sistemas. Una vez identificados esos proble- mas se analizan en forma coordinada y conjunta con el ente administrador para buscar la solución más adecuada y posible. El control Es el rol que le corresponde al ente administrador y consiste en el seguimiento rutinario o control de calidad de la prestación de los servicios. El ente administrador del sistema es el responsable del control, esto es la OCSAS y su Junta Administradora. El control busca la prestación de los servicios básicos con garantías para la salud ciudadana, dentro de lo que establece la Ley. Los indicadores o índices de calidad son aspectos que indican cómo están las cosas. En la prestación de los servicios estos indicadores deben ser concertados con los y las beneficiarias y los entes de vigilancia. Por ejemplo: Si no hay demoras en el pago de tarifas, eso “muestra o indica” que los usuarios y usuarias están conformes con el sistema y su administración. Entonces, un indicador de la buena gestión administrativa es el “pago puntual de las tarifas”. El proceso de vigilancia y control debe ser tan dinámico que permita la incorporación de nuevos elementos en el desarrollo del sector y promueva una gestión comunitaria con proyección de futuro. No debe conformarse con operar y mantener el sistema sino que debe buscar la proyección y ampliación de los servicios hacia otras áreas de salud como el saneamiento ambiental, los residuos sólidos, la higiene personal y comunitaria, etc. Este plan de vigilancia y control abre un espacio para poner en marcha la gestión co- munitaria.
76
77 4.2 Componentes e indicadores de un plan de vigilancia y control Un plan de vigilancia y control está integrado por tres componentes: • Técnicos • Sociales • Ambientales a) Componentes técnicos Son todos aquellos aspectos relacionados con el funcionamiento del sistema de agua y saneamiento de los cuales depende la calidad del servicio: • Calidad del agua suministrada • Cantidad • Cobertura del sistema • Continuidad del servicio • Costos • Las tecnologías apropiadas que se relacionan con la operación y mantenimiento La calidad Es un factor fundamental para la salud pública y por eso para la aceptación, operación y mantenimiento de los sistemas manejados por una OCSAS. El agua de suministro debe estar libre de substancias químicas y de microorganismos que puedan causar rechazo o enfermedades en los y las usuarias. Cada país tiene sus propias normas sobre la calidad del agua que deben ser cumplidas. Aún así, por norma general, existen guías publicadas por la Organización Mundial de la Salud (OMS) o la Organización Panamericana de la Salud (OPS) que pueden brindar pautas o parámetros a seguir con respecto a la calidad del agua. De hecho, la OMS está impulsando la adopción de un nuevo enfoque que se denomi- na Plan de Seguridad del Agua (PSA), el cual tiene que ver con poner en marcha un programa para la vigilancia y control integral tanto de la prestación del servicio como de la calidad del agua. El análisis de muestras de agua es y será siempre parte impor- tante de la producción de agua segura. Sin embargo, se necesita un enfoque diferente para reducir, en primer lugar, el riesgo de entrada de contaminantes a los sistemas de abastecimiento de agua. (OMS, 2009) Este enfoque de seguridad del agua está basado en la gestión preventiva del riesgo. Bajo ese enfoque, los riesgos para la seguridad del agua son identificados, priorizados y manejados para proteger la calidad del agua para consumo antes de que ocurran los problemas. El enfoque es desarrollado y documentado en un plan de seguridad de agua.
78 Aquí conviene señalar que una de las formas más frecuentes de contaminación del agua en países latinoamericanos son los excrementos humanos y animales que contri- buyen con una gran variedad de virus y bacterias. Fallas en la protección de las fuentes o en el tratamiento del agua, ponen a la comunidad en riesgo de sufrir enfermedades por esta razón. ¿Cómo se sabe cuándo el agua es de calidad? Su calidad se establece según la ausencia de sustancias químicas y microorganismos que puedan causar enfermedades. Para determinar la calidad se realizan análisis en el laboratorio. La OMS principalmente señala los elementos mínimos (parámetros básicos) que hay que tener en cuenta para analizar la calidad del agua. Considerando las limitaciones de infraestructura y gestión de las comunidades—sobre todo rurales y peri-urbanas— así como pequeños municipios, y la naturaleza principal- mente microbiológica de los riesgos sanitarios asociados con sus sistemas de agua potable, la OMS recomienda el uso de unos pocos parámetros básicos para establecer la calidad del agua. Es fundamental determinar: 1. Si aparecen E. Coli, es decir coliformes fecales 2. Si hay cloro residual, en caso de que se aplique cloro 3. Cómo se aplica cloro (PH); y, 4. Si el agua se ve turbia (turbiedad). En la siguiente tabla, se incluyen las guías para E. Coli y turbiedad, junto con otras indicaciones de importancia para que los y las usuarias acepten el servicio de agua y también para la aplicación de las tecnologías de filtración y desinfección. ¿Qué quiere decir…? < = menos de.... > = más de...
79 La cantidad La cantidad de agua que llega a la casa debe ser la suficiente para cubrir las necesida- des básicas: beber, cocinar, para el aseo personal y de la vivienda. La cantidad de agua es un factor importante para la salud y mejoramiento de la calidad de vida de las personas porque posibilita un mayor y mejor aseo personal, el lavado de alimentos y el ahorro de tiempo de acarreo, especialmente para mujeres, niños y adolescentes. Una aproximación de la cantidad de agua que se está suministrando a la comunidad puede ser definida a partir de la relación entre el consumo diario (medido en el tanque de reserva) y el número de usuarios que se abastece. Sin embargo, debe considerarse que este consumo será mayor que el consumo por persona debido a que generalmente hay pérdidas en el sistema, que muchas veces son imperceptibles. atención En caso de disponer del recurso en forma suficiente, se puede discutir con la comu- nidad el uso en otras actividades, siempre y cuando se analicen las consecuencias socioeconómicas y ambientales que ello provocaría.
80 La cantidad suministrada será analizada con mayor precisión a través de las lecturas de los medidores. Este proceso se llama micro-medición. Otro aspecto fundamental en un servicio sostenible es la relación entre el volumen de agua suministrada para consumo y la capacidad de la fuente. Esta relación debe ser menor a uno (1). Por ejemplo: 1. El volumen del agua suministrada al sistema de agua potable es de 1 litro por segundo (1 l/s) 2. La fuente de agua nos da 2 litros por segundo (2 l/s) 3. Si dividimos 1 (lo que gastamos) para 2 (lo que tenemos) nos da 0.5 que es menor que 1. La cobertura Se entiende por cobertura el acceso que la comunidad tiene al servicio de abasteci- miento de agua dentro del área de servicio del sistema. La OCSAS de la comunidad El Rodeo cubre toda la comunidad y el 75% de la población dispersa de los alrededores, es decir sirve a más de la mitad de la población. Hay que tratar siempre que el mayor número de usuarios/as posible disponga del servicio. La cobertura se expresa como el porcentaje de viviendas habitadas de la comunidad que disponen del servicio. Cobertura = Nro de casas con servicio / Nro total de casas Esto quiere decir que si hay 40 casas en la comunidad y 29 de ellas tienen agua pota- ble, el sistema cubre el 72% de la población, es decir, casi las tres cuartas partes de las familias de la comunidad. Para no olvidar: Mientras menor sea el valor de la relación más ventajoso para la fuente.
81 Para obtener el porcentaje hacemos el siguiente razonamiento: 40 casas = 100% de las casas de la comunidad. Si queremos conocer el porcentaje de 29 casas, la operación es la siguiente: 29 casas que corresponde a nuestro universo de estudio multiplicadas por 100% (porcentaje total) y dividimos por 40 casas, que es el total de las viviendas de la co- munidad. Eso nos da un total de: 72,5% La cobertura puede ser un indicador de gestión pues medirá en el tiempo si la OCSAS mantiene el número de conexiones iniciales o se incrementaron. La continuidad Es la disponibilidad del servicio durante la mayor cantidad de tiempo en el año. Lo ideal es disponer del servicio durante las 24 horas del día, los 365 días del año. La continuidad en la prestación del servicio evita los riesgos de contaminación del agua, debido a que hay almacenamientos inadecuados en los domicilios o en el mismo sistema. Los diseños de las unidades de tratamiento, almacenamiento y distribución de un sis- tema de agua potable (SAP) tienen que permitir realizar las actividades normales de operación y mantenimiento, sin tener que suspender el servicio. Cuando no hay disponibilidad suficiente de agua se deben evitar los riesgos de con- taminación por acumulación. Esto se puede hacer especificando horarios precisos de servicio y por supuesto, cumpliéndolos con exactitud. En este caso, hay que informar oportunamente a la comunidad sobre las medidas preventivas correspondientes. La continuidad se puede evaluar sobre la base del número de veces que se suspende el servicio, específicamente, por el número de horas sin suministro por día en períodos representativos del año, por ejemplo en verano. En pocas palabras: 29 X 100: 40 = 72,5% Para no olvidar: La continuidad debe ser concertada con la comunidad.
82 Para tener en cuenta: La usuaria o usuario valora la calidad del servicio y está dispuesto a pagar por él siem- pre que lo considere confiable y sobre todo, disponible. El costo Está determinado por los niveles de riesgo y contaminación de las fuentes así como por las características geográficas de la comunidad, por ejemplo la dispersión. En todo caso, la solución del abastecimiento debe guardar relación con las condiciones socio-económicas de la comunidad así como con su voluntad de pago. El sostenimiento económico de un sistema depende de la prestación eficiente y con- fiable del servicio que tiene que responder a las expectativas y necesidades de los y las usuarias. Los costos deben ser recuperados a través de las tarifas que se establecen sobre la base de cuatro criterios que recomienda la Organización Mundial de la Salud (OMS): 1. Equidad 2. Autonomía 3. Eficiencia; y, 4. Expansión del servicio. Para lograr “viabilidad financiera” se requiere que la tarifa promedio garantice que las necesidades del funcionamiento sean cubiertas totalmente y además, se deje una reserva para lograr consolidar el sistema que es el capital para la inversión. Para tener en cuenta: A nivel internacional se considera que la tarifa no debe superar del 3 al 5% de los in- gresos promedio mensuales de los/as usuarios/as. Como indicador de la voluntad de pago, se puede utilizar la morosidad, expresada como el porcentaje de usuarios y usuarias que adeudan los últimos 2, 3 o 4 meses de servicio. Ejercicio: Juan Fernández gana 46 dólares mensuales. ¿Cuánto debería pagar, como máximo, por el servicio de agua potable de su comunidad?
83 b) Componentes sociales Son todos aquellos aspectos relacionados con la administración, gestión e impacto de un sistema de agua y saneamiento, en relación directa con el bienestar de los y las usuarias. Los componentes sociales consideran: • La gestión comunitaria en la proyección de servicios de calidad está reflejada en la correcta administración de los bienes y en el trato con los y las usuarias, ofreciendo beneficios para la salud de los habitantes a través de los servicios. • El uso adecuado del recurso por parte de los y las socias y los hábitos y com- portamientos de la comunidad con su entorno: uso efectivo, cuidado de fuentes, educación sanitaria, etc. Indicadores para comprobar si se aplica bien el componente social Un indicador es un aspecto que ayuda a revelar las características ciertas de una si- tuación. Los indicadores pueden ser directos o indirectos. Directos: se pueden comprobar en el desempeño de la OCSAS. Estos indicadores pueden basarse en: • La cantidad de inspecciones realizadas al sistema • El cumplimiento del reglamento interno • La presentación de cuentas o informes económicos rendidos a usuarios • La búsqueda de soluciones a reducir el alto porcentaje de morosidad • La capacitación ofrecida, etc. Indirectos: son los indicadores que pueden darse o no. Algunos ejemplos son: • La experiencia y capacitación de los directivos • La participación de hombres y mujeres en la toma de decisiones • La cantidad de reuniones de la OCSAS • La frecuencia y calidad de la comunicación entre la OCSAS y los y las usuarias por medio de asamblea, socios, entidades locales • La frecuencia y calidad de la supervisión del trabajo de los y las operadoras • La calidad de atención a los y las usuarias. • El tiempo en atender reclamos, cantidad de reclamos atendidos, tipo de aten- ción requerido, etc. • La frecuencia y calidad de las actividades de control y vigilancia.
84 c) Componentes ambientales Son todos aquellos aspectos relacionados con el uso eficiente del agua, su protección y manejo de las cuencas hídricas por parte de los y las beneficiarias. Pueden estar relacionados con: • Riego de huertas o jardines • Cuidado de animales • Grifos permanentemente abiertos • Mantenimiento de conexión y accesorios intra domiciliarios • Inexistencia de un plan de manejo para la cuenca hídrica. Resaltando experiencias Indicadores para los tres componentes Desde el inicio de un proyecto es importante definir metas, indicadores y niveles que se quieren cumplir. Esto debería hacerse a través de reglas o normas que deben ser específicas para las diferentes comunidades considerando sus particularidades. Los indicadores y sus niveles de cumplimiento deben ser acordados o compartidos por los diferentes actores que están involucrados en la implementación del proyecto: instituciones, OCSAS, comunidades. El establecimiento de los indicadores debe ser claro y creativo. Los que siguen son algunos indicadores adaptados de evaluación participativa sobre sostenibilidad realizadas en Ecuador y Bolivia. Los niveles deseados que aparecen en la última columna, deben ser vistos solo como ejemplos. En la realidad deben ser discutidos y concertados por cada OCSAS.
85
86 4.3 Proceso del funcionamiento de un plan de vigilancia y control Sistema de información: catastro integral Lo primero es realizar el catastro integral del o los sistemas existentes para disponer de toda la información que permita tomar decisiones. Esta tarea se realiza en la actualidad usando los recursos que ofrece la tecnología. La información del catastro, que es un registro de datos, debe ser integral y abarcar los aspectos técnicos, sociales y ambientales del sistema.
87 Para lo técnico Se requieren: • Catastros del sistema de agua potable especificando cada una de las unidades que lo conforman, incluyendo los componentes y accesorios de cada una de ellas, como: captación, conducción, tratamiento, reservas, redes de distribu- ción, conexiones domiciliarias, tipo de válvulas, tuberías, accesorios, materia- les, diámetros, longitudes, número, ubicación. Además, se requiere información sobre cada socio y socia y los detalles de la conexión domiciliaria • Catastro de saneamiento es la disponibilidad de letrina o servicio sanitario, disposición de residuos, tratamiento de aguas residuales. Para lo social En gestión y administración se deberá recabar información respecto a: • Conformación de la OCSAS: nombre de sus miembros, cargos, fecha de elec- ción y capacitación recibida por cada persona. • Disponibilidad de reglamento interno, contenidos del reglamento, manual de operación y mantenimiento, plan tarifario con metodología de apoyo, programa de educación sanitaria a la comunidad. • Sistema de comunicación con los y las usuarias e instituciones. • Participación de la mujer en cargos directivos y toma de decisiones. • Documentos que se llevan: Administrativos (solicitud de nuevos y nuevas socias, citación a usuarios y usuarias en mora, etc.), técnicos (control de cloro residual, entre otros) y financieros (libro de contabilidad, recibos, etc.). • Proyección de los servicios hacia otras áreas como saneamiento, residuos, etc. • Impacto: información relacionada con el cambio en las actitudes y en los hábi- tos de comportamiento para la higiene personal, familiar y comunitaria. • Uso adecuado del agua por parte de los y las usuarias en riego, almacenamien- to, etc.
88 Para lo ambiental • Se deberá recoger información principalmente sobre el cuidado y preservación de la fuente. Disponibilidad del plan de manejo de la microcuenca, protección sanitaria, obras físicas de protección como reforestación, diques, muros secos, cunetas, etc. • Ofrecer la capacitación del personal comunitario: OCSAS, operadores, co- misiones, comunidad en aspectos ambientales, área de protección, eventos desarrollados, etc. Aplicación de programas de vigilancia y control Al aplicar el plan de vigilancia y control en realidad se está evaluando la ejecución de los procedimientos para que la OCSAS funcione como debe ser y ofrezca un servicio de calidad. La evaluación se hace a través del cumplimiento de los indicadores. El catastro se realiza mientras se ejecuta la evaluación participativa en la que enfoca- mos en forma integral y multidisciplinaria los aspectos relacionados con: • La administración • Operación y mantenimiento • Gestión • Educación sanitaria y ambiental • Capacitación • Cuidado y manejo de las fuentes, etc. La evaluación es labor continua, integral, investigativa y preventiva, pues lo que hace es tipificar, caracterizar los problemas que se presentan o los que podrían presentarse en el futuro para poder evitarlos o superarlos, a través de una labor conjunta con el ente administrador. En esta evaluación se determinan los indicadores y se comparan con los indicadores básicos de referencia. Si los indicadores están cumpliendo con los básicos se hace la actualización del catastro. En cambio, si eso no se cumple, es necesario determinar los temas en los que habrá capacitación específica. Por ejemplo: Si la evaluación determina que se requiere mayor cuidado en las fuentes de agua, tendremos que pensar en capacitar a los y las funcionarias y a las personas de la co- munidad en el cuidado de la microcuenca.
89 Programa de intervención Una vez determinados los problemas y necesidades de capacitación y asistencia téc- nica, se realizan los refuerzos respectivos en el área que se requiera, según el plan de implementación elaborado. ATENCIÓN En necesario agotar todos los esfuerzos para diseñar y aplicar un plan de vigilancia y control que permita asegurar, sin ninguna duda, un servicio de agua potable eficiente para la comunidad, lo cual significa también colaborar en gran medida a mantener la salud y el bienestar de las personas.
90
91 V. Sintetizando EN POCAS PALABRAS... UNIDAD 2 La vigilancia y control son actividades que tienen por objetivo asegurar la prestación eficiente y confiable de los servicios de agua y saneamiento fortaleciendo perma- nentemente al ente administrador y generando un espacio para el trabajo en equipo. Un programa de vigilancia y control debe ser: 1. Integral 2. Participativo 3. Concertado 4. Multidisciplinario 5. Permanente 6. Asesor Es un espacio para evaluar participativamente y en forma continua para que los sistemas de agua brinden un servicio seguro y que la Junta Ad- ministradora tenga la aceptación de la comunidad.
92 VI. Recreando conocimientos En esta unidad se partirá con una lluvia de ideas donde él o la facilitadora trabajará sobre la pregunta. En tarjetas se escribirán estas dos palabras clave. Se pedirá que los y las participantes diferencien entre vigilancia y control. Escribirán en un papelote las distintas ideas que se expresen. A continuación se pedirá que los participantes señalen quiénes pueden estar involu- crados en procesos de vigilancia y control del funcionamiento del sistema. Se pedirá también que señalen si han realizado o conocen procesos de vigilancia y control realizados en relación con los sistemas de agua de las OCSAS. Bajo las palabras vigilancia y control se detallará quiénes deben hacer cada una de estas tareas y se reforzará la diferencia entre las dos. De la misma manera, para el plan de vigilancia se contará con tarjetas que indiquen los componentes del plan: técnicos, sociales y ambientales. Bajo éstos se colocarán —también con tarjetas— los indicadores a considerar en cada componente, los que serán explicados por el o la facilitadora. Se concluirá la explicación con un panel donde participen 4 delegados o delegadas de los participantes que debatirán sobre el tema.
93 VIGILANCIA Y CONTROLUNIDAD 5: 1. ¿Cuál es la diferencia entre vigilancia y control? ……………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………… 2. ¿Quién realiza la vigilancia del sistema del agua? ¿Quién el control del sistema de agua? ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………… 3. Señales los 3 elementos claves de un plan de vigilancia 1.……………………………………………………………………………………………………………………… 2……………………………………………………………………………………………………………………………………… 3…………………………………………………………………………………………………………………………………… 4. ¿Qué miden los indicadores de un plan de control y vigilancia? ………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… 5. Ponga un ejemplo de indicador: Técnico:……………………………………………………………………………………………………………… Social:……………………………………………………………………………………………………………………………………… Ambiental …………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… Recursos Tarjetas, marcadores, papelotes En base a los conocimientos adquiridos en esta unidad, responda las siguientes pre- guntas:
94 Bibliografía • Cajas, Cornelio y Maldonado, Jaime. (2002). Administración de un sistema de agua potable. Programa de capacitación a promotoras y promotores campe- sinos. Eje Temático Agua para el consumo humano. Institución Coordinadora Universidad de Cuenca. CAMAREN. Quito, Ecuador. • CARE. (2001). Guía para organización y trabajo de las JASS. Materiales Edu- cativos, Tema Agua y Saneamiento No 2. CARE. • Catastro y Gestión Comercial. Cartilla. Colombia. • Ministerio de Desarrollo Económico (2000). Tecnologías apropiadas en agua potable y saneamiento básico : guías básicas. Segunda edición. Colombia. • Organización Mundial de la Salud (OMS) (2009). Manual sobre Planes de Seguridad del Agua para sistemas comunales de agua. Versión en español del “Water Safety Plan Manual for Small Community Water Supplies”. Las organizaciones responsables de la elaboración del módulo que tiene en sus manos trabajan bajo un enfoque de inclusión y equidad de género. Para fines de redacción y agilidad en la lectura en algunos casos se empleará el género masculino para referirse a hombres y mujeres.

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Modulo 4

  • 1.
    Dr. Ing. UrielQuispe Mamani MATERIAL ACADÉMICO UNIVERSITARIO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PARA LA SOSTENIBILIDAD DE LAS OCSAS MODULO 4
  • 2.
    5 MÓDULO 4 Gestión Administrativa para lasostenibilidad de las OCSAS MÓDULO 3 OrganizaciónO Comunitaria MÓDULO 1 Trabajando el futuroro de mi OCSAS.d La OCSAS óptima MÓDULO 2 Educación para adultos MÓDULO 55 Operación y MantenimientoM de sistemas de agua potable MÓDULO 6 Sistemas de saneamiento ambiental MÓDULO 7 Educación sanitaria, higiene y prevención MÓDULO 8 Gestión IntegradaGe del Recurso Hídricoo (GIRH) MÓDULO 9 Gestión Integral de Residuosd Sólidos (GIRS) MÓDULO 10 ComunicaciónC e Incidencia Mapa de la estructura curricular
  • 3.
    6 Módulo 4 Gestión administrativa parala sostenibilidad de las OCSAS Unidad 1 Herramientas para los procesos administrativos Unidad 2 Herramientas para los procesos financieros Unidad 3 Herramientas para los procesos técnicos Unidad 4 Vigilancia y control Mapa del módulo
  • 4.
    7 Unidad 1. Herramientaspara los procesos administrativos p.10 1.1 Documentos administrativos p.11 a) El plan de trabajo p.13 b) Registro o catastro de usuarios y usuarias p.14 c) Registro individual por usuario y usuaria p.17 d) Solicitud de conexiones p.18 e) Citación a usuarios y usuarias p.19 f) Inventario: cuaderno de control de bodega p.20 g) Notificación a los/as usuarios/as p.20 h) Convocatoria y realización de asambleas p.21 Unidad 2. Herramientas para los procesos financieros p.26 2.1 Contabilidad y administración p.29 2.2 Documentos contables o financieros para la ocsaS p.32 2.3 Las tarifas p.44 Unidad 3. Herramientas para los procesos técnicos p.57 3.1 El proceso técnico de inspección preventiva y correctiva p.60 3.2 El proceso técnico de cloración p.63 Unidad 4. Vigilancia y control p.69 4.1 ¿En qué consiste un plan de vigilancia y control? p.72 4.2 Componentes e indicadores de un plan de vigilancia y control p.77 4.3 Proceso del funcionamiento de un plan de vigilancia y control p.86 Bibliografía p.94 TabladeContenido
  • 5.
    8 Objetivosdelmódulo Objetivos específicos Al finalizarel módulo, los y las participantes deben saber: • Identificar los documentos necesarios para llevar una gestión administrativa efi- ciente de su OCSAS, en los tres procesos clave: administrativo, contable-financiero y técnico, así como referir su importancia. • Realizar un plan de trabajo, un cálculo de tarifa y un plan de operación. Deben promover cambios a través de: • Identificar en sus respectiva OCSAS los documentos que no se implementan y su- gerir su aplicación. Deben adquirir la siguiente destreza: • Completar los formatos y registros propuestos en los procesos administrativo, contable-financiero y técnico.
  • 6.
    9 Resumen general delmódulo El módulo Gestión administrativa contiene un conjunto de herramientas organizadas sobre la base de los tres grandes procesos internos estudiados en el módulo Organi- zación comunitaria que la OCSAS debe poner en marcha: 1. El Proceso Administrativo; 2. El Proceso Financiero – Contable; 3. El Proceso Técnico – Operativo. En cada uno de estos procesos se proponen herramientas específicas, así: • Para el proceso administrativo se requiere contar con el plan de trabajo, el registro de las y los usuarios, y el registro individual de las y los usuarios. Para el cobro de tarifas se precisa un conjunto de instrumentos desde la solicitud de conexiones, citación a usuarios y usuarias en mora, cuaderno de control de bodega (inventario) y notificaciones; y para la realización de asambleas se de- sarrollan modelos de convocatorias y actas. • Para el proceso financiero – contable se requiere del manejo de libros conta- bles y financieros, y sobre todo de un plan tarifario para lo cual se propone un método muy práctico de cálculo. Entre los documentos de índole financiera más importantes se proponen: hoja de lectura de medidores, cuenta del usuario y la usuaria, factura de cobro, planilla de cobro, comprobante de egreso, compro- bante de ingreso, registro de ingreso, registro de egreso, movimiento de caja (mensual) e informe económico. • Para el proceso técnico – operativo se desarrollan principalmente herramientas para que el operador del sistema pueda realizar el mantenimiento preventivo y correctivo así como la cloración. Finalmente, se presenta el tema de control y vigilancia, la importancia de contar con un plan que articule y defina claramente el rol de los diversos actores en el plan, así como sus distintos componentes y las condiciones necesarias para su implementación.
  • 7.
    10 I. Introduciéndonos enel tema Resumen En esta unidad se presentan las herramientas y documentos dentro de los procesos administrativos internos que deben llevar las OCSAS para lograr una adecuada gestión de los servicios. Objetivo pedagógico Se espera que la persona a capacitar, al final de esta unidad: • Conozca los recursos y documentos necesarios para lograr la eficiente admi- nistración de una OCSAS. Unidad 1 Herramientasparalos procesosadministrativos
  • 8.
    11 El plan de trabajo Registroo catastro de usuarios y usuarias Solicitud de conexiones Cuadernos de control de bodega Notificaciones y convocatorias bodega UNIDAD 1 Herramientas para los procesos administrativos UNIDAD 2 Herramientas para los procesos financieros UNIDAD 3 Herramientas para los procesos técnicos UNIDAD 4 Vigilancia y control Mapa de la unidad
  • 9.
    12 4. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… UNIDAD 1: LOSPROCESOS ADMINISTRATIVOS SÍ NO 1. ¿Utiliza documentos administrativos su OCSAS? 2. ¿Su OCSAS tiene catastro de usuarios? ¿Quién lleva las convocatorias y el libro de actas de las asambleas? 5. Enumere problemas que encuentra en la administración de los sistemas de agua de su comunidad. 3. ¿Qué documentos administrativos llevan las comunidades? II. Desde la experiencia Prueba de entrada - Unidad 1 Marque X si su respuesta es SÍ o NO y redacte un breve resumen en las preguntas 3, 4 y 5.
  • 10.
    13 III. Conceptualizando 1.1. Documentosadministrativos Para facilitar los procedimientos administrativos, una organización debe contar con los formatos que le permitan registrar los datos y avanzar en el proceso de forma or- denada. Entre los documentos administrativos más importantes se encuentran: a) el plan de trabajo b) registro de las y los usuarios c) registro individual de las y los usuarios d) solicitud de conexiones e) citación a las y los usuarios en mora f) inventario: cuaderno de control de bodega h) notificaciones i) convocatoria y libro de actas de la realización de asambleas a. El plan de trabajo Para cada asamblea general de las y los asociados, la Junta Administrativa debe pre- parar una propuesta listando las diferentes actividades que se van a realizar durante el próximo año mencionando fechas y responsables de cada actividad. El plan de trabajo nos permite ser ordenados, anticipar y programar las actividades, así como otorgar responsabilidades para cada actividad e identificar el presupuesto que se requiere para ejecutar cada acción. (CARE, 2001) Para tener en cuenta La utilización adecuada de documentación y formularios por par- te de la OCSAS le permite administrar correctamente el sistema y garantizar una buena imagen, cuestión importantísima para lograr la confianza y aceptación de todos los usuarios. Es muy importante usarlos en forma correcta, para contar con información oportuna precisa y confiable, en todo momento, insumo fundamental para la rendición de cuentas.
  • 11.
    14 PLAN ANUAL DETRABAJO Actividades/tareas Periodi- cidad E F M A M J J A S O N D Responsable Presupuesto Cobro Cada Mes X X X X X X X X X X X X Tesorero/a Limpieza y Desinfección del Sistema Cada Mes X X X X X X X X X X X X Operario/a y Asociados Organizados Cloración Cada día X X X X X X X X X X X X Operario/a Medición Cada Mes X X X X X X X X X X X X Operario/a Análisis Cada 4 Meses X X X X Junta Administradora Reunión de junta 2 veces Por mes X X X X X X X X X X X X Presidente/a Ampliación del Sistema Abril X X Operario/a Y Asociados Organizados Asamblea de Asociados 2 veces Por año X X Junta Administradora Programación de Gastos Cada Año X Junta Administradora Elaboración del Plan de trabajo Cada Año X Junta Administradora Compra de Insumos Cuando se Necesite Junta Administradora Capacitaciones Según Programa X X X X X X Junta Administradora Monto total general b) Registro o catastro de usuarios y usuarias Para tener registrados a todos los usuarios del sistema a cargo de la OCSAS, es muy importante contar con un catastro de usuarios y usuarias. Con este catastro sabe- mos claramente a cuántos usuarios atendemos y la ubicación de cada uno, y de esta manera tenemos un mejor control del servicio que brinda la OCSAS. Para elaborar el catastro, primero se le asigna a cada usuario un número o código. En el caso de poblaciones dispersas y rurales se puede utilizar un número, asignado a cada conexión o medidor (hidrómetro), al momento de ingresar el sistema, y así tener certeza del número de abonados o usuarios del sistema. Esto también permite llevar un mejor control para las lecturas de los medidores y la gestión de cobro. Por ejemplo:
  • 12.
    15 Cuando se tratade comunidades más aglomeradas, urbanas o peri-urbanas, puede diseñarse un código específico para cada usuario o usuaria, así: 1. Tres primeros dígitos para indicar el nombre de la calle, puede ser en número o letras 2. Tres dígitos siguientes para identificar la cuadra, puede ser en número o letra 3. Los últimos cuatro dígitos para identificar al usuario/a. Cada nuevo usuario/a recibe un número de serie a tiempo de ingresar el sistema. A continuación, un ejemplo usando información del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial de Colombia:
  • 13.
    16 Para registrar lainformación de los y las usuarias se puede usar la siguiente tabla: Fuente: Adaptado de Catastro y Gestión Comercial. Cartilla. Colombia. Catastro de usuarios Nombre de la OCSAS: Presidente/a: Responsable: Código o dirección Apellidos y Nombres C.I. * Fecha Ingreso Tel. de medidor Categoría Estado miembros en la familia Comercial Activo Domiciliar Pasivo * C.I.: Carta de Identidad o documento de identidad. La tabla nos muestra cómo completar la información, así: • Fecha: día en el que un nuevo usuario ingresó a la OCSAS. • Categoría: comercial y domiciliaria, en caso de que la OCSAS haya determi- nado diferentes categorías en su estructura tarifaria. • Estado: activo o pasivo. En algunos casos las familias se trasladan por mu- cho tiempo a otras zonas del país y dejan sus viviendas deshabitadas, por lo que son socios pasivos. Por otro lado, aunque no estarían consumiendo agua (inactividad), algunas OCSAS seguramente cobrarán un monto fijo por mante- nimiento. Ya cuando regresan a habitar su domicilio solicitan nuevamente ser socios activos. • Número de miembros de la familia: para conocer el consumo por familia. Esta información puede ser muy útil, puesto que con base en ello se calcula el caudal que se necesita para proveer de agua a todo el sistema. Junto al catastro de las y los usuarios, la OCSAS debe ocuparse de elaborar un plano en el que figure la distribución comunal de barrios, calles y cuadras que atiende el sistema, identificando la red y las acometidas de cada vivienda o establecimiento.
  • 14.
    17 c) Registro individualpor usuario y usuaria Estedocumentocompilatodoslosdatosdecadausuarioyregistrasuaccionarconrespecto a la OCSAS y los servicios que brinda. Nos sirve para conocer mejor a las y los usuarios, darles reconocimiento, o bien identificar problemas para resolver a tiempo. Nombre del usuario: (Apellido Paterno) (Apellido Materno) (Nombre) Año: CÓDIGO: NÚMERO DE MEDIDOR: Meses Lectura Consumo en m3 Monto a cobrar Multa Desconexión y reconexión Total de pago Fecha de pago Recibo de pago Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Observaciones y mantenimiento Por ejemplo:
  • 15.
    18 d) Solicitudes deconexiones Este documento lo utiliza cada miembro de la comunidad que necesita obtener los servicios de la OCSAS. El o la usuaria debe llenar el formulario y presentarlo a la Junta Administradora acep- tando las condiciones y los valores que se le piden por el derecho de conexión y tarifa. La solicitud se envía a la junta directiva que se encarga de aprobar y autorizar a la presidenta o presidente a firmar aceptando la solicitud. El usuario y la usuaria hace el pago correspondiente, luego de lo cual se autoriza al operador para que realice la instalación. (Cajas, C. y Maldonado, J., 2002). Por ejemplo: Organización comunitaria prestadora de servicios de agua y saneamiento Provincia canton Comunidad Nombre del solicitante CI Direccion Residencial: Comercial: Industrial: Nuevo: Reconexion: Público: Negado Aceptado Fecha: Derecho de instalación $ Medidor $ Materiales $ Mano de Obra $ Total $ De contado $ A plazos $ Jornales mingas $ Total $ Residencial ………….M3$ ……………………………… Exceso ………….M3$ ……………… Comercial ………….M3$ ……………………………… Exceso ………….M3$ ……………… Industrial ………….M3$ ……………………………… Exceso ………….M3$ ……………… Público ………….M3$ ……………………………… Exceso ………….M3$ ……………… En …………………………. a……………. de…………………………… de………….. 20………….. Solicitante Aceptación: El solicitante acepta sujetarse a lo dispuesto en la Ley y Reglamento de las Juntas Administradoras de agua y se compromete a observar las damas disposiciones de la JASSA y en común acuerdo suscriben este documento …………………………………………….. …………………………………………….. Presidente de la Junta Valor de la tarifa Informe Tipo de Instalación Solicitud para conexión de agua potable Nro Costo de la Conexión Forma de Pago El valor a plazos lo abonara en ….. Dividiendolos en $.............por mes
  • 16.
    19 e) Citación ausuarios y usuarias en mora Este formulario lo envía firmado el o la presidena de la junta al usuario o usuaria que se hubiere atrasado en su pago después de la fecha límite mensual. Sirve como cita- torio, en el cual se le advierte al abonado que tiene un determinado número de horas, de acuerdo con lo que se disponga en el reglamento interno, para pagar su deuda. A quienes no cancelen la mora se les suspenderá el servicio. Citación a usuarios y usuarias en mora Estimado señor / Estimada señora,......................................................... La Junta Administradora de la Organización Comunitaria de Agua Potable y Saneamiento de............................................................., hace de su cono- cimiento, que se encuentra atrasado en el pago de su mensualidad por consumo de agua potable, por un monto de………………….. Por este medio le notificamos que tiene................ días para cancelar ese monto adeudado. En caso de no hacer el pago en el tiempo previsto, nos veremos en la obligación de suspenderle el servicio. Fecha.............................................. Atentamente, .........................................................
  • 17.
    20 f) Inventario: cuadernode control de bodega La Junta Administradora de la OCSAS tiene la responsabilidad de vigilar los documen- tos de propiedad de la organización, así como velar que se ejecuten todas las obras de agua potable y saneamiento. Para ello es fundamental contar con un cuaderno de inventario donde se apunten todas las compras, lo que se deja de usar, lo que se recibe como donación y quién realiza la donación. CUADERNO DE INVENTARIO 1 2 3 4 5 6 Fecha de boleta o recibo Cosas que se compran o reciben En uso No se usa ¿Dónde está o quién lo usa actualmente? g) Notificación a los/as usuarios/as La Junta Administradora de la OCSAS puede hacer notificaciones cuando un asociado o asociada no esté cumpliendo con las normas contenidas en el estatuto de la OCSAS. Motivo de notificación: Situación anómala cometida por el o la asociada por el atraso en el pago, conexión ilegal, destrucción malintencionada de infraestructura de la OC- SAS, manipulación o alteración de dispositivos de medición, etc. La notificación debe ser entregada en duplicado y ser firmada por el o la usuaria. Se guarda una copia en los archivos de la OCSAS para evitar problemas posteriores o malos entendidos. Notificación a usuarios/as Nombre de la usuaria o usuario..................................................................... Dirección ................................................................................................. Motivo de Notificación ............................................................................... Fecha de Notificación ................................................................................. Firma del Presidente/a de la OCSAS:............................................................. Firma del usuario o usuaria:..........................................................................
  • 18.
    21 h) Convocatoria yrealización de asambleas Para lograr una buena participación es las asambleas es necesario (CARE Perú, 2011): • Preparar la agenda en forma anticipada en la Junta Administradora. Pensar el horario más adecuado para que los y las usuarias puedan asistir sin problemas. • Programar temas de interés para el asociado y la asociada. • Preparar y enviar con anticipación a cada asociado y asociada una invitación formal señalando fecha, hora, lugar y temas de la agenda. Lo recomendable es que esta invitación formal llegue con al menos ocho días de anticipación y directamente al domicilio de la socia o socio y que deberá firmar un recibido. • Informar e invitar a la población en general sobre la realización de la asamblea a través de avisos impresos en lugares públicos, visibles y concurridos de la comunidad como la tienda, puestos de salud, iglesia, etc., o en eventos depor- tivos, comunales o religiosos. También es importante echar mano de recursos radiofónicos como avisos radiales o perifoneo. Otra opción es enviar la invitación mediante las niñas y niños de la escuela o colegio. • Recordar a los asociados y asociadas, la importancia de asistir a estas asam- bleas puesto que la OCSAS le pertenece a la comunidad.
  • 19.
    22 IV. Recreando conocimientos Diálogocon los participantes Esta unidad presenta herramientas muy concretas, algunas de las cuales ya son ma- nejadas por las OCSAS. Por ello se sugiere que desde la facilitación se inicie con un diálogo sobre cada una de las herramientas, orientado en custiones como: ¿cómo manejan en la actualidad la OCSAS?, ¿cuál es el nivel de familiaridad con los docu- mentos?, ¿cuáles son los problemas que enfrentan?, ¿cómo los han resuelto?, ¿por qué es necesario llevar ordenadamente todos los documentos? Ejercicios: Responsables y documentos 1. Elaborar cartulinas de un color para cada responsable de llenar alguno de los documentos estudiados y cartulinas de otro color con los nombres de los documentos. 2. En plenaria se pedirá que unan con líneas los distintos documentos con los responsables de llevar estos documentos: RESPONSABLE DOCUMENTOS Tesorera o tesorero Libro de actas Presidenteo presidenta Plan de trabajo anual Operadoro operadora Catastro de usuarios Secretaria o secretario Solicitud de conexiones Vocales Registro individual por usuario Fiscal Convocatoria a asambleas Asamblea Citación a usuarios en mora Lajunta administradora (JAAP) Libro de actas Usuarioso usuarias Notificaciones a usuarios Bodegueroo bodeguera Cuaderno de control de bodega
  • 20.
    23 PLAN ANUAL DETRABAJO 1 2 3 4 5 ACTIVIDADES/ TAREAS CADA CUANTO TIEMPO E F M A M J J A S O N D RESPONSABLE MONTO TOTAL MONTO TOTAL GENERAL CUADERNO DE INVENTARIO 1 2 3 4 5 6 Fecha de boleta o recibo Cosas que se compran o reciben En uso Nose usa ¿Dónde está o quién lo us actualmente? Ejercicio: Cuaderno de inventario Complete el siguiente cuadro con el inventario de su OCSAS. Recursos Se entregará un juego completo de los documentos y formularios sugeridos en este módulo como material anexo. Ejercicio: Plan anual de trabajo Completar el siguiente cuadro con las actividades o tareas programadas para el año y las personas responsables de cada una de ellas. Colocar una X en los meses correspondientes a cada actividad, según las veces o frecuencia.
  • 21.
    24 V. Sintetizando EN POCASPALABRAS... UNIDAD 1 Los documentos que la OCSAS debe llevar para tener una administración eficiente son: • El plan de trabajo anual elaborado por la directiva o la JAAP y aprobado por la asamblea. • Registro de usuarias y usuarios llevado por la secretaría. • Registro individual de usuarias y usuarios llevado por el o la operadora y tesorero o tesorera. • Solicitud de conexiones realizada por los y las usuarias. • Citación a usuarios en mora, realizada por la secretaría. • Realizar el inventario de control de bodega llevado por el o la bodeguera o, si no existiera, el operador u operadora. • Notificaciones realizadas por la secretaría. • Convocatoria para la realización de asambleas, realizada por la secretaria. • Libro de actas llevado por el/la secretario/a.
  • 22.
    25 VI. Aplicando conocimientos Cuestionariode autoevaluación - Unidad 1 En base a los conocimientos adquiridos en esta unidad, complete el siguiente cuadro: UNIDAD 1: PROCESOS ADMINISTRATIVOS 1. ¿Cómo se elabora un plan de trabajo para la OCSAS? …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… 2. ¿Cómo preparar una asamblea? …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… 3. Enumere los documentos administrativos necesarios para una correcta administración …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………
  • 23.
    26 Unidad 2 Herramientasparalos procesosfinancieros I. Introduciéndonosen el tema Resumen En esta unidad se presentan los principales aspectos relacionados con los procesos de contabilidad y administración en una OCSAS y su importancia en la gestión eficaz de la organización y en la prestación de servicios. Se presentarán los principales documentos o formularios contables y financieros im- prescindibles para la OCSAS, así como el proceso o el método para poder fijar tarifas apropiadas para lograr la sostenibilidad de los servicios. Objetivo pedagógico Se espera que la persona a capacitar, al final de esta unidad: • Conozca y pueda aplicar los principios básicos de la contabilidad y la adminis- tración que puedan beneficiar y lograr una gestión eficaz de una OCSAS. • Conozca y pueda aplicar los principales documentos contables y financieros necesarios para la gestión de una OCSAS. • Conozca y pueda elaborar una política tarifaria que le permita a la OCSAS la sostenibilidad en sus servicios.
  • 24.
    27 Mapa de launidad Contabilidad y administración Documentos contables y financieros para la OCSA Las tarifas UNIDAD 1 Herramientas para los procesos administrativos UNIDAD 2 Herramientas para los procesos financieros UNIDAD 3 Herramientas para los procesos técnicos UNIDAD 4 Vigilancia y control
  • 25.
    28 II. Desde laexperiencia Prueba de entrada - Unidad 2 Marque X si su respuesta es SÍ o NO y responda las preguntas siguientes: LOS PROCESOS CONTABLES Y FINANCIEROSUNIDAD 2. SÍ NO 1. ¿Lleva su OCSAS libro de contabilidad? 2. ¿Cobra su OCSAS tarifas por el servicio de agua de consumo? 3. ¿Qué se necesita para el cobro de tarifas en la comunidad? …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 4. ¿Qué documentos lleva la comunidad que posibilita el pago de las tarifas? …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………… 5. ¿Quién realiza la lectura de medidores y quién el cálculo de la tarifa? …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………
  • 26.
    29 Como en todaempresa, uno de los procesos más importantes es, sin duda, el proce- so contable y de finanzas, pues de la oportuna disponibilidad económica depende en buena medida la administración, operación y mantenimiento de un sistema de agua potable y saneamiento. Este proceso maneja todo lo referente a los aspectos económicos y como una de sus actividades más importantes tiene que llevar en forma adecuada: • todos los libros • las cuentas bancarias; y, • otros documentos contables. En la medida en que este manejo sea transparente podrá lograrse la confianza de las y los abonados o socios del sistema lo cual permitirá actuar para facilitar la “goberna- bilidad” que se requiere para una administración eficiente. Por las delicadas funciones que cumple el o la tesoreroa y por el grado de responsa- bilidad, la persona responsable de la ejecución de este proceso debe ser previamente capacitada. Para los sistemas de abastecimiento donde exista un número significativo de usuarios y usuarias (más de 150 conexiones domiciliarias) deberá disponerse de personal de apoyo para la realización de las tareas de manejo económico: oficinista, recaudador, etc... 2.1 Contabilidad y administración El correcto manejo económico en los sistemas comunitarios de agua potable y sanea- miento tiene especial importancia para su funcionamiento, pues de ello depende su cumplimiento, éxito y vida útil. (Cajas, C. y Maldonado, J., 2002) La administración, operación y mantenimiento dependen, principalmente, de la dis- ponibilidad económica. Y la disponibilidad económica depende del cobro de las tarifas por la prestación del servicio. III. Conceptualizando
  • 27.
    30 Para llevar conexactitud las cuentas, las empresas utilizan la contabilidad, es decir, registran el dinero que reciben y el que gastan, para saber los recursos y su disponi- bilidad. En las OCSAS, el o la presidenta y el o la tesorera son los principales responsables del manejo administrativo y económico. Por lo tanto, la capacitación en asuntos finan- cieros, contables y en la prestación de los servicios debe ser un proceso permanente. Igualmente, una de las obligaciones más importantes de la OCSAS es la de mantener informados a los y las usuarioss sobre el movimiento económico y de inversiones que se realiza. Este informe tiene que ser justificado o respaldado con documentos. De ahí la importancia de llevar correctamente el registro en los respectivos formularios. De igual modo, la OCSAS debe someterse a auditorías de las instituciones responsa- bles de los sistemas: asamblea de usuarios, usuarias y entidades rectoras, financie- ras o de control a nivel nacional, que pueden de vez en cuando hacer una visita para revisar los libros y saber cómo se está realizando el manejo del sistema por lo que los documentos contables deben estar en perfecto orden.
  • 28.
    31 ASUNTO FORMULARIO ACTIVIDADRESPONSABLE FACTURACIÓN, COBRO Y REGISTRO Hoja de lectura de los medidores Lectura de los medidores y entrega a tesorería dentro de lostres días hábilesdel mes posterior. Operador o operadora Cuenta del/la usuario/a Establecimiento mensual de la información desde "lectura anterior" hasta "valores adeudados” en el cuarto día hábil del mes posterior. Tesorero o tesorera Facturas decobro Elaboración mensual de las facturas de cobro para cada usuarioo usuaria, en el 5° y 6°día hábil del mes posterior, utilizando la información de la "cuenta ", columnas: 1, 2, 3, 4, 9, 10, 11. Cobro de facturas: A partir del 7° día hábil del mes posterior. Tesorero o tesorera Registro de ingresos Registro diario de los valores recaudados y establecimiento mensual de los totalesregistrados por cadaconcepto. Tesorero o tesorera Estado de cuenta del usuario/a Registro diario de los cobros y establecimiento de los saldos adeudados, utilizando la información de "Registro deingresos". Tesorero o tesorera ASUNTO FORMULARIO ACTIVIDAD RESPONSABLE PAGOS Comprobante de egreso Elaboración de los comprobantes de egreso, previo al pago de los gastosrealizados por la Tesorero o Tesorera ELABORACIÓN DE INFORMES Movimiento de caja Elaboración mensualdel movimiento de caja: ingresos,egresos y Tesorero o tesorera Secuencia de los procesos de facturación, cobro, registro de pagos y elaboración de informes
  • 29.
    32 establecimiento mensual de lostotalesregistrados por cadaconcepto. Estado de cuenta del usuario/a Registro diario de los cobros y establecimiento de los saldos adeudados, utilizando la información de "Registro deingresos". Tesorero o tesorera ASUNTO FORMULARIO ACTIVIDAD RESPONSABLE PAGOS Comprobante de egreso Elaboración de los comprobantes de egreso, previo al pago de los gastosrealizados por la Tesorero o Tesorera ELABORACIÓN DE INFORMES Movimiento de caja Elaboración mensualdel movimiento de caja: ingresos,egresos y saldos, dentro de los dos días siguientes del mes posterior al del informe. Tesorero o tesorera Revisión y presentación de la información a la asamblea y ala junta, cuando asíse requiera. Presidente o presidenta Adaptado de: Administración de un sistema de agua potable. Cornelio Cajas y Jaime Maldonado. Universidad de Cuenca. CAMAREN. Quito–Ecuador, 2002. 2.2 Documentos contables o financieros para la OCSAS Para facilitar los procedimientos financieros, una organización debe contar con al- gunos formatos de documentos que les permita registrar los datos que necesitan y avanzar en el proceso de forma ordenada. Entre los documentos de índole financiera más importantes están: • Hoja de lectura de medidores • Estado de cuenta del usuario/a • Factura de cobro • Planilla de cobro • Comprobante de egreso • Comprobante de ingreso • Registro de ingreso • Registro de egreso • Movimiento de caja, de preferencia mensual • Informe económico • Libro de contablidad
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    33 ORGANIZACIÓN COMUNITARIA DELOS SERVI CIOS DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO HOJA DE REGISTRO DE LECTURA DE MEDIDORES OPERARIO/OPERARIA DÍA MES AÑO Código de o la Usuario/a Apellidos y Nombres del usuario/usuaria de medidor Lectura m³ Hora Observaciones Hoja de registro de lectura de medidores Esta hoja de lectura de medidores se desglosa en metros cúbicos (m³). El formulario es para uso exclusivo de o la operadora. Allí anota los metros cúbicos (m³) de agua que gasta mensualmente cada familia. La lectura de los medidores la realizará entre el 25 y 26 de cada mes, para que del 27 al 30, la oficinista o tesorero procese la información y desde el primero del mes siguiente la Junta Administradora esté con sus documentos listos para realizar las recaudaciones. Estado de cuenta o ficheros de usuarios o usuarias Es el documento que individualiza las cuentas de cada abonado o abonada. En él se registran los consumos de agua y la suma de dinero que debe pagar mensualmente cada familia. En este formulario, que es personal de cada abonado, se registra infor- mación de enero a diciembre de cada año.
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    34 Factura de cobro Esteformulario se llena utilizando los datos que contiene el estado de cuenta de cada usuario o usuaria, en el cual constan los m³ consumidos por el o la abonada y el valor mensual a pagar. Además, considera el gasto por consumo básico y por exceso, y de igual manera los costos del consumo de agua. Este documento se hace en original y copia. El original se entrega a la o el abonado una vez cancelada su deuda, la copia pasa al archivo de la Junta. En los países latinoamericanos existen maneras diferentes de facturar el cobro por los servicios que brindan las OCSAS. A continuación se brindan dos ejemplos de este tipo de documento tan importante para el funcionamiento de la OCSAS. El primer ejemplo es de las JASS de Perú (Juntas Administradoras de Servicios de Saneamiento). El segundo es de las EPSAs de Colombia (Empresas Públicas de Servicios de Agua).
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    35 Recibo Nro:……………… ReciboNro:……………… Junta administradora de servicios Junta administradora de servicios Recibi del Sr;……………………………………………………Recibi del Sr;……………………...……………………………………………………………………… Cuota familiar Derecho de conexión Multas, moras, otros Monto total Correspondiente a Fecha………………….,…………….,…………… Fecha………………….,…………….,…………… Talonario de recibos ………………………………………………………………………….……………………………………………… Por concepto de ………………………………….……………………………………………………….. Cuota familiar…………………………………………………………………………………………………… Firma del tesorero de saneamiento de…………………………………………… Nro: de orden de asociado …………………………………… Firma del tesorero Derecho de conexión …………………………………………………………………………………………… Multas, moras, otros ……………………………………………………………………………………………… Monto total ………………………………………………………………………………………………………… Correspondiente a ………………………………………………………………………………………………… de saneamiento de…………………………………………… Nro: de orden de asociado …………………………………… Por concepto de ……………………………………………… …………………………………………………………………… Nombre de la EPSA Aviso de Cobranza Mes: Año: Nombre de o la usuaria Código del usuario: Lectura anterior (m3) Otros Lectura actual ( m3 ) Consumo ( m3 ) Por concepto: Total adeudado ( Bs ) Notas: Talonario de Recibos Aviso de cobranza
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    36 Planilla de cobro Laplanilla de cobro es el formulario que resume todos los ingresos que en un día re- cauda la Junta. Este documento se llena con la información que tiene el formulario “factura de cobro” en lo que se refiere a: • Nombre del/la usuario/a • Período de pago • Valor y fecha de cancelación. En este documento se totalizan las recaudaciones por día. Es el soporte para realizar la contabilidad de la Junta. 200 200 200 Comprobante No Concepto Valor Recibido Fecha de Pago No. Conexión Total: Planilla de cobro Nombre de Usuario 1. Pago correspondiente al mes de………………………………………………… 2. Fecha de cierre de esta planilla ………………………………………………… 3. Realizada por ………………………………………………………………………… Planilla de cobro
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    37 Por: Recibi conforme PresidenteTesorero Por Concepto de :……………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………….. Comprobante de egreso Pagado a :………………………………………………………………………………………………………………. La suma de :…………………………………………………………………………………………………………… Efectivo $:………………………………………………………………………Cheque:………………………………… No: Fecha: Valor: Fecha:………………………………………………………………… Firma entrega Firma recepción Por Concepto de :……………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………….. Ingreso de caja Hemos recibido de :……..……………………………………………………………………………………………. La cantidad de ……………………………………………………………………………....………………………… Comprobante de egreso Comprobante de ingreso de caja
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    38 Derecho de ConexiónMulta de Otros Total Instalacion 2 Domiciliaria 3 Intereses 5 6 Total del Mes Registro de Ingresos Fecha Comprobante No: Nombre del Usuario Tarifas 1 Productos Energia 3 Accesorios Gastos de Otros Total Quimicos 2 Materiales 4 Administración 5 Gastos 6 7 Total del Mes Registro de Egresos Fecha Comprobante No: Beneficiario Sueldos 1 Registro de ingreso Registro de egreso
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    39 Por ejemplo: JUNTA DEAGUA SABANALARGA, HONDURAS COLUMNAR DE EGRESOS (Expresado en Lempiras) ------------------------------ ----------------------------- Firma Presidente Firma Tesorero ----------------------------- Firma Fiscal Fecha Detalle CUENTAS CONTABLES Sueldos y Salarios Material de oficina Energía eléctrica Viáticos Cloro Otros Total Egresos 02/02/2010 Compra de cloro 600.00 600.00 03/02/2010 Compra de materiales para la oficina 150.00 150.00 04/02/2010 Consumo de energía eléctrica 750.00 750.00 07/02/2010 Viáticos presidente/a de la Junta de Agua 300.00 300.00 15/02/2010 Planilla del personal de la Junta de Agua 1.500.00 1,500.00 20/02/2010 Entrega de una bolsa de cemento para el centro comunitario 100.00 100.00 31/02/2010 Planilla del personal de la Junta de Agua 1.500.00 1.500.00 3.000.00 150.00 750.00 300.00 600.00 100.00 4.900.00
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    40 Movimiento de cajao balance del mes En este documento se resume la información contable del mes. Se transcribe el balan- ce mensual que consta en el libro de contabilidad. Se hace por duplicado: una copia se la envía a la entidad responsable (institución rectora o financiera nacional) y la otra copia es para el archivo de la Junta.
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    42 Libro de contabilidad Ellibro de contabilidad es un documento sencillo, de fácil interpretación y realización. En él se registra todo el movimiento financiero de la OCSAS, en un mes determinado. Tiene cinco casilleros tanto para los ingresos o cobros, como cinco casilleros también para los egresos o gastos por diferentes conceptos. Este es un libro que debe llevar el o la tesorera y que tiene que ser legalizado por un notario público. Para mayor facilidad, el tesorero o la tesorera deberá especificar en cada columna los encabezamientos correspondientes. Los ingresos o cobros se anotan en la hoja de la izquierda del libro de caja (a esta hoja se le llama DEBE) y los egresos o gastos se anotan en la hoja de la derecha, que se le llama HABER. El saldo es igual a los INGRESOS menos los EGRESOS. Los ingresos se sustentan con recibos numerados y sellados por la OCSAS y los egre- sos se sustentan con boletas de venta o recibos. Después de registrar los ingresos y los egresos mensualmente, el libro de caja debe ser firmado por la Junta Administradora o el presidente o presidenta y el o la tesorera. DEBE ( Ingresos) H 1 2 3 4 5 6 7 Fecha Tipo de Cobro No de … Costo Unitario Costo total Fecha Tipo gasto que paga
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    43 Para no olvidar Estainformación debe elaborarse mes a mes y debe estar dispo- nible para su presentación y verificación tanto a la Junta Adminis- tradora como a la asamblea. HABER ( Egresos) 5 6 7 8 9 10 osto total Fecha Tipo gasto No Gasto unitario Gasto total
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    44 2.3 Las tarifas Lastarifas son el precio establecido que debe pagar cada usuario o usuaria por los servicios que brinda la OCSAS. (Cajas, C. y Maldonado, J., 2002) Un problema serio La falta de adecuados programas de fortalecimiento de capacidades a las personas de las OCSAS ha inducido a una deficiente administración, operación y mantenimiento en el sector del manejo comunitario de los servicios de agua y saneamiento. Esto, junto a la aplicación de bajas tarifas, ha ocasionado el deterioro y mal funcionamiento de las OCSAS. Una posible solución La aplicación de tarifas actualizadas, en forma oportuna, permitirá conseguir el fortalecimiento económico de las OCSAS, lo cual a su vez permitirá atender oportunamente las acciones de administra- ción, operación y mantenimiento del sistema, con beneficio para todos los usuarios y usuarias. Las políticas tarifarias en las OCSAS Las políticas o líneas de acción en el tema tarifario dentro de las OCSAS debe guiarse por tres principios básicos: 1. El autofinanciamiento de la administración, operación y mantenimiento 2. La equidad distributiva 3. La simplicidad administrativa Para no olvidar: Una OCSAS se mantiene con las tarifas que pagan los o las usuarias.
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    45 1. El autofinanciamientode la administración, operación y mantenimiento Se plantea porque es necesario recuperar, a través de las tarifas, los costos que oca- sionan: • La administración, operación y mantenimiento del sistema; y, • La formación de un fondo de capitalización, que sirva para las reposiciones de las unidades del sistema, así como para reparaciones mayores, ampliaciones del servicio y otros proyectos como protección de fuentes, obras de saneamiento, campañas educativas, prevención de riesgos, etc. 2. Equidad distributiva Obedece a la necesidad de considerar que el plan tarifario debe pensarse teniendo en cuenta la capacidad económica de la localidad. Desde este punto de vista, los esque- mas tarifarios deben, en primer término, conocer la capacidad de pago del usuario. Las tarifas aumentan cuando aumenta el consumo de agua. 3. Simplicidad administrativa Este aspecto se consigue simplificando: haciendo que los formularios sean lo más sencillos posibles y aplicando procedimientos técnicos, administrativos y financieros adecuados. ¿Cómo se hace un cálculo tarifario? Se aplica un método destinado a favorecer la capacidad técnica y económica de las OCSAS, para cubrir los costos necesarios de: • Operación, mantenimiento, administración y, • Fondo de capitalización ¿Qué es un método? Un método es un camino elegido para hacer algo, una manera especial de hacer algo que se ha probado y da buenos resultados. El método que se usa para el cálculo tarifario se basa en el presupuesto de gastos. Es un método práctico surgido de la experiencia. Veamos de qué se trata… Para realizar el cálculo tarifario por el método de estructuración del presupuesto de gastos, necesitamos conocer o determinar los diferentes gastos que hay que hacer,
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    46 para lograr laadministración, operación y mantenimiento del sistema. Esos gastos se agrupan en lo que se conoce como rubros: sueldos, productos químicos, herramientas y materiales, etc... Al igual que en cualquier empresa de servicios, los principales rubros que se requieren cubrir en la OCSAS son: • Remuneraciones: se refiere a todos los gastos que se deban hacer para cubrir los sueldos del personal permanente y temporal. • Materiales y accesorios: contempla los gastos necesarios para el funciona- miento del sistema, como compra de válvulas, tuberías, accesorios, herramien- tas, etc. • Insumos y productos químicos: para la adquisición de sustancias necesarias para la potabilización del agua. • Energía: se refiere al suministro de energía eléctrica. Este rubro es importante sobre todo en los sistemas de agua en donde se dispone de estaciones eléctricas de bombeo. • Gastos administrativos: incluye los gastos que se pueden hacer en el proceso de la administración misma del sistema, como papelería, recibos, materiales de oficina, equipos de oficina, etc. • Fondo de capitalización: que permita a la OCSAS financiar los gastos de re- posición de las unidades del sistema, así como las reparaciones mayores, am- pliaciones del servicio y otros proyectos como protección de fuentes, obras de saneamiento, campañas educativas, prevención de riesgos, etc. Para realizar el cálculo de los rubros antes indicados es necesario conocer previamente alguna información tanto general y técnica sobre sistema: • Datos generales: son aquellos relacionados con la ubicación, localidad, parro- quia, cantón, provincia a la que pertenece el sistema, número de viviendas en la comunidad, cantidad de conexiones domiciliarias, población, etc. • Datos técnicos del sistema: a. En la captación: caudal, tipo, accesorios, válvulas, etc. b. En conducción y distribución: longitud, tipo de tubería, diámetro, accesorios y válvulas c. Tanques de almacenamiento y rompe-presiones: válvulas, accesorios, etc.
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    47 ¿En qué consisteel método para calcular las tarifas de una OCSAS? Consiste en hacer un presupuesto aproximado de los gastos que necesite la OCSAS para la administración, operación y mantenimiento de los sistemas a su cargo. Para ello se considera un valor que permita ahorrar o capitalizar para ser utilizado, cuando haga falta, en reparaciones mayores, ampliaciones en la cobertura de los servicios, reposición de las unidades dañadas y otros proyectos como protección de fuentes, obras de saneamiento, campañas educativas, prevención de riesgos, etc. Los principales rubros indicados y su detalle, se dan a conocer en el formato N° 1 (F1) detallado a continuación (Cajas, C. y Maldonado, J., 2002):
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    48 Procedimiento El método decálculo por presupuesto se aplica localmente en cada comunidad. Para ello, antes se convoca a una asamblea comunitaria y frente a toda la comunidad se aplica el método, explicando paso a paso el proceso del cálculo. Para realizar con éxito este trabajo hay que disponer de la información suficiente que facilite el desarrollo de la reunión. Para explicar mejor el procedimiento de cálculo vamos a usar como ejemplo el cálculo tarifario real de una comunidad azuaya ecuatoriana: la comunidad de El Rodeo. Con todos esos datos generales se van desglosando y completando los puntos reque- ridos en formularios específicos, lo cual permite ir calculando y conociendo los costos en los que incurre la OCSAS. Esos cálculos de los gastos se hacen de manera mensual.
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    49 Remuneraciones Se consideran lossueldos, salarios o bonificaciones que reciben: • Los operadores que han sido capacitados para esa labor. • El tesorero u otros miembros de la Junta Administradora (como dietas o bo- nificaciones). • El personal de apoyo, si fuere necesario, para sistemas con más de 150 usua- rios y usuarias. En el ejemplo de la comunidad de la OCSAS de El Rodeo es: Materiales y accesorios Se realiza el cálculo empírico de las tuberías que se podrían llegar a romper en la ope- ración del sistema. Se recomienda que este cálculo se realice considerando que el 1% de la tubería existente se va a dañar o tendrá que reponerse en el año. Para el ejemplo de la OCSAS de El Rodeo, el 1% de la tubería de 63 mm (7 km) son 70 metros, lo que calculando a partir de los tubos de 6 metros que se comercializan en el mercado, equivalen a unos 12 tubos. Con el mismo criterio, se calculan 2 tubos para cada una de las tuberías de 50 y 32 mm de diámetro y 1km de largo. Personal Bonificación mensual Operador u operadora 25 dólares Tesorero o tesorera 5 dólares Peón 2,5 dólares
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    50 Tuberías Para el cálculode las válvulas consideramos que es más probable que se dañen las que hay en mayor cantidad. Accesorios Para el cálculo de los accesorios, se recomienda tomar entre el 10 y el 20% del valor de las tuberías. Para el caso de la OCSAS de El Rodeo será: Insumos Hay que calcular, por ejemplo, el valor del cloro necesario por mes. Para esto usamos la siguiente fórmula: Accesorios = 20 x 18.33 : 100 = 3.67 dólares Cg = (C x Q) x 86.4 : R En donde… Cg = Cantidad de cloro necesario por día, en gramos. C = Concentración que queremos obtener en miligramos por litro (mg/lit.) (en este caso 1 mg/lit.). Q = Caudal que se trata o que llega a la planta en litros por segundo (lit./seg.). R = Rendimiento en % (para el caso de la OCSAS de El Rodeo, 65%). Aplicando los datos y calculando con exactitud tendremos: Cg = (1 x 1) x 86,4: 0,65 = 132,92 o sea 133 gramos por día Cg = 133 x 30 = 3.990 gramos por mes (g /mes) = 4 Kg. Mes El cloro cuesta 3,5 dólares el Kg. Costo de cloro = 4 x 3,5 = 14 dólares al mes.
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    51 Para no olvidar: Lapráctica aconseja usar 100 gramos de cloro por día, esto es 4 onzas, para un caudal de 1 litro por segundo. Energía Este rubro corresponderá al pago por servicio de electricidad y tiene importancia para aquellos sistemas de agua que utilizan bombeo. Gastos administrativos Se pueden usar diferentes criterios para su cálculo. Uno de ellos puede ser considerar esos gastos como un 50% del costo de las remuneraciones. Para el caso de la OCSAS de El Rodeo se consideran los gastos de: • Papelería/recibos en 5 dólares • Materiales de oficina 2,5 dólares • No hay gastos de arriendo Fondo de capitalización Aquí se consideran los fondos reservados para cubrir los costos que se ocasionen por las reparaciones mayores del sistema, así como los costos por ampliaciones del servicio y reposiciones de las unidades. Se recomienda para este rubro considerar de 20 a 30% de la suma de los puntos o aspectos antes calculados. Por tanto, si calculamos un 25%, daría los siguientes re- sultados: Fondo capitalización = 25 x 81,21: 100 = 20,30 dólares Entonces, en base a todos los cálculos anteriores, el presupuesto total de gastos de la OCSAS de El Rodeo sería de: Costo total = 101,51 dólares Tarifa básica calculada (TBC) La tarifa básica calculada (TBC) se obtiene al dividir el costo total del sistema por el número de abonados y abonadas o socios o socias. El resultado que se obtenga, será la tarifa básica (TB) que cada socio o socia deberá pagar por el consumo.
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    52 La TBC seestablece de acuerdo con las condiciones propias del sistema: Consumo Básico (CB) = 10 m³, 15 m³, etc. TBC = costo total (101,51 dólares) dividido la cantidad de usuarios (100). 101,51 dólares :100 = 1,00 (1 dólar). TARIFA BÁSICA ADOPTADA = 1 dólar En la siguiente tabla, observar las dos últimas columnas: • La primera corresponde al VALOR en la moneda del país • La segunda es el porcentaje que el rubro representa frente al gasto total Por ejemplo:
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    54 IV. Recreando conocimientos Elo la facilitadora iniciará dialogando sobre la práctica de los participantes en el ma- nejo de los asuntos contables y financieros. Se propiciará que los y las participantes expresen los problemas que se presentan en las comunidades. A continuación, se formarán grupos a los que se les entregará el paquete de docu- mentos contables y se pedirá que los llenen. Para ello se partirá de un ejemplo modelo en el que se presentará la información con los datos generales de un sistema. Usando ese modelo se llenarán los documentos contables y tarifarios de manera colectiva. A continuación se realizará una plenaria donde cada grupo presentará los cuadros llenados, se reforzarán y aclararán conceptos y dudas existentes. Recursos Cada participante recibirá un paquete de material con los formatos de los distintos documentos y el ejemplo modelo del sistema sobre el que se trabajará el ejercicio.
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    55 En pocas palabras... Unidad2 Indudablemente, llevar documentos garantiza una admi- nistración eficiente. Esos documentos le permiten a la OCSAS, entre otras cosas: • Disponer de información oportuna y actualizada • Tomar decisiones y planificar acciones • Generar confianza en la comunidad e instituciones de control • Facilitar el manejo económico • Recuperar la cartera y disponibilidad económica Sin ese tipo de documentos o sistematización de información difícilmente se puede administrar una OCSAS. Todos los documentos son herramientas de apoyo que facilitan el desarrollo de cada uno de los procesos (técnico, administrativo y financiero) y permiten una mejor y eficiente administración. Por otro lado, la experiencia ha demostrado que la sostenibilidad y el buen funcionamiento en una OCSAS dependen de la aplicación de pliegos tarifarios actualizados y reales. Estos términos permiten fortalecer económica y oportu- namente a las OCSAS y cubrir las necesidades de la administración, operación y mantenimiento de sus sistemas. Disponer de una metodología de cálculo permitirá que la Junta Administradora de la OCSAS pueda actualizar cada año, o cuando las condiciones económicas así lo exijan, las tarifas sin necesidad de apoyo externo. V. Sintetizando
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    56 VI. Aplicando conocimientos Cuestionariode autoevaluación - Unidad 2 En base a los conocimientos adquiridos en esta Unidad, completar el siguiente cuadro: LOS PROCESOS FINANCIEROSUNIDAD 2: 1. Enumere los tres elementos básicos de una política tarifaria y explique en pocas palabras en qué consiste. a) ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… b) ……………………………………………………………………………………………………………………… c) ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… 2. ¿Qué es un pliego tarifario? ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… 3. Enumere los elementos que debe contemplar un cálculo de tarifas para su comunidad ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………
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    57 Unidad 3 Herramientasparalos procesostécnicos I. Introduciéndonosen el tema Resumen En esta unidad se presentan los principales procesos técnicos que se deben llevar a cabo en una OCSAS, de manera de hacer una inspección preventiva y correctiva de las obras y de la red que asegure la cantidad, la calidad y continuidad de los servicios. Se presentará igualmente todo el procedimiento básico para que los miembros de la OCSAS y el operador u operadora puedan realizar un proceso técnico de cloración, aspecto fundamental en la calidad de los servicios que se brindan a una comunidad. Objetivo pedagógico Se espera que la persona a capacitar, al final de esta unidad: • Conozca y aplique en su OCSAS los principales procesos técnicos que per- miten una inspección preventiva y correctiva de las obras y la red con la que se cuenta. • Conozca y aplique los procedimientos básicos para la cloración del agua, as- pecto fundamental para asegurar la calidad de los servicios que se brindan a la comunidad.
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    58 El Proceso Técnico deInspección Preventiva y Correctiva El Proceso Técnico de Cloración UNIDAD 1 Herramientas para los procesos administrativos UNIDAD 2 Herramientas para los procesos financieros UNIDAD 3 Herramientas para los procesos técnicos UNIDAD 4 Vigilancia y control Mapa de la Unidad
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    59 II. Desde laexperiencia Prueba de entrada - Unidad 3 Marque X si su respuesta es SÍ o NO y redacte un breve resumen en las preguntas 3 Y 4. LOS PROCESOS TÉCNICOSUNIDAD 3: SÍ NO 1. ¿Tiene su OCSAS una persona responsable de la operación? 2. ¿Su OCSAS cuenta con un sistema de cloración del agua? 3. ¿Cuáles son las partes que conforman un sistema de agua potable? ………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… 4. ¿Qué actividades realiza el operador? ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… 5. ¿Qué dificultades ha tenido su OCSAS en la operación y mantenimiento del sistema? ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….
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    60 III. Conceptualizando El procesotécnico, uno de los más importantes, se refiere a todo lo relacionado con la operación y mantenimiento de todas las unidades que conforman el sistema de agua. La persona encargada de ejecutar las acciones de operación y mantenimiento del sis- tema es el o la operadora (fontanero o plomero), que es contratado por la OCSAS y recibe una bonificación o salario como pago por los servicios que presta. El o la operadora debe ser una persona capacitada en cómo se deben manejar los di- ferentes equipos, accesorios y válvulas de control de manera que: • Todos los usuarios reciban el servicio. • El servicio sea continuo: las 24 horas del día, los 365 días del año. • La cantidad de agua que recibe cada usuario/a sea suficiente para cubrir sus necesidades. • Se reciba agua de buena calidad, apta para consumo humano para lo cual debe cumplir con las normas establecidas por los organismos de control. 3.1 El proceso técnico de inspección preventiva y correctiva La inspección consiste en hacer una revisión de los diferentes componentes de un sistema de abastecimiento, como la captación, el tanque de almacenamiento o de distribución, la red, entre otros, para identificar posibles problemas y tomar las medi- das correctivas. La inspección sanitaria involucra dos aspectos básicos: a) Mantenimiento preventivo: es el que se efectúa con el fin de evitar problemas en el funcionamiento de los componentes de un sistema. b) Mantenimiento correctivo: tiene en cuenta las acciones de reparación de daños causados por deterioros normales del uso de los sistemas o por acciones extrañas o imprevistas. Estas actividades de mantenimiento preventivo y correctivo son realizadas por un o una operadora, responsable de la adecuada operación y mantenimiento de los servi- cios con la colaboración de la comunidad.
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    61 COMPONENTE ACTIVIDAD USUAL ACTIVIDAD PERIÓDICA OPERMANENTE INSTRUMENTOS DE APOYO RECOMENDACIONES Fuente Inspección de la cuenca y proximidades y limpieza natural Inspección general; inspección de cambios de uso del suelo y erosión, de vertidos de aguas negras y residuales y de aplicación de agroquímicos; análisis de la calidad del agua; ejecución de obras de protección de la cuenca (prevención y mitigación); velar por el cumplimiento de normas de ordenamiento territorial. Operadores capacitados; capacitación y compromiso de la comunidad; levantamiento y registro de información (diagnósticos); consulta y realización de estudios; medición y registro de caudal (mínimos y máximos, época seca, época lluviosa); comportamiento del caudal (turbiedad, acidez, etc.). Mantenimiento preventivo: permanen te. Mantenimiento correctivo: según ocurrencia. Captación y/o pozo Movimientos de válvulas y compuertas, limpieza de rejilla; verificación y abastecimient o de bomba Manejo de accesorios; revisión de estado físico y de funcionamiento; verificación de funcionamiento y lectura de macro-hidrómetro; limpieza de obras o dispositivos, caja de válvulas, caja de derivación (retiro de sedimentos ); pintura de accesorios. Operadores capacitados; registro de información en libros, bitácoras o formularios; herramienta menor (palas, llaves, etc.) y equipos. Mantenimiento preventivo: limpieza apropiada. Mantenimiento correctivo: según ocurrencia. Desarenador Inspección visual y movimiento de válvulas. Retiro de sedimentos (por manejo de válvulas, accesorios y manual); limpieza de estructura (interna y externa); revisión de estado físico y de funcionamiento (caudal, volumen de agua, rebose, fugas, etc.); pintura y lubricación de accesorios. Operadores capacitado; registro de información en libros, bitácoras o formularios; herramienta menor (palas, llaves, cepillos metálicos, materiales como postes, mallas o alambres para cercamiento del área de localización, estructura, etc.). Mantenimiento preventivo: semanalmente limpieza de estructura. Mantenimiento correctivo: periódicamente . Aducción/ Conducción Recorrido de línea; limpieza de caja de válvulas. Inspección y operación de válvulas de purga, ventosas y otras estructuras (cámaras de quiebre de presión); revisión de fugas; evaluación de estabilidad de terreno; protección contra la intemperie (tubería en pasos elevados, pendientes, quebradas, puentes, etc.); control de presiones (mediciones) e inspección de conexiones clandestinas. Operadores capacitados; sensibilización, capacitación y compromiso de la comunidad; levantamiento y registro de información en libros, bitácoras o formularios; herramienta menor (picos, palas, etc.); contratación de obras; disponibilidad de accesorios (codos, válvulas, uniones, etc.) y tuberías; cumplimiento de normas técnicas de diseño y construcción. Mantenimiento preventivo: Inspección diaria de la red, operación de válvulas de purga cuando se detecte una disminución de caudales. Mantenimiento correctivo: periódicamente. En el siguiente cuadro se detallan el protocolo de actividades preventivas y de mante- nimiento (Ministerio de Desarrollo Económico de Colombia, 2000):
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    62 Planta de tratamiento o purificación Limpiezade floculadores, sedimientado res, filtros, aplicación de insumos químicos. Control de vibraciones y ruidos; revisión de conexión entre equipos; lubricación y limpieza de partes; control y sobrecalentamiento de partes eléctricas; revisión de motores; control de fugas; aplicación de pintura a estructuras y equipos; revisión de instrumentos y controladores; pruebas de aislamiento; mantenimiento de aireadores, mezcladores, floculadores, sedimientadores, filtros, tanques de aguas claras, dosificadores. Operadores de planta; libros de control de calidad; manuales de mantenimiento; programas de salud ocupacional (control de riesgos en la salud de los operarios); planes operaciones de emergencia, disponibilidad de elementos, equipos, accesorios, repuestos etc.); señalización; contratación de servicios con terceros; cumplimiento de normas técnicas de calidad del agua. Mantenimiento preventivo: diario, mensual o anual, según elemento o estructura. Mantenimiento correctivo: según ocurrencia. Almacena- miento Cierre y apertura de válvulas (entrada y salida); control de llenado y vaciado; retiro de sedimentos. Lavado y desinfección; cada operación de lavado debe ir seguida de una desinfección. Las paredes y el piso deben desinfectarse con una solución de hipoclorito de sodio; con una concentración de 50ppm (partes por millón) de cloro, en contacto durante 24 horas Mantenimiento de válvulas y accesorios (pintura, lubricación); revisión de flotadores (si existen), tuberías de rebose y lavado; revisión de niveles en el tanque; detección y control de filtraciones; impermeabilización con productos autorizados por el Ministerio de Salud; protección de estructura (cerramiento). Operador/a capacitado/a; herramienta menor; insumos químicos; registro de información. Mantenimiento preventivo: lavado tanque, mínimo una vez al año o según estado de los sedimentos. Mantenimiento correctivo: periódico. Redes de distribución Operación por sectores; cierre y apertura de válvulas; registro, presión y mantenimiento general. Localización y clasificación de daños; detección y control de fugas; control de contaminación de redes; reparación de daños; renovación de tuberías (por edad o estado de funcionamiento); revisión de hidrantes; verificación y funcionamiento de la red (terreno cedido o servidumbre; conexiones no utilizadas, instalaciones clandestinas, medidores alterados, válvulas trabadas, falta de manijas, cajas inundadas o con sedimento, escapes en uniones, tornillería suelta, etc.); drenaje y limpieza Personal técnico calificado; registro de información (clasificación de daños); catastro de red (planos actualizados); manuales (operación y mantenimiento de equipos, accesorios); planos o esquemas de esquinas, normas técnicas de construcción; equipos y herramienta menor (llaves de tubo, registros y acoples, alicates, martillos, marcos y seguetas, mechero, Mantenimiento preventivo: mensualmente purga de la red en horas de bajo consumo (noche). Mantenimiento correctivo: según frecuencia de ocurrencia.
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    63 accesorios (pintura, lubricación); revisiónde flotadores (si existen), tuberías de rebose y lavado; revisión de niveles en el tanque; detección y control de filtraciones; impermeabilización con productos autorizados por el Ministerio de Salud; protección de estructura (cerramiento). Redes de distribución Operación por sectores; cierre y apertura de válvulas; registro, presión y mantenimiento general. Localización y clasificación de daños; detección y control de fugas; control de contaminación de redes; reparación de daños; renovación de tuberías (por edad o estado de funcionamiento); revisión de hidrantes; verificación y funcionamiento de la red (terreno cedido o servidumbre; conexiones no utilizadas, instalaciones clandestinas, medidores alterados, válvulas trabadas, falta de manijas, cajas inundadas o con sedimento, escapes en uniones, tornillería suelta, etc.); drenaje y limpieza de cajas; engrase de mecanismos de operación. Personal técnico calificado; registro de información (clasificación de daños); catastro de red (planos actualizados); manuales (operación y mantenimiento de equipos, accesorios); planos o esquemas de esquinas, normas técnicas de construcción; equipos y herramienta menor (llaves de tubo, registros y acoples, alicates, martillos, marcos y seguetas, mechero, flexómetro, terraja, etc.); disponibilidad de tuberías y accesorios; equipos de detección y control de fugas; información a los usuarios sobre las zonas afectadas (boletines, medios de comunicación). Mantenimiento preventivo: mensualmente purga de la red en horas de bajo consumo (noche). Mantenimiento correctivo: según frecuencia de ocurrencia. 3.2 El proceso técnico de cloración Muchos de los sistemas de agua potable de las OCSAS utilizan la desinfección, que es un proceso que se realiza colocando cloro al agua. Por eso es imprescindible capa- citar a el o la operadora en la tarea de dosificación de cloro. (Cajas, C. y Maldonado, J., 2002). La cloración debe ser una actividad diaria y prioritaria para él o la operadora. De él o ella depende la calidad del agua y por lo tanto la salud de la población. Si la dosificación es menor a lo indicado no se garantiza la potabilidad del agua y la gente puede enfermarse. Si la cantidad de cloro en el agua es mayor que la indicada la gente se enferma presentando problemas gastrointestinales. Para no olvidar: Una de las acciones más importantes que deberá efectuar la OCSAS es el con- trol de la calidad del agua suministrada. Para esto, la cloración o desinfección es uno de los aspectos más importantes.
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    64 El o laoperadora tiene que comprobar la cantidad de cloro que permanece en el agua de la red para controlar que la desinfección se haga correctamente. Normalmente realizan tres lecturas: 1. En el tanque de almacenamiento o de reserva 2. En un extremo de la red 3. En la parte central de la población Para ello se usa el comparador de cloro que permite conocer la cantidad de cloro exis- tente en PPM (Partes Por Millón o miligramos por litro). Los resultados y fechas de las lecturas se anotarán en el parte diario, llamado registro de cloración, que elabora el/ la operador/a. El o la operadora analizará los resultados con la Junta Administradora de la OCSAS y hará las correcciones, si el caso lo amerita.
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    65 Algunos otros procesostécnicos tienen que ver con: • Verificación o supervisión de obras e infraestructura • Verificación o supervisión domiciliaria. Ambos procesos están relacionados con prácticas preventivas en las que, de manera frecuente y periódica, se está verificando el estado de las obras, infraestructura y algunas inspecciones domiciliarias. Este es un protocolo que deberían sostener todas las OCSAS con el fin de conocer a ciencia cierta el estado o las condiciones de los sistemas y prevenir cualquier avería o incidente. VERIFICACIÓN O SUPERVISIÓN DE OBRAS E INFRAESTRUCTURA OPERADOR/A: FECHA OBRA O INFRAESTRUCTURA SUPERVISADA CONDICIÓN OBSERVACIONES O RECOMENDACIONES 12 de marzo de 2011 Tanque de almacenamiento Dos fugas detectadas Vaciar el tanque la semana próxima y proceder a colmatar las fugas VERIFICACIÓN O SUPERVISIÓN DE OBRAS E INFRAESTRUCTURA OPERADOR/A: FECHA OBRA O INFRAESTRUCTURA SUPERVISADA CONDICIÓN OBSERVACIONES O RECOMENDACIONES 12 de marzo de 2011 Tanque de almacenamiento Dos fugas detectadas Vaciar el tanque la semana próxima y proceder a colmatar las fugas Ejercicio: Complete el siguiente cuadro en base al caso de su OCSAS
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    66 VERIFICACIÓN O SUPERVISIÓNDOMICILIARIA FECHA DOMICILIO VISITADO ¿QUÉ SE ENCUENTRA? OBSERVACIONES O RECOMENDACIONES PRÓXIMA VISITA FIRMA DEL USUARIO/A FIRMA DEL OPERARIO/A 30- 3- 2011 Lote 10 Dos fugas en grifos Proceder al cambio de ambos grifos. 7-4-2011 Marta GuƟérrez Carlos Prado VERIFICACIÓN O SUPERVISIÓN DOMICILIARIA FECHA DOMICILIO VISITADO ¿QUÉ SE ENCUENTRA? OBSERVACIONES O RECOMENDACIONES PRÓXIMA VISITA FIRMA DEL USUARIO/A FIRMA DEL OPERARIO/A Ejercicio: Complete el siguiente cuadro en base al caso de su OCSAS La verificación o supervisión domiciliaria es una actividad considerada dentro del plan de trabajo anual de la OCSAS y puede registrarse de la siguiente forma:
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    67 IV. Recreando conocimientos Paraintroducir al tema se realizará la dinámica del juego de roles. Cada participante debe elegir una parte del sistema de agua: fuente, tanque de cloración, caja de aire, tanque de reserva, domiciliaria, etc. A continuación el o la facilitadora cuenta una historia acerca de la operación de un sistema inventado y va nombrando las partes. La persona que lleva ese nombre deberá ponerse de pie y cuando se diga “sistema de agua” todos deberán ponerse de pie. Se concluye reflexionando sobre la importancia de conocer todo el sistema así como la operación del sistema para su correcto funcionamiento. A continuación se entregan tarjetas con los nombres de las partes del sistema de agua y se pide que colectivamente se escriban al lado las actividades principales de operación y mantenimiento que deben realizarse. Finalmente se refuerza con los contenidos de la unidad. Recursos Tarjetas con los nombres de las partes del sistema y un dibujo que ejemplifique cada parte
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    68 VI. Aplicando conocimientos Cuestionariode autoevaluación - Unidad 3 En base a los conocimientos adquiridos en esta Unidad, complete el siguiente cuadro: LOS PROCESOS TÉCNICOSUNIDAD 3: 1. ¿Qué significa el mantenimiento preventivo del sistema? ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2. ¿Qué significa el proceso técnico de cloración? ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… 3. Señale una actividad que debe realizarse rutinariamente en cada una de las siguientes partes del sistema: a) Fuente ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… b) Captación y/o pozo ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… c) Desarenador ……………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………. d) Planta de tratamiento o purificación ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… e) Almacenamiento ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………… f) Redes de distribución ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………
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    69 Unidad 4 Vigilanciaycontrol I. Introduciéndonosen el tema Resumen En esta unidad se presentan los principales aspectos de un plan de vigilancia y control para los diferentes procedimientos que se realizan en la OCSAS. Por tanto, se verán cuáles son los principales componentes de ese tipo de planes. Se presentará el proceso que se debe seguir para lograr el funcionamiento de un Plan de Vigilancia y Control de la gestión de la OCSAS y de los servicios que brinda. Objetivo pedagógico Se espera que la persona a capacitar, al final de esta unidad, pueda: • Conocer el concepto e importancia de un plan de vigilancia y control para una OCSAS y las personas responsables, • Conocer los componentes de un plan de vigilancia y control; • Aplicar el proceso para su implementación en una OCSAS.
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    70 ¿En qué consisteun Plan de Vigilancia y Control? Componentes e Indicadores de una Plan de Vigilancia y Control Proceso de Funcionamiento de un Plan de Vigilancia y Control UNIDAD 1 Herramientas para los procesos administrativos UNIDAD 2 Herramientas para los procesos financieros UNIDAD 3 Herramientas para los procesos técnicos UNIDAD 4 Vigilancia y control Mapa de la Unidad
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    71 II. Desde laexperiencia Prueba de entrada - Unidad 4 Marque X si su respuesta es SÍ o NO y redacte un breve resumen en las preguntas 3, 4 y 5. VIGILANCIA Y CONTROLUNIDAD 4: SÍ NO 1. ¿Conoce el ente responsable de la administración del sistema de agua? 2. ¿Conoce el ente regulador del sector agua potable? 3. ¿Qué significa para usted vigilancia del sistema de agua? ……………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… 4. ¿Qué significa control del sistema? ……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… 5. ¿Quién debe asesorar a la OCSAS en temas como la calidad del servicio? ………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………
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    72 III. Conceptualizando Las comunidadesy sus OCSAS, encargadas de la administración y gestión de los servicios de agua y saneamiento, generalmente no tienen un programa adecuado y sostenible de asistencia técnica y acompañamiento por parte de las instituciones res- ponsables en el nivel local y nacional y en muchas ocasiones el apoyo oficial es débil. (Cajas. C. y Maldonado, J., 2002) Esto repercute en la invisibilidad del sector y de los esfuerzos y cometidos que lleva a cabo en las comunidades. También repercute en un gran vacío en el tema de fortaleci- miento de capacidades, provocando que muchas OCSAS operen de manera empírica, deficiente y no sostenible. Por lo general, a los procesos de implementación de proyectos de agua y saneamiento se les hace un seguimiento muy corto, debido a la falta de financiamiento o porque no existe una institución rectora, o porque la existente no se ocupa de liderar proce- sos participativos y permanentes de fortalecimiento de capacidades, seguimiento y asesoría. Bajo ese contexto se hace fundamental para cada OCSAS elaborar un plan para la vi- gilancia y control que contribuya a asegurar el buen funcionamiento de la organización y de los servicios fundamentales que brinda a su comunidad. 4.1 ¿En qué consiste un plan de vigilancia y control? Fundamentalmente, consiste en hacer un seguimiento que acompañe y asesore a la administración de la OCSAS. Dentro de un programa de vigilancia y control se deben distinguir dos entidades que tienen tareas específicas, bien definidas y complementarias: • El ente administrador, y • El ente de vigilancia o supervisor. Ente administrador: realiza el seguimiento rutinario o de control de calidad en lo que refiere a la prestación de los servicios. Este es la OCSAS misma, su Junta Adminis- tradora y los o las operarias con los que cuente. Ente de vigilancia o supervisor: normalmente es una entidad del Estado, y tiene que hacer la supervisión periódica de los servicios que presta la OCSAS, de manera que se garanticen los servicios de calidad a la comunidad y se vele por la salud pública.
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    73 Es importante cuidarque el ente supervisor o entidad del Estado NO se convierta en juez y parte del proceso, lo cual no resultaría de ninguna manera conveniente para la OCSAS ni para sus usuarios y usuarias. En el marco de la descentralización se pretende que sea la comunidad quien asuma un rol protagónico, en el proceso de su propio desarrollo, por lo que resulta fundamental que el proceso de supervisión sea participativo. Se trata de que el ente supervisor asuma el rol de agente de cambio, de asesor de calidad, para que la entidad prestadora del servicio, pueda desempeñarse de manera eficiente en sus funciones. Por otro lado, es importante que se diseñe el plan de vigilancia y control y se definan los roles para todas las organizaciones que participan. De ese modo, las cosas quedan claras y no hay lugar para ambigüedades que puedan generar conflictos. Definición de plan de vigilancia y control Según la Organización Mundial de la Salud (OMS), un plan de vigilancia y control es “la evaluación y supervisión pública y continua de a seguridad y aceptabilidad de los servicios de abastecimiento de agua”. ¿Cuáles son las características principales de un plan de vigilancia y control? Un programa de vigilancia y control debe ser: • Integral • Participativo • Concertado • Multidisciplinario • Permanente • Asesor Integral: debe abarcar todos los aspectos relacionados con la prestación de los servi- cios de agua y saneamiento: gestión administrativa, comercial y financiera del sistema de agua y saneamiento, calidad del agua, etc. Participativo: porque resulta fundamental la participación de la comunidad y el Estado para resolver, concertadamente, los diferentes aspectos relacionados con la presta- ción de los servicios.
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    74 Multidisciplinario: porque sipartimos de la idea de mantener la integralidad, resulta de especial importancia el aporte de distintas especialidades para lo técnico, adminis- trativo, social, etc. Permanente y continuo: es decir que se ejecute durante todo el tiempo, si se quiere alcanzar sostenibilidad. Para no olvidar: En ningún caso el proceso de vigilancia y control debe convertirse en un fis- calizador que juzga y castiga. Es una labor preventiva, de investigación y acompañamiento, que presta asistencia técnica oportuna para lograr un buen servicio. La vigilancia Es una labor regular, investigativa y preventiva. Por lo general, la vigilancia la realiza una entidad del Estado, que según cada país puede ser el Municipio, la Empresa Municipal de Agua, el Ministerio de Salud, la Au- toridad Rectora del Agua y Saneamiento, etc. Esta entidad debe hacer una vigilancia periódica de manera que se garanticen servicios de calidad a la comunidad y se vele por la salud pública. La visita es una tarea que se realiza al azar a una OCSAS de una determinada comu- nidad. Su objetivo no es sancionar por incumplimiento de normas sino realizar una evaluación permanente, que permita identificar los principales problemas que atenten contra la sostenibilidad y eficiencia en los servicios y orientar su resolución.
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    75 Para tener encuenta No debe entenderse vigilancia como fiscalización. Es una actividad de apoyo y asis- tencia técnica oportuna y preventiva, capaz de detectar los posibles problemas que pueden incidir en la sostenibilidad de los sistemas. Una vez identificados esos proble- mas se analizan en forma coordinada y conjunta con el ente administrador para buscar la solución más adecuada y posible. El control Es el rol que le corresponde al ente administrador y consiste en el seguimiento rutinario o control de calidad de la prestación de los servicios. El ente administrador del sistema es el responsable del control, esto es la OCSAS y su Junta Administradora. El control busca la prestación de los servicios básicos con garantías para la salud ciudadana, dentro de lo que establece la Ley. Los indicadores o índices de calidad son aspectos que indican cómo están las cosas. En la prestación de los servicios estos indicadores deben ser concertados con los y las beneficiarias y los entes de vigilancia. Por ejemplo: Si no hay demoras en el pago de tarifas, eso “muestra o indica” que los usuarios y usuarias están conformes con el sistema y su administración. Entonces, un indicador de la buena gestión administrativa es el “pago puntual de las tarifas”. El proceso de vigilancia y control debe ser tan dinámico que permita la incorporación de nuevos elementos en el desarrollo del sector y promueva una gestión comunitaria con proyección de futuro. No debe conformarse con operar y mantener el sistema sino que debe buscar la proyección y ampliación de los servicios hacia otras áreas de salud como el saneamiento ambiental, los residuos sólidos, la higiene personal y comunitaria, etc. Este plan de vigilancia y control abre un espacio para poner en marcha la gestión co- munitaria.
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    77 4.2 Componentes eindicadores de un plan de vigilancia y control Un plan de vigilancia y control está integrado por tres componentes: • Técnicos • Sociales • Ambientales a) Componentes técnicos Son todos aquellos aspectos relacionados con el funcionamiento del sistema de agua y saneamiento de los cuales depende la calidad del servicio: • Calidad del agua suministrada • Cantidad • Cobertura del sistema • Continuidad del servicio • Costos • Las tecnologías apropiadas que se relacionan con la operación y mantenimiento La calidad Es un factor fundamental para la salud pública y por eso para la aceptación, operación y mantenimiento de los sistemas manejados por una OCSAS. El agua de suministro debe estar libre de substancias químicas y de microorganismos que puedan causar rechazo o enfermedades en los y las usuarias. Cada país tiene sus propias normas sobre la calidad del agua que deben ser cumplidas. Aún así, por norma general, existen guías publicadas por la Organización Mundial de la Salud (OMS) o la Organización Panamericana de la Salud (OPS) que pueden brindar pautas o parámetros a seguir con respecto a la calidad del agua. De hecho, la OMS está impulsando la adopción de un nuevo enfoque que se denomi- na Plan de Seguridad del Agua (PSA), el cual tiene que ver con poner en marcha un programa para la vigilancia y control integral tanto de la prestación del servicio como de la calidad del agua. El análisis de muestras de agua es y será siempre parte impor- tante de la producción de agua segura. Sin embargo, se necesita un enfoque diferente para reducir, en primer lugar, el riesgo de entrada de contaminantes a los sistemas de abastecimiento de agua. (OMS, 2009) Este enfoque de seguridad del agua está basado en la gestión preventiva del riesgo. Bajo ese enfoque, los riesgos para la seguridad del agua son identificados, priorizados y manejados para proteger la calidad del agua para consumo antes de que ocurran los problemas. El enfoque es desarrollado y documentado en un plan de seguridad de agua.
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    78 Aquí conviene señalarque una de las formas más frecuentes de contaminación del agua en países latinoamericanos son los excrementos humanos y animales que contri- buyen con una gran variedad de virus y bacterias. Fallas en la protección de las fuentes o en el tratamiento del agua, ponen a la comunidad en riesgo de sufrir enfermedades por esta razón. ¿Cómo se sabe cuándo el agua es de calidad? Su calidad se establece según la ausencia de sustancias químicas y microorganismos que puedan causar enfermedades. Para determinar la calidad se realizan análisis en el laboratorio. La OMS principalmente señala los elementos mínimos (parámetros básicos) que hay que tener en cuenta para analizar la calidad del agua. Considerando las limitaciones de infraestructura y gestión de las comunidades—sobre todo rurales y peri-urbanas— así como pequeños municipios, y la naturaleza principal- mente microbiológica de los riesgos sanitarios asociados con sus sistemas de agua potable, la OMS recomienda el uso de unos pocos parámetros básicos para establecer la calidad del agua. Es fundamental determinar: 1. Si aparecen E. Coli, es decir coliformes fecales 2. Si hay cloro residual, en caso de que se aplique cloro 3. Cómo se aplica cloro (PH); y, 4. Si el agua se ve turbia (turbiedad). En la siguiente tabla, se incluyen las guías para E. Coli y turbiedad, junto con otras indicaciones de importancia para que los y las usuarias acepten el servicio de agua y también para la aplicación de las tecnologías de filtración y desinfección. ¿Qué quiere decir…? < = menos de.... > = más de...
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    79 La cantidad La cantidadde agua que llega a la casa debe ser la suficiente para cubrir las necesida- des básicas: beber, cocinar, para el aseo personal y de la vivienda. La cantidad de agua es un factor importante para la salud y mejoramiento de la calidad de vida de las personas porque posibilita un mayor y mejor aseo personal, el lavado de alimentos y el ahorro de tiempo de acarreo, especialmente para mujeres, niños y adolescentes. Una aproximación de la cantidad de agua que se está suministrando a la comunidad puede ser definida a partir de la relación entre el consumo diario (medido en el tanque de reserva) y el número de usuarios que se abastece. Sin embargo, debe considerarse que este consumo será mayor que el consumo por persona debido a que generalmente hay pérdidas en el sistema, que muchas veces son imperceptibles. atención En caso de disponer del recurso en forma suficiente, se puede discutir con la comu- nidad el uso en otras actividades, siempre y cuando se analicen las consecuencias socioeconómicas y ambientales que ello provocaría.
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    80 La cantidad suministradaserá analizada con mayor precisión a través de las lecturas de los medidores. Este proceso se llama micro-medición. Otro aspecto fundamental en un servicio sostenible es la relación entre el volumen de agua suministrada para consumo y la capacidad de la fuente. Esta relación debe ser menor a uno (1). Por ejemplo: 1. El volumen del agua suministrada al sistema de agua potable es de 1 litro por segundo (1 l/s) 2. La fuente de agua nos da 2 litros por segundo (2 l/s) 3. Si dividimos 1 (lo que gastamos) para 2 (lo que tenemos) nos da 0.5 que es menor que 1. La cobertura Se entiende por cobertura el acceso que la comunidad tiene al servicio de abasteci- miento de agua dentro del área de servicio del sistema. La OCSAS de la comunidad El Rodeo cubre toda la comunidad y el 75% de la población dispersa de los alrededores, es decir sirve a más de la mitad de la población. Hay que tratar siempre que el mayor número de usuarios/as posible disponga del servicio. La cobertura se expresa como el porcentaje de viviendas habitadas de la comunidad que disponen del servicio. Cobertura = Nro de casas con servicio / Nro total de casas Esto quiere decir que si hay 40 casas en la comunidad y 29 de ellas tienen agua pota- ble, el sistema cubre el 72% de la población, es decir, casi las tres cuartas partes de las familias de la comunidad. Para no olvidar: Mientras menor sea el valor de la relación más ventajoso para la fuente.
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    81 Para obtener elporcentaje hacemos el siguiente razonamiento: 40 casas = 100% de las casas de la comunidad. Si queremos conocer el porcentaje de 29 casas, la operación es la siguiente: 29 casas que corresponde a nuestro universo de estudio multiplicadas por 100% (porcentaje total) y dividimos por 40 casas, que es el total de las viviendas de la co- munidad. Eso nos da un total de: 72,5% La cobertura puede ser un indicador de gestión pues medirá en el tiempo si la OCSAS mantiene el número de conexiones iniciales o se incrementaron. La continuidad Es la disponibilidad del servicio durante la mayor cantidad de tiempo en el año. Lo ideal es disponer del servicio durante las 24 horas del día, los 365 días del año. La continuidad en la prestación del servicio evita los riesgos de contaminación del agua, debido a que hay almacenamientos inadecuados en los domicilios o en el mismo sistema. Los diseños de las unidades de tratamiento, almacenamiento y distribución de un sis- tema de agua potable (SAP) tienen que permitir realizar las actividades normales de operación y mantenimiento, sin tener que suspender el servicio. Cuando no hay disponibilidad suficiente de agua se deben evitar los riesgos de con- taminación por acumulación. Esto se puede hacer especificando horarios precisos de servicio y por supuesto, cumpliéndolos con exactitud. En este caso, hay que informar oportunamente a la comunidad sobre las medidas preventivas correspondientes. La continuidad se puede evaluar sobre la base del número de veces que se suspende el servicio, específicamente, por el número de horas sin suministro por día en períodos representativos del año, por ejemplo en verano. En pocas palabras: 29 X 100: 40 = 72,5% Para no olvidar: La continuidad debe ser concertada con la comunidad.
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    82 Para tener encuenta: La usuaria o usuario valora la calidad del servicio y está dispuesto a pagar por él siem- pre que lo considere confiable y sobre todo, disponible. El costo Está determinado por los niveles de riesgo y contaminación de las fuentes así como por las características geográficas de la comunidad, por ejemplo la dispersión. En todo caso, la solución del abastecimiento debe guardar relación con las condiciones socio-económicas de la comunidad así como con su voluntad de pago. El sostenimiento económico de un sistema depende de la prestación eficiente y con- fiable del servicio que tiene que responder a las expectativas y necesidades de los y las usuarias. Los costos deben ser recuperados a través de las tarifas que se establecen sobre la base de cuatro criterios que recomienda la Organización Mundial de la Salud (OMS): 1. Equidad 2. Autonomía 3. Eficiencia; y, 4. Expansión del servicio. Para lograr “viabilidad financiera” se requiere que la tarifa promedio garantice que las necesidades del funcionamiento sean cubiertas totalmente y además, se deje una reserva para lograr consolidar el sistema que es el capital para la inversión. Para tener en cuenta: A nivel internacional se considera que la tarifa no debe superar del 3 al 5% de los in- gresos promedio mensuales de los/as usuarios/as. Como indicador de la voluntad de pago, se puede utilizar la morosidad, expresada como el porcentaje de usuarios y usuarias que adeudan los últimos 2, 3 o 4 meses de servicio. Ejercicio: Juan Fernández gana 46 dólares mensuales. ¿Cuánto debería pagar, como máximo, por el servicio de agua potable de su comunidad?
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    83 b) Componentes sociales Sontodos aquellos aspectos relacionados con la administración, gestión e impacto de un sistema de agua y saneamiento, en relación directa con el bienestar de los y las usuarias. Los componentes sociales consideran: • La gestión comunitaria en la proyección de servicios de calidad está reflejada en la correcta administración de los bienes y en el trato con los y las usuarias, ofreciendo beneficios para la salud de los habitantes a través de los servicios. • El uso adecuado del recurso por parte de los y las socias y los hábitos y com- portamientos de la comunidad con su entorno: uso efectivo, cuidado de fuentes, educación sanitaria, etc. Indicadores para comprobar si se aplica bien el componente social Un indicador es un aspecto que ayuda a revelar las características ciertas de una si- tuación. Los indicadores pueden ser directos o indirectos. Directos: se pueden comprobar en el desempeño de la OCSAS. Estos indicadores pueden basarse en: • La cantidad de inspecciones realizadas al sistema • El cumplimiento del reglamento interno • La presentación de cuentas o informes económicos rendidos a usuarios • La búsqueda de soluciones a reducir el alto porcentaje de morosidad • La capacitación ofrecida, etc. Indirectos: son los indicadores que pueden darse o no. Algunos ejemplos son: • La experiencia y capacitación de los directivos • La participación de hombres y mujeres en la toma de decisiones • La cantidad de reuniones de la OCSAS • La frecuencia y calidad de la comunicación entre la OCSAS y los y las usuarias por medio de asamblea, socios, entidades locales • La frecuencia y calidad de la supervisión del trabajo de los y las operadoras • La calidad de atención a los y las usuarias. • El tiempo en atender reclamos, cantidad de reclamos atendidos, tipo de aten- ción requerido, etc. • La frecuencia y calidad de las actividades de control y vigilancia.
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    84 c) Componentes ambientales Sontodos aquellos aspectos relacionados con el uso eficiente del agua, su protección y manejo de las cuencas hídricas por parte de los y las beneficiarias. Pueden estar relacionados con: • Riego de huertas o jardines • Cuidado de animales • Grifos permanentemente abiertos • Mantenimiento de conexión y accesorios intra domiciliarios • Inexistencia de un plan de manejo para la cuenca hídrica. Resaltando experiencias Indicadores para los tres componentes Desde el inicio de un proyecto es importante definir metas, indicadores y niveles que se quieren cumplir. Esto debería hacerse a través de reglas o normas que deben ser específicas para las diferentes comunidades considerando sus particularidades. Los indicadores y sus niveles de cumplimiento deben ser acordados o compartidos por los diferentes actores que están involucrados en la implementación del proyecto: instituciones, OCSAS, comunidades. El establecimiento de los indicadores debe ser claro y creativo. Los que siguen son algunos indicadores adaptados de evaluación participativa sobre sostenibilidad realizadas en Ecuador y Bolivia. Los niveles deseados que aparecen en la última columna, deben ser vistos solo como ejemplos. En la realidad deben ser discutidos y concertados por cada OCSAS.
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    86 4.3 Proceso delfuncionamiento de un plan de vigilancia y control Sistema de información: catastro integral Lo primero es realizar el catastro integral del o los sistemas existentes para disponer de toda la información que permita tomar decisiones. Esta tarea se realiza en la actualidad usando los recursos que ofrece la tecnología. La información del catastro, que es un registro de datos, debe ser integral y abarcar los aspectos técnicos, sociales y ambientales del sistema.
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    87 Para lo técnico Serequieren: • Catastros del sistema de agua potable especificando cada una de las unidades que lo conforman, incluyendo los componentes y accesorios de cada una de ellas, como: captación, conducción, tratamiento, reservas, redes de distribu- ción, conexiones domiciliarias, tipo de válvulas, tuberías, accesorios, materia- les, diámetros, longitudes, número, ubicación. Además, se requiere información sobre cada socio y socia y los detalles de la conexión domiciliaria • Catastro de saneamiento es la disponibilidad de letrina o servicio sanitario, disposición de residuos, tratamiento de aguas residuales. Para lo social En gestión y administración se deberá recabar información respecto a: • Conformación de la OCSAS: nombre de sus miembros, cargos, fecha de elec- ción y capacitación recibida por cada persona. • Disponibilidad de reglamento interno, contenidos del reglamento, manual de operación y mantenimiento, plan tarifario con metodología de apoyo, programa de educación sanitaria a la comunidad. • Sistema de comunicación con los y las usuarias e instituciones. • Participación de la mujer en cargos directivos y toma de decisiones. • Documentos que se llevan: Administrativos (solicitud de nuevos y nuevas socias, citación a usuarios y usuarias en mora, etc.), técnicos (control de cloro residual, entre otros) y financieros (libro de contabilidad, recibos, etc.). • Proyección de los servicios hacia otras áreas como saneamiento, residuos, etc. • Impacto: información relacionada con el cambio en las actitudes y en los hábi- tos de comportamiento para la higiene personal, familiar y comunitaria. • Uso adecuado del agua por parte de los y las usuarias en riego, almacenamien- to, etc.
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    88 Para lo ambiental •Se deberá recoger información principalmente sobre el cuidado y preservación de la fuente. Disponibilidad del plan de manejo de la microcuenca, protección sanitaria, obras físicas de protección como reforestación, diques, muros secos, cunetas, etc. • Ofrecer la capacitación del personal comunitario: OCSAS, operadores, co- misiones, comunidad en aspectos ambientales, área de protección, eventos desarrollados, etc. Aplicación de programas de vigilancia y control Al aplicar el plan de vigilancia y control en realidad se está evaluando la ejecución de los procedimientos para que la OCSAS funcione como debe ser y ofrezca un servicio de calidad. La evaluación se hace a través del cumplimiento de los indicadores. El catastro se realiza mientras se ejecuta la evaluación participativa en la que enfoca- mos en forma integral y multidisciplinaria los aspectos relacionados con: • La administración • Operación y mantenimiento • Gestión • Educación sanitaria y ambiental • Capacitación • Cuidado y manejo de las fuentes, etc. La evaluación es labor continua, integral, investigativa y preventiva, pues lo que hace es tipificar, caracterizar los problemas que se presentan o los que podrían presentarse en el futuro para poder evitarlos o superarlos, a través de una labor conjunta con el ente administrador. En esta evaluación se determinan los indicadores y se comparan con los indicadores básicos de referencia. Si los indicadores están cumpliendo con los básicos se hace la actualización del catastro. En cambio, si eso no se cumple, es necesario determinar los temas en los que habrá capacitación específica. Por ejemplo: Si la evaluación determina que se requiere mayor cuidado en las fuentes de agua, tendremos que pensar en capacitar a los y las funcionarias y a las personas de la co- munidad en el cuidado de la microcuenca.
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    89 Programa de intervención Unavez determinados los problemas y necesidades de capacitación y asistencia téc- nica, se realizan los refuerzos respectivos en el área que se requiera, según el plan de implementación elaborado. ATENCIÓN En necesario agotar todos los esfuerzos para diseñar y aplicar un plan de vigilancia y control que permita asegurar, sin ninguna duda, un servicio de agua potable eficiente para la comunidad, lo cual significa también colaborar en gran medida a mantener la salud y el bienestar de las personas.
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    91 V. Sintetizando EN POCASPALABRAS... UNIDAD 2 La vigilancia y control son actividades que tienen por objetivo asegurar la prestación eficiente y confiable de los servicios de agua y saneamiento fortaleciendo perma- nentemente al ente administrador y generando un espacio para el trabajo en equipo. Un programa de vigilancia y control debe ser: 1. Integral 2. Participativo 3. Concertado 4. Multidisciplinario 5. Permanente 6. Asesor Es un espacio para evaluar participativamente y en forma continua para que los sistemas de agua brinden un servicio seguro y que la Junta Ad- ministradora tenga la aceptación de la comunidad.
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    92 VI. Recreando conocimientos Enesta unidad se partirá con una lluvia de ideas donde él o la facilitadora trabajará sobre la pregunta. En tarjetas se escribirán estas dos palabras clave. Se pedirá que los y las participantes diferencien entre vigilancia y control. Escribirán en un papelote las distintas ideas que se expresen. A continuación se pedirá que los participantes señalen quiénes pueden estar involu- crados en procesos de vigilancia y control del funcionamiento del sistema. Se pedirá también que señalen si han realizado o conocen procesos de vigilancia y control realizados en relación con los sistemas de agua de las OCSAS. Bajo las palabras vigilancia y control se detallará quiénes deben hacer cada una de estas tareas y se reforzará la diferencia entre las dos. De la misma manera, para el plan de vigilancia se contará con tarjetas que indiquen los componentes del plan: técnicos, sociales y ambientales. Bajo éstos se colocarán —también con tarjetas— los indicadores a considerar en cada componente, los que serán explicados por el o la facilitadora. Se concluirá la explicación con un panel donde participen 4 delegados o delegadas de los participantes que debatirán sobre el tema.
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    93 VIGILANCIA Y CONTROLUNIDAD5: 1. ¿Cuál es la diferencia entre vigilancia y control? ……………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………… 2. ¿Quién realiza la vigilancia del sistema del agua? ¿Quién el control del sistema de agua? ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………… 3. Señales los 3 elementos claves de un plan de vigilancia 1.……………………………………………………………………………………………………………………… 2……………………………………………………………………………………………………………………………………… 3…………………………………………………………………………………………………………………………………… 4. ¿Qué miden los indicadores de un plan de control y vigilancia? ………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… 5. Ponga un ejemplo de indicador: Técnico:……………………………………………………………………………………………………………… Social:……………………………………………………………………………………………………………………………………… Ambiental …………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… Recursos Tarjetas, marcadores, papelotes En base a los conocimientos adquiridos en esta unidad, responda las siguientes pre- guntas:
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    94 Bibliografía • Cajas, Cornelioy Maldonado, Jaime. (2002). Administración de un sistema de agua potable. Programa de capacitación a promotoras y promotores campe- sinos. Eje Temático Agua para el consumo humano. Institución Coordinadora Universidad de Cuenca. CAMAREN. Quito, Ecuador. • CARE. (2001). Guía para organización y trabajo de las JASS. Materiales Edu- cativos, Tema Agua y Saneamiento No 2. CARE. • Catastro y Gestión Comercial. Cartilla. Colombia. • Ministerio de Desarrollo Económico (2000). Tecnologías apropiadas en agua potable y saneamiento básico : guías básicas. Segunda edición. Colombia. • Organización Mundial de la Salud (OMS) (2009). Manual sobre Planes de Seguridad del Agua para sistemas comunales de agua. Versión en español del “Water Safety Plan Manual for Small Community Water Supplies”. Las organizaciones responsables de la elaboración del módulo que tiene en sus manos trabajan bajo un enfoque de inclusión y equidad de género. Para fines de redacción y agilidad en la lectura en algunos casos se empleará el género masculino para referirse a hombres y mujeres.