La nota de contabilidad es un documento interno utilizado para registrar operaciones que no tienen soportes externos ni documentos internos específicos, como ajustes por inflación o depreciación. Solo se debe usar una nota de contabilidad cuando no hay facturas u otros documentos válidos, y debe incluir cuentas, valores y saldos debito/crédito. Se recomienda numerarlas consecutivamente para hacer seguimiento y diferenciar tipos de notas por la operación registrada.

2. La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa, que es utilizado
para hacer registros contables, cuando se trata de operaciones que no tienen
soportes externos, u operaciones para las cuales no existen documentos internos
específicos.
En primer lugar, se debe hacer claridad que las operaciones que la empresa
realice con terceros, necesariamente deben tener soportes válidos como son las
facturas.
Una factura no puede ser reemplazada por una nota de contabilidad o cualquier
otro documento diferente. Por ejemplo, cuando se realiza compra de bienes, el
único documento válido es la factura, o documento equivalente en el caso que la
operación se realice con una persona no obligada a facturar.

3. Algunas operaciones internas se registran en la Contabilidad haciendo uso de
documentos específicos diferentes a la nota de contabilidad, como es el caso:

13. Para las operaciones en las que no existen documentos externos ni
internos específicos, se utiliza entonces la nota de contabilidad.

14. El ejemplo de esto puede ser la contabilización de los ajustes por inflación, la
depreciación, la amortización, correcciones, los comunes ajustes contables
resultantes al momento de preparar el cierre contable, etc.
La nota de contabilidad debe tener una numeración consecutiva, que permita
tener un control sobre las mismas y permita hacerles un seguimiento posterior.
Igualmente debe contener la fecha de elaboración y las personas que
intervinieron en su elaboración.
Puesto que la nota de contabilidad tiene como función el registrar operaciones
en la contabilidad, debe contener claramente las cuentas utilizadas, los valores
parciales de cada movimiento y los respectivos valores debito y crédito.

15. Por lo general, solo es necesario elaborar la nota de contabilidad en original, puesto que
la
nota de contabilidad no será utilizada o no será requerida por otro departamento
diferente al departamento de contabilidad, lo que hace innecesario las copias.
Para tener un mejor control, es recomendable utilizar un tipo de nota de contabilidad
diferente para cada tipo de operación. Por ejemplo, la nota de contabilidad utilizada
para
registrar los ajustes por inflación, se debe diferenciar claramente de la nota de
contabilidad
utilizada para la contabilización de la depreciación, de lo contrario se tendrán
dificultades a la hora de hacer verificaciones y seguimientos.
Para esto, se puede identificar cada tipo de nota de contabilidad mediante un prefijo, o
llamándola por el nombre de la operación que registra: Nota de ajustes por inflación,
nota de depreciación, nota de amortización, etc.
Las notas de contabilidad bien pueden ser en formas preimpresas o generadas
totalmente por computador. Todos los software de contabilidad tienen por defecto un
formato para cada nota, y además algunos permiten personalizar los formatos para
ajustarlos a los requerimientos de imagen de la empresa.