Nuevo Webinar Automatización de procesos en Recursos Humanos

Nuevo Webinar
Automatización de procesos
en Recursos Humanos

Copyright © 2020 MasterBase®. Todos los derechos reservadosWebinar: Automatización de procesos en Recursos Humanos
Preguntas o sugerencias a través del chat

Expositores
Alejandro Durán
Gerente de Marketing
Juan Luis Calvo
Gerente de Clientes
Roberto Castro
Gerente de Consultorías

¿POR QUÉ tu empresa
no puede esperar?
¿ QUÉ puedes
automatizar?
¿ CÓMO empezar
inmediatamente?

¿POR QUÉ tu empresa
no puede esperar?

La forma en que interactuamos con otros y la forma en
que llevamos a cabo los negocios, se han transformado
por completo, en un abrir y cerrar de ojos.
Lecciones de la pandemia
La mayoría de las empresas del mundo simplemente no
estaban preparadas para una interrupción de estas
proporciones.

Los líderes deben asegurarse de que nunca otra crisis
los tome por sorpresa.
Deben robustecer sus procesos para resistir cualquier
interrupción y garantizar la continuidad del negocio.

Un catalizador como la pandemia confirma que las
empresas deben ser, en esencia, flexibles a los cambios y
c a p a c e s d e a d a p t a r s e r á p i d a m e n t e a e l l o s ,
mediante nuevas propuestas de negocios.
El teletrabajo es uno de esos cambios, no su razón.

“El impacto en el trabajo es mucho más profundo que
simplemente cambiar dónde trabaja la gente”
“También está alterando fundamentalmente qué trabajo
se realiza y cómo”

No sólo estamos respondiendo a una crisis.
Estamos entrando en un ritmo acelerado de
transformación digital

Por qué automatizar procesos
Automatizar procesos te ayuda a transformar tu negocio para que
ganes la flexibilidad que te permita adaptarte de manera efectiva
Un informe tras otro confirman que la automatización actual
garantiza la continuidad del negocio y la adaptabilidad
necesaria no sólo para sobrevivir, sino también para prosperar en
la nueva realidad

Es la tecnología que
mayor impacto tiene y
tendrá en la
transformación digital

Sobre el 40% de los trabajadores
encuestados dedica por lo menos un
cuarto de su semana laboral a tareas
repetitivas

Cerca del 70% de los trabajadores
afirma que la gran oportunidad de la
automatización recae en reducir el
tiempo de trabajos repetitivos y sin valor

Cerca del 60% estima que podrían
haberse ahorrado 6 o más horas de
trabajo a la semana utilizando procesos
automatizados

1. Agilidad y adaptabilidad
2. Capacidad de resistir y mantener continuidad
3. Liderazgo para la adopción tecnológica

1. Agilidad y adaptabilidad
En un mundo de extrema incertidumbre, un plan rígido y
determinista no será correcto por mucho tiempo
Automatizar procesos te ayuda a transformar tu negocio de forma
rápida, a un bajo costo e impacto, y creciendo en forma rápida y
escalable

Volumen
Qué se puede automatizar
Volumen
Basados en
reglas Propensión a
errores
Escalable
Tareas
rutinarias

Las tecnologías ágiles demostrarán ser esenciales para
que las empresas se adapten y sean lo suficientemente
rápidas para mantenerse a flote durante los eventos del
“cisne gris”, eventos que son de alto impacto, pero poco
frecuentes, como pandemias y recesiones.

Este informe señala que se acelerará los planes
de automatización empresarial, y cómo la
automatización puede proporcionar un respaldo
confiable a las operaciones, cuando las fuerzas
laborales “en tierra” y subcontratadas no pueden
apoyarlos.

3. Liderazgo para la adopción tecnológica
El mayor peligro en tiempos de turbulencia no es la turbulencia
misma, sino actuar con la lógica de ayer
El compromiso del liderazgo con la automatización no es suficiente. Se
debe hacer que los empleados asuman diferentes responsabilidades
para responder mejor a las necesidades cambiantes de sus
organizaciones, clientes y empleados.
Peter F. Drucker,

Beneficios de
automatizar
procesos
AHORRA
DINERO
AUMENTA LA
PRECISIÓN
ESCALABLE SEGÚN
DEMANDA
AUMENTA LA
VELOCIDAD
MÁS SEGURIDAD
MEJORA EL
CUMPLIMIENTO
ENTREGA UNA
TRAZABILIDAD INTEGRAL
OPTIMIZA LA
INVERSIÓN LABORAL
Beneficios de automatizar procesos

Quién puede automatizar procesos
Toda organización o área dentro de una empresa,
sin importar su tamaño o sector.

En la era digital, las industrias
pasaron de una fuerza laboral
organizada en torno al trabajo
manual a una basada en el
conocimiento.
Por qué automatizar procesos en
RR.HH.

Para competir en la era digital, las
e m p r e s a s d e b e n s e r u n
empleador al que se aspira,
porque atraen y retienen el mejor
talento disponible.
RR.HH.

El foco hoy debe estar en buscar
talentos y evitar la inversión de
tiempo y recursos en procesos
manuales repetitivos, largos y de
alto volumen
RR.HH.

Con nuevas tecnologías, tales como la
automatización de procesos y la
inteligencia artificial, las empresas pueden
crear un ambiente de trabajo más centrado
en el ser humano.
RR.HH.

Algunos de los desafíos que enfrenta el
área de recursos humanos
Procesos complejos que implican múltiples pasos
y dependen de varios sistemas de TI que, con
frecuencia, no se comunican entre sí
Dependencia de múltiples sistemasProcesos repetitivos manuales
Tareas intensivas realizadas manualmente,
como selección de candidatos, incorporación de
nuevos empleados, nómina mensual de pagos,
permisos y vacaciones, entre otras.

Algunos de los desafíos que enfrenta el
área de recursos humanos
Riesgo de imprecisiones
La credibilidad es primordial en la gestión de
personas y el error más pequeño puede
interrumpir o distraer el negocio.
Las fusiones, absorciones, colaboraciones y
adquisiciones son un fenómeno común. Manejar
varias tareas en diferentes ubicaciones, idiomas y
culturas, lo que resulta en grandes volúmenes de
datos, muy diversos y no siempre fáciles de rastrear.
Globalización y concentración

ENCUESTA

Casos de Uso: iCard
Área comercial debe realizar prospección a
través de Teletrabajo por la crisis sanitaria.
Necesidad:
Vendedores y ejecutivos de cuenta requieren formalizar
sus datos de contacto de forma digital.

Casos de Uso: iCard
Solución:
Proceso que envía tarjeta de presentación digital vía
correo
Diseño/Plantilla corporativa
Código QR y link para descarga datos de contacto

Casos de Uso: iCard
Beneficios:
Entrega autonomía a áreas comerciales
No requiere intervención de otras áreas (ej. imprenta,
diseño)
Se estandariza la presentación corporativa

Caso 2: Registro de Asistencia
Muchas empresas tienen cargos a los cuales se
ha asignado un horario de trabajo específico.
Necesidad:
Debido a los cambios derivados de la crisis sanitaria,
muchas empresas han migrado rápidamente al
teletrabajo, con lo cual se han visto en la necesidad de
contar con un registro de asistencia online.

Solución:
Se configura una solución que permite a cada
colaborador ingresar a un formulario en el que marca la
hora de ingreso y egreso, lo cual es informado
automáticamente a su jefatura y al área de RR.HH. Para
que lleve un control del cumplimiento de horario de
trabajo, horas extras, etc.
Además, se incorpora la opción de notificar la salida y
regreso de horario de almuerzo/colación.

Beneficios:
El área de RR.HH. puede, a través de esta solución,
mantener el registro y control del cumplimiento de
horarios de los cargos sujetos a turnos.
Cada colaborador puede registrar su ingreso/egreso de
forma sencilla, a través de un formulario online.
Tanto las jefaturas como los trabajadores y RR.HH.
tienen un respaldo automático del registro de asistencia.

Caso 3: Solicitud de Vacaciones
Equipos en Teletrabajo necesitan digitalizar
procesos internos manuales
Necesidad:
Se requiere un proceso intuitivo y transparente para
solicitud y control de vacaciones y permisos, que no
esté expuesto al riesgo de pérdida de información o de
errores atribuibles al factor humano.

Solución:
A través de formulario web se pide días de vacaciones.
El proceso coordina avisos a las jefaturas
Se controla las autorizaciones
Se calcula los días disponible y descuenta los saldos

Beneficios:
Se logra digitalizar el proceso, haciéndolo compatible
con el Teletrabajo.
Control en línea del estado de vacaciones
Se mejora la coordinación con las jefaturas
Se respaldan las solicitudes

Caso 4: Saludos de Cumpleaños
Para muchas empresas ha sido un desafío mantener
los ritos culturales ante la irrupción del teletrabajo,
uno de los más comunes es el saludar e informar los
cumpleaños dentro del equipo de trabajo.
Necesidad:
Se requiere automatizar un proceso que gestione el
envío de un mensaje de saludo de cumpleaños al
festejado y que informe al equipo cuando un
compañero está de cumpleaños para que todos estén
informados.

Solución:
Se configura una solución que gestiona el aviso
automatizado de saludo de cumpleaños a partir de la
fecha de nacimiento de cada integrante del equipo.
Además, se notifica a las jefaturas y compañeros de
equipo del festejado.

Beneficios:
Se gestiona una solución automatizada para generar los
saludos y avisos de cumpleaños.
No se requiere que analistas de RR.HH. dediquen
tiempo a esta labor cotidiana.
Se mantiene e incentiva los ritos importantes, lo cual
genera un impacto positivo en la cultura interna, incluso
en tiempos de teletrabajo.

¿ CÓMO empezar
inmediatamente?

Te ayudamos a transformar
tu negocio mediante la
automatización de procesos

Por qué automatizar
con MasterBase®

Plataforma MasterBase®

5 componentes de nuestra plataforma
• Han configurado soluciones de automatización de los procesos de
negocio más estándares
• Han puesto soluciones en la Store para que sean utilizadas por
clientes, usuarios y consultores.
• Es el lugar donde puedes encontrar soluciones que algún creador ya
diseñó
• Puedes conocerlas, probarlas y decidir si las utilizas para resolver las
necesidades de automatización que tengas en tu empresa o trabajo.
• Más de 1000 clientes en 10 países
• Requieren automatizar procesos críticos en sus empresas
• Buscan consultores que puedan hacerlo rápido o soluciones ya
diseñadas que puedan configurar fácilmente para ponerlas en operación.
• Más de 2000 usuarios utilizan la plataforma
• Dada su experiencia en el uso la plataforma, son capaces de configurar
por sí mismos procesos que automaticen su trabajo cotidiano
• Conocen la plataforma y sus posibilidades
• Poseen experiencia en procesos de negocios
• Pueden ir construyendo, junto a la empresa consultante, soluciones
escalables de automatización, de acuerdo a los intereses de ésta.

Nuestra metodología de automatización
Cada una de las etapas sucesivas que
conforman un proceso y que sólo pueden
ejecutarse cuando ha finalizado la anteriorPASOS
TAREAS HERRAMIENTAS
PASOS
PROCESOS Ejemplo: Elaborar facturas automatizadas
1. Extraer información de servicios
por facturar a clientes
2. Extraer datos de clientes
3. Elaborar facturas individuales
4. Envío masivo de mensajes con facturas
individuales adjuntas

Cada una de las acciones que se ejecutan en
un paso.
TAREAS HERRAMIENTAS
PASOS
PROCESOS Ejemplo: Elaborar facturas automatizadas
TAREAS
1. Generar documento PDF, a partir de los
datos obtenidos
2. Encriptar PDF
3. Subir PDF al FileBunker
4. Generar la URL

Para llevar a cabo una tarea se requiere
utilizar una o más herramientas
TAREAS HERRAMIENTAS
PASOS
PROCESOS
HERRAMIENTAS
Graph
QR SmartDataUniqueMail
Download Bases
FileBunker
PDF EncryptPdf

Autómata
Poseemos robots virtuales capaces de leer
los procesos configurados por un usuario o
creador y ejecutarlos completamente.
Nuestra tecnología de automatización

S O
Nuestra plataforma tiene miles de
autómatas disponibles para ejecutar
cada paso y tarea, hasta dar
cumplimiento al proceso completo.

Todo está desarrollado como piezas que
encajan unas con otras.
Cada quien configura sus procesos
automatizados, combinando las piezas
según sus objetivos de negocio.
Es por tanto flexible y facilita la
adaptación de la empresa a los cambios
del entorno o del negocio.

Disponemos de herramientas para
combinar y configurar cualquier proceso
Web Services: Y cualquier servicio web
que posea APIs puede ser integrado a los
procesos automatizados.

Procesos
Cada proceso es estructurado en
pasos que utilizan las herramientas
disponibles
P
R
S
O
O
E
C
P R S OO EC
Las herramientas están hechas
para encajar, como las piezas
de un puzzle.
Y finalmente configuramos un
proceso en 7 pasos

Nuestro proceso de ejecución
Metodología del espiral
1º Ir siempre de menos a más, de lo
simple a lo complejo
2º Identificar la necesidad de
automatización (mesa de trabajo)
3º Enumerar los pasos que componen la
Solución
4º Seleccionar el Quick Win Process
como punto de partida
Quick Win Process
• Proceso que soluciona el dolor principal
y que facilita seguir escalando
• Es una Solución de automatización
• Es de rápida implementación, ya que
debe entregar resultado en el corto plazo
• Luego es más fácil abordar el resto de la
necesidad para llegar a la Solución mayor

MasterBase® en números

2019
Plataforma de
automatización de
procesos
2016
Servicio de envíos
automatizados 1 a 1
2009
Servicios de envíos transaccionales
y PDFs
2001
Nuestros inicios con servicio de envíos
de email marketing
2002
SaaS / Cloud Computing
Trayectoria

• Argentina
• Bolivia
• Brasil
• Chile
• Colombia
• Ecuador
• España
• Estados Unidos
• Estonia
• México
• Perú
Nuestras oficinas
11 Países

Resumen
• Un catalizador como la pandemia confirma que las empresas deben ser,
en esencia, flexibles a los cambios y capaces de adaptarse rápidamente a
ellos, mediante nuevas propuestas de negocios.
• La automatización actual garantiza la continuidad del negocio y la
adaptabilidad necesaria no sólo para sobrevivir, sino también para
prosperar en la nueva realidad
¿POR QUÉ tu empresa no
puede esperar?
• iCard: Vendedores y ejecutivos de cuenta requieren formalizar sus datos
de contacto de forma digital.
• Registro de Asistencia: Ajustado a las nuevas circunstancias remotas
• Solicitud de Vacaciones: Equipos en Teletrabajo necesitan digitalizar
procesos internos manuales
• Saludos de Cumpleaños: Saludar e informar los cumpleaños dentro del
equipo de trabajo.
¿ QUÉ puedes
automatizar?

Resumen
• En MasterBase® te ayudamos a transformar tu negocio mediante la
automatización de procesos
• Somos una plataforma integral que ayuda a los clientes a crear u obtener
soluciones ya diseñadas de procesos automatizados
• Nuestra metodología de automatización está constituida por procesos
organizados en pasos y tareas que utilizan herramientas con flexibilidad
de oredenarlos en función de los objetivos del negocio
• Nuestra tecnología cuenta con autómatas, robots virtuales capaces de
leer y ejecutar los procesos configurados por un usuario
• Nuestra modalidad de ejecución se basa en la metodología del espiral y
los quick win process
¿ CÓMO empezar
inmediatamente?

Nuevo eBook

Guía de inicio para
la ejecución digital

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