Ong. proceso de certificación.

José María Olayo olayo.blogspot.com
ONG
Calidad y
Buenas prácticas
Proceso de
Certificación

El Instituto para calidad de las ONG – ICONG,
es una organización independiente y sin ánimo
de lucro, que tiene como misión, entre otras,
difundir y fomentar la cultura de la Calidad
entre las organizaciones del tercer sector de
Acción Social, que trabajan para mejorar la
calidad de vida de las personas ...

… una tarea que llevan haciendo desde hace
décadas desde la voluntad, el esfuerzo y el
compromiso de un puñado de personas y
organizaciones con, cómo no, las personas,
pero además con los valores.
Los valores nos hacen distintos, los valores y
la ética que conllevan en la prestación de
los servicios es lo que distingue a este
sector: el Tercer Sector de Acción Social.

Esfuerzo de personas y de organizaciones.
Esfuerzo de la Administración y de los ciudadanos.
Décadas de trabajo. Cultura de sector.
Profesionalización. Resultados en las personas.
Eficacia. Madurez organizativa.
¿Qué más se le puede pedir a un sector que
basa su día a día en el compromiso ético con las
personas de sus voluntarios y sus trabajadores?

La respuesta es igual de sencilla: eficiencia
y transparencia en la gestión.
Sus financiadores, la Administración y la sociedad
civil exigen un nuevo esfuerzo que homologue,
en su sistemática de trabajo, a nuestras
organizaciones con cualquiera de la economía
del beneficio económico para los accionistas
pero permitiendo mantener el distintivo del
sector: el compromiso ético, de valores, con
los resultados en las personas. Su distintivo.
El Instituto gestiona la Norma ONG Calidad, que
en la actualidad se encuentra en su 5ª versión.
El desarrollo de la Norma y la acreditación de
sistemas de gestión de la Calidad basados en
la misma son el eje principal de actividad
del Instituto.

Misión
El Instituto para la Calidad de las ONG -ICONG,
es una organización sin ánimo de lucro; su misión
fundamental es la difusión y el fomento de la
cultura de la Calidad entre las organizaciones
del tercer sector de Acción Social, así como
la incorporación de sistemas de gestión de
Calidad que contribuyan a la mejora del
trabajo de las organizaciones y de la
calidad de vida de las personas.

Fines
De acuerdo con los estatutos, los fines del Instituto, son:
1. Realizar acciones de sensibilización y comunicación en relación con el
significado, y la utilidad del paradigma de la calidad.
2. Promover e impartir formación para cualificar a todos los agentes
intervinientes en el saber, el saber hacer y en el saber estar, en un
contexto de calidad.
3. Proporcionar apoyo técnico a las entidades en sus propios procesos de
cambio y mejora orientados a la calidad.
4. Reconocer el avance de las entidades en sus procesos de calidad.
5. Certificar la Norma ONG Calidad.

Para el cumplimiento de estos fines, el Instituto realiza las siguientes actividades:
1. Organizar conferencias, seminarios, congresos u otro tipo de reuniones con el
fin de difundir la cultura de la calidad en las ONG de Acción Social y generar
mecanismos de información tanto a las propias ONG como a la sociedad en
general de las diversas materias referidas a la calidad.
2. Editar y difundir publicaciones, periódicas o no, y mantener el sitio web de la
entidad para informar tanto a las propias ONG como a la sociedad en general
de las diversas materias referidas a la calidad.
3. Suscribir convenios de cooperación con entidades que compartan el objeto social
de ICONG con el fin de impulsar el desarrollo de sus actividades.
4. Desarrollar acciones de asesoramiento y apoyo técnico que acompañen y ayuden
a las ONG de Acción Social en sus correspondientes procesos de implantación
de la calidad.

5. Realizar cursos o acciones formativas para:
a) Acercar la cultura de la Calidad a todas las ONG interesadas en la gestión de la calidad.
b) Capacitar a las personas clave de las organizaciones, con responsabilidades en alguna
fase de sistemas, y dotarles de contenido y herramientas adecuadas para la implantación
y sostenibilidad de Sistemas de Gestión de Calidad.
c) Capacitar a profesionales para realizar tareas de consultoría y auditoría dirigidas al
desarrollo de la calidad en las ONG de Acción Social.
6. Convocar premios para reconocer y galardonar las mejores experiencias.
7. Desarrollar el proceso para obtener la certificación de la Norma ONG con calidad
por ENAC y constituirse, una vez conseguida ésta, en organismo certificador
de la misma.
8. Promover acciones de investigación, desarrollo e innovación (I+D+I) en torno a
cuestiones referidas a la calidad en el campo de las ONG de Acción Social.
9. Cualesquiera otras que puedan contribuir al objeto social.

- En la reunión inicial del grupo se definirán los aspectos para la elaboración de dicho documento:
estructura de contenidos, lenguaje, definición de requisitos particulares, identificación de
requisitos, etc.
- La Secretaría elaborará los documentos intermedios sobre los que se discuta en las reuniones
y en los que se vayan incluyendo las aportaciones de los miembros del grupo, quedando
registro de todo el proceso.
- 15 días antes de cada reunión, la Secretaría hará llegar a los miembros del grupo, estos
documentos intermedios, de manera que las reuniones sean lo más ágiles y productivas posibles.
- Desde Secretaría se coordinará la convocatoria de reuniones y la distribución de documentos.
- A final de noviembre 2013, el Comité Técnico remitirá a ICONG una versión del documento para
que sea puesto a consideración y aprobación de la CDT+I, al Gerente de ICONG y posteriormente
de la Junta Directiva, en consonancia con el propio Reglamento del CDTI.

CERTIFICACION
La certificación es un generoso reconocimiento al
trabajo bien hecho, pero más allá de ello las buenas
prácticas, el esfuerzo continuo por la mejora y los éxitos
alcanzados no deben quedar en la indiferencia o el
desconocimiento e ICONG, en su vocación generalista
al respecto del mundo de la calidad y del Tercer Sector
de Acción Social, es un actor principal en este campo.

Proceso de Certificación
Para comenzar con el proceso de certificación el
Instituto recibe la consulta de las organizaciones
que estén interesadas en dicho proceso.
Se realiza, si es necesario, reuniones con las
entidades para informar sobre dicho proceso.
Además, imparte formación referida con esta
actividad y otros cursos que complementan y
relacionan todo el proceso de implantación,
seguimiento, auditorias y certificación.

Fases.
1. Solicitud de certificación y estudio de la documentación.
La organización que decide obtener el reconocimiento
externo deberá enviar un Impreso de solicitud de certificación
e informar al Instituto sobre su sistema de gestión y sobre el
alcance dicho sistema. Además presentará datos referidos a
su organización como el número de trabajadores, número
de sedes, actividades que realiza, tipo de proyectos que
desarrolla, etc. Con esta información y la documentación
aportada, la Secretaria Técnica analiza la solicitud y le
comunica la aceptación de su solicitud y comienza
el proceso de certificación.

2.Visita previa.
Una vez que la Secretaría Técnica tiene la conformidad
del cliente al Plan de visita informa al auditor y éste
realiza una visita a las instalaciones de la organización
que solicitó la certificación.
En esta visita se auditan la documentación del sistema
de gestión, se evalúa la ubicación y las condiciones de las
instalaciones, se intercambia información con el personal,
se intercambia información sobre el grado de comprensión
de los requisitos de la Norma, se recopila información sobre
el alcance de la certificación y se prepara el plan de auditoría
3. Auditoria de certificación.
El objetivo de esta fase es realizar la auditoría y certificar
que el sistema implantado por la organización solicitante
satisface los requisitos recogidos en la Norma. Para realizar
esta auditoría, primero se planifica, se ejecuta, se elabora
un Informe de auditoría y finalmente se cierra dicha auditoría.

4. Revisión del Certificado.
Esta fase no se realiza durante la primera vez que una
organización solicita la certificación. Esta fase es la
que se conoce por “Auditoria de seguimiento” que se
realiza un año después de haber obtenido el certificado.
5. Auditoria de Renovación del Certificado.
Esta fase, al igual que la fase 4, no se realiza durante
la primea vez que se solicita, se realiza transcurrido
tres años tras la obtención del certificado.

Auditores y expertos ICONG
¿Quieres ser calificado como auditor/a de ICONG?
¿Y como experto/a?
ICONG quiere contar con los mejores profesionales del
Sector para auditar en los procesos de certificación
de entidades sociales. Por ello, el Instituto abre
periódicamente el proceso de calificación de
auditores, avisando de ello en esta página web.
Aunque en este momento el proceso de calificación ha
finalizado, si estás interesado/a no dejes de presentar
tu candidatura. Puedes hacerlo hoy mismo, remitiendo
la siguiente documentación a la Secretaría Técnica
por email (info@icong.org):
- Formulario de Solicitud de Calificación oficial de ICONG
(PDF) (F.18), debidamente cumplimentado y firmado
- Curriculum Vitae actualizado a fecha de envío
- Carta de Motivación, reflejando el interés de tu
solicitud de calificación como experto/a y/o auditor/ado.

La calificación estará siempre relacionada con una o
varias áreas de intervención, tal y como se clasifican
en el DOC.05 Áreas de Intervención Social.
La calificación tendrá lugar únicamente cuando ICONG
abra un proceso de calificación de auditores y expertos
externo vía web. No obstante, la documentación recibida
será custodiada por la Secretaría Técnica y, una vez
abierto el proceso vía web, será cuando se proceda
a la calificación (siempre que cumpla con los
requisitos necesarios).

1. ¿Qué es y qué implica?
La calificación es la evaluación inicial de personas
que deseen ser auditores/as como parte de un
programa de auditoría. Tiene como objetivo
actualizar y ampliar el Registro de Auditores/as
y Expertos/as, con la intención de contar con los y
las mejores profesionales, que estén capacitados/as
para auditar sistemas de gestión de calidad.
Ser calificado/a implica figurar de alta en el Registro
de Calificación de Auditores/as y Expertos/as de ICONG,
del que se sirve para seleccionar a las personas que
realizan auditorías a entidades candidatas a
certificarse conforme a la Norma ONG Calidad.

Estar calificado de auditor/a de ICONG no implica
de ninguna manera una vinculación laboral o un
compromiso implícito de contratación entre ICONG
y la persona calificada, pero sí que es un requisito
necesario para solicitarle los servicios como profesional
externo/a, en el caso de ser requerido/a para ello.
2. ¿Cada cuánto se realiza el proceso de calificación?
El Registro de auditores y auditoras y expertos/as de ICONG
se actualiza obligatoriamente y como mínimo, una vez al
año, para lo que ICONG abre el proceso de nuevas
solicitudes de calificación o de renovación.

3. ¿Qué competencias se requieren para ser calificado como auditor/a
y/o experto/a?
A las personas que soliciten la calificación como auditores/as y expertos/as de
sistemas de gestión de calidad conforme a ONG Calidad, se les requerirá el nivel
de conocimientos y habilidades que se muestran a continuación, para cada una de
las áreas de conocimiento descritas:
- Procedimientos, procesos y técnicas de auditoría será necesario poseer capacidad
para llevar a cabo una auditoría de acuerdo a los procedimientos de ICONG.
- Sistemas de gestión y otros documentos de referencia será necesario poseer capacidad
para aplicar las partes pertinentes del Manual de Sistema de Gestión y los
procedimientos relacionados.

- Situaciones de la organización será necesario poseer capacidad para describir la
estructura y cultura local de la organización y cualquier cuestión de delimitaciones.
- Legislación, reglamentos y otros requisitos será necesario poseer capacidad para
identificar y entender la aplicación de las leyes y reglamentos relativos a los procesos.
- Herramientas y técnicas de la calidad será necesario poseer capacidad para describir
los métodos de control de la calidad en ONG.
- Productos, servicios y procesos operativos será necesario poseer capacidad para
poder analizar los servicios, procesos y proyectos.

Para demostrar que se cumplen los requisitos anteriores, la persona aspirante
a Auditor y Auditor/Jefe tendrá que evidenciar que posee:
- Formación Secundaria Obligatoria (como mínimo)
- Experiencia laboral de, al menos, 5 años
- Experiencia laboral en acción social de, al menos, 2 de los 5 años exigidos
- Experiencia laboral en gestión de calidad durante, al menos, 2 de los 5 años exigidos
- Haber realizado la formación como Auditor/a Externo de Sistemas de Gestión basados
en Norma ONG Calidad, de ICONG
- Haber realizado otro curso de formación específica en técnicas de auditoría, de,
al menos 20 horas.
- Haber participado al menos, en 4 auditorías de sistemas de gestión de calidad como auditor
o auditor en prácticas. Para Auditor/Jefe se acreditará que se ha participado en al menos,
4 auditorías de sistemas de gestión de calidad como auditor jefe o auditor jefe en prácticas.

4. ¿Estás interesado/a en ser calificado también (o únicamente)
como Experto/a ICONG?
Requisitos a cumplir:
- Formación Secundaria Obligatoria (como mínimo)
- Experiencia laboral en diseño, implantación, desarrollo de sistemas de gestión de calidad
de, al menos, dos años
- Conocimiento experto. Es necesario cumplir uno de los dos requisitos siguientes:
1. Al menos 4 años de experiencia profesional, de los cuales, al menos dos en el área de
intervención en el sector para el cual está solicitando la calificación, trabajando en
una ONG, empleado público o como consultor
2. Haber llevado a cabo 4 auditorías sobre ONG cuyos alcances de certificación incluyan
el área de intervención en el sector para el cual está solicitando la calificación

- Conocimiento de la Norma ONG Calidad. Es necesario cumplir al menos uno de los
requisitos siguientes:
1. Acreditar formación sobre la Norma ONG Calidad de, al menos, 12 horas
2. Haber realizado al menos 4 auditorías con la Norma ONGC como referencial
3. Estar calificado como auditor/a ICONG
- Conocimiento de los reglamentos, procedimientos y criterios de certificación de ICONG.
Es necesario cumplir uno de los dos requisitos siguientes:
1. Haber realizado curso auditores ICONG
2. Acreditar experiencia de trabajo similar en otros organismos certificadores de,
al menos, dos años.

5. Aspectos a tener en cuenta:
La cumplimentación y envío del formulario de solicitud, así como el cumplimiento de
lo anterior no significa, en modo alguno, la calificación automática como auditor/a
y/o experto/a ni una oferta directa para participar en auditorias.
ICONG puede solicitar en cualquier momento al interesado/a cualquier información
que considere necesaria para completar el proceso de calificación, y de acuerdo
con los procedimientos internos de ICONG.
ICONG se reserva el derecho de anular cualquier solicitud recibida que no cumpla con
los requisitos dentro del proceso de calificación, o por situaciones que supongan un
riesgo a su independencia, imparcialidad e integridad, en cualquier momento del proceso.
El proceso de eliminación o no selección de un solicitante será inapelable.

ICONG se compromete a destruir todos los documentos recibidos en un plazo de
30 días una vez se abra el proceso de calificación de auditores/as, siempre
que el interesado/ interesada no haya sido calificado por ICONG.
Los documentos que se reciban serán tenidos en cuenta únicamente para formar
parte del presente proceso de calificación y serán tratados por ICONG conforme
a la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos
de Carácter Personal.

http://icong.org/

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