El documento describe las etapas clave para organizar un evento, incluyendo constituir un comité de planificación, establecer un presupuesto y fechas, decidir el formato, calcular la asistencia prevista, seleccionar un lugar de celebración accesible, y las etapas de diseño, producción, montaje, ejecución, desmontaje y evaluación.
PlanificacióN De Eventos Desde Una Perspectiva GerencialLuis Feijoo Rios
Seminario: Eventos: Las diversas caras.
Exposición: Planificación de eventos desde una perspectiva gerencial.
Autor: Lic. Walter L. Feijoo Rios.
Fecha: Noviembre, 2009.
PlanificacióN De Eventos Desde Una Perspectiva GerencialLuis Feijoo Rios
Seminario: Eventos: Las diversas caras.
Exposición: Planificación de eventos desde una perspectiva gerencial.
Autor: Lic. Walter L. Feijoo Rios.
Fecha: Noviembre, 2009.
Para la realización de un evento es indispensable tomar en cuenta el crear comités, crear un manual organizacional y tener una planificación anticipada para llegar al objetivo esperado.
En la siguiente presentación se muestra en específico cómo crear un evento exitoso.
1. Etapas para la organización de
eventos
Algunas de las tareas que incluye la organización de un evento , es la de realizar el
presupuesto y el cronograma, la selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el
encuentro, la tramitación de permisos y autorizaciones, la supervisión de los servicios de
transporte, los servicios gastronómicos, la coordinación logística integral, entre otros.
Lo primero que hay que tomar en cuenta:
Constituye un
comité de
planificación, que
debe incluir al
patrocinador o a su
representante,
además de
representantes de
todos los implicados
como entidades,
instituciones,
público
beneficiario, etc.
Fija un presupuesto
para el evento,
apartando el 10%
para imprevistos. Esto
es crucial porque los
recursos financieros
disponibles influirán
directamente en las
otras decisiones que
habrás que tomar
Formato y
duración. Decide
qué formato se
adapta mejor al
público
beneficiario.
2. Asistencia prevista o Al calcular la
asistencia prevista. Decide si vas a invitar a
conferenciantes o personalidades, y
comprueba si van a necesitar un
intérprete. Es importante calcular la
cantidad de personal que vas a necesitar
durante el evento y si vas a utilizar a tu
propia plantilla o a trabajadores
ocasionales.
Programación o si el evento es
de envergadura, organízalo
con al menos 12 meses de
antelación. Sé flexible en
cuanto a las fechas de
celebración.
Hay que tomar en cuenta, primero, a qué público va dirigido el evento,
antes de empezar con la ejecución del mismo. Plantear el presupuesto y
planificar que día es rentable dicho evento a realizar. Son puntos muy
importantes previos a la organización.
La asistencia previa es realmente importante, tanto
para el presupuesto final como para la cantidad
de sillas, comida, bebida y demás asuntos a realizar
ese día. No queremos menos sillas, o menos comida
el día del evento, por eso es importante confirmar
asistencia.
3. Destino y lugar de
celebración o Decide
dónde vas a celebrar
el evento y en qué tipo
de lugar de
celebración. Si se está
organizando un evento
corto o de un sólo día,
elige un lugar de
celebración accesible,
cerca de donde vive o
trabaja la mayoría de
los asistentes.
Haz una selección
de lugares de
celebración
potenciales,
subrayando las
ventajas y
desventajas de
cada uno de ellos
Después de la ejecución base,
se procede al día del evento…
Diseño y cotización Es en
este estadio en el que se
establecen los objetivos, el
mensaje que comunicar al
público participante y las
expectativas que el
organizador del evento
tiene con relación a la
realización de la reunión.
Producción El conjunto de
gestiones previas al inicio de la
reunión y que tienen por
objeto la preparación de los
recursos que componen el
evento.
4. Montaje Disposición de los
recursos técnicos y
humanos en el lugar donde
se llevará a cabo el
evento.
Ejecución Fase en la que, estando los
participantes del evento reunidos en el mismo
lugar y al mismo tiempo, comparten las
actividades planificadas y demás
Desmontaje y retiro de
los materiales y
elementos utilizados en
la reunión.
Evaluación de
resultados momento en
el que se establece el
grado de cumplimiento
de los objetivos
establecidos y la
eficiencia de las
prestaciones.
Z. Acosta.
Al final