Este documento ofrece consejos sobre el comportamiento adecuado en reuniones formales. Recomienda sentarse correctamente, ceder el paso a personas de mayor rango, y reservar los asientos principales para los líderes. También aconseja evitar gestos distractores y respetar los turnos de palabra sin interrumpir.

1. Sentarse: Cuando nos
encontremos
sentados, no
debemos cruzar las
piernas, si podemos
cruzar los pies

2. Ceda el paso: En la
entrada a una sala
o despacho, el
primero en entrar
siempre será el de
rango superior.
Situación: El sitio de
cabecera en una
reunión, ponencia,
etc. debe ser
reservado para el jefe,
o persona que
exponga el tema
principal.
Gesticulación:
Debemos tener
especial cuidado con
gestos como: Jugar con
un bolígrafo (puede
resultar molesto), mover
papeles
constantemente,
rascarse la cabeza, etc.
Respeto: No debemos
hablar varias personas
a la vez, debemos
respetar los turnos. No
debemos levantar la
voz. Mostrar respeto
ante los demás y ante
sus ideas.

3.  Objetivo de la reunión. Resulta imprescindible conocer qué objetivo
perseguimos con la reunión.
 Identificar si es una reunión preestablecida, por ejemplo las que se
programan periódicamente en el tiempo, o bien se trata de una reunión
extraordinaria. Son reuniones ocasionales y requerirán normalmente un
mayor grado de control por no estar previamente previstas.

4.  Determinar los asistentes. En función del
objetivo y de los temas a tratar en la
reunión, se determinará la lista definitiva
de asistentes,
 Convocatoria. Una vez determinados
los asistentes, debe realizarse la
convocatoria de la reunión
 Orden del día. Deben fijarse de
antemano los temas a tratar, con una
estimación del tiempo dedicado a
cada uno de ellos. Se enviará a cada
asistente una copia del orden del día
con antelación a la reunión

6.  Preparación de la sala. El mismo día de la reunión es
imprescindible inspeccionar la sala donde va a celebrarse y
elaborar un check list de los conceptos y materiales que deben
tenerse
 Gestión de interrupciones. La persona que organiza la reunión,
normalmente la Secretaria, debe establecer con su superior la
forma en que se gestionarán imprevistos y posibles interrupciones
en la reunión, teniendo en cuenta que debe minimizarse el
impacto de aquéllos sobre ésta y que en la medida de lo posible
nunca deberá interrumpirse una reunión salvo por circunstancias
excepcionales, y en todo caso, siguiendo un protocolo concreto
de interrupción.