Este documento ofrece consejos sobre la organización y manejo de reuniones. Explica que las mesas redondas favorecen la igualdad entre los participantes, mientras que las mesas rectangulares permiten ubicar a los invitados de honor. También destaca la importancia de la puntualidad, el registro de conclusiones y la participación de todos los miembros.

1. MANEJO DE REUNIONES Andrea Marín Foronda Cristina Londoño Villegas Margarita María Tobón Berrío

2. PRINCIPIOS DE PROTOCOLO Ser puntual: respetar el tiempo de uno mismo y de los demás Ser discreto: información confidencial Ser cort és: atento a las sugerencias Mostrar interés: atención que se presta Vestirse adecuadamente Lenguaje oral y escrito: buena comunicación

3. TIPOS DE MESAS Rectangular u ovalada: permite situar el anfitrión e invitado de honor en una cabecera favoreciendo el diálogo y la ubicación de este. se necesita un comedor de amplias dimensiones. Mesa Redonda: la mesa redonda disimila las jerarquías y favorece la comunicación, estableciendo una actitud positiva frente a la negociación.

4. TIPOS DE MESAS Resultan funcionales en negociaciones complejas donde es necesario resaltar la igualdad de todas las delegaciones. Puede ser usada para comidas de gala o banquetes. Esta se divide en: Sistema Francés: las personas de más jerarquía se ubican en el centro de la mesa, favoreciendo la conversación entre ellos y

5. TIPOS DE MESAS Y la agrupación de los invitados, ubicados de derecha a izquierda de las cabeceras. Sistema Inglés: es la que más conocemos porque los anfitriones se ubican en los extremos, pero no es la más recomendada porque puede haber dificultades en la comunicación debido a la separación de los anfitriones.

6. ORGANIZANDO LA REUNIÓN Escoger el espacio adecuado Citar a las personas: hace un llamado Organizar los detalles: para mayor efectividad Establecer el orden de la reunión Organizar actas

7. PARA TENER EN CUENTA La decoración debe ser simple (un centro de flores, por ejemplo), en todas las mesas debería haber: folios o una carpeta con papeles en los que poder escribir o tomar notas, bolígrafos, micrófono (si la reunión es grande) o intercomunicadores, etc. En todas las mesas suele haber, botellines de agua o zumos, caramelos o algún pequeño dulce (como pastas)o algún plato con bollería, termos con café, con leche o té Los detalles Hay que cuidar al máximo los detalles, para que los asistentes a una reunión se encuentren cómodos y respetados. Decimos esto, sobre todo en el caso de reuniones con delegaciones extranjeras, por el entorno de la reunión. Participación de todos hay que tratar de que todos los miembros de la junta o reunión tengan la posibilidad de participar y todo lo que ellos digan tiene que quedar escrito el acta. Lograr conclusiones Cumplir los objetivos.

8. REUNIÓN DE UNA NORMAS Se debe acordar entre los miembros del equipo una reglas para que todos tengan un compromiso homogéneo y puedan obtener altos niveles de eficiencia. El tiempo: es importante para que halla una puntualidad de todos los participantes y también para que la reunión tenga un orden de los puntos a tratar y los objetivos.

9. REUNIÓN DE UNA NORMAS El moderador: debe existir una persona encargada de coordinar la actividad para que no halla desorden. Toma de decisiones: son todos los acuerdos que se realizan. Registro de la información: una persona es la encargada de guardar lo que se trató en la conversación, los comentarios, decisiones y acciones.

10. REUNIÓN DE UNA NORMAS Conclusiones: se recapitula los temas tratados, acuerdos alcanzados, tareas asignadas, temas pendientes y se evalúa la reunión para saber si se cumplieron los objetivos.

11. ACTAS Mecanismos formales para documentar la reunión. Codificación secuencial. Documentadas por un secretario. Concretas Con fechas establecidas. Con la firma de todos los participantes Incluir las conclusiones.

12. CÓMO LLEVAR LA REUNIÓN Claridad de los objetivos Claridad de la agenda: cumplir todo lo que se había planeado con el mismo orden Manejo del tiempo: distribución adecuada Interrupciones: se hacen en el momento que fueron acordadas y pueden ser al terminar un tema o al final de la reunión Seguimiento ordenado: tratar los puntos que previamente se acordaron para evitar el desorden y tener eficiencia en la reunión.

13. CÓMO LLEVAR LA REUNIÓN Preparación de los asistentes: si es necesario documentar a los asistentes previamente para introducirlos acerca de lo que se va a tratar durante la reunión. Participación de los asistentes Cumplimiento de los objetivos Pertinencia