El documento proporciona información sobre la organización de reuniones y eventos. Se revisa un libro sobre el tema y se realizan ejercicios. Luego se ven videos y se discuten experiencias personales. El contenido cubre tipos de reuniones, planificación, preparación, terminología, desarrollo de reuniones, roles de los participantes, y evaluación posterior. Se enlazan recursos adicionales sobre modelos de documentos y videos sobre la organización de eventos.

1. UF0325 Organización de
reuniones y eventos

2. ENTREGA DE LIBROS

3. METODOLOGÍA
Hacemos una revisión general del libro.
Realizamos los ejercicios 1 y 2 que os serán entregados.
Resolvemos individualmente estas prácticas y luego en
mesa redonda exponemos nuestras conclusiones.
Finalizada la mesa redonda procedemos a ver los
siguientes videos.
Comentamos los videos y experiencias personales.

4. CONTENIDOS
1. ORGANIZACIÓN DE REUNIONES
2. LA NEGOCIACIÓN
3. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
4. EL PROCOLO EMPRESARIAL

5. 1. TIPOS DE REUNIONES
2. PLANIFICACIÓN DE LAS REUNIONES
3. PREPARACIÓN DE LAS REUNIONES
4. TERMINOLOGÍA UTILIZADA EN REUNIONES, JUNTAS Y ASAMBLEAS
5. EL DESARROLLO DE LA REUNIÓN. ETAPAS DE UNA REUNIÓN.
DURACIÓN, PAUSAS, ALMUERZO Y OTROS
6. TIPOLOGÍA Y FUNCIONES DE LOS PARTICIPANTES EN UNA REUNIÓN
7. EL PAPEL DE LA SECRETARIA EL DÍA DE LA REUNIÓN
8. EVALUACIÓN DE LA REUNIÓN. ACTUACIONES POSTERIORES A LA
REUNIÓN.
CONTENIDOS

6. 1. TIPOS DE REUNIONES
Según su finalidad
• Reunión informativa
• Reunión consultiva
• Reunión por objetivos
• Reunión para provocar acción
• Reunión de toma de decisiones
• Reunión de revisión
• Reunión de resolución de problemas
• Reunión de negociación

7. 1. TIPOS DE REUNIONES
Según su carácter
Ordinarias
• Formales Extraordinarias
Extraordinarias de carácter urgente
• Medias Comité de Empresa
Grupo de calidad
• Informales Reunión del Departamento
Planeamiento semanal
CONTENIDOS

8. 1. TIPOS DE REUNIONES
Según su ámbito comunicativo:
• INTERNAS:
Junta General de Accionistas
Asamblea General
Consejo de Administración
Junta Directiva
Comité directivo
• EXTERNAS:
Mesa redonda
Conferencia
Congreso
Seminario
Simposio
Convención
Negociación

9. 2. PLANIFICACIÓN DE LAS REUNIONES.
•CUESTIONES PREVIAS: Si es necesaria o no,
puede ser sustituida por videoconferencia, llamada
telefónica o pequeños grupos de trabajo.
•CONCEPCIÓN ESTRATÉGICA: Decidir qué tipo de
reunión.
•LOGÍSTICA: Relacionar todos los recursos
humanos y materiales. Desde la sala hasta la
documentación, aperitivos. Medios audiovisuales
(comprobar que funcionan). Maletín de
supervivencia… todo bajo control.
•COMUNICACIONES: Convocatoria, acta o envío
posterior de documentación generada durante el
encuentro.
•PRESUPUESTO: El presupuesto es fundamental.
Determina los recursos económicos necesarios.

10. 3. PREPARACIÓN DE LAS REUNIONES
• COMUNICACIÓN EFICAZ: informar de todo a quien actuará de
anfitrión.
Revisamos tabla 1-23
Importante hora de inicio y hora prevista de finalización.
Llamar para confirmar o recordar la asistencia.
• LOGÍSTICA: Sala de reunión, mobiliario, aparcamientos, accesibilidad,
cercanía transporte público … Vemos 1.25
Mesas preparadas para ordenadores, micrófono, auriculares, etc.
Precedencias:
Mesa rectangular con cabecera jerarquizada
Mesa rectangular con cabecera equilibrada
Mesa rectangular con cabecera única simétrica
Mesa rectangular con cabecera única para arbitraje
Mesa rectangular para dos delegaciones
Mesa rectangular de doble espejo
Mesa cuadrada y redonda
Mesa invertida en U
Documentación, tarjeta nominativa, agua, material de oficina,
regalo, medios tecnológicos, caramelos, recipientes multiusos.

11. 3. PREPARACIÓN DE LAS REUNIONES
…
Medios audivisuales: Ordenador, cañón, megafonía, televisor, pizarras.
• CATERING: Según horario. Tazas al lado derecho de la documentación,
mesa auxiliar a modo de bufé (reponer),
Este formato puede valer para aperitivo a medio día (junto a la puerta) o si
son varios descansos en otra oficina.
• ALOJAMIENTO Y TRANSPORTE: Por agencia de viajes, caso
contrario enviar reserva PDF y/o tarjeta de embarque.
• RECURSOS HUMANOS: Secretaria, auxiliar, otro personal de la
empresa, comisionado para traslados, etc.
• SEGURIDAD Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN: Seguridad
pública o privada.

12. 4. TERMINOLOGÍA UTILIZADA EN REUNIONES,
JUNTAS Y ASAMBLEAS 1-35
CONVOCATORIA
ACTA

13. 5. EL DESARROLLO DE LA REUNIÓN. ETAPAS DE UNA
REUNIÓN. DURACIÓN, PAUSAS, ALMUERZO Y OTROS
• DESARROLLO DE LA REUNIÓN: Comienzo, desarrollo y
conclusión (sintetizar)
• REUNIONES ENTRE DOS DELEGACIONES. Protocolo para
delegaciones
• ALMUERZOS: Elección del menú. Evitar fritos, picantes. Ayuda maitre.
Alimentos según cultura o necesidades, no bebidas alcohólicas. Media hora
prudencial entre comida y continuación de la reunión

14. 6. TIPOLOGÍA Y FUNCIONES DE LOS PARTICIPANTES EN
UNA REUNIÓN
• Director
• Secretario
• Moderador
• Tesorero
• Vocales
• Invitados

15. 7. EL PAPEL DE LA SECRETARIA EL DÍA DE LA
REUNIÓN
• ANTES DE LA SESIÓN: Preparación convocatoria tanto “borrador”
como defnitiva.
• DURANTE: Tomar notas para el acta, pendiente de imprevistos,
traslado de mensajes, ventilación sala, ordenador documentos, cambiar
botellas de agua, avisar al catering para reponer bufé.
• DESPUÉS DE LA SESIÓN: Devolución de documentos a
archivo, destrucción de documentos innecesarios, elaborar borrador del
acta ser confirmada por el director y/o enviada a participantes para VºBº.
Definitiva en libro de actas, debidamente firmada. Próxima reunión y envío
de informes o documentos que se acordaron enviar.

16. 8. EVALUACIÓN DE LA REUNIÓN. ACTUACIONES
POSTERIORES A LA REUNIÓN.
• INFORME: Alcance de los objetivos y la corrección de la gestión
organizativa. Presupuesto. Adjuntar documentación generada (o indicar
donde se archiva.
• AGRADECIMIENTOS: A todas aquellas personas que han
colaborado en tarjetas personalizadas, manuscritas y firmadas por él director
(puede ser una carta).
• CIERRE DEL PRESUPUESTO: Desviaciones gastos según lo
presupuestado (se habrá dejado un margen de un 15% para imprevistos).
Justificantes de gastos en vuestro poder trasladarlos al departamento
respectivo, con constancia de ello.

17. http://www.youtube.com/watch?v=CSmFaYb5TcY
COMO ORGANIZAR EVENTOS
http://www.youtube.com/watch?v=9PqsN4pJfPw
FITUR
http://www.youtube.com/watch?v=5G5GGjDxsuw
http://www.youtube.com/watch?v=559NlKnFVNI
10 PASOS PARA ORGANIZAR CONGRESO Y EVENTOS

18. ENLACE CON MODELOS DE DOCUMENTOS
http://actualicese.com/modelos-y-formatos/convocatoria-
junta-de-socios-y-asamblea-de-accionistas/
MODELO DE ACTAS

19. http://www.dip-
palencia.es/export/sites/diputacion/galerias/documentacion_migracion/117
4474075227_1.4_sistemas_de_ordenacixn_de_invitados.pdf
SISTEMA DE ORDENACIÓN DE INVITADOS