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Módulo ii. uf2 ud2 tema 1
- 1. UF0325 Organización de reunionesy eventos
- 2.
- 3. METODOLOGÍA Hacemos una revisióngeneral del libro. Realizamos los ejercicios 1 y 2 que os serán entregados. Resolvemos individualmente estas prácticas y luego en mesa redonda exponemos nuestras conclusiones. Finalizada la mesa redonda procedemos a ver los siguientes videos. Comentamos los videos y experiencias personales.
- 4. CONTENIDOS 1. ORGANIZACIÓN DEREUNIONES 2. LA NEGOCIACIÓN 3. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS 4. EL PROCOLO EMPRESARIAL
- 5. 1. TIPOS DEREUNIONES 2. PLANIFICACIÓN DE LAS REUNIONES 3. PREPARACIÓN DE LAS REUNIONES 4. TERMINOLOGÍA UTILIZADA EN REUNIONES, JUNTAS Y ASAMBLEAS 5. EL DESARROLLO DE LA REUNIÓN. ETAPAS DE UNA REUNIÓN. DURACIÓN, PAUSAS, ALMUERZO Y OTROS 6. TIPOLOGÍA Y FUNCIONES DE LOS PARTICIPANTES EN UNA REUNIÓN 7. EL PAPEL DE LA SECRETARIA EL DÍA DE LA REUNIÓN 8. EVALUACIÓN DE LA REUNIÓN. ACTUACIONES POSTERIORES A LA REUNIÓN. CONTENIDOS
- 6. 1. TIPOS DEREUNIONES Según su finalidad • Reunión informativa • Reunión consultiva • Reunión por objetivos • Reunión para provocar acción • Reunión de toma de decisiones • Reunión de revisión • Reunión de resolución de problemas • Reunión de negociación
- 7. 1. TIPOS DEREUNIONES Según su carácter Ordinarias • Formales Extraordinarias Extraordinarias de carácter urgente • Medias Comité de Empresa Grupo de calidad • Informales Reunión del Departamento Planeamiento semanal CONTENIDOS
- 8. 1. TIPOS DEREUNIONES Según su ámbito comunicativo: • INTERNAS: Junta General de Accionistas Asamblea General Consejo de Administración Junta Directiva Comité directivo • EXTERNAS: Mesa redonda Conferencia Congreso Seminario Simposio Convención Negociación
- 9. 2. PLANIFICACIÓN DELAS REUNIONES. •CUESTIONES PREVIAS: Si es necesaria o no, puede ser sustituida por videoconferencia, llamada telefónica o pequeños grupos de trabajo. •CONCEPCIÓN ESTRATÉGICA: Decidir qué tipo de reunión. •LOGÍSTICA: Relacionar todos los recursos humanos y materiales. Desde la sala hasta la documentación, aperitivos. Medios audiovisuales (comprobar que funcionan). Maletín de supervivencia… todo bajo control. •COMUNICACIONES: Convocatoria, acta o envío posterior de documentación generada durante el encuentro. •PRESUPUESTO: El presupuesto es fundamental. Determina los recursos económicos necesarios.
- 10. 3. PREPARACIÓN DELAS REUNIONES • COMUNICACIÓN EFICAZ: informar de todo a quien actuará de anfitrión. Revisamos tabla 1-23 Importante hora de inicio y hora prevista de finalización. Llamar para confirmar o recordar la asistencia. • LOGÍSTICA: Sala de reunión, mobiliario, aparcamientos, accesibilidad, cercanía transporte público … Vemos 1.25 Mesas preparadas para ordenadores, micrófono, auriculares, etc. Precedencias: Mesa rectangular con cabecera jerarquizada Mesa rectangular con cabecera equilibrada Mesa rectangular con cabecera única simétrica Mesa rectangular con cabecera única para arbitraje Mesa rectangular para dos delegaciones Mesa rectangular de doble espejo Mesa cuadrada y redonda Mesa invertida en U Documentación, tarjeta nominativa, agua, material de oficina, regalo, medios tecnológicos, caramelos, recipientes multiusos.
- 11. 3. PREPARACIÓN DELAS REUNIONES … Medios audivisuales: Ordenador, cañón, megafonía, televisor, pizarras. • CATERING: Según horario. Tazas al lado derecho de la documentación, mesa auxiliar a modo de bufé (reponer), Este formato puede valer para aperitivo a medio día (junto a la puerta) o si son varios descansos en otra oficina. • ALOJAMIENTO Y TRANSPORTE: Por agencia de viajes, caso contrario enviar reserva PDF y/o tarjeta de embarque. • RECURSOS HUMANOS: Secretaria, auxiliar, otro personal de la empresa, comisionado para traslados, etc. • SEGURIDAD Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN: Seguridad pública o privada.
- 12. 4. TERMINOLOGÍA UTILIZADAEN REUNIONES, JUNTAS Y ASAMBLEAS 1-35 CONVOCATORIA ACTA
- 13. 5. EL DESARROLLODE LA REUNIÓN. ETAPAS DE UNA REUNIÓN. DURACIÓN, PAUSAS, ALMUERZO Y OTROS • DESARROLLO DE LA REUNIÓN: Comienzo, desarrollo y conclusión (sintetizar) • REUNIONES ENTRE DOS DELEGACIONES. Protocolo para delegaciones • ALMUERZOS: Elección del menú. Evitar fritos, picantes. Ayuda maitre. Alimentos según cultura o necesidades, no bebidas alcohólicas. Media hora prudencial entre comida y continuación de la reunión
- 14. 6. TIPOLOGÍA YFUNCIONES DE LOS PARTICIPANTES EN UNA REUNIÓN • Director • Secretario • Moderador • Tesorero • Vocales • Invitados
- 15. 7. EL PAPELDE LA SECRETARIA EL DÍA DE LA REUNIÓN • ANTES DE LA SESIÓN: Preparación convocatoria tanto “borrador” como defnitiva. • DURANTE: Tomar notas para el acta, pendiente de imprevistos, traslado de mensajes, ventilación sala, ordenador documentos, cambiar botellas de agua, avisar al catering para reponer bufé. • DESPUÉS DE LA SESIÓN: Devolución de documentos a archivo, destrucción de documentos innecesarios, elaborar borrador del acta ser confirmada por el director y/o enviada a participantes para VºBº. Definitiva en libro de actas, debidamente firmada. Próxima reunión y envío de informes o documentos que se acordaron enviar.
- 16. 8. EVALUACIÓN DELA REUNIÓN. ACTUACIONES POSTERIORES A LA REUNIÓN. • INFORME: Alcance de los objetivos y la corrección de la gestión organizativa. Presupuesto. Adjuntar documentación generada (o indicar donde se archiva. • AGRADECIMIENTOS: A todas aquellas personas que han colaborado en tarjetas personalizadas, manuscritas y firmadas por él director (puede ser una carta). • CIERRE DEL PRESUPUESTO: Desviaciones gastos según lo presupuestado (se habrá dejado un margen de un 15% para imprevistos). Justificantes de gastos en vuestro poder trasladarlos al departamento respectivo, con constancia de ello.
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- 18. ENLACE CON MODELOSDE DOCUMENTOS http://actualicese.com/modelos-y-formatos/convocatoria- junta-de-socios-y-asamblea-de-accionistas/ MODELO DE ACTAS
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