La nomina es un recibo que informa al trabajador sobre su salario y cómo está estructurado, incluyendo deducciones por aportes a la salud, pensiones y otros conceptos. La empresa debe hacer aportes al sistema de salud, pensiones, caja de compensación familiar, SENA e ICBF, así como apropiar valores mensuales para primas, vacaciones y cesantías del trabajador.

1. QUE ES LA NOMINA La nomina es uno de los bienes más preciados para cualquier trabajador y sin embargo también es uno de los mayores desconocidos. Todos los meses la empresa debe rendir cuentas ante sus empleados acerca del salario que les ingresa y esto lo hace a través de la nómina. En este sentido, la nómina no es más que un recibo donde se informa al trabajador acerca de cómo está estructurado el salario que en su día pactó con la compañía que lo emplea. Sin embargo, es importante conocer sus entresijos para evitar sorpresa en caso de cambios laborales, cobrar el paro, hacer la declaración de la renta o simplemente para intentar sacar partido desde un punto de vista financiero.

2. PARTES DE LA NOMINAEs común recibir inquietudes de los usuarios respecto a las apropiaciones y las deducciones de Nómina, por lo en éste documento se tratará de dejar claro en que consisten las deducciones de nómina y cuales son. Posteriormente se tratará el tema de las Apropiaciones de nómina.Se puede decir que la Nómina se divide en tres secciones: Devengado, Deducciones y Apropiaciones.Pues bien, el devengado corresponde a todos los conceptos por los que un empleado recibe una remuneración, como son el Salario, horas extras, comisiones, Auxilio de transporte, recargos nocturnos y diurnos, etc. La sumatoria de estos valores conforma lo que se llama total devengado, que es la totalidad de los ingresos que recibe un empleado como remuneración por su trabajo.

3. LA SALUD El trabajador debe estar afiliado al sistema de salud. La cotización por salud que corresponde al 12.5% de la base del aporte, se hace en conjunto con la empresa. Ésta última aporta el 8.5%, y el empleado debe aportar el 4% restante. Ese 4% es el valor que se debe descontar (deducir) del total devengado a cargo del empleado. El aporte de salud es responsabilidad de la empresa, quien debe pagar el respectivo aporte, tanto el valor que le corresponde a ella, como el valor que le corresponde al empleado. Es por eso que se le deduce de la nómina al empleado este valor, puesto que el empleado no puede cobrar la totalidad de la nómina, y luego ir al otro día a consignar lo que le corresponde por salud, sino que es la empresa la que consigna la totalidad del aporte (12.5%).

4. LA PENSION El trabajador también debe estar afiliado al sistema de pensiones. La cotización por pensión está a cargo tanto de la empresa como del empleado. Del total del aporte (15.5%) [16% para el 2008], la empresa aporta el 75% (11.625%) [12% para el 2008] y el trabajador aporta el restante 25% (3.875%) [4% para el 2008]. Como el trabajador debe aportar un 3.875% por concepto de pensión, este valor se le descuenta (deduce) del valor devengado en el respectivo periodo (mes o quincena). El tratamiento de esta deducción es igual al tratamiento de la deducción por salud, es decir, la empresa es la que hace el pago total incluyendo lo que le corresponde al trabajador.

5. FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL Todo trabajador que devengue un sueldo que sea igual o superior a 4 salarios mininos, debe aportar un 1% al Fondo de solidaridad pensional. Al igual que los conceptos anteriores, éste concepto se resta (deduce) del total devengado del trabajador.

6. APORTES PARAFISCALES

7. CAJA DE COMPENSACION FAMILIARMensualmente la empresa debe pagar por subsidio familiar un 4% del salario base de cotización por éste concepto.

8. APORTES PARAFISCALES Instituto Colombiano de bienestar familiar: Mensualmente la empresa debe aportar un 3% del salario base del trabajador, con destino al I.C.B.F.Servicio nacional de aprendizaje: Mensualmente la empresa debe aportar el 2% de la nómina base para los aportes, con destino al SENA.Prestaciones sociales.

9. PRESTACIONES SOCIALESPrima de servicios: Por éste concepto la empresa debe apropiar mensualmente un 8.33% del salario base para el calculo de las prestaciones sociales.Vacaciones: Cada mes la empresa debe apropiar un 4.17% del valor del salario del trabajador por concepto de vacaciones.Cesantías: Por éste concepto es necesario apropiar mensualmente el 8.33% del salario del trabajador.

10. INTERESES SOBRE LAS SESANTIAS Los intereses sobre cesantías corresponden al 12% anualmente del saldo acumulado a 31 de diciembre, por lo que se debe apropiar o provisional el 12% mensualmente o quincenalmente del valor de las cesantías aprovisionado, según sea le periodo de la liquidación.Una vez se hayan determinado los valores que se deben apropiar o provisional, se procede a la Contabilización de la nómina.Los conceptos aquí contemplados, se pueden calcular tanto mensualmente como quincenalmente, según sea el periodo de liquidación que cada empresa haya adoptado.La determinación de la base sobre la cual se deben calcular los diferentes conceptos, será un tema que se tratará con mayor detenimiento en próximas entregas.Aquí se ha expuesto de una forma muy general los diferentes conceptos que se deben apropiar. En los siguientes documentos se pueden conocer con mayor profundidad cada uno de los conceptos tratados aquí: Nómina, Prestaciones sociales, Aportes parafiscales, Salario, Contrato de trabajo, Seguridad social y Auxilio de transporte.

11. LIQUIDACION DE NOMINA Mensualmente la empresa debe proceder a liquidar y contabilizar su respectiva Nómina.A continuación se expone un ejemplo de la liquidación y contabilización de una nomina. Para hace el ejercicio mas ágil y comprensible, el ejemplo se trabajara con un solo empleado, el cual tenga derecho al Auxilio de transporte, a horas extras y a comisiones

12. RAZON SOCIAL La razón social de una empresa es el nombre de la sociedad que te empleo o sea en el recibo de sueldo figura la razón social que es tu empleadora.En el otro caso que sea una persona, no existe razón social sino el nombre de la persona que es tu empleador.