Este documento describe cómo organizar un evento de bajo coste en 15 días utilizando herramientas en la nube, redes sociales y tecnologías 2.0. Explica las fases del proceso, incluyendo la recopilación de información, análisis de recursos, planificación, pruebas, ejecución, seguimiento y evaluación. También proporciona ejemplos concretos de cómo utilizar herramientas como Google Docs, Facebook y LinkedIn para la colaboración, difusión y gestión del evento de forma sencilla

1. Organización de eventos incorporando
capacidades 2.0, Social Media y Cloud
(Low Cost Tecnology)
Iñaki Lázaro y J. Javier Agote
inakilazaro@gmail.com y josejavier.agote@strelia.es
http://twitter.com/ilazaro // http://twitter.com/streliats
Hastag propuesto en twitter: #SMCloudeventos
http://www.flickr.com/photos/simon_and_you/1062318106

2. (1) Explicar cómo se puede realizar la gestión /
organización/realización de un evento utilizando las soluciones 2.0
Social Media y Cloud y gastar menos de 100€ en todas ellas.
(2) Conocer las soluciones 2.0, social media y cloud, que pueden
emplearse en la promoción y realización de un evento
(3) Conocer las actividades que pueden desarrollarse y en que
herramientas nos podemos apoyar en todas las fases requeridas de
la organización de un evento
El tiempo necesario para lanzar un evento puede reducirse a
días frente a las formas tradicionales.

3. He tenido una idea
Vamos hacer un evento promoción para presentar
nuestras soluciones
Antes de fin de mes. 15 días.
Presupuesto? 100 €.
Mutualismo.org

4. Antes de fin de mes. 15 días.
Tiempo
Convocatoria Publico Objetivo
Ponencias
A Encuesta Logística
g Seguimiento
e Entorno operativo
n Difusión
d Asistentes
a

5. Antes de fin de mes. 15 días.

6. Antes de fin de mes. 15 días.
Puedo apoyarme en Social Media y
Cloud Computing para realizar el
evento en 15 días?

7. Tareas a definir
Especificar el Objetivo, formato del evento
Publico objetivo, agenda y ponentes,
fuentes de datos
Difusión y seguimiento convocatoria
Logística
Seguimiento oportunidades

8. Definir la estructura de la agenda
Invitar y coordinar con los ponentes
Recopilar el material que los ponentes van
a exponer
No olvidar de tener un plan B, para los
ponentes

9. Segmentar el publico objetivo, fuente de
datos y estructurar la convocatoria
Difusión del evento, y al publico objetivo?
Prensa, e-mail, radio, sms, telemarketing.
Como realizar un seguimiento activo de la
convocatoria, apuntados, confirmaciones,
rechazados, no contestan?
Material de recepción de los invitados,
(ENCUESTA)

10. Coordinar, desplazamientos, alojamientos
de los ponentes
La sala y el material necesario para la
ponencia: proyector, portátiles, videos,
pizarra, micros, mesas.
Control de bienvenida y agape o café de
intermedio (Networking)
Grabación en video del
evento.(Streaming)
Que no se nos olvide el agua del ponente

11. Atentos a recoger la encuesta
Controlar los asistentes
Poner accesible el material de las
ponencias al publico asistente
Seguimiento a los asistentes
Agradecimiento por la asistencia
Re-contactar con los mismos para
analizar interés
Gestionar visitas

12. Caso práctico:
Gestión de evento incorporando capacidades 2.0
(Social Media, SaaS, Cloud Compunting)
Iñaki Lázaro
Marketing online en Strelia
www.strelia.es

13. Desde el punto de vista del cliente:
1. Especificar el objetivo y formato del evento
2. Publico objetivo, agenda y ponentes, fuentes de datos
3. Difusión y seguimiento de la convocatoria
4. Logística
5. Seguimiento y oportunidades
Fases en producción y marketing:
1.1 Recogida de información
1.2 Análisis de recursos
2 Flexibilidad, plazos, publicación
3.1 Pruebas realistas (pre‐producción)
3.2 Ejecución, puesta en marcha. Producción
4 Logística online
5.1 Valoración y seguimiento
5.2 Post producción
5.3 ¡Aquí no termina!

14. 1.1 Recogida de información
En Noviembre de 2010 surge la oportunidad de organizar
un evento para dar a conocer el mundo del Cloud
Compunting de forma presencial.
El evento hay que difundirlo al mayor número de
personas interesadas en este ámbito.
Hay que organizarlo TODO (comunicación, registro,
programa, producción…) en menos de 15 días.

15. 1.2. Análisis de recursos

16. Y con los recursos disponibles…

17. 2. Flexibilidad, plazos, publicación
Herramientas centralizadas, flexibles, económicas:

18. 2.1 Colaboración en contenidos

19. 2.1 Google Docs

20. 2.2 El contenido y su publicación online

21. 3.1 Pruebas realistas
(pre‐producción)
Elaboración de landing page y campañas online

22. 3.2 Ejecución, puesta en marcha
Con el plan y los recursos necesarios…
Creación programa (aviso ponentes y recogida de datos)
Presentación del programa y registro (landing page)
Comunicación del evento y envío de invitaciones
Apoyo en Social Media
Apoyo en Cloud Compunting

23. 4. Logística online: Difusión en Social Media

24. 4. Logística online: Evento en facebook

25. 4. Logística online: Evento en LinkedIn

27. 5.1 Valoración y seguimiento

28. 5.2 Post producción
Strelia Cloud Testing Center
Observatorio y laboratorio tecnológico para la identificación,
de soluciones Low‐cost technology que permitan:
Reducción de costes de operación
Predictibilidad del coste
Aumento de la flexibilidad
Incremento de la productividad
Mejora de la competitividad global
Continuidad del negocio
Sostenibilidad

29. SaaS: Software as a Service

30. Costes del marketing del
evento

31. Resultados

32. Eskerrik asko
Presentación disponible online en:
http://www.slideshare.net/streliats/strelia-casoprcticogestinevento-v200