Claves tecnológicas de la administración pública. Proyecto Sistema Paradís

1. PEC 2: REDES DE COMUNICACIÓN Y SEGURIDAD DE LAS
TRANSACCIONES ELECTRÓNICAS
CLAVES TECNOLÓGICAS DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA
PROFESOR: ISMAEL PEÑA LÓPEZ
PROFESOR COLABORADOR: RICARD FAURA HOMEDES
ALUMNA: LAIA PALACHÍ MONTAÑEZ
SEMESTRE SEP. ’16 – ENE. ‘16
PROYECTO SISTEMA PARADÍS

2. ANTECEDENTES
 2007  Ordenanza Municipal para el Gobierno y la Administración Electrónica, BOP núm. 2 del 2 de
enero.
 2007  Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.
 2007  Ayuntamiento de Terrassa: necesidad de aumentar la capacidad de almacenamiento. Caos,
desorden documental y falta de espacio.
 Departamento de Sistemas de Información colabora para llevar a cabo la definición el proyecto
 2008  Informe final de auditoria de Gestión Documental para visibilizar el problema
 Presentación/propuesta del proyecto Sistema Paradís.

3. DEFINICIÓN DEL PROYECTO
Definición de los tres diseñadores del proyecto:
Definimos el Sistema Paradís como el conjunto de políticas, normas, aplicaciones e instrumentos de
gestión que regulan y controlan la producción de documentos en el interior del Ayuntamiento de
Terrassa, y que permiten su uso, gestión y preservación. (…) El sistema PARADÍS es, en definitiva, un
Electronic Documents and Records Management System (EDRMS) en que la gestión de la producción y
del ciclo de vida de los documentos se regula desde el inicio de la creación de los mismos. La definición
de este sistema obedece a la necesidad de poder producir y utilizar documentos de confianza para
poder ofrecer servicios de calidad y productos administrativos de confianza.

4. FASES DEL PROYECTO
Concepción
• Investigación  análisis y evaluación de sistemas existentes.
• Identificar carencias.
Elaboración
• Definición de instrumentos de gestión documental: calendario de conservación, modelo de
seguridad y acceso, modelo de metadatos, tipología documental, catálogo de procedimientos.
Construcción
• Instaurar bases de firma electrónica y compulsa electrónica.
• Implementación de las herramientas electrónicas de gestión.
Transición
• Cambio cultural tanto en el personal trabajador como en los usuarios.
• Formación, paciencia, tiempo, diálogo,
Producción
• Sistema de gestión, compulsa y documentación electrónica a pleno rendimiento. Objetico 0
papel.

5. BARRERAS DESTACADAS
 Dificultades en la definición de responsables y responsabilidades en la creación del cuadro de
seguridad y accesos.
 Dificultades de adaptación de los empleados del sector público.
 Falta de motivación de los empleados para la constante formación a la que se han de someter
 Usuarios poco familiarizados con las metodologías electrónicas para los trámites.
 Incidencias en el uso de los materiales tecnológicos de las administraciones (escáners, velocidad lenta
de Internet…)
 Revisión y evaluación de resultados y herramientas de gestión durante la producción.
 Poca claridad en la explicación de los trámites y gestiones electrónicos a los usuarios (web pobre).
 Confusión en las tareas específicas sobre los procedimientos a llevar a cabo.

6. SOLUCIONES A LOS PROBLEMAS
 Delimitación de grupos de seguridad y accesos mediante un organigrama que defina roles, permisos,
privilegios…
 Formación y concienciación de los empleados sobre la importancia de sus tareas cambio de cultura
organizativa.
 Facilitar el acceso de los usuarios a los mecanismos de gestión electrónica mediante la mejora de páginas
web y la involucración de los trabajadores en sus aclaraciones.
 Inversión económica para solventar los problemas tecnológicos.
 Delimitación y definición precisa de las tareas que cada individuo, grupo, administración y/o organización
ha de realizar para evitar la confusión y la duplicidad de tareas.
 Trabajo en equipo fomentando la compartición de conocimientos y aceptando las diferencias.