Repositorios digitales institucionales

1. REPOSITORIOS DIGITALES
INSTITUCIONALES
Diseño, implementación y optimización
de un recurso estratégico
para las Universidades
Módulo 2.2
Organizado en el marco del Proyecto “Investigación y desarrollo en
repositorios institucionales. Aplicaciones y experiencias en universidades de
la región bonaerense” cofinanciado por la ANPCyT y el CIN.
Universidades que integran el proyecto: UNLP, UNMdP, UNLu, UNICEN, UNS, UTN
Regional Bahía Blanca. Investigadora responsable: Dra. Sandra Miguel
Curso de capacitación
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2. Módulo 2.2
Hacia la definición
del proyecto institucional
Marcela Fushimi y Mónica Pené
Universidad Nacional de La Plata
12 Abril 2013
PICT-O CIN 2010-149

3. Módulo 2.2
Contenidos
Pautas para la elaboración del proyecto
institucional
Antecedentes y fundamentación, unidad ejecutora,
objetivos, plan de trabajo, metodología y cronograma,
recursos necesarios, relación con las unidades
administrativas y los miembros de la institución, flujos
de trabajo para la ingesta, sostenibilidad del
repositorio.
Política del repositorio
Definición y elementos que la componen: contenidos,
datos y metadatos, organización, autoarchivo,
licencias de uso, preservación.

4. Repositorios institucionales
Aspectos involucrados en su creación
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Colecciones
Recursos informativos
Derecho de autor
Metadatos
Digitalización
Preservación
Necesidades
y usos
Servicios
Software
Infraestructura tecnológica
Estadísticas
Servicios específicos
Otros
Política del RI
Costes
Evaluación
Marketing
Flujo de trabajo
Agentes
Personal del RI
Productores de contenido
(deptos., autores)
Usuarios

5. Repositorios institucionales
Etapas para su desarrollo
Planificación
Implementación
Evolución y mantenimiento
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- Defina su política de actuación

6. Aclarando conceptos
Política
Orientaciones o directrices que rigen la actuación de
una persona o entidad en un asunto o campo
determinado [RAE]
Política del RI
Conjunto de normas establecidas para la operación
del repositorio institucional.
Comprende temas tales como: componentes del RI,
mecanismos de ingesta y depósito, licenciamiento, uso
de datos, preservación a largo plazo de objetos
digitales, entre otros aspectos.
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7. Política de actuación del RI
Características principales
Crucial para definir los parámetros del sistema.
Dinámica: será necesario modificarla a medida que el
RI vaya creciendo.
Debe tener en cuenta:
las necesidades de las partes involucradas,
las prácticas de investigación existentes.
Conveniencia de contar con un equipo asesor,
formado por personal de las siguientes áreas
institucionales: Biblioteca y Archivo, Informática,
Prensa/Publicaciones, entre otros.
[LEADIRS II]
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8. Política de actuación del RI
Cuestiones incluidas
 Contenido y colecciones
 Política de contenidos
 Metadatos
 Política de metadatos
 Proceso de depósito
 Política de depósito
 Cuestiones de acceso, uso y licenciamiento
 Política de acceso y uso de contenidos
 Preservación
 Política de preservación
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9. Para pensar la política del RI
Algunas preguntas a las que encontrarles respuesta
 ¿Cuál es la misión del servicio?
 ¿Qué tipo de contenido/formatos de archivo aceptará?
 ¿Cómo se organizarán los contenidos?
 ¿Cómo se gestionarán los derechos de autor?
 ¿Quiénes son los principales agentes interesados?
 ¿Quién proporcionará los metadatos?
 ¿Todo el contenido será de acceso abierto?
 ¿Habrá “embargo”? ¿Cuál será el plazo máximo de
demora?
 ¿Qué servicios ofrecerá?
 Otras tantas…
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Véase sitio de RSP y
Manual de LEADIRS II

10. Política de contenidos 1
Alcance
Establece qué contenidos se van a incluir en el RI.
Aspectos a contemplar
Tipo de repositorio (institucional, temático)
Tipo de material incluido y/o excluido
Versiones aceptadas (v. final del autor con correcciones
de revisores, versiones actualizadas)
Formatos de archivo aceptados (DOC, PDF, HTML)
Idiomas principales
Además debe informar:
organización de las colecciones (deptos, tipo doc.)
si incluye: sólo documentos a texto completo o también
referencias; textos actuales o retrospectivos
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11. Política de contenidos 2
Otras consideraciones
Es preferible iniciar el RI con una política de contenidos
más restrictiva y gradualmente ir flexibilizándola que
proceder a la inversa.
La versión final del autor -con las correcciones de los
referatos- es la ideal para su difusión y uso.
Sin embargo, muchos autores no guardan esta copia
sino la versión publicada por el editor.
Es necesario cambiar este hábito.
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12. Política de metadatos 1
Alcance
Establece especificaciones respecto de la información que
describe los documentos del repositorio.
Aspectos a contemplar
Acceso a los metadatos: Todo el mundo debe acceder a los
metadatos, sin restricciones, de forma libre y gratuita.
Reutilización de los metadatos: Es necesario explicitar los usos
posibles de los metadatos.
Reuso permitido sin previa autorización sólo para fines no
lucrativos, incluyendo enlace al artículo original.
OpenDOAR recomienda abrir el uso a fines comerciales:
amplía visibilidad.
Calidad de los metadatos: Se debe explicar cómo se
garantizará la calidad de los metadatos. PICT-O CIN 2010-149

13. Política de metadatos 2
Otras consideraciones
Para maximizar la exposición y el impacto de los
resultados de investigación de la institución y de su
comunidad académica, es necesario aumentar la cantidad
de citas. La reutilización de los metadatos del RI,
cosechados por otros sistemas informáticos, resulta
prioritaria en este sentido. [RSP]
Cuando se elabore la definición del esquema de
metadatos es importante considerar las necesidades de la
institución y también la necesidad de expandirse a nuevos
tipos de materiales. [Goulart]
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14. Política de depósito 1
Alcance
Establece los procesos y mecanismos válidos para
efectivizar el envío del documento (auto-archivo, depósito
mediado).
Proceso de depósito
a) Captura de metadatos que describen el contenido del
documento.
b) Carga del archivo digital en el sistema.
c) Asignación de licencia de uso/distribución por parte del
autor/depositante.
d) Firma/aceptación del acuerdo de cesión de derechos a titulo del
RI o de la Universidad, para que pueda difundir la obra [si
hay mandato el acuerdo no es necesario].
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Más información
en el Módulo 4

15. Política de depósito 2
Aspectos a contemplar
¿Quiénes pueden depositar en el RI?
¿Cuáles son los mecanismos válidos de depósito (auto-
archivo, depósito mediado)?
¿Cuáles son las reglas/normas del depósito (texto
completo obligatorio?)?
¿Cómo es el proceso de aceptación/control de calidad de
los documentos depositados? (Los procesos y reglas de
depósito pueden variar en el mismo repositorio dependiendo
de los tipos de documentos o departamentos)
¿Se aceptan documentos con embargo por parte de
editores y financiadores?
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16. Política de depósito 3
Otras consideraciones
Autoarchivo: el propio autor deposita los documentos en el
RI, completando un formulario a través del cual incluirá los
metadatos necesarios para su localización.
Inconvenientes: falta de precisión y normalización de los
metadatos cargados.
Depósito mediado: el autor envía documentos al RI o
institución responsable y ésta realiza el registro y
acondicionamiento de los archivos.
Inconvenientes: necesidad de contar con más recursos
humanos que procesen los materiales.
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17. Política de depósito 4
Otras consideraciones
Recomendación u obligación (mandato): Estudios demuestran
que la recomendación no favorece la inclusión de trabajos al
RI, por eso cada vez más instituciones establecen
mandatos.
Acuerdos de cesión: Se requiere de una licencia de depósito
donde el autor indique expresamente que autoriza la
difusión de su obra a través del RI. Estas licencias deberán
conservarse de por vida. [RSP]
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18. Política de acceso y uso de contenidos 1
Alcance
Establece las características del acceso a los documentos
almacenados en el RI y las posibilidades de reutilización de
los objetos digitales tanto por los usuarios del RI como por
los proveedores de servicios.
Aspectos a contemplar
Tipo de acceso al contenido del RI (abierto o restringido)
Posibilidades de reutilización de los textos completos
Prohibiciones
Permisos parciales
Uso comercial o no
Licencias de uso/distribución
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19. Política de acceso y uso de contenidos 2
Otras consideraciones
Práctica habitual:
La gente reutiliza los textos depositados de forma
gratuita para investigación/estudio personal, con fines
educativos o para fines sin ánimo de lucro, indicando
referencias bibliográficas completas y enlace a la
página de metadatos original, y a veces, se imponen
restricciones en la licencia de uso del material
derivado.
No se permite la reutilización comercial de los textos
completos sin el permiso previo de los titulares de
derechos de autor.
[RSP]
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20. Política de acceso y uso de contenidos 3
Otras consideraciones
OpenDOAR recomienda no aplicar restricciones de
acceso a los textos completos, salvo excepciones
enmarcadas en el concepto de embargo.
Cuando hay límites para la distribución de los materiales o
en relación a los niveles de acceso, es necesario que el
software del repositorio establezca esos límites para
asegurar que estén en conformidad con la política.
[Silva & Tomaél]
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21. Política de preservación 1
Alcance
Se informa acerca de las estrategias que se utilizan para
garantizar la preservación del material digital depositado en
el repositorio.
Aspectos a contemplar
Período de retención (cuánto tiempo?)
Conservación funcional (estrategias de preservación)
Copias de seguridad (frecuencia)
Política de remoción (quiénes pueden solicitarlo, razones
justificadas, mantenimiento de URL de doc. retirados)
Control de versiones (actualización/alteración de
documentos depositados)
Cierre del RI
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22. Política de preservación 2
Otras consideraciones
Identificadores persistentes:
Descriptores que realizan la identificación por nombre
global y único, independientemente de la localización,
aunque el recurso no exista más.
Aseguran, por medio de links, el acceso a recursos que
hayan sido movidos.
Kit de herramientas DRAMBORA: Facilita la auditoría
interna proporcionando a los administradores de repositorios
un instrumento para evaluar sus capacidades, identificar sus
debilidades y reconocer sus puntos fuertes en cuanto a la
preservación digital  http://www.repositoryaudit.eu/
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23. Política de preservación 3
Otras consideraciones
Política de remoción:
Procura minimizar el riesgo institucional por la
disponibilidad de material inapropiado a través del RI.
Si el RI recibe una queja, es importante saber de
antemano qué medidas tomar para manejar la situación.
Para mitigar el riesgo, generalmente se sugiere la
remoción del elemento, o por lo menos la retirada de la
visualización pública hasta tanto se resuelva la cuestión
(legal).
Este accionar demuestra una actitud responsable por
parte de la institución, que intenta responder
inmediatamente a un conflicto.
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24. Herramientas para la construcción
de políticas de actuación
OpenDOAR Policies Tool
http://www.opendoar.org/tools/en/policies.php
Herramienta simple que ayuda a los administradores
de RIs a formular las políticas de su repositorio.
Creada por OpenDOAR, directorio de repositorios
de acceso abierto.
Estudio realizado en 2006 por P. Millington:
 2/3 de repositorios sin política explícita
Se busca mejorar la situación descrita por Millington.
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25. OpenDOAR Policies Tool
Características de la herramienta
Escrita en lenguaje claro y sencillo (y en inglés).
Destinada para los usuarios del repositorio.
No plantea condiciones en términos legales.
Permite la elección de opciones mediante casillas de
verificación y listas de selección.
Recomienda opciones de mínima y de máxima.
Proporciona varios formatos de salida para la política
seleccionada (HTML, texto plano, código fuente
EPrints).
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26. OpenDOAR Policies Tool
Contenidos propuestos por la herramienta
Política de metadatos: acceso y reutilización de la información
que describe los documentos del RI.
Política de datos: acceso y reutilización de los documentos a
texto completo depositados en el RI.
Política de contenido: respecto de los tipos y versiones de
documentos incluidos y excluidos.
Política de envío/de depósito: en relación a los depositantes, el
control de calidad del depósito, embargo y derechos de
autor.
Política de preservación: respecto al período de retención,
estrategias de preservación, remoción de
datos/documentos, cierre del RI.
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27. OpenDOAR Policies Tool
Personalización de la herramienta
El texto y código fuente generado por la herramienta
puede copiarse y pegarse en la página web del RI.
Se puede modificar lo que se considere necesario.
OpenDOAR recomienda el uso de políticas estándar.
Ayuda a los servicios que cosechan RIs a hacer un uso
adecuado de los contenidos del RI.
La herramienta incluye una opción para utilizar el
nombre del RI en el texto resultante, en lugar de la frase
"el depósito".
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28. OpenDOAR Policies Tool
Imágenes de la herramienta
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29. OpenDOAR Policies Tool
Imágenes de la herramienta
PICT-O CIN 2010-149

30. OpenDOAR Policies Tool
Imágenes de la herramienta
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31. OpenDOAR Policies Tool
Imágenes de la herramienta
PICT-O CIN 2010-149

32. OpenDOAR Policies Tool
Imágenes de la herramienta
PICT-O CIN 2010-149

33. OpenDOAR Policies Tool
Imágenes de la herramienta
PICT-O CIN 2010-149

34. OpenDOAR Policies Tool
Imágenes de la herramienta
PICT-O CIN 2010-149

35. OpenDOAR Policies Tool
Imágenes de la herramienta
PICT-O CIN 2010-149

36. OpenDOAR Policies Tool
Imágenes de la herramienta
PICT-O CIN 2010-149

37. OpenDOAR Policies Tool
Imágenes de la herramienta
PICT-O CIN 2010-149

38. OpenDOAR Policies Tool
Imágenes de la herramienta
PICT-O CIN 2010-149

39. OpenDOAR Policies Tool
Imágenes de la herramienta
PICT-O CIN 2010-149

40. OpenDOAR Policies Tool
Imágenes de la herramienta
PICT-O CIN 2010-149

41. OpenDOAR Policies Tool
Imágenes de la herramienta
PICT-O CIN 2010-149

42. OpenDOAR Policies Tool
Imágenes de la herramienta
PICT-O CIN 2010-149

43. Diferenciando políticas
Política del RI
- Define de forma general al
RI, brindando info acerca de
colecciones/contenidos,
mecanismos de depósito,
licencias utilizadas, uso y
acceso a metadatos y a
objetos digitales, estrategias
de preservación,
responsabilidades, entre
otros asuntos de interés.
- Establece permisos para que
puedan reutilizarse los datos y
objetos incluidos en el RI,
simplificando la actividad de los
proveedores de servicios que
posibilitan el aumento de la
visibilidad e impacto de la
producción científica de la
institución, así como de su
comunidad académica.
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44. Política institucional de acceso abierto
¿Por qué es necesaria?
Los investigadores publican sus resultados en revistas
científicas.
Sólo algunas instituciones pueden comprar un porcentaje
razonable de las revistas publicadas.
Las limitaciones en el acceso se traducen en una pérdida de
eficiencia del sistema de comunicación científica.
Aumentar la visibilidad y el impacto de las investigaciones
realizadas es de interés para las instituciones/investigadores.
Las instituciones con mejores resultados para reunir su
producción científica en Acceso Abierto -a través de sus RIs- son
aquellas que tienen políticas de depósito/auto-archivo obligatorias.
La tasa de auto-archivo “espontáneo” de los investigadores es
generalmente reducida (10% aprox., 30% con acciones de
promoción, sensibilización e incentivo). PICT-O CIN 2010-149

45. Política institucional de acceso abierto
Requisitos para su definición
Voluntad política.
Establecimiento de responsabilidades para la ejecución y
control.
Existencia de un repositorio donde los miembros de la institución
puedan depositar su producción científica.
Tipología
Políticas voluntarias: Recomiendan a los investigadores que
realicen el auto-archivo en acceso abierto de sus publicaciones en
el repositorio institucional.
Políticas obligatorias: Exigen que los investigadores coloquen sus
publicaciones en acceso abierto en el repositorio institucional.
Entran en juego temas como el derecho de autor y las licencias,
así como el embargo. PICT-O CIN 2010-149

46. Política institucional de acceso abierto
Tipos de políticas de depósito
- Depósito inmediato con Acceso Abierto inmediato
Como algunas revistas científicas no permiten el AA inmediato,
este tipo de política tiene la desventaja de restringir la elección
de las revistas en que un autor puede publicar.
- Depósito diferido, después del período de embargo
Cumple con los requerimientos de la editorial, pero el depósito
diferido retrasa el AA y se corre el riesgo de que el autor olvide
depositar su artículo pasado tanto tiempo después de su
publicación.
- Depósito inmediato con acceso opcional
Está en conformidad con los embargos de las editoriales, y
garantiza que toda la producción científica se pueda reunir en el RI
lo antes posible.
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47. Política institucional de acceso abierto
Primeros mandatos
Años 2003-2004: Queensland University of Technology, School
of Electronics and Computer Science de la University of
Southampton, Universidade do Minho
Situación actual según ROARMAP
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48. Política institucional de acceso abierto
Modelo
1. Requerir el auto-archivo/depósito obligatorio de todas las
publicaciones científicas con revisión por pares y de otros tipos de
documentos que serán definidas en cada institución. En cuanto a
las publicaciones con revisión, debe ser depositada la versión
aceptada para publicación (después de la revisión), que puede ser
una versión del autor (aceptada por la mayoría de las editoriales) o
una versión de la editorial (que la mayoría de las editoriales no
autoriza).
2. Requerir el auto-archivo en el repositorio de la institución.
3. Requerir el auto-archivo de las publicaciones inmediatamente
después de la publicación/aceptación para su publicación.
Cualquier periodo de embargo se aplicará al acceso y no al
depósito. Artículos que no permitan el acceso abierto serán
depositados y su acceso será restringido.
PICT-O CIN 2010-149
Véase UNESCO y Rodrigues para más información

49. Política institucional de acceso abierto
Rol del Estado y las políticas públicas
Auto-archivo (ruta verde del AA):
- La manera más rápida y segura para la adopción del AA
- Porque:
* está en manos de los realizadores de las
investigaciones (comunidad científica internacional) y no
de los editores, y
* puede ser reglada a través de políticas.
Para que haya adopción universal del acceso abierto, la
“ruta verde” debe ser universalmente “mandatada” por los
Estados, las instituciones de investigación y los organismos
financiadores.
[Rodrigues]
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50. Palabras finales
Es vital que la institución reconozca al RI como un
compromiso serio, de largo plazo, para la comunidad
universitaria, para el espacio académico en general y
para el gran público.
Es imprescindible explicitar las políticas de actuación
del RI, porque los RIs envuelven grandes cambios en la
forma como la investigación es diseminada, publicada y
preservada.
[Silva & Tomaél]
PICT-O CIN 2010-149

51. Fin módulo 2
Muchas gracias por su atención
Continúa en módulo 3
Marcela Fushimi Mónica G. Pené
mfushimi@fahce.unlp.edu.ar mpene@fahce.unlp.edu.ar