Combinación de correspondencia v office2013

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TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
Y LAS COMUNICACIONES I
UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA
FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA
Combinación de correspondencia

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INTRODUCCIÓN
Podría tardar horas en crear por separado cada carta,
mensaje, etiqueta, sobre o cupón. Ahí es donde entra en
juego la combinación de correspondencia.
Con la característica de combinación de correspondencia, lo
único que debe hacer es crear un documento que contenga la
información que será igual para todos los documentos, crear
una lista de destinatarios y agregar marcadores de posición
para la información que es exclusiva de cada versión. Word
se encarga del resto.

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OBJETIVOS
 Conocer el funcionamiento de la combinación de
correspondencia en Word 2013, desde su creación,
modificación y aplicación.
 Realizar ejercicios de la combinación de
correspondencia para asimilar el conocimiento de
una manera teórica – práctica.

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COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA
 Con la combinación de correspondencia, se puede
combinar una lista de datos, tales como nombres y
direcciones. Con una plantilla genérica para crear
documentos personalizados como cartas, etiquetas
postales o sobres.
 Se utiliza con mucha frecuencia en compañías que
necesitan enviar documentos similares a varias personas.
A menudo, el nombre del destinatario y otros datos
personales se agregan a los documentos estándar para
dar una impresión más personal.

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ELEMENTOS
Al llevar a cabo la combinación de
correspondencia se une un documento que
contiene texto estándar (documento
principal) con otro que contiene elementos
o información únicos (origen de datos) para
una persona (documento combinado).

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1. Origen de datos con información de
los destinatarios como, por ejemplo,
los nombres y direcciones.
2. Documento principal con los campos
de combinación que actúan como
marcadores de posición para la
información de los destinatarios.
3. Documento combinado resultante.

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EJEMPLO DE COMBINACIÓN DE
CORRESPONDENCIA
1.Abra un nuevo documento en blanco.
2.Elija la ficha Correspondencia

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3.Busque el botón Iniciar combinación de correspondencia
que se encuentra dentro del grupo con el mismo nombre,
presione sobre la opción Paso a paso por el Asistente para
combinar correspondencia para activar el panel de tareas
Combinar correspondencia.
EJEMPLO DE COMBINACIÓN DE
CORRESPONDENCIA

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PANEL DE TAREAS
Con el panel de tareas: “Combinar
correspondencia”, se ofrece una
descripción de cada paso del proceso
de combinación de correspondencia
al lado de su documento.
De esta forma puede seguir
trabajando en el documento con el
asistente abierto al lado derecho sin
que este se cierre.

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PASOS PARA LA COMBINACIÓN
Paso 1. Seleccione el tipo de documento
Debemos seleccionar en este paso el tipo de
documento en el que estamos trabajando, en
nuestro caso elegiremos la opción Cartas.
Al elegir esta opción, será posible enviar una
carta a un grupo de personas.
También se puede personalizar la carta para
cada destinatario.

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Paso 2. Seleccione el documento inicial
En este paso elegiremos la opción:
“Empezar a partir de una plantilla” Esta opción nos permite
seleccionar una plantilla para personalizar según nuestras
necesidades.

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Al hacer clic sobre la opción:
Seleccionar plantilla…, elegiremos la
ficha Cartas y posteriormente cualquiera
de las opciones de cartas.

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Paso 3. Seleccione los destinatarios
En este paso elegiremos la opción:
Utilizar una lista existente y posteriormente
habrá que dar clic en el botón Examinar.

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Para poder elegir un archivo de nuestros directorios, será
necesario crear una pequeña base de datos en Excel 2013,
como la que se muestra a continuación:

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Ahora sí, ya podemos elegir la hoja electrónica (base de
datos) de la ruta en donde guardamos el archivo, cuando lo
hayamos realizado, aparecerá el siguiente cuadro:
Seleccionamos la hoja en la cual trabajamos previamente
y hacemos clic en aceptar

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Nos aparecerá la lista de
destinatarios, la cual deberá
ser similar a la inferior del
texto. Acto seguido hacemos
clic en el botón Aceptar.

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Paso 4. Escriba la Carta
Si se escribió la carta en el paso 2
(Seleccione el documento inicial) no será
necesario escribir la carta, de lo contrario
deberá escribirla en este paso.
Sin embargo, verifique en este paso que
nuestro documento este bien redactado y
sin errores ortográficos.
Presione Siguiente una vez haya verificado
el contenido de su documento.

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En este mismo paso se procederá a
insertar los campos combinados, es decir
los campos que van a variar en la carta,
tales como nombres, cargos, etc.
Primero se ubica en la carta en el lugar
donde desea que aparezca el campo a
insertar, luego hacer clic en más
elementos y por último seleccionar el
campo.

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Otra forma de insertar los campos combinados y quizá
la manera más fácil es en la ficha Correspondencia en
el grupo Escribir e insertar campos, en la opción
“Insertar campo combinado”.

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Paso 5. Vista Previa de las Cartas
Este paso nos permite tener una vista
previa de todas las cartas que se han
originado a partir de nuestra carta
principal.
Presione el botón << para regresar a la
primera carta Presione el botón >> para
seguir a la siguiente carta, en las dos
opciones que se muestran en las
imágenes
También desde
la ficha
correspondencia
1
2

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Es posible también en este paso
excluir a algún destinatario que se
nos filtró al momento de hacer nuestra
lista, para esto, elija la opción Excluir
al destinatario y el destinatario que
está en ese momento en pantalla se
removerá de nuestra lista.

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En la pestaña activa (Correspondencia), Se encuentran
más opciones por ejemplo: EL comando Editar lista de
destinatarios, nos permite seleccionar manualmente a
los destinatarios que deseamos que reciban la
correspondencia, además, es posible realizar nuevas
entradas de datos que originalmente no estaban
incluidos en la base.

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El botón Linea de saludo,
permite editar el formato
establecido por defecto en
el saludo y adaptarlo a
nuestra realidad. El cuadro
de diálogo que se activa es
el siguiente

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Al final, el documento
debería verse similar
a la imagen:
Nótese que lo que está
sombreado son “campos
combinados”
Documento

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Paso 6. Complete la combinación
El último paso, en este momento el asistente
Combinar Correspondencia está listo para
generar las cartas, puede ser por medio de
dos opciones:
Imprimir… Imprime todas las cartas o alguna
selección establecida.
Editar cartas individuales… Se abrirá un
nuevo documento con las cartas combinadas.

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CREANDO BASE DENTRO DE MICROSOFT WORD
Opción 2 para origen de datos
Si desea que el origen de datos no sea En
Excel, deberá seleccionar la opción
Escribir una lista nueva y luego hacer clic
en Crear

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Opción 2 para origen de datos
Una vez escrita la lista, hacer
clic en Aceptar y seleccionará
en donde desea guardar la
base de datos o lista, y le
escribirá el nombre.

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