CongreUEM 09. Madrid 2016: Más que un evento. La sostenibilidad es un elemento clave a la hora de organizar y proyectar un evento tan grande como unas olimpiadas.

1. La Gestión de Voluntarios en
Eventos Deportivos: captación y
desarrollo
Gerardo Bielons
Director GB Creation & Advice Consulting
gerardo@gbpresentaciones.com
Congreuem
Madrid, 21 de mayo de 2009

2. 1. Objetivos de la presentación:
• Conocer la importancia de tener un equipo eficiente de voluntarios.
• Definir los perfiles de las distintas posiciones.
• Ofrecer herramientas a los profesionales que actúen en este campo.
• Transmitir el entusiasmo y la experiencia de gestionar voluntarios en los
eventos deportivos.
2. Eventos deportivos:
• Mutua Madrileña Masters Madrid
• Sony Ericsson Championships
• Final de Copa Davis (Sevilla)
• Nations Senior Cup (Marbella)
• Masters Senior Comunidad de Madrid
• Los Juegos de las Empresas
• EuroBasket

3. 3. Algunas consideraciones iniciales
• Trabajamos con personas que tienen:
 Diferentes personalidades
 Diferentes intereses
 Diversas culturas
 Distintas edades
 Perfiles de varios estudios
• ¿Por qué quieres ser voluntario en un evento deportivo?
• Objetivo:
 Crear un equipo de voluntarios que atienda y responda con calidad a todas
las necesidades del evento.

4. 4. Importancia de un Equipo de Voluntarios en un Evento
Deportivo
• Representan el mayor número de recursos humanos a gestionar.
• Son parte de la imagen corporativa del evento.
• Son imprescindibles en determinadas posiciones.
• ¡Permiten disminuir costes a la organización del evento!

5. Caso de Estudio: Mutua Madrileña Masters Madrid

6. 1. ¿Cómo captar voluntarios?
• Web
• Prensa: Periódicos, radio y televisión
• Amigos
• Experiencia de años anteriores
• Universidad Autónoma de Madrid
• Otras universidades
2. Necesidades y perfiles de los voluntarios: análisis según departamentos
3. Selección
• Cumplimentar un formulario web con foto
• Una reunión general con los voluntarios que nunca han participado.
• Una reunión general con los voluntarios de años anteriores.
• Comunicación vía telefónica y mail
• Entrevistas personales
• Formación general y específica

7. 4. Entrenamiento
• Un día de formación general
• Dos días de formación específica
• Objetivos del entrenamiento:
 Integración de los voluntarios en el equipo
 Desinhibición corporal
 Desarrollo de actitudes identificadas con los perfiles exigidos
 Contacto con los responsables de los distintos departamentos

8. 5. Contraprestaciones:
 Acreditación oficial del torneo
 Entradas (4 por día) desde el sábado hasta el jueves
 Comida o cena
 Uniforme completo
 Certificado firmado por el responsable de voluntarios y el director del torneo
 La oportunidad de formar parte de uno de los eventos deportivos más
importantes de España

9. 6. ¿Cómo mantenerlos motivados?
• Calidad de la gestión del responsable de voluntarios
• Trabajo conjunto
• Asistencia permanente: antes, durante y después del torneo
• Sala de voluntarios
• Foto en la entrega de premios
• “Voluntario del día”
• Cena final de voluntarios
• La oportunidad de repetir la experiencia en la próxima edición
• Conseguir un trabajo en el torneo
• Plan de fidelización de voluntarios

10. 7. Trabajos de antiguos voluntarios en el Mutua Madrileña
Masters Madrid
• Coordinador del Departamento de Operaciones
• Responsable de stands, hall y control de espacios en el departamento
comercial
• Responsable del Departamento de Infraestructuras

11. Definiciones de Competencias
“Las características esenciales de los individuos que generan la eficiencia en un lugar
de trabajo”. McClelland (1973)
“Competencia es un grupo observable de características, que son causa de la
excelencia y el buen desarrollo de una tarea concreta dentro de una organización”.
(Marín; Pereda, 2001)
“La European Foundation Quality Management, el modelo de Calidad Europea
(Rotger, 1997) también remarca la importancia del desarrollo de competencias en la
gestión de recursos humanos”.
“El desempeño de cualquier rol profesional precisa de un conocimiento profundo
de habilidades sociales –habilidades, tanto conceptuales, como técnicas-, que
permitirán al profesional establecer unas relaciones eficientes y satisfactorias con los
compañeros, clientes y usuarios”. (Rubio; Anzano, 1998)

12. Componentes de las competencias
Querer hacerlo Habilidad de hacerlos
Motivación Métodos y recursos
Ser
Competencia
Estar ahí Saber
Actitudes, intereses Conocimiento
Saber cómo
Habilidades, capacidades

13. Competencias y comportamientos
• Aprender
• Flexibilidad
• Comunicación
• Habilidad para trabajar bajo presión
• Desarrollo personal
• Conocimientos técnicos
• Liderazgo
• Planificación/Organización
• Colaboración
• Trabajo en equipo