I.U.P. "Santiago Mariño" Presentación sobre Sistemas y Procedimientos Administrativos. Enrique Cabello; C.I.: 26.071.451 Ing. de Sistemas.

1. REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA.
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION.
I.U.P. «SANTIAGO MARIÑO»
SEDE BARCELONA-ANZOATEGUI.
INGENIERIA DE SISTEMAS.
PROF.: AMELIA VÁSQUEZ. AUTOR: ENRIQUE CABELLO
C.I.: 26.071.451.
BARCELONA, ENERO 2018.

2. Introducción.
Un procedimiento puede considerarse como la sucesión cronológica y secuencial de
operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen una unidad, en función de la realización
de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.
Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación de
tiempos de realización, el uso de recursos materiales y tecnológicos y la aplicación de métodos
de trabajo y control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones.
Un procedimiento es una serie de actividades u operaciones ligadas entre sí por un
conjunto de empleados, ya sea dentro de un mismo departamento o abarcando varias
direcciones de una dependencia para obtener el resultado que se desea. Ejemplos: pago de
nómina, adquisición de mobiliario, selección y contratación de personal, control de existencias
de medicamentos, etcétera.

3. ¿Qué es un Sistema?
Del latín systema, un sistema es módulo ordenado de elementos
que se encuentran interrelacionados y que interactúan entre sí. El concepto
se utiliza tanto para definir a un conjunto de conceptos como a objetos
reales dotados de organización.

4. ¿Qué es una función administrativa?
Una función administrativa es la realización de ciertas actividades o
deberes al tiempo que se coordinan de manera eficaz y eficiente en conjunto con el
trabajo de los demás.
Se definen a los procedimientos administrativos o rutinas como la
secuencia de operaciones de oficina ejecutadas generalmente con la participación
de varias personas en una o más oficinas, establecida para asegurar el manejo
uniforme de transacciones repetitivas.

5. Tipos de Funciones Administrativas.
• Planeación: Función de la
administración en la que se
definen las metas, se fijan
las estrategias para
alcanzarlas y se trazan
planes para integrar y
coordinar las actividades
• Organización: Función
de la administración que
consiste en determinar
qué tareas hay que hacer,
quién las hace, cómo se
hacen, cómo se agrupan,
quién rinde cuentas a
quién y dónde se toman
las decisiones.
• Integración de personal:
Consiste en ocupar con
personas los puestos de
la estructura de la
organización y en
mantener esos puestos
ocupados.
• Dirección: Función de la
administración que
consiste en motivar a los
subordinados, influir en
los individuos y los
equipos mientras hacen
su trabajo, elegir el mejor
canal de comunicación y
ocuparse de cualquiera
otra manera del
comportamiento de los
empleados.
• Control: Función de la
administración que
consiste en vigilar el
desempeño actual,
compararlo con una
norma y emprender las
acciones correctivas que
hicieran falta.

6. Las funciones o áreas de actividad de la empresa cumplen el papel de
indicar dónde se aplican los esfuerzos, en qué campos trabajar, además resuelve
el problema de cómo hacer las cosas o las tareas en cada una de estas áreas para
lograr los objetivos predeterminados. Eso se realiza a través de las funciones de
la administración o procesos administrativos, como lo son:
• Planeación
• Organización
• Dirección
• Integración
• Control
Fases administrativas y organizacional
Antes de especificar estas cinco funciones, es necesario señalar que
existen dos fases generales, definitorias y características en este proceso
administrativo

7. • Fase Mecánica: Se refiere a la estructuración o construcción de la
organización hasta llegar a integrarla en su plenitud. Funciona ésta para el
desarrollo.
• Fase Dinámica: Es aquella donde la organización, totalmente estructurada,
desarrolla de manera eficiente y ética las funciones operaciones en toda su
variedad pero con una coordinada complejidad. Esto demuestra que el
proceso administrativo es cíclico.
Fases de la Administración.

8. Planificación.
Específicamente, esta etapa se desarrolla para determinar QUÉ vamos ha
hacer antes de realizarlo. Consiste en fijar el curso concreto de acción derivada de
una etapa anterior llamada de previsión. Genera pronósticos y determina algo en un
tiempo determinado. Especifica y determina lo que será cualificable y lo
cuantificable.
Además, en esta etapa estamos obligados a esbozar un programa de
secuencias de actividades, establecer fechas, políticas y normas generales a seguir,
procedimientos y presupuesto para el programa.

9. • Planes a corto plazo: Un día, una semana, un mes.
• Planes a mediano plazo: Pueden ser de dos años y menores de 5 años.
• Planes a largo plazo: Son mayores a cinco años.
• Planeación estratégica: Construcción de escenarios en el futuro "es planear
desde el futuro y construir escenarios".
Tipos de planes.

10. • Determinación de objetivos:
El primer paso lo constituye la
fijación de metas u objetivos que se
persiguen.
• Recopilación de antecedentes:
Consiste en reunir los antecedente y
estadísticas necesarias para la
formulación del plan.
• Análisis y
clasificación de los
antecedentes:
Una vez recopilados,
los antecedentes se
examinan para
establecer su
veracidad y el grado
en que ellos interesan
para el objetivo
buscado. Al mismo
tiempo, se clasifican y
ordenan, lo que
permite un uso
posterior más
eficiente.
• Formulación de
supuestos:
En todo plan, en
forma consciente o
inconsciente, se
determina ciertos
supuestos.
• Formulación de planes
alternativos:
Generalmente existen varias
posibilidades o planes
alternativos para lograr el
objetivo planteado.
• Determinación de plan
definitivo:
Aunque es útil contar con un buen
número de alternativas posibles es
necesario evaluar dichas
alternativas y definir una de ellas
como plan definitivo, sobre la base
de la más probable.
• Control de avance del plan:
Es importante destacar que todo plan debe, en lo posible, ser
controlado durante su ejecución y no sólo al término del período de
vigencia, cuando no es posible adoptar acciones correctivas.
Etapas de la Planificación.

11. Organización.
Una vez definido el qué hacer, se plantea el problema de cómo hacer, qué
elementos y condiciones son necesarias y cómo se deben combinar entre sí estos
elementos para conseguir dichos resultados de modo eficiente. Esto depende de
los objetivos que se desee alcanzar en el tiempo así, es preciso introducir cambios
en la organización para adaptarla permanentemente a las metas.
La organización, se encarga de que su estructura se adecue hacia sus
objetivos, recursos, procesos y medio ambiente.

12. Etapas de la Organización.
• Determinación del objetivo:
Esta etapa supone el planteamiento
como etapa previa y fundamental,
antes de organizar debemos saber para
qué hacerlo, qué se espera de ella.
• División del trabajo:
El plan nos lleva a formular un conjunto de
actividades o trabajos necesarios de realizar para
cumplir los objetivos.
• Agrupación de las operaciones
parciales en unidades:
Es la parte del proceso que
normalmente se conoce con el nombre
de departamentalización.
• Asignación de personal:
Los cargos y unidades de trabajo
requiere ser dotados de personal
especializado para realizar sus
funciones, lo que se consigue mediante
el proceso de selección de personal, y
asignación de este personal a las
distintas tareas, según las
especificaciones y requisitos de cargos.
• Delegación de autoridad:
Al personal seleccionado es preciso entregarle la
necesaria autoridad para que pueda desarrollar
adecuadamente sus funciones.

13. Integración.
Consiste en obtener y articular los elementos materiales y
humanos que la organización y la planeación señalan para el adecuado
funcionamiento de un organismo social.

14. Etapas de la Integración.
• Reclutamiento
Proceso de identificación y hacer
llegar buenos candidatos a ocupar un
puesto dentro de la organización.
• Selección
Proceso para elegir dentro de los
buenos candidatos al mejor.
• Contratación:
Derechos y obligaciones del
trabajador y del patrón escrito dentro
de un departamento específico.
• Inducción:
Dar orientación a la persona
contratada respecto a la organización,
su ambiente de trabajo, servicios,
permitiendo una rápida adaptación
del trabajador.
• Capacitación:
Proceso planeado tendiente a
proporcionar y desarrollar las
habilidades, conocimientos,
actitudes y aptitudes para que el
trabajador pueda desempeñar de la
mejor manera posible las actividades
que requiere su puesto.
• Desarrollo:
Actividad que permite elevar el nivel
cultural del trabajador, aprovechando
al máximo sus potencialidades y
promoviendo su motivación
permanente.

15. Dirección.
Una vez definido el qué hacer y el cómo hacerlo y la función de administrar
que se preocupa del hacer la llamamos dirección. Es la etapa de la administración
destinada a procurar una ejecución eficiente de los planes de la empresa, mediante
una cooperación entre subordinados y jefes. La dirección comprende las relaciones
de trabajo en todos los niveles de la organización; esto es, a un mismo nivel, de
niveles superiores a inferiores de la empresa, como de las relaciones de trabajo de las
personas fuera de ella. La dirección se preocupa de armonizar las disfuncionalidades
y por eso es importante la motivación.
Es el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva
de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador y su capacidad para
tomar de decisiones.

16. Etapas de la Dirección.
• Autoridad.
Capacidad para tomar decisiones, mandar y
hacerse obedecer.
• Motivación.
Significa persuadir o inducir, esto es, convencer
a otros que hagan lo que queremos que hagan.
Nada es más grato que hacer lo que desea y no
lo que le piden.
En esencia consiste en hacer que cada cual
cumpla con su trabajo con entusiasmo, porque
desea hacerlo.
• Comunicación.
Proceso de transmitir mensajes por medio de
documentos escritos y de forma oral.
• Supervisión.
Vigilar que las actividades que desempeñan
los trabajadores se estén llevando a cabo de
acuerdo al plan.

17. Control.
Es la etapa del proceso administrativo destinada a comprobar el
cumplimiento de los planes y corregir las posibles desviaciones de ellos. Se
fundamenta en la existencia de la planificación, si no hay plan, no hay nada que
controlar. El control es una verificación de lo realizado y esta verificación adquiere
sentido cuando hay algo con qué controlarla o compartirla: ese algo es el plan, por
tanto el control adecuado favorece las buenas relaciones humanas.
Es asegurarse que los objetivos se alcancen de acuerdo al plan
establecido, con la posibilidad de ajustar esas normas y objetivos; en pocas
palabras, medir y evaluar.

18. Etapas de Control.
• Determinar la base de control:
Esta base no es otra cosa que los objetivos
propuestos, las metas a alcanzar.
Generalmente las metas se definen en
unidades cuantificables para que así el control
pueda realizarse sobre bases objetivas.
• Medir y juzgar lo realizado:
Como se dijo, para controlar es necesario
determinar lo realizado, para así confrontarlo
con lo programado. La determinación de lo
realizado puede ser cuantitativa si la meta es
cuantitativa y cualitativa si la meta es
cualitativa.
• Comparar lo realizado con lo programado:
La relación entre las dos etapas anteriores,
vale decir, lo programado y lo realizado,
constituye el control propiamente tal, que no
es otra cosa que una comparación entre
ambas.• Analizar y corregir desviaciones:
Es la tarea más importante del control, ya que
aquí se analizan las desviaciones existentes, lo
que posibilita reformular el plan y en general
adoptar medidas correctivas para evitar en el
futuro que las desviaciones se repitan. Sin esta
etapa, el control efectuado carece de utilidad.

19. Conclusión.
Los profundos cambios experimentados en los últimos años en el ambiente
socio/político/económico en que se desarrolla la empresa moderna, unido esto a los
avances de la tecnología, obligan a encara urgentemente la necesidad de su remodelación y
adecuación al concepto de sistema.
Es indudable que en la gestión empresarial sobreviven aquéllos que utilizan los
mejores procedimientos y emplean los mejores medios (léase tecnología y conocimiento)
para alcanzar sus objetivos.
Si bien nosotros consideramos que los sistemas y procedimientos constituyen un
“campo” de actividad así como “producción” y “comercialización” representan otros
campos, debemos reconocer que toda función de organización y conducción lleva implícita
la responsabilidad de formular los sistemas y procedimientos necesarios para cumplir su
propósito.