Presentacion ADCA 2009

Encontrando al proveedor ideal
Anthony Montalvo
Programa de Formación en E-learning Corporativo
10.11.2009

Asociación de Desarrollo y Capacitación de la Argentina
Moreno 939, Piso 3

© 2009 Anthony Montalvo

The purpose of e-learning is to drive business
results, not simply reduce the costs of training.

If you can’t identify the business goal of an
e-learning program, why do it?
- Josh Bersin, Bersin & Associates


 Reducción de costos
 Flexibilidad financiera
 Mejor servicio
 Velocidad de respuesta
 Capacidad adicional inmediata
 Acceso a nuevas competencias
 Mayor visibilidad dentro de la empresa
 Impacto motivacional

Beneficios de la tercerización

 Contractuales y legales
 Privacidad y seguridad
 Mayor costo / costos ocultos
 Pérdida de expertise
 Impacto en los clientes / usuarios
 Mal servicio por parte del proveedor

 Y en casos donde el proveedor es de otro país:
◦ Riesgos macroeconómicos
◦ Riesgos culturales
◦ Riesgos políticos

También hay riesgos…

Paso 1: Definir la visión


HOY EN 2 AÑOS
Materiales impresos 25%  10%
Capacitación en el aula 55%  35%
E-learning asincrónico 10%  35%
E-learning sincrónico (aula virtual) ---  10%
CD-ROM 5%  ---
Multimedia (audio y video) 3%  10%
Otros 2%  ---

Cada organización debe definir su infraestructura de capacitación en
base a los objetivos que haya definido
Visión

Paso 2: Herramientas


Capacitación
Cursos
asincrónica
prediseñados
vía web

Capacitación
Herramientas
de autoría LMS sincrónica
virtual

LCMS Aprendizaje
informal

Herramientas

 LMS - Clave de una sólida plataforma de e-learning
 Puerta de acceso al sistema de e-learning:
◦ Cursos
◦ Eventos sincrónicos
◦ Capacitación presencial
◦ Plan de formación
 SELECCIONE CON CUIDADO – esta herramienta se
convertirá en el foco de la cultura de aprendizaje de
su organización

LMS

 Un LMS tiene muchísimas funcionalidades,
algunas más caras que otras, algunas más útiles
que otras
 Demasiadas funciones = COSTO + COMPLEJIDAD
 Costo varía según cantidad de usuarios y
módulos
 Foco en funciones básicas
 “Need to have” vs. “nice to have”

LMS

Gestión de
E.-commerce
talentos

Seguimiento Gestión de
regulatorio Portales
múltiples competencias

Múltiples Contenido
Reportes idiomas reutilizable

Capacitación
presencial Evaluaciones
avanzadas
Evaluaciones
Desarrollo de
contenidos
Integración a
back office
Contenido de Aprendizaje
terceros Web 2.0
colaborativo
Acceso y
seguimiento Encuestas Certificación

LMS

Puertas 4 2 2
Espejos 3 3 3
Pasajeros 2 4 4
Combustión interna, multi- Combustión interna, multi- Combustión interna, multi-
Motor
cilindro cilindro cilindro
Potencia 285 HP 485 HP 600 HP
Iluminación interna N/A Automática Automática
Faros 2 2 4
Faros de niebla N/A 4 N/A
Ventanas laterales SI Rebatibles Rebatibles
Calefacción N/A SI SI
Aire acondicionado SI SI SI
Presión de neumáticos regulable SI SI SI
Interiores tapizados SI SI SI
Diseño aerodinámico SI SI SI
Limpiaparabrisas SI SI SI
Portavasos N/A SI SI
Reloj digital N/A SI SI

LMS

 Situación cotidiana que enfrentarán los usuarios del
sistema
 El objetivo es evaluar como respondería el producto
o servicio a las necesidades y la cultura de la
organización
 Cada caso debería:
◦ Clarificar necesidades tecnológicas
◦ Identificar deficiencias
◦ Enfocar propuestas en situaciones concretas / comparables
◦ Evitar “listas de supermercado”

Escenarios de uso

 Contenido listo para utilizar:
◦ Idiomas
◦ Habilidades de IT
◦ Liderazgo
◦ Seguridad
 Útiles para un programa de e-learning que inicia
 Identificar contenidos que apoyen los objetivos
de capacitación
 Mejor pocos cursos buenos que muchos cursos
inútiles

Cursos prediseñados

 ¿Quién va a generar cursos, evaluaciones, simulaciones, etc.?
◦ Cuántos autores?
◦ Qué experiencia tienen?
 Balance entre:
◦ Cursos prediseñados
◦ Cursos desarrollados internamente
◦ Cursos a medida desarrollados por terceros
 ¿Cuánto contenido desarrollado internamente vs. Cuánto
tercerizado?
 El costo y la tecnología requerida son
directamente proporcionales a la cantidad
de usuarios y su nivel de expertise

Herramientas de autoría

 Herramienta poderosa, sofisticada y CARA
 Para gestionar grandes cantidades de
contenidos, con múltiples versiones (idiomas)
y frecuentes actualizaciones
 Recomendada cuando:
◦ Hay más de cinco autores de contenidos
◦ Se desarrollarán al menos 80 horas anuales de contenido
de e-learning

LCMS

 Page-based (en base a páginas)
◦ Contenido voluminoso sin constantes actualizaciones
◦ Objetos de aprendizaje no son comúnmente compartidos
 Asset-based (en base a objetos)
◦ Contenidos en múltiples formatos
◦ Frecuente actualización o reutilización
◦ Contenido de capacitación altamente personalizado
◦ Generación “on-the-fly”, en base a recursos preexistentes

LCMS

 El usuario controla el proceso de aprendizaje
 32% de la capacitación corporativa en USA
(2006)
 Mejores prácticas:
◦ Muchos usuarios
◦ Consistencia
◦ Disponibilidad
 Elegir temáticas cuidadosamente

Capacitación vía Web

 Beneficio de la capacitación presencial y
ventajas del e-learning
 Grabación y reutilización
 Medio familiar en las empresas
(videoconferencias)
 ¿Es compatible con la cultura corporativa?
 Todavía hay que coordinar agendas

Capacitación sincrónica virtual

 Web 2.0
 Continuo y permanente
 “Conocimiento a demanda”
 Oportunidad para capturar, retener y
compartir el conocimiento
 El potencial obliga a un plan PROACTIVO

Aprendizaje informal

Paso 3: El entorno


 Costo y esfuerzo  volumen y perfil de los
usuarios:
◦ Empleados
◦ Canales / representantes
◦ Proveedores / contratistas
◦ Clientes (como servicio de valor agregado)
◦ Clientes (como línea de negocio)
$ 80.00

$ 60.00

$ 40.00

$ 20.00

$ 0.00
500 1,000 5,000 10,000 25,000 50,000 75,000 100,000

Usuarios

Alojamiento local (hosteo interno)
◦ Ventajas
 Menores costos anuales recurrentes
 Mayor facilidad para integrar el sistema con el back office de la
organización
 Mayor control sobre el sistema por parte del CIO / CTO
◦ Desventajas
 Implementación más cara y costosa
 Requiere de recursos escasos del área de IT
 Mayor dificultad para actualizaciones y mantenimiento
 Requiere de una mesa de ayuda propia
 Costos de soporte y mantenimiento variables

Hosteo

Alojamiento externo (hosteo remoto)
◦ Ventajas
 Rápida implementación
 Bajo impacto sobre los recursos de IT
 Actualizaciones y mantenimiento automáticos
 Servicios de soporte incluidos – mesa de ayuda, respaldos, niveles de
disponibilidad y respuesta bajo SLA, etc.
 Costos predecibles
◦ Desventajas
 Costos de licenciamiento anuales
 El soporte técnico depende completamente de terceros

Hosteo

Software como servicio(SaaS)
◦ Ventajas
 No hay que comprar nada – se paga lo que se usa
 Rápida implementación, y bajo impacto sobre los recursos de IT
 Actualizaciones y mantenimiento automáticos
 Servicios de soporte incluidos – mesa de ayuda, respaldos, niveles de
disponibilidad y respuesta bajo SLA, etc.
 Se pueden contratar los servicios por poco tiempo (por proyecto)
◦ Desventajas
 Personalización limitada
 Costos por usuario más elevados
 El soporte técnico depende completamente de terceros

Hosteo

C-LEVEL

Dirección Dirección de
Dirección de IT
Financiera RRHH

Soporte de
Capacitación Gestión de RRHH
sistemas internos

Responsable del Soporte del
Administración de Líder de proyecto
sistema de sistema de
la capacitación de e-learning
e-learning e-learning

Diseñador
Diseñador gráfico
instruccional

Governance

Paso 4: El RFP


I. Introducción
a. Resumen de la organización
b. Resumen de la oportunidad
c. Objetivos del RFP

II. Instrucciones para responder el RFP
a. Entrega de propuestas y notificación de adjudicación
b. Secciones a incluir
c. Cantidad de copias
d. Cronograma
e. Confidencialidad
f. Preguntas y respuestas

El RFP

III. Criterios para la selección
a. Carácter innovador de la propuesta
b. Calidad de servicio y antecedentes
c. Nivel de servicio y capacidad de gestión de proyectos
d. Propuesta económica (alcance y presupuesto)
e. Plan de implementación y transición

IV. Duración de la propuesta

V. Consideraciones adicionales
a. Seguros
b. Auditoría
El RFP

VI. Alcance del los servicios
a. Relacionamiento estratégico
b. Métricas y evaluación
c. Compatibilidad de sistemas y software
d. Garantías de calidad y desempeño
e. Facturación
f. Reportes de avance
g. Equipo de trabajo
h. Mejora continua
i. Otros

El RFP

VII.Referencias comerciales

VIII.Duración y términos del contrato

Anexos
A. Delegación de propiedad intelectual
B. Acuerdo de confidencialidad
C. Solicitud de información
D. Términos y condiciones del contrato

El RFP

Paso 5: La evaluación


 Matriz de decisión con las características del
proyecto – incluyendo funcionalidades
 Objetivos de selección = Objetivos de negocio
 4 niveles de Kirkpatrick:
◦ Reacción – les gustó a los usuarios?
◦ Aprendizaje – aprendieron algo los usuarios?
◦ Desempeño – mejoraron su desempeño los usuarios?
◦ Resultados – mejoraron los resultados del negocio?

La evaluación

 Experiencia comprobable del proveedor
 Sólida dirección del proyecto
 Objetivos claros y alcanzables
 Comunicación constante
 Comprensión de la cultura interna de la
organización y cómo adecuarse a ella
 Verdadero trabajo en equipo

Claves para un final feliz


Algunas
recomendaciones


 Basado en estándares, con capacidad de iniciar y hacer
seguimiento de cursos de e-learning
 Capacidad de integrar contenidos de terceros
 Reportes configurables / personalizables
 Posibilidad de integración con sistemas ERP/CRM y otros
sistemas corporativos (y experiencia por parte del proveedor)
 Capacidad para generar y/o administrar contenidos
 Funcionalidad para gestión del desempeño (manejo de
competencias, certificación, evaluaciones 360, etc.)
 Implementación rápida y eficiente
 Costo razonable
 Solidez financiera del proveedor

Cómo comprar un LMS

 Herramientas amigables para el desarrollo rápido de
contenidos
 Modelo confiable para importar contenidos MS-Office
 Soporte de otras herramientas de desarrollo
(Flash, Dreamweaver, Captivate, Articulate, etc.)
 Sólido soporte de estándares – SCORM
 Reutilización fácil y confiable de objetos de aprendizaje
 Compatibilidad comprobada con LMS de terceros
 Capacidad de generación de cursos “on the fly”
 Múltiples formatos de delivery – Word, PDF, SWF, HTML
 Sistema de versionado y control de cambios
 Workflow de desarrollo y publicación

Cómo comprar un LCMS

 No podemos generar la cantidad de contenidos requerida
 El proceso de desarrollo independiente (vs. colaborativo) es
ineficiente
 Falta capacidad de gestión del proceso de desarrollo global
 Es difícil encontrar y reutilizar el contenido previamente
generado
 Es necesario publicar distintas versiones del mismo contenido
 No podemos generar contenidos que se adapten a los
requerimientos de usuarios individuales
 El delivery de contenidos es inconsistente
 Nuestros contenidos cambian con mucha frecuencia

Realmente necesito un LCMS?

 Intuitivas, fáciles de aprender y usar
 Basadas en plantillas
 Permiten la reutilización de contenidos
 Permiten riqueza didáctica
 Adhieren a estándares
 Permiten la gestión de cambios en el contenido
 Permiten desarrollar una vez para publicar en distintos
formatos
 Soportan equipos de desarrollo
 Mínimos requerimientos de sistemas
 Costo razonable
 Soporte

Cómo comprar herramientas de autoría

 Acceso simple para los usuarios (sin “plug ins”)
 Sin problemas de acceso
 Bajos requerimientos de ancho de banda
 Capacidad de utilizar material en formato MS-Office y PDF
 Buena selección de herramientas de anotación y resaltado
 Herramienta de dibujo compartido (“whiteboard”)
 Integración de sesión con LMS
 Posibilidad de que los alumnos hagan preguntas (y reciban
respuestas) durante las sesiones
 Registro de participación en LMS
 Amplia capacidad para compartir aplicaciones

Cómo comprar aulas virtuales

 Proceso de diseño instruccional eficiente y bien definido
 Equipo experimentado
 Solidez pedagógica en todos los cursos
 Experiencia con las temáticas
 Habilidades de comunicación y gestión de proyectos
 Capacidad para entender temáticas complejas
 Capacidad para prototipado rápido
 Costo razonable
 Fuerte experiencia trabajando con estándares – tanto de
desarrollo Web como de e-learning

Cómo contratar contenidos a medida

Anthony Montalvo
anthony.montalvo@globalenglish.com

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Moreno 939, Piso 3


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