El documento describe Access como una aplicación de Microsoft Office para crear y administrar bases de datos. Explica que viene incluido en algunas versiones de Office como Office Professional y que permite crear y conectarse a bases de datos como SQL Server y MySQL. También describe los componentes básicos de una base de datos en Access como tablas, formularios, informes y consultas.

2. Access es una aplicación que viene con el paquete Office de Microsoft. Para obtener
Access necesitas instalar una versión de Office que lo contenga. Es bastante habitual
que en una distribución del paquete office tenga Access, pero hay algunas que no lo
tienen. Por ejemplo Office Profesional incluye Access.
Esa aplicación es un sistema de gestión de base de datos que utiliza por defecto el
motor de base de datos Microsoft Jet. Con esto quiero decir que Access en realidad es
una interfaz preparada para gestionar cualquier base de datos, no sólo una base de
datos Access. Los sistemas Windows disponen de ODBC, que es una pasarela para
poder acceder a cualquier base de datos. A través de ODBC podemos conectarnos a
cualquier base de datos utilizando un lenguaje de programación o una aplicación como
Access. Por ejemplo, podríamos conectar con una base de datos SQL Server o MySQL
desde Access.

3. Sirve para crear bases de datos, las cuales se utilizan para realizar tareas de
administración de datos como por ejemplo almacenar, recuperar, y analizar los datos
acerca de pedidos y clientes.
¿Cuáles son los componentes de Access?
Una aplicación de Access tiene los mismos objetos que una base de datos como:
Formularios objetos que los usuarios ven y utilizan directamente.
Informes
Tablas
Consultas objetos de apoyo que controlan el funcionamiento de los formularios e
Macros informes
Módulos
*Lo que diferencia una aplicación de una base de datos es la forma en la que el
usuario enlaza los objetos para formar un sistema coherente
*Los objetos se almacenan en uno o varios archivos de base de datos

4. Para crear una Tabla en Access debes seguir los siguientes pasos:
1. Crea una base de datos en blanco. Al oprimir en boton de Crear se crea una
base de datos con una tabla inical. Esta tabla tiene el niombre de tabla 1.
2. Para crear otra tabla debes ir a una pestaña en la parte de arriba ó superior
que dice Crear. Luego tienes que hacer click en donde dice Diseño de tabla.
3. En la fila debajo de Nombre del campo escribe el nombre que deseas colocarle
a tu campo.
4. En la fila debajo de Tipo de datos escribe el tipo de dato que corresponde al
campo.
Por ejemplo; si tienes como nombre de campo “Direccion” el tipo de campo que
corresponde es “Texto”.

5. 5. Si quieres tambien puedes cambiar las Propiedades del campo que estan en
la parte de abajo ó (inferior) de la pantalla.
Por ejemplo; si tu campo es para escribir una direccion, el tamaño de tu campo
no debe de ser de 225 sino de 40 o hasta menos.Entonces lo puedes cambiar
dependiendo de lo que vallas a escribir.
6. Opcional. Si deseas agregarle una descripcion de tu campo lo puedes hacer
en la tecera columna despues de las de Nombre del campo y Tipos de datos, en
la que dice Descripción.
7. Selecciona el campo el cual deseas que sea la Clave principal. Para esto
seleccionas el campo y luego haces click en Clave principal la cual esta en la
Tabla de herramientas, Diseño.
8. Tu tabla ya esta creada. Ahora guarda y cierra.

7. Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos
de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Existen varios tipos de consultas:
Consultas de selección.
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una
tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado
podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la
consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no
está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se
abre se vuelve a calcular).

8. Consultas de acción.
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de
consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de
creación de tablas. Las veremos más adelante.
Consultas específicas de SQL.
Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino
que se tienen que definir directamente en SQL, como por ejemplo las de Unión.
Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que
saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.

9. Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:
Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear:
También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que
puedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.
Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro
de diálogo:

11. Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos
más adelante.
Nosotros explicaremos detenidamente la opción Diseño de consulta que te permitirá
crear cualquiera de las anteriores por ti mismo.
Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la
consulta sacará los datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente:

12. Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el
botón Agregar.
Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demás
tablas.
Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar.
Aparecerá la ventana Vista Diseño de consultas.

13. Para crear un Formulario en access debes seguir los siguientes pasos:
1. Para crear un formulario debes hacer click en Crear, este botón esta en la
barra de opciones.
2. Luego debes hacer click en Mas formularios y luego en Asistente
para formularios.
3. En la pantalla aparecera una nueva ventana, en esta ventana podras escoger
los campos que deseas incluir en el formulario. Los campos pueden ser de mas
de una consulta ó tabla.
4. Has click en Siguiente.
5. Luego podras elegir la distribución ó el orden que desea aplicar al formulario.
6. Has click en Siguiente
7. Luego podras elegir el estilo que deseas aplicarle a tu formulario.
8. Has click en Siguiente
9. Luego podras cambiarle el titulo y despues hacer click en Finalizar.
10. El formulario ya esta creado ahora lo puedes guardar y ponerle un nombre.

16. Un informe es un objeto de base de datos que se usa para mostrar y
resumir datos. Los informes proporcionan una manera de distribuir o
archivar instantáneas de los datos, ya sea mediante su impresión, su
conversión a archivos PDF o XPS, o su exportación a otros formatos
de archivo.

17. Elementos de un informe
Encabezado del informe Esta sección se imprime una vez al principio
del informe. El encabezado del informe se usa para ofrecer
información que normalmente aparecería en una página de portada,
como un logotipo o un título y una fecha. Cuando se coloca un control
calculado que usa la función de agregado de suma en el encabezado
del informe, el resultado de la suma se calcula para todo el informe. El
encabezado del informe se imprime antes del encabezado de página.
Encabezado de página Esta sección se imprime al principio de cada
página. Por ejemplo, para repetir el título del informe en todas las
páginas se utiliza el encabezado de página.

18. Encabezado de grupo Esta sección se imprime al principio de cada
nuevo grupo de registros. Use el encabezado de grupo para imprimir el
nombre del grupo.
Detalle Esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de
registros. En ella se colocan los controles que constituyen el cuerpo
principal del informe.
Pie del grupo Esta sección se imprime al final de cada grupo de
registros. Los pies de grupo se usan para imprimir información de
resumen para un grupo. Puede tener varias secciones de pie de grupo en
un informe, en función de cuántos niveles de agrupación haya agregado.
Pie de página Esta sección se imprime al final de cada página. Los pies
de página se utilizan para imprimir números de página o información sobre
cada página.
Pie del informe Esta sección se imprime una vez al final del informe.
Los pies del informe se utilizan para imprimir totales de los informes u
otra información de resumen de todo el informe.

19. Para crear un informe podemos utilizar las opciones del grupo Informes, en la
pestaña Crear:
 Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene
todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Navegación.
 Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que
ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este
método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y
rápido crear un autoinforme o utilizar el asistente y después sobre el
resultado modificar el diseño para ajustar el informe a nuestras necesidades.
 Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación.

20. Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso
por paso en la creación del informe. Lo veremos en detalle en el
siguiente apartado.
En la pestaña Crear, grupo Informes, iniciaremos el asistente pulsando el
botón .
Esta es la primera ventana que veremos:

21. La vista diseño es la que nos permite definir el informe, en ella le
indicamos a Access cómo debe presentar los datos del origen del
informe, para ello nos servimos de los controles que veremos más
adelante de la misma forma que definimos un formulario.
Para abrir un informe en la vista diseño debemos seleccionarlo en
el Panel de navegación y pulsar en su menú contextual o en la Vista de
la pestaña Inicio.