Este documento proporciona información sobre diferentes tipos de documentos utilizados en las empresas y organizaciones, incluyendo cartas, memorandos, circulares, actas, certificados, constancias, correo electrónico y hojas de vida. Explica las características, clases, estilos y partes de cada uno, así como sus usos y recomendaciones para su redacción.

1. MANUAL
PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS

2. CARTAS
MEMORANDOS
CIRCULARES
ACTAS
CERTIFICADO
CONSTANCIA
CORREO ELECTRONICO
SOBRES
HOJA DE VIDA

3. UTILIZACIÓN
EJEMPLO
CARACTERISTICAS
CLASES

4. Es una comunicación que tiene
carácter documental y utilizan
las empresas para ponerse en
contacto con los
clientes, proveedores, entidades,
etc. Tiene importancia ya que
contribuye a crear una imagen
de la empresa y ayuda a
coordinar actividades
comerciales.
DEFINICIÓN:

5. UTILIZACIÓN
 Informar sobre un hecho, expresar necesidades o
hacer solicitudes.
 Solucionar problemas que se presenten en una
organización.
 Desarrollar, tramitar o agilizar un asunto.
 Dar respuesta a una comunicación recibida.
 Reiterar una información, un requerimiento o solicitud
urgente.
 Solicitar detalles sobre un asunto determinado.
 Confirmar eventos ocurridos o pendientes.
 Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias.
 Convocar, felicitar o convocar.
 Hacer llamados de atención dentro de la empresa.

6. CLASES
ESTILO
BLOQUE
EXTREMO
ESTILO
BLOQUE
ESTILO
SEMIBLOQUE
SANGRÍA

7. CARACTERÍSTICAS
 La carta tiene como objetivo fundamental informar y persuadir a su destinatario, se
recomienda tener en cuenta:
 Tratar un solo tema por comunicación
 Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
 Ser respetuoso y cortes.
 Redactar en primera persona del plural y usar el usted en singular o plural.
 Tener un estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
 Utilizar los manuales de cada organización normalizados
 Distribuir el texto según su extensión.

8. ESTILOS
EJEMPLO
CARACTERISTICAS
CLASES

9. Es aquel escrito que se usa
para intercambiar
información entre diferentes
departamentos de una
empresa, con el propósito de
dar a conocer alguna
recomendación, indicación, i
nstrucción, disposición, etc..
DEFINICIÓN

10. CARACTERÍSTICAS
Utilizar formatos en los manuales de cada organización
Redactar un documento en forma
clara, breve, directa y sencilla.
Distribuir el texto según su tamaño.
Tratar un solo tema por memorando

11. CLASES
ALTERNATIVA 1
ALTERNATIVA 2
ALTERNATIVA 3

12. ALTERNATIVA 1
 Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo (último
separado por coma)
 Remitente: Nombre y cargo, separados por coma.
 Dos interlíneas entre Para y De.
 Aquí se omite al final del texto el nombre del remitente
y solo aparece la firma y no se traza ninguna línea.
EJEMPLO:
 PARA: Doctora Mayerly Espitia, Administradora
 DE: Astrith Martínez, Gerente General.
 ASUNTO: Requerimiento nómina

13. ALTERNATIVA 2
 Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo. (Este último separado
por coma).
 Remitente: Cargo y dependencia o cargo
 Dos interlíneas entre Para y De.
 En este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre al
final del texto con mayúscula inicial y conservando el estilo
elegido
EJEMPLO:
 PARA: Doctora Mayerly Espitia, Administradora
 DE: Administración General
 ASUNTO: Requerimiento nómina

14. ALTERNATIVA 3
 Destinatario: Cargo y dependencia o cargo
 Remitente: Cargo y dependencia o cargo
 En este caso, la firma del remitente se coloca sobre el
nombre al final del texto con mayúscula inicial y
conservando el estilo elegido.
EJEMPLO:
 PARA: Jefe Costos y Finanzas
 DE: Jefe Administración General
 ASUNTO: Requerimiento nómina

15. ESTILOS
ESTILO BLOQUE
ESTILO BLOQUE EXTREMO

16. ESTILO
EJEMPLO
CARACTERISTICAS
CLASES

17. Es una comunicación
interna o externa de
carácter general o
normativo con el mismo
texto o contenido, dirigida
a varios destinatarios con
un interés común.
DEFINICIÓN

18. CARACTERÍSTICAS
 Tratar un tema especifico
 Iniciar y finalizar la circular con cortesía y respeto.
 Redactar de forma clara, precisa y concisa.
 Utilizar formatos normalizados según la organización.

19. CLASES
La circular general: va dirigida a un grupo específico.
La carta circular: va dirigida en forma personalizada.

20. ESTILOS
BLOQUE
EXTREMO
BLOQUE

21. UTILIZACIÓN
EJEMPLO
ESTILOCARACTERISTICAS
CLASES

22. Un acta es un documento
cuyo propósito es dejar
constancia escrita de lo
tratado en una reunión y de
los acuerdos alcanzados. La
redacción del acta corre a
cargo de una persona que
actúa como secretario de la
reunión y la firma su
presidente
DEFINICIÓN

23. CARACTERÍSTICAS
 Un acta siempre debe llevar el nombre del grupo que se
reúne.
 Escribir si el carácter de la reunión era ordinario o
extraordinario.
 En un acta se expresa lo tratado en la reunión.
 El texto debe ser claro y conciso.
 Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno
de los asistentes se hace con el nombre completo.

24. UTILIZACIÓN
Se utilizan como
evidencia de todo lo
acontecido y
acordado en una
reunión o situación
específica.

25. CLASES
• Actas de comités.
• Actas de concejo municipal.
• Actas de reuniones
administrativas.
Acta de levantamiento de
cadáveres.
• Actas de asambleas.
• Actas de sociedades.
• Actas de junta directiva.
• Actas de consejos.
• Actas de eliminación de
documentos.
• Actas de baja de inventarios.
Actas de entrega

26. ESTILO
EJEMPLO
CARACTERISTICAS
CLASES

27. Es un documento en el
cual una entidad o una
persona debidamente
autorizado acreditan un
hecho, de tal manera que
se garantiza la
autenticidad.
DEFINICIÓN

28. CARACTERÍSTICAS
 Redactar de forma clara, precisa y concreta un documento.
 Tener un escrito respetuoso y cortes.
 Utilizar los formatos establecidos por cada organización

29. CLASES
• Certificado de asistencia.
• Certificado de participación y organización en un curso.
• Certificado de resultados académicos.
• Certificado de docencia en curso o seminario
• Certificado que acredite la experiencia profesional.
• Certificado de conocimientos de lenguas extranjeras.
• Certificado de actividad académica o extraacadémica.
• Certificado de estado físico y/o mental.

30. ESTILO
BLOQUE

31. ESTILO
EJEMPLOCARACTERISTICAS

32. La constancia será
cualquier documento
escrito de carácter
probatorio en el cual se
deje asentado la
concreción de algún hecho
en particular; no requiere
solemnidad y puede ser
personal.
DEFINICIÓN

33. CARACTERÍSTICAS
 Emplear un estilo natural y sencillo.
 Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
 Expedir siempre en original

34. ESTILO
BLOQUE EXTREMO

35. ESTILO
MODELOS
CARACTERISTICAS
CLASES

36. Tiene como
propósito ser la
cubierta de los
documentos, para
su entrega o envío.
DEFINICIÓN

37. CARACTERÍSTICAS
 Se recomienda que el sobre coincida en color, calidad y diseño con la
papelería de la organización.
 El sobre debe tener impreso el membrete de la organización.
 Para los sobres grandes es recomendable tener en cuenta las zonas.
 Se sugiere que el tamaño del sobre para envío de anexos perita guardarlos
sin dobleces.
 La impresión de los datos del remitente y del destinatario pueden hacerse en
sentido vertical u horizontal.
 Al utilizar etiqueta, esta debe adherirse centrada en el segundo tercio del
sobre.

38. CLASES
Según su uso los
sobres se clasifican
en:
• Sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla.
• Sobre carta con ventanilla o sin ventanilla.
• Sobre para tarjeta
• Sobre de manila.
Según con su
destino se
clasifican en:
• Local.
• Nacional.
• Internacional.

39. MODELOS
 Modelo 1
 Se determinan tres zonas: en la zona 1 y 2 se imprimen
los datos del remitente y la zona 3 se deja libre para su
uso exclusivo de la oficina de correos
Modelo 2
 Se caracteriza por tener dos zonas: la zona 1 donde se
imprimen los datos del remitente y la zona 2 para los
sellos de la oficina de correos.

40. ESTILOS
DISTRIBUCIÓN DE ZONAS
DISTRIBUCIÓN DE DATOS DEL
SOBRE EN TERCIOS

43. RECOMENDACIONES
MODELOS
CARACTERISTICAS
PARTES

44. Es un servicio de red que
permite a los usuarios
enviar y recibir mensajes y
archivos rápidamente
(también denominados
mensajes electrónicos o
cartas electrónicas)
mediante sistemas de
comunicación electrónicos.
DEFINICIÓN

45. CARACTERÍSTICAS
Tratar un solo tema
por correo
Redactar en forma
clara, precisa y concreta.
Usar un lenguaje
respetuoso y cortes
Emplear un estilo
gramatical natural.
Distribuir el texto de
acuerdo con su extensión

46. RECOMENDACIONES
No utilizar el correo
para resolver temas
complejos.
Se recomienda no
participar en cadena
de mensajes.
Utilizar letra
mayúscula en casos
necesarios.
Identificar claramente
a quien se la va a
enviar el mensaje
Se recomienda no enviar
copias de correo
electrónico a otras
personas indeterminadas
Ser breve
Se recomienda no
adjuntar archivos con
virus o con un tamaño
que después no se
pueda descargar.
No utilizar formatos o
códigos propios de los
mensajes

47. PARTES
 Encabezamiento: para, de, asunto
 Cuerpo del texto: se recomienda que el saludo y la
despedida sea como una carta normal.
 Escribir el mensaje teniendo en cuenta las
tildes, mayúsculas, diéresis, puntuación, entre otras.
 Se aconseja incorporar una firma al final del
mensaje, también puede incluir el cargo, la
organización, el departamento, el teléfono y la
extensión.

49. CARACTERÍSTICAS
MODELOSPARTES

50. Es la relación de los datos
personales, la información
laboral, académica y la
experiencia y
competencias de una
persona.
DEFINICIÓN

51. CARACTERÍSTICAS
Se recomienda que cada organización establezca los datos
necesarios de acuerdo con la particularidad del perfil y
operación de la persona, como un formato o formulario, el
cual puede conservarse en forma física o digital.
Para su presentación se aconseja que la información sea
clara, precisa, y veraz.

52. PARTES
Información
académica
Experiencia
Laboral
Identificación del
documento
Datos
básicos
Nombre.
Investigaciones
, publicaciones
y distinciones o
premios