Produccion documental power point

PRODUCCION
DOCUMENTAL
CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA SENA
REGIONAL CAQUETA

APRENDIZ

MONICA VARGAS SANCHEZ

INSTRUCTOR
ALBERTO GAVIRIA DAVILA

TECNOLOGO EN GESTION
ADMINISTRATIVA

SENA REGIONAL CAQUETA
2012

PRODUCCION
DOCUMENTAL
La producción documental comprende los aspectos de
origen creación y diseño de formatos y documentos,
conforme al desarrollo de las funciones propias de
cada empresa.

 AL FINALIZAR EL APRENDIZ SERA CAPAZ
DE:
 1. Definir producción documental
 2. redactar teniendo en cuenta ortografía
y signos de puntuación
 3. identificar los diferentes tipos de
comunicaciones empresariales utilizando
las normas técnicas colombianas

OBJETIVOS

 Es la parte de la gramática que se ocupa
de la manera correcta de escribir las
palabras.

ORTOGRAFIA

 Los signos de puntuación son elementos gráficos que usualmente
utilizamos en los escritos para marcar las pausas necesarias.

 La coma indica (,): una pausa breve en la lectura.
 El punto y coma (;): se utiliza para separar oraciones autónomas.
 Punto seguido (.): se utiliza para separar oraciones dentro de un mismo párrafo.
 El punto aparte (.): se utiliza para señalar el final de un párrafo
 El punto final (.): Se utiliza para señalar el final de un texto o escrito.

SIGNOS DE PUNTUACION

 La redacción es la expresión escrita de un Pensamiento y/o conocimiento
sobre un acontecimiento que ha pasado en algún lugar del paisaje
geográfico. Debe tener en cuenta la cohesión, coherencia entre sus
oraciones y párrafo. Es una composición de textos escritos.

REDACCION

 Es la cualidad semántica de los textos que selecciona la información
relevante e irrelevante, Mantiene la unidad y organiza la estructura
comunicativa de una manera específica.

LA COHERENCIA

 Digitación es la técnica que nos enseña la adecuada ubicación de las manos en el
teclado, la que nos dice cuáles dedos y posiciones de la mano se han de utilizar
para el manejo exacto del teclado. Para ello se debe tener en cuenta.

DIGITACION

 La ergonomía es el estudio del trabajo en relación con el entorno en que
se lleva a cabo (el lugar de trabajo) y con quienes lo realizan (los
trabajadores). Se utiliza para determinar cómo diseñar o adaptar el lugar
de trabajo al trabajador a fin de evitar distintos problemas de salud y de
aumentar la eficiencia.

ERGONOMIA

 Se generan documentos al cumplimiento de las funciones, atendiendo los
estándares y políticas documentales de la institución o empresa.
 Determina necesidades de elaboración de documento hasta establecer forma
de envió del documento, puede ser impreso o por internet de acuerdo a
parámetros en el reglamento interno de archivo y correspondencia.

PRODUCCION DOCUMENTAL

 Es una comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comercial espara
ponerse en contacto con clientes externos e internos, proveedores, entidades, etc.
dar a conocer un tema de importancia, coordinar actividades comerciales, ofrecer
productos, notificar promociones, realizar pedidos y solicitudes entre otras.

LA CARTA COMERCIAL

ELABORACION DE CARTAS
COMERCIALES

 ESTILOS:

 Bloque extremo:

 Todas las líneas parten del margen izquierdo.

 Estilo Bloque: Las líneas de numero, fecha, asunto (Si lo hay), firma y
cargo se colocan
partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

 La nota interna es un formato pre impreso el cual es de carácter interno utilizado
normalmente para transmitir ordenes breves y de inmediato cumplimiento entre las
dependencias y sus funcionarios.

PARTES DE LA NOTA INTERNA

FECHA: Registrar fecha de envío así: día, mes y año.

PARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida la nota.

DE: Nombre de la dependencia que remite la nota.

CUADRO DE OPCIONES: Seleccionar y marcar con (X) donde corresponda.

OBSERVACIONES: Describa brevemente las observaciones que considere pertinente.

FIRMA: Sólo podrá ser firmada, por el funcionario autorizado para tal fin, según lo regulado en
manual de procedimientos de la respectiva entidad.

DATOS DE RECIBO: Consignar los datos del funcionario que recibe la misma.

NOTA INTERNA

Comunicación escrita de carácter interno utilizada bien sea para dar una felicitación o para hacer un
llamado de atención

 PARTES DEL MEMORANDO

ENCABEZADO
MEMORANDO
CÓDIGO
CIUDAD Y FECHA
DATOS DEL DESTINATARIO
DE
ASUNTO
TEXTO
DESPEDIDA
DATOS DEL REMITENTE
ANEXOS:
DATOS DEL TRANSCRIPTOR:

MEMORANDO

Superior, 4; izquierdo, 4; inferior, 3; derecho, 3 cm.

Márgenes para memorando tamaño medio oficio:

Margen superior e izquierdo 3; derecho e inferior 2cm

ESTILOS:

El memorando se distribuirá en dos estilos:

ESTILO BLOQUE EXTREMO

ESTILO BLOQUE

MARGENES MEMORANDO

 Es una comunicación de carácter interno o externo la cual da a conocer asuntos de interés común se
emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias personas a quienes por igual
interesa

partes circula:

Encabezado
título y número
código
ciudad y fecha
destinatario
asunto:
Texto
despedida:
datos del remitente
anexos:
datos del transcriptor
MARGENES

Superior e Izquierdo 3 a 4 cm,
Inferior y Derecho 2 a 3 cm.

CIRCULAR INTERNA Y EXTERNA

 Documento en el que consta lo sucedido, tratado, y acordado en una reunión, que asisten administrativos de
una empresa pública y privada.

 PARTES DEL ACTA
Encabezado
Titulo
Acta
Fecha
Hora
Asistentes
Invitados
Ausentes
Orden del Día
Desarrollo
Convocatoria
Firma, Nombre y Cargo
Firmas Responsables
Anexos
Transcriptor
Aspectos Generales

ACTA ADMINISTRATIVA

Superior e izquierdo 3 a 4 cm.
Derecho e izquierdo 2 a 3 cm.

MARGENES ACTA
ADMINISTRATIVA

 El certificado es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un
determinado hecho. Documento de carácter probatorio, público o privado, que
asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne. Es un tipo
de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y por
una persona con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer
que se ha cumplido con lo afirmado en el documento.

Los certificados pueden confirmar muy diversos hechos:

la asistencia, participación u organización en un curso, jornada o acto
los resultados académicos
la docencia de determinado curso o seminario
la experiencia profesional en determinado campo
la pertenencia a un grupo o jerarquía
los conocimientos de lenguas extranjeras
la realización de cualquier otra actividad académica o extraacadémica
la adecuación de un objeto a una norma
el estado físico y/o mental en el que se encuentra una persona

certificados


 Una constancia es un documento en el que se hace constar algún hecho, en ocasiones de
modo auténtico o fehaciente. Existen diversos tipos, según qué clase de hecho constaten,
el formato, quién lo constata, entre otros. Documento de carácter probatorio, en el que se
describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.

TIPO DE CONSTANCIAS

Tiempo de servicio

Experiencia

Salario u honorarios

Clase de trabajo

Jornada laboral

Cumplimiento de comisiones

Comportamiento del trabajador

CONSTANCIAS

Cargo:
Datos del remitente:
Razón social, logotipo,
Encabezado:
Línea de identificación para indicar la continuidad del documento.
Fecha:
Lugar de origen del documento, día, mes y año de expedición.
Logotipo:
Símbolo que identifica una empresa.
Membrete
Inscripción impresa del conjunto de datos que identifica una empresa natural o jurídica.
Número o referencia:
Identificación consecutiva del documento.
Razón social:
Nombre que identifica una empresa.
Remitente:
Nombre y apellido del firmante autorizado.
Texto:
Contenido del documento.
Transcriptor:

PARTES DE UN CERTIFICADO Y
UNA CONSTANCIA

 Superior e izquierdo 3 a 4 cm
 Derecho e inferior 2 a 3 cm

MARGENES CONSTANCIA Y
CERTIFICADO

 La hoja de vida es un resumen escrito y ordenado de su capacitación profesional y de su
experiencia laboral. De su correcta elaboración y presentación, dependerá el éxito en su
búsqueda de empleo. El objetivo principal de la misma será presentar a su potencial empleador
información sobre usted mismo, que posibilite una entrevista posterior.

Datos personales
Nombre y apellidos
Edad
Dirección
Ciudad
Teléfono (también el número celular)
E-Mail
Formación académica
Cursos de extensión
Experiencia profesional y laboral
Nivel de idiomas e informática
Fecha

HOJA DE VIDA

 El objetivo de la administración pública es
satisfacer los intereses colectivos. En aras de
ello (a la parte de otras actuaciones
administrativas) dicta los denominados actos
administrativos.
 Un acto administrativo es una declaración
voluntaria que se realiza en el ejercicio de la
función pública y que genera efectos jurídicos
individuales de manera inmediata. Este tipo
de acto constituye una manifestación del
poder administrativo que se impone de
manera unilateral e imperativa.

ACTO ADMINISTRATIVO

 La resolución administrativa consiste en
una orden escrita dictada por el jefe de un
servicio público que tiene carácter
general, obligatorio y permanente, y se
refiere al ámbito de competencia del
servicio.

RESOLUCION

 Un decreto es un tipo de acto
administrativo emanado habitualmente
del poder ejecutivo y
que, generalmente, posee un contenido
normativo reglamentario, por lo que su
rango es jerárquicamente inferior a las
leyes.

DECRETO


 Un acuerdo es, en Derecho, una decisión
tomada en común por dos o más
personas, por una junta, asamblea o
tribunal. También se denomina así a un
pacto, tratado o resolución de
organizaciones, instituciones, empresas
públicas o privadas.

ACUERDO

 Son normas generales que regulan la
organización, administración o prestación
de los servicios públicos locales, el
cumplimiento de las funciones generales o
específicas de las Municipalidades o
establecen las limitaciones y modalidades
de impuestos a la propiedad privada.
(Ley Nº 23853, Ley Orgánica de
Municipalidades, Artículo 110º, publicada
el 09 de junio de 1984)

ORDENANZA

 Documento que describe el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de
carácter administrativo.

 CLASES DE INFORME:
 Informe corto
 Informe largo

INFORME ADMINISTRATIVO

 1. Encabezamiento.

El informe corto no lleva portada si no encabezamiento ü
razón social: se ubica entre 3 cm y 4 cm del borde
superior, contra el margen izquierdo y en mayúscula
sostenida, cuando se utiliza papel que no la tiene impresa
Transcriptor: si se desea establecer la responsabilidad del
transcriptor su identificación se describe a 2 interlineas del
firmante. Se anota el nombre (con mayúscula inicial) e
inicia del apellido, se emplea letra más pequeña.
Objetivos
Lleva un objetivo en forma breve

INFORME CORTO

 Constituye la parte formal del documento y está formado
por introducción, núcleo del informe conclusiones
( recomendaciones opcional)

INTRODUCCION

El informe extenso lleva una introducción que plantea
brevemente el alcance, los objetivos del trabajo y el
enfoque general. Como no hace parte del texto principal no
tiene numeración sino titulo.
La palabra introducción de escribe en mayúscula
sostenida, centrada y a cinco centímetros del borde
superior, la primera línea de escritura se inicia a dos o
cuatro renglones del título las subsiguientes, a
interlineación de uno a uno y medio o dos.

INFORME EXTENSO

 El núcleo del informe se puede dividir en capítulos y estos a su vez, en
subdivisiones que correspondan a un tema completo. Para su desarrollo se
tiene en cuenta lo siguiente:
1. Escritura del texto. Se redacta en forma impersonal y los párrafos
comienzan contra el margen izquierdo. La primera línea de escritura de cada
capítulo se inicia de 2 a 4 renglones del título. Queda libre el criterio que tenga
el transcriptor de escribir a interlineación 1, o 1.5.
2. Capítulos. Cada capítulo tiene un título( división del primer nivel que lo
identifica) el cual se escribe en mayúscula sostenida centrado a 5 cm del borde
superior precedido por el numeral correspondiente y no lleva punto al final.
Los títulos de las subdivisiones del segundo nivel se escriben en mayúscula
sostenida contra el margen izquierdo; el texto se inicia al doble de la
interlineación elegida. Los títulos de las subdivisiones de tercer nivel se
escriben a margen izquierdo con mayúscula inicial; el texto se inicia al doble
de la interlineación elegida.
Los títulos de las subdivisiones del cuarto nivel( si los hay) se escriben contra
el margen izquierdo con mayúscula inicial. A dos espacios se continúa el texto
en el mismo renglón.
3. Numeración e identificación de páginas. La paginación del informe

INFORME EXTENSO

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