Los documentos administrativos se definen como el soporte material de los actos administrativos y cumplen dos funciones: son un instrumento de constatación y comunicación. Las cartas son un medio escrito de comunicación entre un emisor y receptor, y su estilo debe ser adecuado para el destinatario. Las circulares son documentos internos que dirige una autoridad superior a subalternos para dar a conocer disposiciones.

1. DOCUMENTOSADMINISTRATIVOS

2. Los documentos administrativos se definen como el soporte material
por el que se
materializan los actos administrativos.
Cumple por tanto dos funciones; por un lado es un instrumento de
constatación que permite comprobar el desarrollo de una actuación
administrativa y por otro es un instrumento de comunicación, ya que
los documentos administrativos permiten la traslación del contenido
de los actos a otros órganos o unidades de la Administración o a
terceros interesados, ya sean personas jurídicas, públicas y privadas.
DEFINICIÓN

3. Una carta es un medio de comunicación escrito por
un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario).
La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el
mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede
considerarse texto plenamente expositivo.
CARTA

4. El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:
Formal: Por carta formal se entiende todo tipo de
correspondencia de ámbito profesional, laboral, institucional...etc.
Coloquial o informal: Si se dirige a familia o amigos y se usa un
lenguaje coloquial que ambos entiendan.
Familiar: Que podría ser un derivado de la anterior, con la única
diferencia de que ésta es específicamente para familiares.
Muy formal: En estos casos se nota una distancia aún mayor con
el receptor. Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta
debe colocarse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la
institución).
ESTILOS DE CARTA

5. Hay un receptor (destinatario) y un emisor (remitente).
Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud.
Posee una actitud cortés y amable.
Busca impresionar positivamente al destinatario.
Busca una reacción favorable a los intereses del remitente.
Busca dar información completa.
CARACTERÍSTICAS

6. Es un documento de uso interno que dirige una autoridad
superior a todos o aparte de sus subalternos
simultáneamente para darle a conocer disposiciones o
asuntos internos para que se cumplan a cabalidad.
CIRCULAR

7. Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que
transmite es específico y de interés general para todos sus
destinatarios.
Cambios de horario.
Rotación de jefes.
Nombramiento de comisión reorganizadora.
Ascensos del personal.
Aplicación de encuesta.
Acuerdos y decisiones del directorio, etc.
FUNCIONES

8. Permite, dentro de una institución, un enlace vertical descendente
(de superior a subordinado) y horizontal (entre personas del mismo
rango).
Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias
subordinadas.
Cuando la circular tiene un buen número de destinatarios se
recurre a la impresión mimeografiada o a copias fotostáticas.
USOS

9. Es un documentos que se genera dentro de la organización y se
registra la información del personal que labora dentro de la
organización especificando, información laboral, académica, y
competencias de la persona. Y es registrada y archivada por el
departamento de Talento Humano de la compañía.
HOJA DE VIDA
CORPORATIVA

10. Este documento es estipulado por cada organización para la
decisión del manejo de información interno se puede archivar de
manera física o digital.
Se recomienda que la información sea breve, veraz y eficaz.
CARACTERÍSTICAS

11. Un sobre es una cubierta de papel u otro material utilizado para
introducir en su interior cartas, tarjetas, billetes y documentos que se
entregan en mano o envían por correo. El sobre está diseñado para
incorporar el franqueo y el destinatario en el anverso y el remitente
en el reverso. Por eso, la parte frontal es lisa, quedando la solapa
siempre por detrás. Los sobres se adquieren en las papelerías y
tiendas de material de oficina, y también se pueden personalizar
encargándolos a una imprenta.
SOBRE

12. Por sistema de cierre, se pueden distinguir:
Sobres de solapa. Hay que humedecer la solapa para pegarla, lo
que se realiza bien con la lengua bien con una almohadilla
humedecida. La solapa tiene forma triangular constituyendo éste el
sistema clásico de cierre.
Sobres autoadhesivos. cuya solapa se pega desprendiendo una
tira plástica. Por su comodidad, los sobres de auto cierre han
sustituido casi por completo a los anteriores.
TIPOS DE SOBRES

13. Los colores tradicionales para los sobres y que permiten una correcta
legibilidad son el blanco y el sepia. Sin embargo, pueden adoptar
diferentes colores (como el manila) lo que es habitual en envíos
publicitarios. También pueden estar impresos con diferentes
mensajes promocionales siempre y cuando la dirección y el nombre
del destinatario sean bien visibles.
COLORES DE LOS SOBRES

14. Es un documento complementario del certificado en la cual como su
nombre lo dice se hace constar un hecho transitorio de menor
importancia o que se encuentra en actividades en plena realización,
aún no terminadas.
CONSTANCIA

15. La constancia se usa en las instituciones tanto públicas
como privadas. Se redacta en papel A4 o en formulario
preparado, a propósito, para cada caso. (Las constancias
que se expiden en formularios se suelen enumerar
correlativamente).
¿DONDE SE USA?

16. La constancia es un registro escrito que se toma a los
trabajadores y también a los empleadores que consideran
afectados sus derechos por incumplimiento a la normativa
laboral, sin que ello se traduzca en una visita de
fiscalización o reclamo.
¿EN QUE CONSISTE?

17. Es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un
determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de
trabajo, en especial cuando se trata de una institución oficial, los
certificados son fundamentales para demostrar la formación y la
experiencia.
Es un tipo de texto que se produce normalmente a instancias de
quien lo recibe, y por una persona con autoridad suficiente dentro de
la institución.
CERTIFICADO

18. para establecer que se ha cumplido con lo afirmado en el documento.
Si llega haber alguna irregularidad o falsedad en lo declarado, puede
ser sancionado por la ley.
¿PARA QUE SE UTILIZA?

19. Los certificados pueden confirmar muy diversos hechos:
la asistencia, participación u organización en un curso, jornada o
acto.
los resultados académicos.
la docencia de determinado curso o seminario.
la experiencia profesional en determinado campo.
la pertenencia a un grupo o jerarquía.
los conocimientos de lenguas extranjeras.
la realización de cualquier otra actividad académica o extra
académica.
la adecuación de un objeto a una norma.
TIPOS DE CERTIFICADO

20. Es un documento redactado durante una reunión de personas, con la
finalidad de testimoniar las incidencias y los acuerdos tomados, así
como también los temas tratados.
Toda institución pública o privada debe llevar este documento en el
llamado "LIBRO DE ACTA", el cual es muy importante porque
contiene la historia y la vida de una institución certificando y dando
fe legal de los actos y decisiones de una entidad o sociedad.
ACTA

21. Hacen uso de ella todas las instituciones, sobre todo gremiales, que
deseen darle valor legal a sus actividades de carácter social, jurídico
o político.
Para ello el libro de actas debe estar foliado y firmado, en la primera
página, por un escribano o notario.
Su redacción le corresponde al secretario, quien generalmente la
escribe primero en un borrador para luego pasarla al libro y hacerla
firmar.
USOS

22. Acta de sesión
Acta de comparendo
Acta de conciliación
Acta de inspección o supervisión
Acta de fundación
Acta de trabajo
Acta de embargo
TIPOS DE ACTAS

23. GRACIAS