Sin fines de lucros

1. PRODUCCION DE DOCUMENTO
GLOSARIO

2. CARACTERES
Los caracteres internos se refieren al contenido de los
documentos, a la lengua en que están escritos, al estilo y
al léxico, y también al procedimiento jurídico-
administrativo de validación que utilizan. Además de éstos
se considera fundamental la estructura como se organiza
el texto.

3. DOCUMENTOS
Es un testimonio material de un
hecho o acto realizado en funciones
por instituciones o personas físicas,
jurídicas, públicas o privadas,
registrado en una unidad de
información en cualquier tipo de
soporte (papel, cintas, discos
magnéticos, fotografías, etc.) en
lengua natural o convencional.

4. TIPOLOGIA
Los principales tipos documentales
que aparecen están: cartas, cartas
circulares, memorandos, convocatorias,
actas, transcripción de acuerdos,
invitaciones e informes.

5. DOCUMENTOS
ELECTRONICOS
se conoce como aquel producido por
una persona natural o jurídica en el
ejercicio de sus funciones que contiene
información generada, enviada,
recibida y almacenada por medios
electrónicos

6. CONSERVACION
Conjunto de medidas de conservación
preventiva y conservación –
restauración, adoptadas para asegurar
la integridad física y funcional de los
documentos de archivo con soporte
análogo.

7. GESTION DE LA
INFORMACION
Es el conjunto de normas técnicas y
prácticas usadas para administrar los
documentos de todo tipo, recibidos y
creados en una organización, facilitar
la recuperación de información desde
ellos, determinar el tiempo que los
documentos deben guardarse, eliminar
los que ya no sirven y asegurar la
conservación a largo plazo de los
documentos más valiosos, aplicando
principios de racionalización y
economía, siempre al servicio auxiliar
de la disciplina archivística

8. RECEPCION
Conjunto de operaciones de
verificación y control que una
institución debe realizar para la
admisión de los documentos que son.

9. REPORTE
Son documentos que contienen los
detalles de un evento específico, por
ejemplo, la visita a un sitio (museo,
empresa, fabrica, etc.), o bien, sobre
un documental, película, etc. Este
escrito pretende dar respuesta a
una(s) pregunta(s) de indagación que
ayuda a ampliar el conocimiento
respecto a un tema

10. GESTION
Conjunto de actividades
administrativas y técnicas tendientes
a la planificación y organización de la
documentación producida y recibida
por las entidades desde su origen
hasta su destino final con el objeto
de facilitar su utilización y
conservación.

11. INFORMES
Es una declaración, escrita u oral que
describe las cualidades, las
características y el contexto de algún
hecho.

12. ANALISIS
Es el proceso de dividir un tema
complejo o sustancia en partes más
pequeñas para obtener una mejor
comprensión de él. La técnica se ha
aplicado en el estudio de las
matemáticas y la lógica desde antes
de Aristóteles, aunque el análisis
como concepto formal es un
desarrollo relativamente reciente.

13. NORMAS
Son reglas que se establecen con el
propósito de regular comportamientos
para mantener un orden determinado

14. TRAMITES
Se define como cualquier solicitud o
entrega de información que las
personas físicas o morales del sector
privado hacen ante una dependencia u
organismo descentralizado, ya sea
para cumplir una obligación, obtener
un beneficio o servicio o, en general,
a fin de que se emita una resolución.

15. ATENCION
La capacidad de seleccionar y
concentrarse en los estímulos
relevantes.

16. CONTINGENCIA
Es el conjunto de medidas preventivas
o correctivas, adoptadas por el
Archivo para garantizar la integridad
física y funcional de los documentos,
establecer las condiciones adecuadas
para los edificios, depósitos y
unidades de conservación.

17. DESPACHO
Conjunto de operaciones de
verificación y control que una
institución debe realizar para la
admisión de los documentos que le
son remitidos por una persona natural
o jurídica.

18. RADICACION
Es el procedimiento por medio del
cual, la entidad asigna un número
consecutivo, a las comunicaciones
recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de
recibo o de envío, con el propósito de
oficializar su trámite y cumplir con
los términos de vencimiento que
establezca la Ley.

19. EXPEDIENTES
Conjunto de documentos electrónicos
correspondientes a un procedimiento
administrativo, cualquiera que sea el
tipo de información que contengan

20. PRESERVACION
Trata de mantener la integridad de
los documentos en tres sentidos: la
integridad física, que es la
materialidad del documento; la
integridad intelectual, que es el
contenido; y la integridad intencional,
que es la intención y el fin del
documento.