Este documento describe un proyecto para desarrollar un sistema de información para el control de inscripción semestral de estudiantes en la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada, extensión Guacara. Actualmente el proceso es manual y requiere mucho tiempo y recursos. El sistema propuesto digitalizaría el proceso de inscripción para hacerlo más eficiente. El documento incluye los objetivos, justificación, actividades preliminares como entrevistas, y un bosquejo del diseño de la base de datos y pantallas del sistema.

1. República bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Defensa
Universidad Nacional Experimental Politécnica de la fuerza armada
Guacara – Edo. Carabobo
Autor (es):
Jiménez Marbely
Soto Yasmira
Rios Yackeline
Contreras Wilkins
Sección: G-003
Ingeniería en Sistemas
Guacara, Junio de 2010

2. Planteamiento del problema
La universidad Nacional Experimental Politécnica de las Fuerzas
Armadas es una institución de educación superior que forma al recurso humano
venezolano en carreras universitarias requeridas para el desarrollo integral del
país, con una gran cantidad de núcleos a nivel nacional, contando en algunos
casos con múltiples extensiones en un mismo estado, como es el caso del estado
Carabobo, donde se encuentra instalada en los municipios Naguanagua, Bejuma,
Puerto Cabello, Rafael Urdaneta (La Isabelica) y Guacara.
Dentro de la estructura organizativa de la institución se encuentra el
Departamento de Control de estudio, dependencia que atiende las necesidades de
la población estudiantil de cada extensión, contribuyendo en la planificación de
los contenidos programáticos de las materias dadas en un determinado plan de
estudio o pensum de carrera.
En el departamento de control de estudio sus funciones son:
• Encargarse del ingreso y admisión de los estudiantes que desean estudiar
en esta casa de estudio, organizándose para incluirlos en un curso
introductorio universitario (CIU) antes de comenzar un primer semestre.
• Archivar los documentos de los estudiantes.
• Estudiar las diferentes problemáticas que se les presenten a los estudiantes
en la parte académica.
• Manejar el proceso de realizar y entregar constancias de estudios y records
académicos.
• Regirse de los comunicados que manda la sede principal de la universidad
en caracas.
• Procesar las inscripciones semestrales de los estudiantes.

3. • Egresar a los estudiantes que cumplieron todos los requisitos exigidos por
la universidad y su pensum de carrera.
En la Extensión Guacara los estudiantes hacen formal la inscripción del
semestre con una gran variedad de formatos manuales prediseñados que requieren
de elaboración de fotocopias, lo que induce a un constante desembolso
económico y engorroso proceso.
Por otra parte, el conteo de las inscripciones amerita la revisión de
distintos formatos; lo que demanda de tiempo excesivo por parte de la
coordinación de control de estudio.
Por lo antes expuesto, se propone el desarrollo de un sistema de
información para el control de inscripción semestral de los estudiantes de la
UNEFA - extensión Guacara.

4. Objetivos de la investigación.
Objetivo general.
• Desarrollar un sistema de información para el control de inscripción
semestral para los estudiantes de la UNEFA - extensión Guacara.
Objetivos específicos.
• Diagnosticar la situación actual del proceso de control de inscripción
semestral para los estudiantes de la UNEFA - extensión Guacara.
• Identificar los requerimientos de información en necesidad de
digitalización.
• Realizar un estudio de factibilidad que determine la variabilidad de la
propuesta.
• Diseñar y elaborar el sistema propuesto (sistema inscripción semestral para
los estudiantes de la UNEFA - extensión Guacara).

5. Justificación de la investigación.
La digitalización del control de inscripción semestral de los estudiantes de
la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada
(UNEFA) es una necesidad tangible que atañe al Departamento de control de
estudio, el cual se encarga de supervisar y dirigir las inscripciones realizadas por
la población estudiantil.
En función a este requerimiento y con la finalidad de cubrir la necesidad
de digitalización y automatización del control de inscripción antes mencionado se
realiza este proyecto, que pretende de manera factible desarrollar un sistema que
permita llevar el control de inscripción semestral de los estudiantes de una forma
automatizada, que permita a los coordinadores de este departamento monitorear y
controlar las inscripciones de los estudiantes ya se regular o desfasado.
Por otra parte también se busca reducir los gastos administrativos que
genera la producción física de actas de inscripción mediante la reproducción de
estas. Además se pretende solucionar el problema de tiempo y espacio que genera
el almacenamiento (físico) de las actas de inscripción y facilitar también la
localización y ubicación de dichas actas mediante su automatización.
Por estas razones los autores Jiménez Marbely, Soto Yasmira, Ríos
Yackeline y Contreras Wilkins de la sección G-003 de Ingeniería de Sistemas de
la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada (UNEFA)
postula la creación de un sistema inscripción semestral automatizado para los
estudiantes de la UNEFA - Extensión Guacara con el fin de solucionar los
requerimientos del Departamento de Control de Estudio y optimizar la
funcionabilidad del mismo.

6. Actividades de la investigación preliminar.
Actividad fecha Realizado por:
Se fue a la coordinación de control de 06/05/2010 Yasmira soto
estudio para apartar una cita para conversar Jackeline Ríos
con el coordinador de ese departamento.
Nos dirigimos al departamento de control
de estudio donde le realizamos una entrevista
al coordinador del departamento teniendo un
cuestionario de preguntas para detectar el
problema y posteriormente analizar entre el Marbely Jiménez
grupo las respuestas de la entrevistas para 11/05/2010 Wilkins Contreras
llegar al planteamiento del problema y sus
posibles soluciones.
Nos dirigimos a la coordinación de carrera,
ya que se nos fue sugerida por el coordinador
del departamento de control de estudio. En Jackelines Ríos
dicha coordinación se pudo conversar con la 14/05/2010 Wilkins Contreras
coordinadora de carrera, donde se le realizo Yasmira Soto
una entrevista con el mismo cuestionario de Marbely Jiménez
preguntas que se le implemento al coordinador
del departamento de control de estudio. Cabe
destacar que observamos que las inscripciones
de los estudiantes se llevan manuales, donde
los coordinadores tienen la difícil tarea de
revisar planilla por planilla para pasarla a una
base de datos creada en Microsoft Excel. Cabe
mencionar que la coordinadora nos mostro las
planillas o formatos que tienen para llevar a
cabo las inscripciones semestrales, donde nos
facilito los formatos para seguir llevando a
cabo nuestra investigación.
Formatos que se utilizaban para las inscripciones.

7. Formato de inscripción para los estudiantes regulares:
Formato de inscripción para los estudiantes desfasados:

8. Cuestionario de preguntas para la entrevista

9. 1. ¿Tiene un sistema para la inscripción semestral de los estudiantes? ¿Cómo
funciona?
2. ¿Qué necesita que haga el sistema?
3. ¿Te gustaría implementar un sistema de inscripción semestral con carnet
de código de barra o cinta magnética? ¿Cuál de las dos?
4. ¿Al ejecutar el sistema a diseñar, que datos quisieras que aparezcan en
pantalla?
5. ¿Quiénes usarían el sistema?
6. ¿Tiene algún tipo de formato o planilla que utilizan para la inscripción de
los estudiantes?
7. ¿En cuántas computadoras desea instalar el sistema?
8. ¿Qué tipo de información tienen las computadoras?
9. ¿El personal que utilizara el sistema tiene conocimientos básicos de
computación?
10. ¿Según tu punto de vista que deficiencia tiene el sistema que actualmente
manejan?

10. Diseño de bases de datos
Diccionario de datos y Normalización
TABLA: Acceso
Nombre Descripción Tipo Cantidad
USUARIO Usuario de acceso Carácter 8
CONTRASEÑA Contraseña de acceso Carácter 6
TABLA: Periodo
Nombre Descripción Tipo Cantidad
COD_PERIO Código del periodo Carácter 6
NOM_PERIO Nombre del periodo Carácter 6
TABLA: Inscripción
Nombre Descripción Tipo Cantidad
NRO_INS Numero de inscripción Carácter 8
TABLA: Carrera
Nombre Descripción Tipo Cantidad
COD_CAR Código de la carrera Carácter 9
NOM_CAR Nombre de la carrera Carácter 30
TABLA: Mat_Car
Nombre Descripción Tipo Cantidad

11. COD_MATCAR Código Carácter 8
TABLA: Materia
Nombre Descripción Tipo Cantidad
COD_MAT Código de la materia Carácter 9
NOM_MAT Nombre de la materia Carácter 50
UC_MAT Unidades de Crédito Numérico 2
HORAS_MAT Horas Dictadas Numérico 2
PRELA1_MAT Código de prelación 1 Carácter 9
PRELA2_MAT Código de prelación 2 Carácter 9
PRELA3_MAT Código de prelación 3 Carácter 9
TABLA: Sección
Nombre Descripción Tipo Cantidad
COD_SEC Código de la Sección Carácter 7
TABLA: Est_Mat
Nombre Descripción Tipo Cantidad
COD_EST_MAT Código Carácter 8
ESTATUS Condición del estudiante Carácter 12
TABLA: Estudiante
Nombre Descripción Tipo Cantidad
CI_EST Cedula de identidad del Carácter 8
estudiante
NOM1_EST Primer nombre Carácter 15
NOM2_EST Segundo nombre Carácter 15
APE1_EST Primer apellido Carácter 15
APE2_EST Segundo apellido Carácter 15
FEC_NAC_EST Fecha de nacimiento Fecha 8

12. DIR_EST Dirección de habitad Carácter 30
SEM_EST Semestre Numérico 2
TURNO_EST Turno Carácter 2
TLF_EST Teléfono del Estudiante Numérico 11
SEX_EST Sexo del estudiante Carácter 2
SEC_EST Sección del estudiante Carácter 7
CORRE_EST Correo del estudiante Carácter 30
Modelo Entidad – Relación

13. Carta estructurada
Pantallas
Pantalla de Acceso

14. Pantalla principal
Pantalla de Periodo

15. Pantalla de Carrera
Pantalla de Inscripción de Estudiantes
Pantalla de estudiantes Regulares

16. Pantalla de Estudiantes Desfasados
Reportes

17. Reporte de los estudiantes:
Reporte de las carreras

18. Reportes de las Materias

19. Diagrama de flujo de datos