concurso

2. LEY 594 DE 2000
LEY GENERAL DE ARCHIVOS

3. Esta Ley tiene por objeto establecer las
reglas y principios generales que regulan la
función archivística del Estado.

4. DEFINICIONES
Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer
archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su
eliminación o conservación permanente.
Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino
final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor
histórico o cultural.
Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información,
según los materiales empleados. Además de los archivos en papel
existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos,
orales y sonoros.
Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en
cada etapa del ciclo vital de los documentos.

5. Los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia
se clasifican en:
Archivo General de la Nación;
Archivo General del Departamento;
Archivo General del Municipio;
Archivo General del Distrito.

6. Desde el punto de vista territorial, los archivos se clasifican en:
Archivos de entidades del orden nacional
Archivos de entidades del orden departamental
Archivos de entidades del orden distrital
Archivos de entidades del orden metropolitano
Archivos de entidades del orden municipal
Archivos de entidades del orden local
Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley
Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los
desarrolle.

7. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación
y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la
normatividad archivística.
Soporte documental. Las entidades del Estado podrán incorporar
tecnologías de avanzada en la administración y conservación de
su archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico,
informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con
los siguientes requisitos:

8. GESTION DE DOCUMENTOS
DECRETO 2609 DE 2012
La gestión de documentos está asociada a la actividad
administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al
desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por
lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados
públicos así como los contratistas que presten servicios a las
entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia
establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado, y las respectivas entidades públicas.

9. Teniendo en cuenta que la gestión documental es un proceso
transversal a toda la organización, los diferentes aspectos y
componentes de la gestión de documentos deben ser
coordinados por los respectivos Secretarios Generales o
quienes hagan sus veces, a través de las oficinas de Archivo de
cada entidad.

10. Para asegurar una adecuada gestión documental en las entidades
del Estado, se deben tener en cuenta las siguientes etapas:
Creación. Los documentos se deben crear mediante procedimientos
planificados y documentados en los cuales de determine su identificación,
formato y características.
Mantenimiento. Se refiere al establecimiento de los requisitos que permitan
mantener la integridad técnica, estructural y relacional de los documentos
en el sistema de gestión documental así como sus metadatos.
Difusión. Abarca el establecimiento de los requisitos para el acceso,
consulta, recuperación, clasificación de acceso y visualización de los
documentos.
Administración. Hace referencia a los procedimientos que permitan
administrar todas las operaciones relativas a los documentos, tanto
funcionalmente como dentro del sistema de gestión documental, o cualquier
sistema de información.

11. Instrumentos archivísticos para la gestión documental. La gestión documental
en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos
archivísticos.
a) El Cuadro de Clasificación Documental (CCD).
b) La Tabla de Retención Documental (TRD).
c) El Programa de Gestión Documental (PGD).
d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR).
e) El Inventario Documental.
f) Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.
g) Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales.
h) Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de
las unidades administrativas de la entidad.
i) Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de
derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.

12. Procesos de la gestión documental. La gestión documental en las
diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles, debe comprender
como mínimo los siguientes procesos.
a) Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación,
generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento
con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la
creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de
procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión
documental.
b) Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la
forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área
competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados
esperados.

13. c) Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el
registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las
actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la
disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los
documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el
documento hasta la resolución de los asuntos.
d) Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el
documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo
en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.
e) Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad
para transferir los documentos durante las fases de archivo,
verificando la estructura, la validación del formato de generación, la
migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos
de formato, los metadatos de preservación y los metadatos
descriptivos.

14. f) Disposición de documentos. Selección de los documentos en cualquier
etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su
eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención
documental o en las tablas de valoración documental.
g) Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados
a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el
tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o
almacenamiento.
h) Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la
planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus
valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en
las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o
conservación temporal o definitiva).

15. Características del documento electrónico de archivo. Los documentos
electrónicos dependen de su estructura lógica más que de la física. Los
documentos generados y gestionados a través de sistemas electrónicos
deben tener como mínimo las siguientes características.
a) Contenido estable. El contenido del documento no cambia en el
tiempo; los cambios deben estar autorizados conforme a reglas
establecidas, limitadas y controladas por la entidad, o el administrador del
sistema, de forma que al ser consultado cualquier documento, una misma
pregunta, solicitud o interacción genere siempre el mismo resultado.
b) Forma documental fija. Se define como la cualidad del documento de
archivo que asegura que su contenido permanece completo y sin
alteraciones, a lo largo del tiempo, manteniendo la forma original que tuvo
durante su creación.

16. c) Vínculo archivístico. Los documentos de archivo están
vinculados entre sí, por razones de la procedencia, proceso, trámite
o función y por lo tanto este vínculo debe mantenerse a lo largo del
tiempo, a través de metadatos que reflejen el contenido, el contexto
y la estructura tanto del documento como de la agrupación
documental a la que pertenece (serie, subserie o expediente).
d) Equivalente Funcional. Cuando se requiera que la información
conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje
de datos, si la información que este contiene es accesible para su
posterior consulta.

17. Los documentos electrónicos de archivo deben contener como mínimo los
siguientes metadatos.
De contenido:
a) Tipo de recurso de información.
b) Tipo documental.
c) Título del documento.
d) Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable
que proyectó el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido,
nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado.
e) Clasificación de acceso (nivel de acceso).
f) Fecha de creación, transmisión y recepción.
g) Folio (físico o electrónico).
h) Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite).
i) Palabras clave.

18. De estructura:
a) Descripción.
b) Formato.
c) Estado.
d) Proceso administrativo.
e) Unidad Administrativa responsable.
f) Perfil autorizado.
g) Ubicación (en el sistema físico y/o lógico).
h) Serie/subserie documental.

19. De contexto:
a) Jurídico-administrativo.
b) Documental.
c) De procedencia.
d) Procedimental.
e) Tecnológico.
Parágrafo. Las entidades públicas podrán, según sus necesidades,
agregar otros tipos de metadatos, siempre que se garantice la
preservación de los documentos y esto facilite su acceso,
disponibilidad en el tiempo y recuperación.

20. Neutralidad tecnológica. En la gestión de documentos
electrónicos así como en los sistemas de gestión documental se
deben utilizar estándares abiertos que no dependan de una
tecnología en particular.
Parágrafo. Las entidades públicas deben adoptar medidas en
contra de la obsolescencia de hardware y software, que eviten
afectar la preservación, acceso, consulta y disponibilidad de los
documentos electrónicos de archivo a lo largo del tiempo.

21. Del expediente electrónico. El Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones, establecerá los lineamientos generales que deben regular
el expediente electrónico como unidad mínima del archivo electrónico
documental en las diferentes entidades del Estado, de conformidad con lo
establecido en Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo y en el Código Único General del Proceso.
El expediente debe reflejar la secuencia de las diligencias realizadas dentro
de una misma actuación o trámite.
Se deberán adoptar mecanismos tecnológicos adecuados para cumplir con
el proceso de foliado del expediente electrónico de conformidad con lo
establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo, la Ley General de Archivos y demás normas
reglamentarias.

22. TRUCO
DESCARTAR OPCIONES
ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
GESTIÓN DOCUMENTAL
o Ley 594 de 2000.
o Acuerdo 004 de 2013 del AGN.
o Acuerdo 049 de 2000 del AGN.

23. VALLE
En la implementación del proceso de organización documental se
debe realizar la foliación y para esto debe específicamente
A. enumerar cada folio sobre su cara recta.
B. rotular los folios con un código numérico.
C. marcar cada documento en la parte inferior.

24. Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen
dividirse los documentos de cierta extensión.
VALLE
Con el fin de cumplir con el proceso que se viene adelantando, se
debe elaborar un expediente de la documentación de archivos
electrónicos de la entidad. Por esta razón y para cumplir con lo
establecido, usted señala al comité que se debe
A. definir la conformación de los tomos documentales.
B. organizar los documentos según su disponibilidad.
C. establecer cuáles son los cuadros de clasificación.

25. 431 DE DISTRITO
El instrumento archivístico que establece la disposición final de los
documentos se denomina
A. Cuadro de Clasificación Documental.
B. Tablas de Retención Documental.
C. Banco Terminológico.
D. Manual de Archivo.
Banco terminologico: estandariza la denominación de series y subseries
documentales producidas en razón de las funciones administrativas
transversales a la administración pública.

26. DERECHO DE PETICION
LEY 1755 DE 2015

27. LEY 1755 DE 2015. Artículo 13. Objeto y modalidades del derecho de
petición ante autoridades. Toda persona tiene derecho a presentar
peticiones respetuosas a las autoridades, en los términos señalados en este
código, por motivos de interés general o particular, y a obtener pronta
resolución completa y de fondo sobre la misma.
Toda actuación que inicie cualquier persona ante las autoridades implica el
ejercicio del derecho de petición.
Se puede solicitar el reconocimiento de un derecho, la intervención de una
entidad o funcionario, la resolución de una situación jurídica, la prestación
de un servicio, requerir información, consultar, examinar y requerir copias
de documentos, formular consultas, quejas, denuncias y reclamos e
interponer recursos.
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28. PLAZOS
Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda
petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días siguientes a
su recepción. Estará sometida a término especial la resolución de las
siguientes peticiones:
Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse
dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción.
Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las
autoridades en relación con las materias a su cargo deberán
resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción.

29. Presentación y radicación de peticiones. Las peticiones podrán
presentarse verbalmente y deberá quedar constancia de la misma, o
por escrito, y a través de cualquier medio idóneo para la
comunicación o transferencia de datos. Los recursos se presentarán
conforme a las normas especiales de este código.
Cuando una petición no se acompañe de los documentos e
informaciones requeridos por la ley, en el acto de recibo la autoridad
deberá indicar al peticionario los que falten.
Si este insiste en que se radique, así se hará dejando constancia de
los requisitos o documentos faltantes. Si quien presenta una petición
verbal pide constancia de haberla presentado, el funcionario la
expedirá en forma sucinta.

30. La autoridad tiene la obligación de examinar integralmente la
petición, y en ningún caso la estimará incompleta por falta de
requisitos o documentos que no se encuentren dentro del marco
jurídico vigente, que no sean necesarios para resolverla o que se
encuentren dentro de sus archivos.
En ningún caso podrá ser rechazada la petición por motivos de
fundamentación inadecuada o incompleta.

31. Peticiones incompletas y desistimiento tácito. En virtud del
principio de eficacia, cuando la autoridad constate que una
petición ya radicada está incompleta o que el peticionario deba
realizar una gestión de trámite a su cargo, necesaria para adoptar
una decisión de fondo, y que la actuación pueda continuar sin
oponerse a la ley, requerirá al peticionario dentro de los diez (10)
días siguientes a la fecha de radicación para que la complete en
el término máximo de un (1) mes

32. Si la autoridad a quien se dirige la petición no es la competente,
se informará de inmediato al interesado si este actúa verbalmente,
o dentro de los cinco (5) días siguientes al de la recepción, si obró
por escrito. Dentro del término señalado remitirá la petición al
competente y enviará copia del oficio remisorio al peticionario o en
caso de no existir funcionario competente así se lo comunicará.
Los términos para decidir o responder se contarán a partir del día
siguiente a la recepción de la Petición por la autoridad
competente.

33. Si la persona interesada insistiere en su petición de información o de
documentos ante la autoridad que invoca la reserva, corresponderá al
Tribunal Administrativo con jurisdicción en el lugar donde se encuentren
los documentos, si se trata de autoridades nacionales, departamentales
o del Distrito Capital de Bogotá, o al juez administrativo si se trata de
autoridades distritales y municipales decidir en única instancia si se
niega o se acepta, total o parcialmente la petición formulada.

34. La falta de atención a las peticiones y a los términos para
resolver, la contravención a las prohibiciones y el
desconocimiento de los derechos de las personas de que trata
esta Parte Primera del Código, constituirán falta para el
servidor público y darán lugar a las sanciones
correspondientes de acuerdo con el régimen disciplinario.

35. Ante una autoridad del Orden Departamental se acerca un grupo de
ciudadanos preguntando por la respuesta a unas peticiones presentadas, en
donde solicitan la construcción de rampas para la movilización de los usuarios
en situación de discapacidad, en los edificios de la entidad.
El funcionario encargado de dar trámite a las solicitudes de los ciudadanos
debe
A. Otorgar pronta respuesta a las peticiones con la debida motivación de
acceder o negar lo solicitado.
B. Resolver las peticiones una vez se haya ordenado tutelar el derecho a la
movilidad.
C. Atender las peticiones de la población por ser identificada como en
situación de discapacidad.
EJERCICIOS

36. La solicitud elevada por los ciudadanos, exige la protección de los
derechos de otras personas sobre las cuales recae la titularidad del
derecho, en este caso el funcionario del orden departamental
encargado de dar respuesta a esta solicitud debe:
A.Requerir que sea presentada por quienes recae la titularidad del
derecho, en este caso la población en discapacidad.
B. Atender la petición de los ciudadanos, toda vez que gozan del
derecho para presentar solicitudes de interés general o particular.
C. rechazar el requerimiento, por estar dirigida a una población cuya
protección es responsabilidad de entidades del orden nacional.

37. El funcionario encargado de tramitar la solicitud, al verificar la
viabilidad de lo pretendido, debe:
A.Identificar que es de carácter sancionatorio porque castiga la falla
de la entidad en la implementación de mecanismos de acceso.
B.Señalar que es de carácter preventivo porque busca evitar la
vulneración de derechos de la ciudadanía en general.
C. indicar que es de carácter indemnizatorio porque pretende el
resarcimiento económico de los afectados.

38. GRACIAS