Julie Jiménez Jiménez Jefe del Depto. de Gestión de Proyectos (PMO) Gerencia de Sistemas y Procesos Patricia Pinto González Directora Nacional Red de Egresados Vicerrectoría de Responsabilidad Social y Extensión Universidad San Sebastián

1. CASO RED DE EGRESADOS
“Un nuevo desafío”
2011-2012

2. Relatores
Julie Jiménez Jiménez
Jefe del Depto. de Gestión de Proyectos (PMO)
Gerencia de Sistemas y Procesos
Patricia Pinto González
Directora Nacional Red de Egresados
Vicerrectoría de Responsabilidad Social y Extensión

3. Agenda
CASO RED DE EGRESADOS
“Un nuevo desafío”
2011-2012

4. Agenda
CASO RED DE EGRESADOS
“Un nuevo desafío”
2011-2012

5. Planteamiento del caso
 Antecedentes Generales
• En marzo del 2011, la USS crea la dirección nacional
Red de Egresados
• Con el objetivo de contribuir y ampliar las oportunidades
de desarrollo de nuestros egresados y titulados.
• Se propone un desafío, conocer y actualizar la información
de contacto de todos los egresados al año 2011 en el
menor tiempo posible

6. Planteamiento del caso
 Antecedentes Generales
SEPTIEMBRE 2011
9.500 egresados
1.450 actualizados
85%
Sin
Actualizar
85%
Actualizados
15%
sin actualizar
Existía información en muchos sistemas,
pero nada concreto…

7. Agenda
CASO RED DE EGRESADOS
“Un nuevo desafío”
2011-2012

8. Búsqueda de Soluciones
 Idea Inicial de Sistemas y Procesos
Lograr una solución integrada, con base única
actualizable, ágiles y de fácil de acceso
Fuente de información
Seguimiento y
control
Base de Datos Única
Actualización y reportería ágil

9. Búsqueda de Soluciones
 Posibles soluciones planteadas
 Contratar Campañas Callcenter
 Implementar Banner Egresado
usar Banner Académico y Workflow
 Desarrollar un sistemas local
 Implementar una herramienta CRM’s
¿Cuál es la mejor solución?

10. Búsqueda de Soluciones
 Idea Final de sistemas y procesos
Fuente de información
Seguimiento y
control
Base de datos única
Actualización y reportería ágil
Sistema de
Actualización con
Base de datos única O.K

11. Agenda
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12. Generación del Proyecto
 Usar una metodología
GESTIÓN DE CAMBIO  COMUNICACIÓN
5
Go Live y Soporte
Conocida y Probada
4
Pruebas y
Capacitación
3
Parametrizar y
Desarrollar
2
Definición de
Procesos
1
Preparación

13. Generación del Proyecto
 Definir el Equipo
Capa Usuaria
Capa Funcional Líder
Capa Técnica Líder
Capa de Apoyo

14. Generación del Proyecto
 Definir el Alcance
Plazo
• Diciembre 2011
Alcance
• Implementar una solución
tecnológica que permita
actualizar de forma fácil y
rápida la información de los
egresados, de al menos el
60% del total.

15. Generación del Proyecto
 Trabajamos sobre los procesos

16. Generación del Proyecto
 Avances Planificación y Coordinación
Desarrollo y QA Desarrollo
Validación y
Verificación
Cambios y Mejoras
Control y evaluación

17. Agenda
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18. Resultados
 Alcanzamos la meta
De forma rápida y Integrando varias En el plazo
eficaz aplicaciones esperado

19. Resultados
 Ajuste técnicos
DICIEMBRE 2011
BANNER WORKFLOW
BANNER BANNER
EGRESADO ESTUDIANTE EGRESADO CRM
Formularios Web Proceso Actual
de Egreso y
en www.uss.cl y Guarda en
Titulación Replica
Sitios Internos Banner
en CRM
Egresado
BASE DE DATOS
AUTOMÁTICO ÚNICA DE
Campañas de EGRESADOS EN
actualización de BANNER
datos vía mail
Guarda
en CRM
Campañas Replica en
vía Banner
Egresado
Call center

20. Resultados
 Qué logramos
Banner Egresados
• Información agrupada y relacionada en un sólo lugar (datos
personales, empleabilidad e intereses).
• Elementos que permitirán a futuro desarrollar Fundraising.
Banner Estudiante INTEGRACIÓN CRM
Información de catálogo. Y • Reportería rápida y ágil.
SEGURIDAD • Call center integrado.
• Administración de campañas.
Banner Workflow
• Seguimiento de solicitudes.
• Activación de contraseñas.
• Actualización automática.

21. Agenda
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2011-2012

22. Experiencia del usuario Final
 Estadísticamente
DICIEMBRE 2011 9.500 egresados
Se lanza la 1° campaña de actualización masiva 30%
Sin Actualizar
70%
con tintes exitosos
Datos Integrados, actualizados y
consistentes en 3 meses de campaña. Actualizados
AGOSTO 2012
11.300 egresados
En régimen
78%
Sin Actualizar 22%
Sin Actualizar
Actualizados

23. Experiencia del usuario final
 Generación de Valor
78%
Proyección de
Fidelización de Adecuaciones de
programas
egresados a través los perfiles de
académicos pre y
de beneficios egreso
postgrado.
Mejora la
Mejorar Fortalecimiento
contactabilidad, m
oportunidades de talleres de
antener y mejorar
para egresados inserción
vínculos
Actividades Red de contactos
Vinculación con
focalizadas con para nuevos
empleadores
egresados trabajos

24. Agenda
CASO RED DE EGRESADOS
“Un nuevo desafío”
2011-2012

25. Resumen
 ¿Qué aprendimos?
• Aprendimos a buscar alternativas tecnológicas que acomoden
al usuario y que pueden convivir integradas.
• Basarnos en una metodología conocida y que nos permitiera
en corto tiempo lograr la solución planteada
• Coordinar y mantener comunicados a tiempo a los equipos y
proveedores, para que aporten al proyecto en el momento que
se requiera.
LOGRAR EL OBJETIVO
PLANTEADO, BASADOS EN UN
PROCESO CONOCIDO INTEGRANDO
SISTEMAS.

26. Resumen
BASE DE DATOS
ÚNICA DE
EGRESADOS EN
BANNER

27. ¡Muchas Gracias!

28. CASO RED DE EGRESADOS
“Un nuevo desafío”
2011-2012