3. FUNCIONALIDAD
nos permite evaluar una condición para determinar si
es falsa o verdadera. Funciona de la siguiente manera
1. Prueba lógica: Expresión lógica que será evaluada
para conocer si es VERDADERO o FALSO.
2. Valor si verdadero: El valor que se devolverá en
caso de que el resultado de que sea VERDADERO.
3. Valor si falso : El valor que se devolverá si el
resultado de la evaluación es FALSO.
7. FUNCIÓN BUSCARV
Es una de las funciones que mas se usan en Excel,
nos permite encontrar un valor dentro de un rango de
datos, es decir, podemos buscar un valor dentro de
una tabla y saber si dicho valor existe o no.
8. ESTRUCTURA
1. Valor buscado: se entiende como el criterio que se
va a buscar en la primera columna de la matriz de
tabla
2. Matriz buscar en: Dos o más columnas de datos.
Usa una referencia a un rango o un nombre de rango.
3. Indicador columnas: Es el valor del número de
columna de matriz buscar en desde la cual debe
devolverse el valor coincidente
17. LA FUNCIÓN DIA
Devuelve el número de día de una fecha y que
estará expresado como un número entero entre 1 y
31. Funciona de la siguiente manera:
18. LA FUNCIÓN DIA
En algunos momentos necesitamos saber el nombre
del día de la semana, si por ejemplo corresponde a un
domingo, lunes, martes, etc.
Para saberlo podemos utilizar la función TEXTO de la
siguiente manera:
20. LA FUNCIÓN MES
Nos permite saber el mes de una fecha que
proporcionemos y la función MES nos devolverá un
número entero entre 1, que representa el mes de
enero, y 12 que representa al mes de diciembre.
Se aplica de la siguiente manera:
21. LA FUNCIÓN MES
Si deseas mostrar en una celda el nombre del mes en
lugar de su número, podemos utilizar la función
TEXTO de la síguete manera:
23. LA FUNCIÓN AÑO
Esta función nos devuelve el número de año de una
fecha que sea especificada como argumento de la
función. Se aplica de la siguiente manera:
25. ORDENAR DATOS EN
EXCEL
Ordenar una tabla en Excel:
En el encabezado de una columna veremos algunas
opciones de ordenación de datos. Al aplicar en una
opción ordenación a una tabla de Excel las filas se
reorganizarán de acuerdo al contenido de la columna
por la cual estamos ordenando.
27. ALGUNOS CRITERIOS DE
ORDENACIÓN
ordenar una tabla indicando diferentes criterios de
ordenación. Por ejemplo, es posible ordenar los datos
primero por fecha, después por país y
posteriormente por región.
La ruta que se utiliza es la siguiente: Inicio > Ordenar
y filtrar > Orden personalizado.
28. FILTRAR DATOS EN EXCEL
Filtrar datos en una tabla de Excel:
Cuando damos en la opción de filtrar solamente
despliega aquellas filas que cumplen con los criterios
especificados. Los datos de la tabla no son eliminados
ni alterados sino que solamente se ocultan a la vista.
30. FILTRAR POR
SEGMENTACIÓN DE DATOS
Para agregar la segmentación de datos debemos
seleccionar una celda de la tabla e ir a Herramientas
de tabla >Diseño > Herramientas > Insertar
segmentación de datos. Se mostrará un cuadro
de diálogo con las columnas de nuestra tabla:
33. CONSULTAS
Las consultas son una forma de buscar y recopilar
información de una o más tablas para conseguir
información detallada de una base de datos. Al crear una
consulta en Access, defines condiciones específicas de
búsqueda para encontrar, exactamente, la información que
deseas.
36. FUNCIÓN CONTAR
Esta función cuenta la cantidad de celdas que
contienen números.
Ejemplos
CONTAR(A1:A5) =
Cuenta las celdas dentro del rango A1:A5 que
contienen números
37. LA FUNCIÓN CONTAR.SI
La función CONTAR.SI en Excel nos da la oportunidad de contar
el número de celdas de un rango que cumplan con un criterio
establecido. Sus argumentos solo los siguientes:
1. Rango (obligatorio): El rango que contiene los valores que se
desean
contar.
2. Criterio (obligatorio): La condición que determinará las
celdas que serán
contadas.
40. FUNCIÓN SUMAR SI
Nos permite hacer una suma de celdas que cumplen con un
determinado criterio y de esta manera excluir aquellas celdas
que no nos interesa incluir en la operación.
Rango: El rango de celdas que será evaluado.
Criterio: La condición que deben cumplir las celdas que serán
incluidas en la suma.
Rango suma: Las celdas que se van a sumar. En caso de que
sea omitido se sumaran las celdas especificadas en Rango.
45. Pasos para crear una consulta
simple de una única tabla
Paso 1: seguimos la siguiente ruta: Crear > Diseño de
consulta nos mostrara una tabla en la cual seleccionamos
clientes y agregamos
46. Pasos para crear una consulta
simple de una única tabla
Paso 2: Nos mostrara en la pantalla la vista de diseño de la
consulta. Allí veremos una lista con el nombre de cada una
de las tablas de nuestra base de datos.
Paso 3: Nos mostrara un panel de relación en el cual
veremos los nombres de los campos de la tabla hacemos
doble clic encima de los datos que deseamos que aparezcan
ejemplos:
47. Pasos para crear una consulta
simple de una única tabla
Paso 4:para establecer los criterios de búsqueda hacemos
clic en la fila criterios de campo al escribir los criterios en
mas de un campo
48. Pasos para crear una consulta
simple de una única tabla
Paso 5 -6: Después de haber establecido los criterios de tu
búsqueda, haz clic en el botón Ejecutar; Los resultados de la
consulta se mostrarán en la vista Hoja de datos, que es
parecida a una tabla.
50. FUNCIÓN INDICE
La función INDICE en Excel nos ayuda a obtener el valor de
una celda dentro de una matriz especificando el número de
fila y columna. Esta función tiene dos formas de uso: de
forma matricial y de forma de referencia.
Argumentos de los función son los siguientes:
53. CREAR UNA CONSULTA DE
TOTALES
En la ficha Diseño de consulta, busca el grupo Mostrar / Ocultar y
selecciona el comando Totales. En una fila se agregara a la tabla de la
cuadricula de diseño el campo agrupar por y seleccionamos la celda
que deseemos ejemplo:
TOTALES FILA AGRUPAR
54. Consultas de Tablas de
Referencias Cruzadas
La ruta que debemos seguir para este tipo de consultas es: > Icono
diseño de consulta > tabla o tablas> elegimos los campos que
deseamos utilizar y establecemos el criterio de selección.
Para crear una consulta de tipo tablas de referencias cruzadas
pulsamos sobre la opción General Tab. ref. cruz.: nos permite elegir
entre tres valores: Encabezado de fila, Encabezado de columna y valor.
Por ultimo ejecutamos. Ejemplos:
56. FUNCIONALIDAD
Las consultas nos sirven para encontrar un nombre,
objeto o cualquier cosa que estemos buscando en la
base de datos. Para la creación de estas consultas
debemos realizar los siguientes pasos:
1- Ir a la pestaña CREAR y después a DISEÑO DE
CONSULTA.
2- Se nos muestra una tabla y le damos AGREGAR
57. 3- Para esto debemos haber creado una relación
entre cada tabla, y nos aparecerá una línea la cual
es la que nos indica la relación, se le da doble clic
en la línea para MODIFICARLA.
4- Se modifica según la base de datos que se este
creando en ese momento.
61. FUNCIONALIDAD
Es una consulta de tipo resumen que nos permite
mostrar los datos como una tabla de doble entrada en
la que cada una de las columnas de agrupación es
una entrada de la tabla.
Seguimos los pasos básicos de las consultas, al tener
allí la consulta sin ejecutar, vamos a la opción de
generar y se nos despliega un cuadro de referencia
cruzada la cual nos da a escoger tres opciones:
62. 1- ENCABEZADO DE COLUMNA: Las entradas
aparecerán en la parte superior de la tabla.
2- ENCABEZADO DE FILA: Las entradas allí
aparecerá en la parte izquierda de la tabla.
3- VALOR: Este campo será cuyas entradas
aparezcan en el centro de la tabla, apareciendo en
resumen (suma, promedio, máximo, etc.)
65. FUNCIONALIDAD
En estas consultas podemos como en todas crear
unas nuevas consultas pero nos a diferencia de las
demás, en esta podemos: Anexar datos, Actualizar
datos y Eliminar registros.
Para tener mas claro estas consultas, una breve
explicación:
66. ANEXAR DATOS
Presionamos la opción tipo de
consulta de la ficha Diseño. Al
hacerlo nos aparecerá un
cuadro de diálogo que nos
pedirá el nombre de la tabla
donde se van a anexar los
datos. Aparece una nueva fila,
la fila Anexar a y por último
para que la consulta realice la
acción deseada debemos
ejecutarla
67. ACTUALIZAR DATOS
En la parte inferior de
la ventana veremos
que se han modificado
las filas. Aparece una
nueva fila, la fila
Actualizar a. Desde
esta fila indicaremos el
nuevo valor para los
campos deseados.
68. ELIMINAR REGISTRO
Aparece una nueva fila, la fila
Eliminar. Desde esta fila
podemos elegir dos valores:
1. Dónde: elegiremos esta
opción en los campos en los
que coloquemos criterios de
selección.
2. Desde: esta opción la
usaremos en el resto de
campos. Normalmente
seleccionaremos todos los
campos de una tabla mediante
la opción asterisco
70. FUNCIONALIDAD
Mediante este tipo de consultas se puede realizar
cálculos sobre los datos de las tablas. Se añade un
campo en la consulta que nos mostrará el resultado
de una operación realizada con los datos
almacenados en otros campos.
Finalmente añadiremos el campo calculado en la
consulta. Para ello basta con escribir la operación en
el apartado Campo de la parte inferior de la ventana
diseño de consulta.
73. FUNCIONALIDAD
La función IZQUIERDA en Excel forma parte de las
funciones de texto de la herramienta y nos ayuda a
obtener un número determinado de caracteres
ubicados a la izquierda de una cadena de texto de
acuerdo a la cantidad de caracteres especificados.
EJEMPLO: =IZQUIERDA(A1)
=IZQUIERDA(A1, 5)
76. FUNCIONALIDAD
La función DERECHA en Excel nos devuelve la última
letra o carácter de una cadena de texto. También
podemos indicar a la función DERECHA que nos
devuelva un número específico de caracteres del final
de la cadena de texto.
EJEMPLO: =DERECHA(A1)
=DERECHA(A1,4)
81. FUNCIONALIDAD
La función INDIRECTO en Excel nos ayuda a obtener
una referencia a una celda o a un rango de celdas.
Puedes utilizar esta función para crear una referencia
que no cambiará aun cuando se inserten filas o
columnas a la hoja de Excel.
La función INDIRECTO también puede ser utilizada
para crear una referencia a partir de una letra y un
número dando forma a la dirección de la celda de la
cual deseamos obtener la referencia
84. FUNCIONALIDAD
Primero hay que seleccionar toda la
información de nuestros datos. Para
ello recomiendo convertir nuestro rango
donde encontramos nuestra información a
una tabla de datos.
¿Cómo? Muy sencillo. Selecciona el rango
y ve a Venta Insertar >> Grupo Tablas >>
Tabla
86. ORGANIZAR TABLA
DINÁMICA
• Filtros de reporte: nos permitirá filtrar la tabla entera
seleccionando uno o varios elementos de la lista del filtro
que hayamos aplicado.
• Columnas: nos permitirá organizar nuestra información por
columnas (podremos seleccionar uno o varios elementos de
la colección)
• Filas: nos permite organizar nuestra información por filas
(podremos seleccionar uno o varios elementos de la
colección)
• Valores: serán los valores de cálculo. Podremos visualizar
los valores como suma, máximo, media, contar valores…
89. FUNCIONALIDAD
Los formularios son unos objetos de la base de
datos que nos permiten acceder a la
información almacenada en las tablas. Los
podremos utilizar para escribir, modificar,
eliminar, buscar o mostrar los datos de una tabla
o consulta.
92. La función DESREF es tan útil como difícil
de entender al principio. DESREF
devuelve una referencia a partir de otra
que podemos llamar referencia de partida,
vamos a tratar de aclarar esto.
Recordemos que una referencia es el
código de una celda (A1;F3;H124, etc.) o
el código de un rango de
celdas(A3:G6;H5:K7;etc)
y aquí pasan dos cosas distintas según se
trate de una celda o un rango de celdas;
veamos:
FUNCIONALIDAD
94. El Asistente de Reportes
El Asistente para informes es una herramienta que te guiará en el
proceso de creación de informes complejos. Una vez que lo hayas
creado, ya sea a través del Asistente de informes o el comando
Informe, puedes darle formato para hacer que se vea exactamente
como tú quieres.
95. ¿Cómo usar el Asistente de informes?
Selecciona la pestaña Crear y busca el grupo Informes. Allí, haz clic
en el comando Asistente para informes. Se abrirá un cuadro de
diálogo. Allí haz lo siguiente:
96. Paso 1: Selecciona los campos a incluir en el informe
• Haz clic en la flecha desplegable ubicada en el campo Tablas / Consultas
y allí selecciona el archivo que vas a incluir en el informe.
• Selecciona un campo de la lista de la izquierda y haz clic en la flecha
hacia la derecha para añadirlo al informe.
• Puedes agregar campos de más de una tabla o consulta, repitiendo los
pasos anteriores. Una vez que hayas añadido los campos que desees, haz
clic en Siguiente.
97.
98. Paso 2: Organizar el Informe
El Asistente para informes te brinda opciones para que elijas la
apariencia y la organización de tus datos. Puedes ponerlos en grupo,
así como organizar los campos en varios niveles (en esquema o lista
con viñetas)
• Selecciona alguna de las opciones de la lista desplegable para
obtener una vista previa.
• Haz clic en Siguiente cuando estés satisfecho con la organización
básica de sus datos.
99. • Si no estás satisfecho con la forma en que se organizaron tus datos,
puedes modificar los niveles de agrupación así:
- Selecciona un campo de la lista y haz clic en la flecha hacia la
derecha para agregarlo como un nuevo nivel.}
- Si es necesario, modifica el orden de los campos agrupados. Para
ello, selecciona un campo y pulsa el botón hacia arriba o abajo para
mover hacia el nivel.
• Haz clic en Siguiente cuando estés satisfecho con la organización.
100.
101. Paso 3: Ordenar los datos de informe
• Haz clic en la flecha desplegable de la parte superior y selecciona el
nombre del primer campo que deseas ordenar.
• Haz clic en el botón de la derecha para cambiar el tipo de orden
ascendente o descendente.
• Agrega campos adicionales. Puedes clasificar hasta cuatro. Aparecerán
de arriba a abajo, lo que significa que el campo en la parte superior de
la lista será tu clase principal.
• Cuando estés satisfecho con la forma en que sus datos están
ordenados, haz clic en Siguiente.
102.
103. Paso 4: Selecciona un diseño y Título
• Haz clic en las distintas opciones de diseño para acceder a una
vista previa, a continuación, selecciona una para utilizar en tu
informe.
• Selecciona la distribución y la orientación pulsando sobre las
casillas correspondientes.
• Una vez satisfecho con tu diseño de informe, haz clic en Siguiente.
Luego, coloca el cursor en el cuadro de texto y escribe el título que
deseas para tu informe.
• Selecciona si deseas obtener una vista previa del informe o
modificar su diseño. A continuación haz clic en Finalizar.
104.
105. Dar formato a un reporte
Uno de los puntos fuertes de los informes es que puedes modificar
su aspecto para que se vean cómo quieres. Puedes agregar
encabezados y pies de página, aplicar nuevos colores para el diseño
e incluso añadir un logo. Todas estas cosas pueden ayudar a crear
informes visualmente atractivos.
106. Modificar el encabezado y pie de página
Para ver y modificar el encabezado y pie de página que aparecen en
cada página del informe, selecciona el ícono Vista en la cinta de
opciones y cambia a la vista Diseño. Verás que los campos
encabezados y pie de página se encuentran en unas franjas grises.
Dependiendo del diseño de tu informe, puedes encontrar que no
hay espacio en blanco en el encabezado y pie de página, como en la
imagen de arriba. Si este es el caso, debes cambiar el tamaño de la
cabecera y el pie antes de que pueda añadir nada a ellos.
Simplemente, haz clic y arrastra el borde inferior de la cabecera o
pie de página para que sea más grande.
107.
108. Para agregar texto a un encabezado o un pie
• En la cinta de opciones, selecciona la ficha Diseño ubicada en
Herramientas de diseño de informe. Luego, pulsa el comando
Controles y a continuación, selecciona la opción Etiqueta.
• Coloca el cursor en el espacio en blanco del encabezado o pie de
página. Luego, haz clic y mantén presionado el botón mientras lo
arrastras para crear la etiqueta. Suelta el ratón cuando alcances el
tamaño deseado.
• Coloca el cursor en el cuadro de texto, haz clic y escribe el texto
deseado.
109.
110. Agregar números y la fecha- Hora
Para agregar números de página en un encabezado o pie de página
• En la cinta de opciones, selecciona la ficha Diseño ubicada en Herramientas
del informe. Allí, localiza el grupo Encabezado y pie de página y una vez allí,
pulsa en el comando Números de página.
111. • Aparecerá el cuadro de diálogo Números de página. Allí, selecciona el
formato:
- Selecciona Página N para que aparezca el número de la página actual
únicamente.
- Selecciona Página N de M para mostrar el número de la página actual y el
número total de páginas.
• Selecciona si deseas poner los números de página en el encabezado o
pie de página.
• Haz clic en la flecha hacia abajo para seleccionar la alineación de los
números.
113. Para agregar la fecha y hora a un encabezado o un pie de página
114. • En la cinta de opciones, selecciona la ficha Diseño ubicada en Herramientas
del informe. Allí, localiza el grupo Encabezado y pie de página y una vez allí,
pulsa en el comando Fecha y hora.
115. • Aparecerá el cuadro de diálogo Fecha y Hora. Allí, selecciona las
opciones de formato que desees. Accederás una vista previa del texto
que se incluirá en el informe.
• Cuando estés satisfecho con la apariencia de la fecha y hora, haz clic en
Aceptar.
116. Temas y Fuentes
Un tema es un conjunto de colores y tipos de letra que se aplican a la totalidad
de la base de datos para darle un aspecto coherente y profesional. De forma
predeterminada, las bases de datos utilizan el tema de Office. Cuando se
cambia el tema, todas las fuentes y los colores cambian para que el informe
coincida con el nuevo tema. Diseñar y modificar informes con elementos del
tema puede ayudar a mantener la apariencia consistente de tus informes.
117. Para cambiar el tema
• Una vez te encuentres en el modo de vista Diseño, selecciona la pestaña
Diseño y en el grupo Temas selecciona el comando Tema.
118. • Aparecerá un menú desplegable. Pasa el ratón sobre un tema
para acceder a una vista previa del mismo.
• Selecciona el tema deseado. Verás que se aplica a toda la base
de datos.
120. • Una vez te encuentres en el modo de vista Diseño, selecciona la pestaña
Diseño y en el grupo Temas selecciona el comando Fuentes.
• Aparecerá un menú desplegable. Allí, selecciona una fuente del
conjunto. Las fuentes se aplican a toda la base de datos.
121.
122.
123. Insertar un logo en el informe
Pasos para agregar un logo:
• En la ficha Inicio, haz clic en el comando Vista y selecciona la opción
Vista Diseño
• En la pestaña Diseño ubica y pulsa el comando Logotipo.
124. • Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar imagen. Allí, busca y selecciona
el archivo de imagen deseado y haz clic en Aceptar para agregarlo a tu
informe.
• Una versión minimizada de la imagen aparecerá en el encabezado. Haz
clic y arrastra el borde de la imagen para cambiar su tamaño.
125. Mueve el logo a la ubicación deseada haciendo clic y
manteniendo el botón presionado mientras arrastras la imagen.
126. Importar o Vincular los Datos
Puede llevar los datos de un libro de Microsoft Office Excel a Microsoft Office Access
de varias maneras. Puede copiar datos de una hoja de cálculo abierta y pegarlos en
una hoja de datos de Access, importar una hoja de cálculo a una tabla nueva o
existente, o vincular a una hoja de cálculo desde una base de datos de Access. En
este tema se explica detalladamente cómo importar o vincular a datos de Excel
desde Access.
Su objetivo es guardar parte o todos los datos de una o varias hojas de cálculo
de Access, debe importar el contenido de la hoja de cálculo a una base de datos de
Access nueva o existente. Al importar datos, Access crea una copia de los datos en
una tabla nueva o existente sin alterar el archivo de origen de Excel.
127. Importar datos de Excel
Preparar la hoja de cálculo
1. Busque el archivo de origen y seleccione la hoja de cálculo que contiene
los datos que desea importar a Access. Si desea importar sólo una parte de
una hoja de cálculo, puede definir un rango con nombre que incluya sólo las
celdas que desea importar.
128. ¿Cómo creo en Excel un rango con nombre?
a. Vaya a Excel y abra la hoja de cálculo que desea importar.
b. Seleccione el rango de celdas que contenga los datos que desee importar.
c. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el rango
seleccionado y haga clic en Asignar nombre a un rango. Estos nombres se
pueden utilizar dentro de una fórmula para ayudar en la compresión de la
misma posteriormente. Para asignar un nombre a una celda selecciona la
celda o rango a la que asignarás un nombre y haz clic en el cuadro Nombre
que se encuentra en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas.
d. En el cuadro de diálogo Nombre nuevo, especifique un nombre para el
rango en el cuadro Nombre y haga clic en Aceptar.
Tenga en cuenta que puede importar sólo una hoja de cálculo a la vez durante una
operación de importación. Para importar datos de varias hojas de cálculo, repita la
operación de importación para cada hoja de cálculo.
129. 2. Revise los datos de origen y ejecute una acción tal como se describe en
esta tabla.
130. Preparar la base de datos de destino
1. Abra la base de datos de Access en la que se guardarán los datos importados.
Asegúrese de que la base de datos es de sólo lectura y de que tienen los
permisos para realizar cambios en la base de datos.
Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic
en Nuevo.
2. Antes de iniciar la operación de importación, decida si desea guardar los
datos en una tabla nueva o existente.
131. Iniciar la operación de importación
1. En la sección importar y vincular de la pestaña Datos externos, haga clic
en Excel.
2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Hoja de cálculo de
Excel, en el cuadro Nombre de archivo, especifique el nombre del archivo
de Excel que contiene los datos que desea importar.
3. Especifique cómo desea guardar los datos importados.
4. Haga clic en Aceptar.
132. Usar el Asistente para importación de hojas de cálculo
1. En la primera página del Asistente, seleccione la hoja de cálculo que contiene
los datos que desea importar. A continuación, haga clic en Siguiente.
2. En la segunda página del asistente, haga clic en Mostrar hojas de cálculo o
en Mostrar rangos con nombre, seleccione la hoja de cálculo o el rango
con nombre que desee importar y haga clic en Siguiente.
3. Si la primera fila de la hoja de cálculo o del rango de origen contiene los
nombres de campos, seleccione La primera columna contiene
encabezado de columna y haga clic en Siguiente.
4. El Asistente le pide que revise las propiedades de campos. Haga clic en una
columna en la parte inferior de la página para ver las propiedades de los
campos correspondientes. Si lo desea, puede realizar alguna de estas
tareas.
133. 5. En la siguiente pantalla, especifique una clave principal para la tabla. Si
selecciona Permitir a Access agregar la clave principal, Access agrega un
campo Auto numérico como primer campo en la tabla de destino y lo rellena
automáticamente con valores de identificador únicos, comenzando por 1. A
continuación, haga clic en Siguiente.
6. En la última pantalla del asistente, especifique un nombre para la tabla de
destino. En el cuadro Importar a la tabla, escriba un nombre para la tabla.
Si la tabla ya existe, Access muestra un mensaje que solicita si desea
sobrescribir el contenido existente de la tabla. Haga clic en Sí para continuar
o en No para especificar un nombre diferente para la tabla de destino y, a
continuación, haga clic en Finalizar para importar los datos.
134. 7. Haga clic en Sí para guardar la información de la operación para un
uso futuro. Guardar la información le ayuda a repetir la operación sin
tener que examinar el Asistente cada vez. Guardar la configuración de
importación como.
