Este documento describe diferentes tipos de manuales organizacionales aplicados a configuraciones por procesos. Explica manuales de organización y procesos, de puestos, de procedimientos e instrucciones. Los manuales de organización y procesos describen las células orgánicas responsables de los procesos. Los manuales de puestos describen actividades y competencias requeridas. Los manuales de procedimientos describen actividades secuenciales para ejecutar procesos. Las instrucciones explican cómo manipular equipos para evitar accidentes.

1. UNIDAD 4.
MANUALES
ORGANIZACIONALES.
OBJETIVO
ELABORARÁS PROPUESTAS DE MANUALES
APLICADOS A CONFIGURACIONES POR PROCESOS
CON BASE EN SUS OBJETIVOS, CLASIFICACIÓN Y
CONFIGURACIÓN

2. Todas las empresas según Gilli (2019), aprenden de su
experiencia o expertiz, que transmiten a sus empleados.
Si la empresa es de reciente creación y sobretodo
pequeña, el conocimiento se transmite de forma
informal, dando márgenes a la discrecionalidad,
flexibilidad en los puestos y procedimientos.
Conforme crece la empresa en tamaño y complejidad los
procesos se convierten en formales para conceptualizar
el proceso de control
2
4.1 MARCO DE REFERENCIA

3. • Para que un proceso sea formalizado
requiere de las siguientes finalidades:
► Reducir la variabilidad del
comportamiento y controlarlo
► Coordinar de manera precisa
distintas tareas.
► Obtener consistencia mecánica para
una producción eficiente
► Asegurar a clientes y empleados la
imparcialidad de los procedimientos.
3
4.1 MARCO DE REFERENCIA

4. • La formalización tiene 3 métodos
básicos:
1. Por la corriente de trabajo
2. Por la posición
3. Por las reglas.
Por lo que los manuales son
herramientas para establecer y fijar un
sistema administrativo.
4
4.1 MARCO DE REFERENCIA

5. 4.1 MARCO DE REFERENCIA
5
Gilli (2019), la formalización constituye cuerpos integrados de
normas en los que se presentan las instrucciones necesarias
para la realización de las tareas.
El manual, no importante su formato, si es consultado y
actualizado periódicamente, proporciona la relación en la
gestión de la empresa.
Los empleados deben de poseer el Manual para que no existan
dudas sobre el procedimiento a seguir o bien la toma de
decisiones de rutina a adoptar, debe de tener a su disposición
el manual y se incluye como complemento del proceso de
inducción.
La utilidad del Manual se refiere a la función de unificación que
evita dispersión y dificultad de ubicar instrucciones y
disposiciones, incomprensión de necesidades globales y la
improvisación en la toma de decisiones.
https://www.youtube.com/watch?v=cZV0c2tyI40

6. 4.1 MARCO DE REFERENCIA
6
El manual es un instrumento de
entrenamiento personal, aporta claridad
para la resolución de problemas,
asignación de responsabilidades y base
para la evaluación del desempeño.
Las limitaciones del Manual, son: en su
confeccionado y mantenimiento, así como en
su actualización, requiere tiempo y costo, si
ésta mal redactado o carece de
especificaciones necesarias, puede dificultar
las tareas. Si es muy prescriptivo limita la
iniciativa individual.
Franklin (2009) indica que los Manuales
Administrativos son indispensables, dada la
complejidad de las estructuras organizacionales, el
volumen de sus operaciones, los recursos
disponibles, la demanda de productos, servicios o
ambos.

7. 7
• Muestra de manera clara el grado
de autoridad y responsabilidad de
los distintos niveles jerárquicos
integrantes
• Ahorra tiempo y esfuerzo en la
realización de funciones, de tal
manera que se evite la repetición
de instrucciones y criterios de
actuación.
• Relacionar las estructuras
jerárquicas funcionales con los
procesos de negocio.
4.2 OBJETIVO DE LOS MANUALES ORGANIZACIONALES
• Presentan visión en conjunto de la
empresa (individual, grupal o
sectorial
• Precisa las funciones asignadas a
c/unidad administrativa, de modo
que se definan responsabilidad,
eviten duplicaciones y detecten
omisiones
• Mostrar de manera clara el grado de
autoridad y responsabilidad de los
distintos niveles jerárquicos
integrantes.
Según Franklin (2009) los manuales cumplen los siguientes objetivos:

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• Coadyuvar a la correcta realización y
uniformidad de las labores
encomendadas a todo el personal.
• Promover el aprovechamiento
racional de los recursos humanos,
materiales, financieros y tecnológicos
disponibles.
• Fortalecer la cadena de valor de la
organización.
• Facilitar el reclutamiento, selección,
inducción, socialización, capacitación
y desarrollo del personal.
• Sirve como una fuente de
información para conocer la
organización.
• Funcionar como medio de relación
y coordinación con otras
organizaciones.
• Construir un vehículo de
orientación e información a los
proveedores de bienes,
prestadores de servicios y usuarios
o clientes con los que interactúan
la organización.
4.2 OBJETIVO DE LOS MANUALESORGANIZACIONALES

9. 9
• Franklin (2009) indica que se pueden clasificarse por:
4.3 CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALESORGANIZACIONALES*
Por su naturaleza o área de aplicación se dividen en:
a. Microadministrativos. Corresponden a una sola organización y se refieren a ella de
modo general, o se circunscriben a alguna de sus áreas en forma específica.
b. Macroadaministrativos. Contiene información aplicable a más de una organización.
c. Mesoadministrativos. Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector o de
actividad o ramo específico. El término mesoadministrativo se usa normalmente en
el sector público; sin embargo, puede emplearse también en el sector privado.
https://www.gestiopolis.com/manuales-administrativos/
https://www.youtube.com/watch?v=9aT1ZkV9Otc

10. 10
4.3.2 POR SU CONTENIDO, PUEDEN SER:
DE PROCEDIMIENTOS. Es un DOCUMENTO
TÉCNICO, que incluye información sobre la
SUCESIÓN CRONOLÓGICA Y SECUENCIAL de
operaciones conectadas y entrelazadas entre sí
(concatenadas) que se constituyen en una
organización.
Todo procedimiento incluye la determinación de
tiempos de ejecución, el uso de recursos
materiales y tecnológicos, así como la aplicación de
métodos de trabajo y control para desarrollar las
operaciones de modo oportuno y eficiente.
Esta descripción de procedimientos implica
comprender el desarrollo de actividades de rutina
de todos los niveles jerárquicos, lo que propicia la
disminución de fallas u omisiones e incremento de
la productividad.

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4.3.2 POR SU CONTENIDO*, PUEDEN SER:
DE GESTIÓN CUALITATIVA.*
Describe y consigna los elementos del sistema de
gestión de la calidad; incluye información sobre el
alcance, las exclusiones y directrices de calidad
(objetivos y políticas de calidad); aborda, también
la responsabilidad y autoridad del sistema de
gestión de la calidad. Presenta mapas de proceso,
información sobre los sistemas de gestión de la
calidad, especificaciones sobre las
responsabilidades de la alta dirección y la gestión
de recursos, así como precisiones respecto a las
tareas imprescindibles en la realización del servicio
o producto, medición, análisis y mejora y
referencias normativas.

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4.3.2 POR SU CONTENIDO*, PUEDEN SER:
DE POLÍTICAS. O DE NORMAS.
Incluyen guías básicas que sirven como marco
de actuación para realizar acciones, diseñar
sistemas e implementar estrategias en una
organización.
DE PUESTOS O MANUAL INDIVIDUAL O
INSTRUCTIVO DE TRABAJO.
Identifica las relaciones, funciones y
responsabilidades asignadas a los puestos de
una organización.
DE CONTENIDO MÚLTIPLE.
Concentra la información con respecto a
diferentes temas o aspectos de la empresa.
Su objetivo es acumular un documento
para:
- Accesibilidad para consulta
- Viabilidad económica
- Integración de más de un tipo de
información con aspecto indispensable
- Emisión de instrucciones del nivel
dirección.

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4.3.2 POR SU CONTENIDO*, PUEDEN SER:
DE VENTAS.
Contiene información específica para
apoyar a ventas, puede incluir:
a. Definición de estrategias de
comercialización
b. Descripción de productos o ambos
servicios
c. Mecanismos de negociación.
d. Políticas de funcionamiento
e. Estructura de la fuerza de ventas
f. Análisis de la competencia.
g. División territorial por responsable,
cliente, producto y/o servicio.
h. Forma de evaluar el desempeño
DE TÉCNICAS.*
Detalla los principios y criterios necesarios para
emplear herramientas técnicas que apoyan la
ejecución de procesos o funciones.
DE PRODUCCIÓN.
Es un soporte para dirigir y coordinar procesos de
producción en todas sus fases. Es también un
auxiliar para uniformar criterios y sistematizar las
líneas de trabajo en áreas de fabricación.

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4.3.2 POR SU CONTENIDO*, PUEDEN SER:
DE PERSONAL O MANUAL DE RELACIONES
INDUSTRIALES, DE REGLAS DEL EMPLEADO
O DE EMPLEO.
Incluye:
a. Condiciones de trabajo
b. Organización y control de personal
c. Lineamientos para
d. El análisis y evaluación de puestos
e. Reclutamiento, selección, contratación,
inducción y socialización de personal
f. Capacitación y desarrollo
g. Normatividad
h. Higiene y seguridad
i. Prestaciones.
DE OPERACIÓN.
Se ocupa para orientar el uso de
equipos y apoyar funciones
altamente especializadas; su
desarrollo demanda un
conocimiento muy específico.
DE SISTEMAS.
Es apoyo para conocer el
funcionamiento de sistemas de
información, administrativos e
informáticos de una empresa.

15. 15
4.3.3 MANUALES POR SU ÁMBITO*
Específicos.
Concentran información
de un área o unidad
administrativa de una
empresa, por convención,
incluyen la descripción de
puestos.
Enfoque.
Contiene información
detallada sobre el contenido
de los manuales de
organización, los
procedimientos adoptados y
el sistema de gestión de la
calidad. Uso más
generalizado
GENERALES.
Contienen información general de
la empresa, por su naturaleza,
sector y giro industrial, estructura,
forma, ámbito operacional y tipo
de personal. En el sector público,
pueden abarcar hasta el nivel de
dirección general o su equivalente,
y en el sector privado hasta el
nivel de departamento u oficina.

16. 4.4 MANUALESAPLICADOS
A CONFIGURACIONES POR
PROCESOS
Según Loufatt (2017) , los
principales manuales
organizacionales que se aplican a
las configuraciones por procesos,
y que armonizan con los
organigramas por procesos, son:
16
https://www.youtube.com/watch?v=eKAM_kO4TXU

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• Este manual se encarga de describir cada una de las células orgánicas
responsables de ejecutar los diversos procesos organizacionales
identificados en el Mapa de Procesos.
• Debe contener la siguiente información:
1. Cédula orgánica. Es el nombre que recibe cada célula organizacional
(definida en el organigrama de procesos); su tarea principal es la
ejecución de un proceso y/o subproceso organizacional
2. Finalidad. Indica de manera clara y simple, la tipología y el propósito
de la célula orgánica
4.4.1 DE ORGANIZACIÓNY PROCESOS*

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3. Flujo del proceso. Indica la secuencia completa, integrada y sinérgica
de subprocesos organizacionales, es decir las etapas, necesarios para
poder ejecutar un proceso organizacional, lo que permite una visión
panorámica del total del proceso.
4. Texto explicativo. Describe, a modo de explicaciones suplementarias o
complementarias, c/una de las etapas dibujadas en el Flujo del Proceso
5. Personal asignado. Señala el número de funcionarios (y sus respectivos
puestos o cargos) asignados a la célula orgánica, es decir aquellos que
tienen relación con la operación.
4.4.1 DE ORGANIZACIÓNY PROCESOS*

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4.4.1 DE ORGANIZACIÓNY PROCESOS

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• Este manual se encarga de describir, de manera detallada, las
actividades a desarrollar por cada funcionario que forma parte de cada
célula orgánica, especifica el perfil de competencias necesarias para
ocupar cada puesto y debe contener:
1. Cédula orgánica. Señala la célula de proceso en la que se ubica el
puesto que se analizará específicamente.
2. Denominación del puesto. Indica con precisión el nombre del puesto
o cargo a analizar.
3. Finalidad. Señala, de manera clara y concisa, el propósito general del
puesto.
4.4.2 DE PUESTOS

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4. Funciones, actividades y tareas. Enumera las funciones, actividades y
tareas a realizar, es decir una ponderación de cada una de ellas
5. Subordinación. Señala quién es la autoridad superior de la célula
orgánica de la cual depende jerárquicamente.
6. Mando. Indica sobre qué puestos, y funcionarios o subordinados, se
ejerce autoridad de mando.
7. Coordinación. En este punto se indican las actividades de enlace con
otras células orgánicas u otros puestos o cargos, internos y externos que
tiene el puesto.
4.4.2 DE PUESTOS

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8. Perfil de competencias. En este se indica cuáles son los conocimientos,
habilidades y actitudes que requiere el ocupante del puesto o cargo en
mención, incluso muestra ponderaciones y grados de intensidad de cada
una de ellas.
4.4.2 DE PUESTOS
https://es.slideshare.net/JeffFloresFerrer/manual-de-puestos

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24. 24
• El manual de procedimientos describe de forma detallada todas las
actividades secuenciales o paralelas necesaria para poder ejecutar un
proceso o subproceso organizacional, previamente establecido.
• Su contenido es:
1. Denominación del procedimiento. Identifica la etapa del proceso o
subproceso organizacional a ser detallado.
2. Finalidad. Señala con claridad el propósito que debe ser alcanzado
con la descripción del procedimiento específico.
4.4.3 DE PROCEDIMIENTOS

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3. Flujograma. Permite observar, de forma secuencial, el panorama
completo e integrado de todas las actividades necesarias para ejecutar un
proceso o subproceso organizacional.
Texto explicativo. Describe, a modo de explicaciones suplementarias o
complementarias, cada una de las etapas dibujadas en el flujograma.
https://es.slideshare.net/Scarliscarla/ejemplo-manual-procedimientos-23489165
4.4.3 DE PROCEDIMIENTOS

26. 26
• Éste manual, se encarga de explicar, de forma tutorial, cómo se debe
manipular correctamente algún insumo, material, equipo y/o
herramientas de trabajo, con la finalidad de evitar accidentes o
enfermedades laborales
• El contenido es:
• 1. Denominación de la instrucción. Identifica con claridad cuál es el
tópico concreto, a ser desarrollado.
4.4.4 DE INSTRUCCIONES DE USO

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2. Finalidad. Establece el propósito central de la instrucción y los
beneficios a ser alcanzados.
3. Gráfico ilustrativo. Permite observar secuencialmente el panorama
completo e integrado de todas las actividades necesarias para ejecutar la
instrucción deseada.
4. Texto explicativo. Presenta la secuencia completa, la explicación técnica
detallada y las recomendaciones a cumplir según el gráfico ilustrativo.
https://es.slideshare.net/Scarliscarla/ejemplo-manual-procedimientos-
23489165
4.4.4 DE INSTRUCCIONES DE USO

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• Las empresas necesitan forzosamente realizar un documento que sea
formal y dónde se indiquen todos los procesos, procedimientos,
actividades así como funciones de cada una de las áreas de esta, por
tanto se necesitan de diferentes Manuales que tiene ciertas
características que registra de acuerdo a las necesidades una
estandarización.
CONCLUSIÓN.

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• Elaboración de los procesos.
• https://www.youtube.com/watch?v=-U-RQKJ9KKg