El documento describe las diferentes unidades organizativas en la gestión financiera de SAP R/3, incluyendo mandantes, sociedades y divisiones. También explica conceptos clave como los planes de cuentas, las monedas, los ejercicios contables y las cuentas de mayor.

1. SAP R/3
FI
Gestión Financiera
Contabilidad
General

2. Mandante
Sociedad
División
Unidades Organizativas en FI

3. Unidades Organizativas en FI
Mandante 100
Mandante 200
Mandante 400
Sociedad
0040
Sociedad 0042
Sociedad 0041
División 1
División 2

4. Unidades Organizativas
Mandante
 El mandante constituye el nivel superior de la
jerarquía del Sistema R/3.
 Cada mandante constituye una unidad independiente
con registros maestros, tablas y datos propios.
 Para acceder al sistema, el usuario debe introducir
una clave de mandante y disponer de un registro
maestro de usuario en este mandante.

5. Unidades Organizativas
Sociedad (con fines externos)
 Una Sociedad representa una entidad financiera de
balance/jurídica independiente.
 Los balances y las cuentas de explotación exigidos por la ley
se pueden crear en el nivel de sociedad. La sociedad es la
estructura mínima necesaria en el módulo FI del Sistema R/3.
 En una empresa internacional, las operaciones comerciales
están repartidas en varios países. Dado que la mayoría de
gobiernos y autoridades fiscales exigen el registro de todas las
empresas como entidad jurídica, normalmente se crea una
sociedad por país.

6. Unidades Organizativas
Componentes de una sociedad
•Definición de la sociedad
Clave de sociedad (4 caracteres)
Nombre de la empresa
Población
País
Moneda
Idioma
Dirección
•Parámetros globales
Plan de cuentas
Ejercicio
Valores propuestos de la sociedad

7. Unidades Organizativas - Sociedad
• Dirección: se necesita para la correspondencia y se indica en los
informes.
• Moneda:Se especifica una moneda para cada sociedad.
 Las cuentas se gestionan en esta moneda.
 El resto de monedas se consideran monedas extranjeras.
 El sistema convierte los importes contabilizados en una moneda
extranjera en la moneda de la sociedad.
 La moneda especificada para una sociedad se denomina
moneda local en el Sistema R/3.
• País:La clave de país indica el país de la sociedad.
• El resto de países se consideran extranjeros.
• Clave de idioma: Debe indicarse una para que el sistema cree los
textos automáticamente en el idioma correcto, por ejemplo al
extender los cheques.

8. Unidades Organizativas
División
Las divisiones son áreas independientes de
una organización que se pueden utilizar para
todas las sociedades.
Constituyen unidades de balance que pueden
crear sus propios cierres con fines internos.
 La utilización de divisiones dependerá de
cada Empresa.
En este caso las divisiones serán indicadores
de cada una de las sedes.

9. Unidades Organizativas
División
Para la definición de una división sólo debe introducirse una
clave alfanumérica de cuatro posiciones y una descripción breve.

10. Estructuras de Contabilización
Principio de Variantes
El principio de la variante consta de tres pasos:
1. Definición de la variante
2. Especificación de valores para la variante
3. Asignación de la variante a Objetos R/3
Este principio se utiliza para
 Status campo
 Períodos contables
 Ejercicio

11. Estructuras de Contabilización
01
02
03
04
05
0607
08
09
10
11
12
Ejercicio
El ejercicio se puede definir como:
Independiente del año:
la cantidad de períodos y sus fechas
de comienzo y fin son iguales cada
año.
Dependiente del año:
Los períodos pueden diferir de un
año a otro.
13 14 15 16

12. Estructuras de Contabilización
• Para que las operaciones se puedan asignar a distintos
períodos, debe definirse un ejercicio con períodos
contables.El ejercicio se define como una variante que se
asigna a la sociedad.
• La variante de ejercicio comprende la definición de períodos
contables y períodos especiales. Los períodos especiales se
utilizan para contabilizaciones que no se asignan a períodos
determinados sino al proceso empresarial de cierre del
ejercicio. En total, se pueden utilizar hasta 16 períodos.
• El sistema deriva el período contable de la fecha de
contabilización. Si la fecha de contabilización pertenece al
último período contable normal, la operación también se puede
contabilizar en uno de los períodos especiales.

13. Estructuras de Contabilización
Ejercicio
Las variantes de ejercicio estándar están predefinidas
en el sistema y se pueden utilizar como modelos.
Nota: En la variante de ejercicio no se especifica si un período
está abierto o cerrado. Estos datos se gestionan en otra tabla. En
la variante de ejercicio sólo están definidos el número de
períodos y las fechas de inicio y de fin de los períodos
individuales.

14. Estructuras de Contabilización
Ejercicio
Año Natural vs. Año Desplazado
01
02
03
04
05
0607
08
09
10
11
12 01
02
03
04
05
0607
08
09
10
11
12
ene
feb
mar
abr
may
junjul
ago
sep
oct
nov
dic sep
Oct
nov

15. Monedas (cambiar a Documentos)
Indicadores de Moneda
Pesos Dólares
Tipos de cotización
Cotización histórica
Tipo de cambio vendedor
Tipo de cambio comprador
Cotización media
Tipo de cambio en determinadas fechas clave
ARS USD

16. Monedas, tipos de cotización y de cambio
 A cada moneda utilizada debe asignarse una clave de moneda.
 La mayoría de monedas ya vienen definidas en el Sistema R/3 de
SAP.
 Para cada clave de moneda se puede fijar una fecha de validez.
 Para cada par de monedas se pueden almacenar varios tipos de
cambio que se diferencian por el tipo de cotización.
 Los distintos tipos de cambio pueden utilizarse con distintos
fines, como por ejemplo para la valoración , la conversión, la
planificación, etc.

17. Monedas – factores de conversión
La relación entre las monedas debe determinarse para cada tipo de cotización y
para cada par de monedas mediante factores de conversión.
USD 1
CLP 736
Actualizar los tipos de cambio es una tarea diaria si se
quiere mantener la información bien actualizada.

18. Estructuras de Contabilización
Datos Maestros
Cuentas de Mayor
Plan de cuentas
Grupos de cuentas
Cuentas Asociadas
Cuentas de Deudor/Acreedor
Clases de Actualización
Grupos de cuentas
Rangos de números
Relaciones entre cuentas de terceros
Datos Maestro de Banco

19. Estructuras de Contabilización
Datos Maestros - Plan de cuentas
Llamamos así a los datos que no se modifican por un largo
espacio de tiempo y a los que otros datos hacen referencia
frecuentemente.
En la Gestión Financiera son:
Cuentas de Mayor
Contabilidad Auxiliar
Maestros de Bancos

20. Estructuras de Contabilización
Plan de Cuentas
Pasos a seguir para la definición de un Plan de
Cuentas
Definir un Plan de Cuentas
Definir las propiedades del Plan de Cuentas
Asignar sociedades al Plan de Cuentas
0040 0090 CAUS

21. Estructuras de Contabilización
Definición de un Plan de Cuentas
Clave
Descripción
Idioma de Actualización
Longitud del número de cuenta de mayor
Integración en CO
Plan de Cuentas del grupo
Indicador de bloqueo

22. Estructuras de Contabilización
Plan de Cuentas
 El idioma de actualización es el idioma en el que se actualizan las
descripciones de las cuentas.
 A cada cuenta de mayor se puede asignar un número de cuenta del grupo.
Este número de cuenta se utiliza para la gestión de informes multisociedades
cuando las sociedades utilizan diversos planes de cuentas.
 La longitud del número de cuenta de mayor puede ser de entre 1 y 10
posiciones.
 A cada sociedad debe asignarse un plan de cuentas. Un plan de cuentas se
puede asignar a varias sociedades (principio de variantes).

23. Estructuras de Contabilización
El plan de cuentas contiene información básica de las cuentas. La información de
una cuenta se registra en un segmento del plan de cuentas.
Contiene la siguiente información:
Número de cuenta
Denominación de la cuenta (como texto breve y explicativo)
Campos de control (véase los gráficos siguientes)
Campos de consolidación
Puede traducir el plan de cuentas a otros idiomas para visualizar la denominación
de la cuenta en el idioma de acceso al sistema adecuado al visualizar datos
maestros y contabilización. Si el plan de cuentas no se ha traducido al idioma
de acceso al sistema apropiado, la denominación de la cuenta aparece en el
idioma de actualización.

24. Estructuras de contabilización
El segmento de sociedad contiene información que se refiere exclusivamente a la
sociedad en cuestión. Con esta información se controla el registro de documentos
de contabilización y la gestión de datos de contabilidad
Plan de Cuentas
Segmento de
Sociedad 0040
100010
Segmento de
Sociedad 0041
Segmento
de Sociedad
Segmento
de
Sociedad
100020 100030
La sociedad
no utiliza la
cuenta 100020
Segmento
de
Sociedad

25. Estructuras de Contabilización
Cuentas – Segmento de Sociedad
• El segmento de sociedad puede ser diferente para la misma cuenta
de mayor dependiendo de las necesidades de la sociedad.
• El usuario define la información relevante para cada sociedad:
 Mon.
 Impuesto
 Cuenta asociada
 Visualizar partidas individuales
 Clave clasificación
 Grupo status-campo
 Banco propio

26. Estructuras de Contabilización
Tipos de Cuentas
En el segmento del plan de cuentas debe indicarse si la cuenta es:
Ambas clases de cuenta se tratan de forma diferente en el cierre:
 En el caso de las cuentas de balance, el saldo se arrastra a la misma cuenta.
 En el caso de las cuentas de beneficios, el saldo se transfiere a una cuenta de
remanente y la cuenta de beneficios se fija en cero. La cuenta a la que se
transfiere el saldo se asigna a una clave (p. ej., X). Esta clave se indica en el
campo "Tipo de cuentas de beneficios" en el segmento del plan de cuentas.
BALANCE RESULTADO

27. Estructuras de Contabilización
Grupos de cuentas para Cuentas de Mayor

28. Estructuras de contabilización
El status de campo
Cada campo tiene una de las propiedades siguientes:
–Suprimir
–Visualizar
–Entrada Obligatoria
–Entrada Opcional

29. Estructuras de Contabilización
Cuentas asociadas

30. Estructuras de Contabilización
Las cuentas asociadas son cuentas de mayor asignadas a
registros maestros de interlocutor comercial para registrar
todas las operaciones en la contabilidad auxiliar.
Cualquier contabilización en cuentas de contabilidad auxiliar
actualiza automáticamente los saldos de las cuentas
asociadas asignadas. De este modo, el libro mayor siempre
está actualizado.
Una cuenta de mayor se define como cuenta asociada al
introducir la clase de cuenta asociada en el campo "Cuenta
asociada p.clase cuenta”.
D para deudores
K para acreedores
AActivo fijo

31. Estructuras de Contabilización
Cuentas de Mayor - Visualizar Partidas Individuales

32. El campo "Visualización de partidas individuales" es un campo
de control del segmento de la sociedad de una cuenta.
Al contabilizar documentos en las cuentas sin "visualización de
partidas individuales" sólo se actualizan las cifras de movimientos
(sumatoria de las contabilizaciones de todas las partidas
individualesen el Debe y/o en el Haber). Cuando un usuario desee
consultar esta cuenta online, sólo podrá visualizar el saldo.

33. Estructuras de Contabilización
Cuentas de Mayor - Gestión de Partidas abiertas

34. Estructuras de contabilización
Las partidas de cuentas con gestión de partidas abiertas se marcan como
abiertas o compensadas.
Para las cuentas con gestión de partidas abiertas debe estar activada la
visualización de partidas individuales.
La gestión de partidas abiertas en cuentas de mayor es necesaria cuando deba
verificar las contrapartidas de las operaciones. Las partidas abiertas y
compensadas se pueden visualizar por separado para que se pueda comprobar
rápidamente qué operaciones falta compensar.
Sólo podrá activar y desactivar la gestión de partidas abiertas cuando el saldo
de la cuenta sea cero.

35. Estructuras de Organización
La moneda de la cuenta puede ser:
la moneda local o
una moneda extranjera.
En la versión estándar, la moneda local se propone como moneda de la cuenta
cuando se crea una cuenta de mayor.
Si la moneda de la cuenta es la moneda local, se pueden contabilizar
importes en la cuenta en cualquier moneda. Después se convierte a la
moneda local en la partida individual.
Esto ocurre independientemente de si la visualización de las partidas
individuales se ha activado o no.

36. Estructuras de Contabilización
Si en el registro maestro de datos está marcada la casilla de selección
"Saldos sólo en moneda local", sólo se gestionan cifras de movimientos
para los importes convertidos a moneda local.
Este campo debe estar marcado para las cuentas de compensación en las
que desee compensar partidas sencillamente asignando las partidas con el
mismo importe en moneda local entre sí. De este modo, no tienen lugar
posibles contabilizaciones de redondeos por diferencia de cambio.
El campo debe estar marcado para cuentas de compensación de
descuentos y cuentas de compensación para la entrada de mercancías y la
recepción de facturas.
El campo no debe marcarse para las cuentas asociadas para deudores
y acreedores.
El campo suele marcarse para cuentas de balance que no se gestionan en
monedas extranjeras y sin gestión de partidas abiertas.

37. Estructuras de Contabilización

38. Estructuras de Contabilización
Plan de Cuentas del Grupo

39. Estructuras de Contabilización
Plan de Cuentas de País

40. Estructuras de Contabilización
En vez de un plan de cuentas del grupo también se pueden utilizar planes de
cuentas del país. Si bien todas las sociedades utilizan el mismo plan de cuentas
operativo, las sociedades que necesitan un plan de cuentas especial para la
gestión de informes externa tienen la siguiente posibilidad:
 Asignar un plan de cuentas del país.
 Introducir el número del plan de cuentas del país
(número de cuenta alternativo) en cada segmento de la
sociedad. Cada número del plan de cuentas del país sólo
se puede utilizar una vez.
Nota: Debido a que todas las sociedades utilizan el mismo plan de cuentas para
sus contabilizaciones, en este caso es posible realizar el Controlling
multisociedades.
Desventaja: Los responsables que están familiarizados con sus planes de
cuentas del país deberán familiarizarse con el plan de cuentas operativo

41. Documentos Contables
 SAP AG
Procesos empresariales integrados
Contabilidad
Documento
contable
TRTR
FIFI
COCO
Procesos empresarialesProcesos empresariales
GestiónGestión

42. Documentos Contables
 El Sistema R/3 registra al menos un documento para cada operación
empresarial. Cada documento recibe un número de documento único.
 El Sistema R/3 puede asignar los números de documento
(=asignación interna) o el usuario puede asignar el número de documento
cuando lo introduzca (=asignación externa).
 Una operación empresarial puede generar más de un documento en el
Sistema R/3. Cuando se recibe mercancía de un proveedor, se crea un
documento de material para registrar los detalles importantes para el
inventario. Se crea un documento contable para hacer un seguimiento
financiero de la información relevante, como cuentas de mayor e importes.
•De las numerosas operaciones empresariales que se realizan a través del
Sistema R/3, y para las que se generan documentos, no para todas se
genera un documento contable porque no todas tienen un impacto
financiero. Un ejemplo de esto sería una órden de compra/pedido.

43. Documentos Contables

Document Nº 88675
Fecha: 05.06.199X
Sociedad: XXXX
Moneda: $$$
Debe Haber
Acciones 1000000
City Bank 800000
Fuji Bank 200000
Total: 10000001000000
Cabecera
Partidas
individuales
Partidas
individuales

44. Documentos Contables

R
Clases de documento
Clase doc. Nombre Rango núm. Clases cuenta
 AA Contabilidad AF 01 ADKMS
 AF Contab. amortizaciones 03 AS
 DR Factura deudor 18 ADMS
 KR Factura acreedor 19 AKMS
 SA Doc.cta.mayor (general) 20 DKS
 SB Contab.cta.mayor (banco)20 DKS

45. Documentos Contables
 La clase de documento especifica un rango de número para todos los
documentos que se encuentran dentro del rango.
 La clase de documento identifica qué clases de cuenta se permitirán en un
documento en concreto. Existen 5 clases de cuenta diferentes en el Sistema R/3.
–D Deudor (Clientes)
–K Acreedores (Proveedores)
–S Cuenta de mayor
–A Activo fijo
–M Materiales

46. Documentos Contables
 SAP AG
R

Contabilización de un documento: Claves de
contabilización La clave de contabilización
tiene funcionesde control en
las partidas individuales.
Controla:
1. La clase de cuenta (cliente,
proveedor, cuenta de mayor,
material)válida parala partida
individual
2. Si el importe contabilizado es
un cargo oun abono
3. El status decampode los
detalles adicionales
Detalles adicionales
División
Centro de coste
Texto
...
PK Partida individual 1
Cuenta
Importe
Indicador de impuestos
1 . S, D, K, A, M ?
2 . ¿Cargo o abono?
3 . ¿Status de
campo?
Nota: El status de campo determina la visualiz.en
pantalla para cadaPI cuando se introduce un doc.

47. Documentos Contables
 SAP AG
R
Contabilizar un documento
l Fechas y períodos
l Sociedad
l Moneda
l Clases de
documento
l Claves de
contabilización
l Importes
l Campos de
imputación
¿Cuáles son
los
requisitos?
¿Cuáles son
los
requisitos?

48. Anulación de Documentos

l Un documento sólose puede anular si:
 El documento original contiene partidas individuales no
compensadas. Si el documento contiene partidas
compensadas, éstas deben anularse antes de que la anulación
del documento se lleve a cabo.
 El documento original contiene sólo partidas individuales de
cliente, proveedor o de mayor.
 El documento original se ha contabilizado en el sistema FI. Los
documentos que tienen origen en otros módulos deberían
corregirse en aquel nivel. Después, las modificaciones
realizadas serán traspasadas a FI.
 Todos los valores especificados( por ejemplo, el centro de
coste) todavía son válidos.
l Si no se especifica una fechade contabilización para anular
un documento, el sistema lo anula utilizandola fecha de
contabilización del documento que vaa ser anulado.
l Se crea un númerode documento nuevo para el documento
de anulación.


49. Documentos Contables

Modificación de documentos
l Los datos que afectan al sistema de contabilidad
( número de cuenta, importe , etc.) no se pueden
modificar bajo ninguna circunstancia . Un documento
de corrección o de anulación sería necesario para
corregir los errores en estos campos para mantener un
historial válido .
l Los documentos pueden modificarse utilizando el
número de documento original según las reglas de
modificación de documentos .
l Las reglas de modificación de documentos determinan
qué campos y en qué circunstancias los campos se
pueden modificar . Ejemplo: ¿ Pueden modificarse las
condiciones de pago o el texto después de que la
factura haya sido contabilizada ?

50. Documentos Contables
Otras Funcionalidades:
–Entrada ràpida de documentos
–Modelos de Imputacion
–Registros Preliminar

51. Documentos Contables
 SAP AG
R
Condiciones de pago
l Las condiciones de pago se definen como claves
alfanuméricasde 4 caracteres
l El Sistema R/3 se entrega con claves de condiciones
de pago típicas, sin embargo, las condicionesde pago
nuevas se pueden definir en la configuración.
l Cada condiciónde pago tiene hasta3 combinaciones
posibles de fecha de vencimiento y capacidad
de descuento.
Explicación del usuario:
14 días 3%, 30 días 2 %, 45 días neto
Explicación del usuario:
14 días 3%, 30 días 2 %, 45 días netoZB01ZB01

52. Documentos Contables

Cuenta de Mayor Especial
Solicitud de anticipo
Anticipo
Solicitud de letra de cambio
Letra de cambio
Cheque/Letra de cambio
Regularización de valor individual
Garantías
Interés

53. Informes FI - GL
• Planificación de Balance
•Informes de Consultas
–Partidas individuales
–Informes
•Libros Legales
–Mayor / Balance / Diario /