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Manual de
Comunicación
Interna
SEPTIEMBRE 2017
Corredor vial Villavicencio - Yopal

CORREDOR VIAL VILLAVICENCIO - YOPAL
2
“Lo más importante en la comunicación
es escuchar lo que no se dice”
Peter Drucker.

3
03 Capítulo 1
El presente manual tiene como finalidad definir las estrategias a utilizar en
Covioriente / 4GLlanos para el fortalecimiento de los procesos de comunicación al
interior de la empresa.
En el se encontrarán las diferentes estrategias con sus respectivas metodologías y
parámetros, así mismo, se determinan consideraciones generales frente a la
comunicación interna/organizacional y su importancia en una empresa.
1.Presentació
n

4
04 Capítulo 1
Optimizar los procesos de comunicación al interior de la organización por medio de la
implementación de nuevos canales de comunicación interna, que permitan a los colaboradores,
conocer los planes, objetivos y metas de la empresa y su grado de participación y esfuerzo en
esta tarea, generando mayor sentido de pertenencia y fortaleciendo la cultura organizacional
DEFINICIONES
Comunicación Interna
Es el conjunto de actividades efectuadas por cualquier organización para la creación y
mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros, a través del uso de diferentes
canales de comunicación que los mantengan informados, integrados y motivados para contribuir
con su trabajo al logro de los objetivos organizacionales. (EcuRed, 2017)
Objetivo General
Alcance: el presente manual está dirigido y será aplicable a todos los funcionarios de
COVIORIENTE S.A.S / 4GLlanos, la cual se extenderá cuando la situación así lo amerite a
contratistas.

5
05 Capítulo 1
Comunicación Organizacional
Son todos los procesos de comunicación que se dan en una organización ya sea interna
o externamente y que están relacionados con la comunicación estratégica,
posicionamiento y difusión de mensajes hacia públicos específicos. La comunicación
organizacional también puede ser entendida como el proceso de producción,
circulación y consumo de significados entre una organización y sus públicos.(Wiki 2017)
Tipos de Comunicación en una organización.
• Comunicación Descendente: es aquella que se realiza desde arriba hacia abajo en la
jerárquica de la organización.
• Comunicación Ascendente: es aquella que se realiza desde abajo hacia arriba en la
escala jerárquica de la organización.
• Comunicación Horizontal: es aquella que se realiza entre personas del mismo nivel
jerárquico o entre distintas áreas de la organización.

6
06 Capítulo 1
Objetivos de la Comunicación Interna
• Facilitar la circulación e intercambio de información entre todos los niveles de la
empresa , generando agilidad y dinamismo en el tráfico de información entre
áreas.
• Mantener una imagen favorable de la empresa en los miembros de la organización.
• Motivar y dinamizar la labor de los miembros de la organización, mejorando el
clima laboral que conlleve a una mejor calidad del trabajo y un aumento de la
productividad y competitividad de la compañía.
• Introducir a los empleados en la filosofía, valores corporativos, y fines globales de
la organización.

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07 Capítulo 1
Consideraciones Generales
• Los seres humanos por naturaleza son impredecibles, por esta razón no se pueden asumir
resultados frente a la implementación de un estrategia; se esperan determinadas
conductas , pero esto no implica que se asegure un resultado determinado.
• La continuidad y permanencia de las estrategias son indispensables para la consecución de
los objetivos propuestos.
• Los procesos de comunicación deben ser transversales en la organización y contar con el
compromiso y apoyo de los directivos; son ellos quienes logran alinear a todo su equipo en
la transformación de la empresa
• La implementación de una estrategia no garantiza el logro de los objetivos propuestos; por
esta razón se aplican distintas estrategias de manera simultanea, encaminadas en un
mismo objetivo.

8
08 Capítulo 2
Objetivo:
Crear un canal de Comunicación formal que permita mantener informados a todos
los integrantes de la empresa.
2. Estrategias para la
Comunicación Descendente

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09 Boletín interno
1. Boletín Interno
Definición: es una pieza comunicativa que permite mantener informados a los
colaboradores de Covioriente / 4GLlanos sobre los proyectos, logros, objetivos y
novedades de la empresa, además sirve como mecanismo de propaganda corporativa
que difunda la filosofía y valores de la organización
Público objetivo: está dirigida y será aplicable a todos los funcionarios de
Covioriente / 4GLlanos, la cual se extenderá cuando la situación así lo amerite a
contratistas.
Nombre: CoviRuta65
Formato: plantilla digital de 2 páginas, mínimo 6 secciones por edición, tamaño
tabloide. Formato doble función - impreso para usar en carteleras y digital
Periodicidad: quincenal.

10
10 Boletín interno
• El boletín tendrá que redactarse dentro de los formatos y plantillas corporativas
establecidas por la organización
• El contenido deberá incluir como mínimo 6 secciones, las cuales no deberán estar
por fuera de las secciones definidas, en caso de querer adicionar una nueva, deberá
presentarse la propuesta al área.
• La vigencia del boletín no excederá las dos semanas.
• Se deberán producir dos versiones del boletín, una impresa para ubicar en las
carteleras y distribuir a lo largo del corredor, según sea el caso, y una digital para
publicar en el aplicativo Stream.
• El boletín deberá pasar por un consejo de redacción conformado por los integrantes
del Área Social y de Comunicaciones para su aprobación.
Metodología: La producción y publicación del boletín interno se hará de la siguiente
manera.

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11 Boletín interno
Secciones:
Editorial (La voz del gerente): corresponde a una misiva/columna del Gerente General en donde se
comparte información que a su criterio requiera ser conocida por todos los empleados.
Se puede compartir con otro alto directivo.
Novedades: corresponde a las noticias de gran interés general: novedades en nómina, contratación,
procedimientos.
Cumpleaños: lista de felicitación para los colaboradores que cumplen años en el mes de la edición del
boletín.
Historias de vida: crónica, reportaje o testimonio en donde se comparte y se resalta la historia de vida
de un colaborador por edición.
Aprendiendo del sector: temas, tips, definiciones del sector de la infraestructura vial.
Qué estamos haciendo: actividades sociales, ambientales, prediales, de mantenimiento, operaciones,
construcción entre otras. Busca evidenciar las labores que desarrollan las diferentes áreas.
Hábitos saludables: incluye actividades, recomendaciones, consejos y demás, que promocionen y
generen hábitos saludables en los colaboradores.
Convocatorias internas: corresponde a la publicación de las convocatorias laborales internas.
Jornadas y campañas: difusión e invitación a campañas, jornadas y capacitaciones de las diferentes
áreas de la organización.

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12 Grupos Primarios
2. Grupos Primarios
Definición: consiste en una reunión global de la gerencia general de Covioriente y
4GLlanos con los trabajadores de un área específica, con el fin de revisar las metas y
logros alcanzados por el área, conocer a las personas de cada área, conocer sus
necesidades y generar un vínculo. Su función fundamental será equiparar por un día los
niveles jerárquicos permitiendo a todos los asistentes expresar sus opiniones y
sugerencias respecto la organización, permitiendo así mejorar aspectos fundamentales
de la misma.
Periodicidad: mensual (un área diferente por mes)
Fecha: segundo miércoles del mes
horario: a convenir.
Nombre: “#CharlaconNuestroGerente”
Metodología: la persona encargada de la logística deberá tener en cuenta:

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13 Grupos Primarios
• Elegir un sitio cómodo, ventilado y con capacidad para que todos los empleados del
área puedan asistir al evento en las mejores condiciones laborales.
• Contar con las ayudas audiovisuales necesarias para el desarrollo del evento.
• Contratar refrigerio para los asistentes, esto con el ánimo de que se sientan
cómodos e importantes en la reunión.
• Establecer una programación, teniendo en cuenta los siguientes puntos:
 Apertura y bienvenida por parte del Gerente.
 Presentación del Área con el fin de compartir los logros alcanzados y nuevos
proyectos desarrollados.
 Espacio para comentarios, sugerencias e inquietudes, presentadas por los
colaboradores , liderados por el Gerente.
 Fotografía tipo selfie (registro fotográfico de cercanía)
 Conclusiones y cierre

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14 Conversatorios
3. Conversatorio general (Reunión general)
Definición: Consiste en una reunión global con los trabajadores de Covioriente /
4GLlanos, con el fin de conocer las metas, logros alcanzados, nuevas políticas de la
empresa y cualquier otro tema de interés general. Su función fundamental será
equiparar por un día los niveles jerárquicos permitiendo a todos los asistentes expresar
sus opiniones y sugerencias respecto a la organización, permitiendo así mejorar
aspectos fundamentales de la misma.
Periodicidad: la determina el gerente, no deberá sobrepasar una vez por año.
Metodología: la persona encargada de la logística deberá tener en cuenta:
Duración: el conversatorio debe durar al menos 2 horas.
Nombre: conversatorio corporativo, “voces en la carretera”

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15 Conversatorios
• Elegir un sitio cómodo, ventilado y con capacidad para que todos los empleados de
Covioriente /4GLlanos puedan asistir al evento en las mejores condiciones laborales.
• Contar con las ayudas audiovisuales necesarias para el desarrollo del evento.
• Contratar refrigerio para los asistentes, esto con el ánimo de que se sientan
cómodos e importantes en la reunión.
• Establecer una programación, teniendo en cuenta los siguientes puntos:
 Apertura y bienvenida por parte del Gerente.
 Presentación de cada área con el fin de compartir lo logros y nuevos proyectos
desarrollados durante ese año.
 Espacio para comentarios, sugerencias e inquietudes, presentadas por los
colaboradores , liderados por el Gerente.
 Actividad de motivación y alineación de objetivos (película, conferencia, charla, etc.)
 Conclusiones y cierre por parte de el Gerente.

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16 Carteleras
4. Carteleras
Definición: Es un espacio determinado en donde de manera visible, rápida y llamativa,
se publica información de interés general. Esta herramienta debe estar ubicada en un
lugar de fácil visualización que permita una lectura rápida de sus contenidos sin
obstaculizar el tráfico de personas. Su uso debe estar supervisado, ya que por sus
características, la información pierde vigencia rápidamente y cualquier persona puede
agregar información sobre la ya publicada.
Periodicidad: la información se debe actualizar cada semana, o máximo cada 15 días si
es el caso. (esta cartelera es de uso exclusivo de los colaboradores de la organización)
Secciones: Teniendo en cuenta que el espacio es reducido, se trabajarán máximo 5
secciones.
• Cumpleaños/Felicitaciones
• Capacitaciones
• Actualidad Interna

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17 Carteleras
• Las publicaciones tendrán que realizarse dentro de los formatos y plantillas
corporativas establecidas por la organización
• Las publicaciones que realice cada área tendrán que remitirse al Área de
Comunicaciones, serán ellos los encargados de publicar la información y darle el
alcance requerido, según sea el caso
• La vigencia de las publicaciones no excederá las dos semanas.
• La temática de las publicaciones no deberá estar por fuera de las secciones
definidas, a menos que la situación lo amerite.
Metodología: quien desee publicar en las carteleras deberá tener en cuenta:
• Boletín Interno
• Políticas

18
18 Líder Comunica
5. Líder Comunica
Definición: pieza comunicativa de carácter informativo, con temática específica y
dirigida a un área determinada de la organización, o la organización en general, en el
caso de los gerentes. Debe ser realizada por los gerentes o un directivo.
Periodicidad: una vez al mes, o cuando lo dispongan los gerentes.
Formato: plantilla digital de 1 cuartilla, texto a tres columnas, tamaño carta. Formato
doble función - impreso para usar en carteleras y digital.
Metodología: los jefes de área, directivos y/o gerentes podrán realizar mensualmente
esta pieza comunicativa, según lo requieran. Mensualmente se les invitará mediante
correo electrónico, si la respuesta es positiva, se dará un plazo máximo de un semana
para su realización, una vez revisado el documento, se difundirá en el área
correspondiente, mediante correo, cartelera u otro canal, según sea el caso.

19
19 Líder Comunica
Periodicidad: trimestral
6. Reuniones de equipo.
Definición: : Consiste en una reunión local con los colaboradores de cada área de
Covioriente / 4GLlanos, con el fin de conocer las metas, logros , u otro tema de interés
general. Su función fundamental será equiparar por un día los niveles jerárquicos
permitiendo a todos los asistentes expresar sus opiniones y sugerencias respecto a su
área permitiendo así mejorar aspectos fundamentales de la misma.
Duración: La reunión no debe superar los 60 minutos.
Metodología: los jefes de área y/o directivos podrán realizar mensualmente una
reunión grupal. Mensualmente se les invitará mediante correo electrónico, cartelera u
otro canal, según sea el caso. Esta reunión se debe realizar en un espacio en donde se
puedan reunir todos los integrantes del área, preferiblemente se debe buscar que
todos los integrantes se encuentren presentes, en el caso contrario se deberá recurrir a
herramientas digitales como Skype, teleconferencia u otras.

20
20 Capítulo 3
Objetivo:
Crear un canal de Comunicación formal que permita a los colaboradores expresar
sus inquietes y sugerencias a sus Jefes y Gerencia.
3. Comunicación
Ascendente

21
21 Buzón de sugerencias
7. Buzón de sugerencias
Definición: Buzón ubicado en uno o varios sitios estratégicos de la empresa para que
los empleados depositen allí sus sugerencias, inquietudes o comentarios referentes a la
organización y sus directivos. En esta caso, al ser un canal ya existente, la estrategia se
fundamentara en la definición de formato y la difusión y promoción del uso del canal.
Periodicidad: se establecerán como máximo 30 días para recoger las sugerencias
depositadas.
Metodología: Se establecerá un formato para depositar en el buzón en cual se podrá
registrar el nombre y el área, además de la sugerencia y observaciones. La persona
encargada recogerá las sugerencias y las entregará a cada jefe de área, quien tendrá
máximo 8 días para dar respuesta. Si la sugerencia es viable, se determinara un
procedimiento para su implementación de lo contrario y si la sugerencia es anónima, se
utilizará uno de los canales internos de comunicación para informa que fue leída pero
que por determinadas razones es o no viable, según sea el caso.

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22 Buzón y Correo de sugerencias
Se realizarán campañas de capacitación en donde se fomentarán y promocionarán los
canales de comunicación interna, incluido el buzón de sugerencias. Las mismas se
tendrán que programar de manera que tengan el mayor alcance posible.
Adicionalmente, se hará promoción a los canales mediante los mismos, es decir, se
usarán los distintos canales de comunicación interna, para promocionar las nuevas
estrategias y fomentar el uso de las ya establecidas.
7.1. Correo de sugerencias:
Definición: dirección de correo electrónico que recibe sugerencias electrónicas de la misma
manera que las recibe el buzón.
Periodicidad: se establecerán como máximo 30 días para revisar las sugerencias recibidas
Metodología: se usará el formato del buzón de sugerencias pero en versión digital.
La persona encargada revisará las sugerencias y las entregará a cada jefe de área quien tendrá
máximo 8 días para dar respuesta. Si la sugerencia es viable, se determinara un procedimiento
para su implementación de lo contrario y si la sugerencia es anónima, se utilizará uno de los
canales internos de comunicación para informar que fue leída pero que por determinadas
razones es o no viable, según sea el caso.

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23 Estrategias en doble vía
8. Reuniones de equipo
8. Grupos focales
8. Conversatorio general
Metodología: esta estrategia aplica tanto para comunicación descendente y
ascendente. Es decir, que su aplicabilidad cumpla los requisitos para ambas vías.

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