Este documento describe los principales módulos de un sistema de contabilidad computarizado, incluyendo el módulo de mayor general, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, nóminas y hojas electrónicas. Explica cómo cada módulo automatiza tareas contables como registrar transacciones, generar informes y realizar cálculos. También compara un ciclo contable manual versus uno computarizado, señalando que este último realiza procesos como pasar asientos y preparar estados financieros de forma automática.

1. Contenido
Historia................................................................................................................................... 2
Ventajas................................................................................................................................. 2
Programas de software para contabilidad ....................................................................... 2
Software integrado........................................................................................................... 2
Características comunes entre los sistemas ............................................................... 2
Diferencia de un ciclo contable manual, de uno computarizado .................................. 3
Módulo de Mayor general ................................................................................................... 4
Módulo de cuentas por Cobrar. ......................................................................................... 4
Módulo de cuentas por Pagar............................................................................................ 6
Módulo de nóminas ............................................................................................................. 8
Hojas electrónicas ............................................................................................................... 8
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2. Contabilidad con computadoras
Historia
Se inició en 1950, con el surgimiento de las empresas de mayor tamaño y dinero
Ventajas
Velocidad: Porque la computadora lo realiza de forma instantánea
Volumen de producción:Por su rapidez y procesamiento
Protección contra errores: Porque hace los cálculos con mayor exactitud
Pases Automatizados al mayor: Ahorro de tiempo, no hay doble pase con
cuentas, cantidades equivocadas, colocarlo al haber cuando es al debe o
viceversa.
Preparación
automática:
Proporciona
muchos
de
los
informes
automáticamente, como diarios, mayores, informes, estados, entre otros.
Impresión automática de documentos: Proporciona muchos de los
documentos que se necesitan como facturas, estados mensuales, cuentas
por cobrar o pagar, planilla.
Programas de software para contabilidad
Por lo general se venden en módulos, manejándose cada uno de forma particular
de los registros contables, mayor general, CxC, CxP y nóminas. Además hay para
funciones
específicas
como
administración
de
activos,
elaboración
de
presupuestos, costeo de órdenes de trabajo, entre otros.
Software integrado: Reúne varios módulos para manejar varias funciones y coordinar
las salidas de varios módulos
Características comunes entre los sistemas:
Se manejan por un menú: opciones para seleccionar. Menú maestro: Primer
menú, guía a la sección deseada
Se registra en lotes, por lo general al final del día, semana o mes
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3. Diferencia de un ciclo contable manual, de uno computarizado
Manual
Computarizado
Se inicia con los saldos del
mayor, al inicio del
periodo
igual
Analizar y registrar las ctas
cuando ocurren
analizar ctas en la
computadora, y preparar
un diario que se pueda
imprimir
Pasar asientos al diario
mayor
Pases al mayor
automáticos
Registrar el balance de
comprobación
creacion del balance de
comprobación
automático, y registra los
asientos de ajuste. No
necesita la hoja de
trabajo.
Utiliza la hoja de trabajo
como referencia:
• Estados financieros
• asientos de diario y pase al
mayor los de ajuste y cierre
Preparar el balance de
comprobacion despues
del cierre
Prepara automatica
mente los pases al mayor
de ajuste y cierre y cada
estado financiero
Prepara el Balance de
comprobacion despues
del
cierre, automaticamente
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4. Módulo de Mayor general
Centro del sistema integrado, donde se mantienen todas las cuentas del mayor
general (Catálogo de cuentas), con su código, saldo y tipo.
Realiza los asientos de diario,
Impresión del diario general, esto como base para luego hacer los asientos
de ajuste.
No se necesita hoja de trabajo, la hoja de trabajo es un sistema manual es
para organizar la información para preparar los estados financieros, los
asientos ajuste y cierre. En el caso del sistema computarizado, lo hace
automáticamente.
Las cuentas temporales se puede solicitar su cierre automático al final del
periodo
El cierre de cuentas nos genera en un sistema automatizado al Balance de
comprobación
Módulo de cuentas por Cobrar.
Se utiliza para mantener la información del mayor auxiliar de ctas por cobrar y
proporcionar diarios especiales para registrar operaciones que afecten esta cuenta
de activos.
Módulo de ctas por cobrar:
1. Las vtas se registran en una sola ocasión, o se registra la vta. en forma de
una factura.
2. Luego de esto se puede imprimir el diario de vtas.
3. Este diario se revisa y si todo está bien, se pasa al diario mayor en el
módulo de cxc y en el mayor general
Otro módulo de las Ctas por cobrar es el de caja e ingresos, donde se registran
todos los cobros
1. Se registran
2. Revisa el lote y lo pasa al mayor cxc y al general
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5. 3. En este módulo se pueden imprimir estados de cuenta mensuales para
clientes. Puede clasificar las ctas de clientes de acuerdo a la antigüedad de
los saldos, para estimar incobrables
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6. Módulo de cuentas por Pagar.
Una empresa puede llevar su mayor de cuentas por pagar, para emitir cks, o crear
diarios de compras y egresos de caja.
1. Se recibe la factura de compras, se registra en el módulo de ctas por pagar
2. Creará un diario compras para cada lote
3. Sus registros se pasan al mayor de cuentas por pagar y al general
4. Antes de su vencimiento, puede relacionarse cada factura a una fecha
particular. Para que el contador pueda relacionar las facturas por pagar y el
importe de pago.
5. El sistema puede imprimir cks, con la información sobre la factura a
cancelar
6. Este ck se registra en el diario de cajas-egresos
7. Y este diario se pasa al mayor de ctas por pagar y al general.
8. Las facturas pagadas se pueden presentar con la fecha de pago
Esto evita que se pague una factura dos veces, pagar una cantidad equivocada,
pagar demasiado tarde para recibir el descuento.
Además si está relacionado con el inventario, este se actualizará automáticamente
la entrada o salida de mercadería
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8. Módulo de nóminas
Ideal para ser operada en un sistema computarizado, por la naturaleza repetitiva y
el montón de cálculos matemáticos que hay que realizar
1. Crear archivo de cada empleado (Nombre, dirección, remuneración, estado
civil, descuentos retenidos y deducciones voluntarias), se puede modificar.
2. El sistema relacionará el empleado y lo mostrará en el periodo actual. Las
hras laboradas, tiempo extra, primas y comisiones a recibir y cualquier
deducción.
3. El sistema calculara el ck de remuneración base y los tiempos extra, la
remuneración bruta, cada deducción y por último la remuneración neta.
4. Se puede imprimir el registro de nóminas, para verificar y emitir pagos.
5. Luego se pasa al mayor general y actualizar el registro de ingresos
empleado.
Hojas electrónicas
Programas integrados en el software, para solucionar muchos problemas
diferentes,
amortización
por
ejemplo:
Presupuestos,
programas
de
depreciación
de
de deudas, análisis costo-volumen-utilidad y elaboración de
presupuestos de capital
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