Este documento presenta los requisitos funcionales para el desarrollo de un sistema de inventario llamado Softpyme-Inventario para las pequeñas y medianas empresas en Huila, Colombia. El sistema permitirá administrar productos, registrar entradas y salidas de inventario, consultar existencias, y generar reportes. El sistema se desarrollará para mejorar la gestión de inventarios y contribuir a la sostenibilidad ambiental mediante el uso de tecnología.

1. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
VERSION 1.0
SOFTPYME – INVENTARIO (404463)
TECNÓLOGO EN ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN – ADSI (409862)
CENTRO DE LA INDSUTRIA, LA EMPRESA Y LOS SERVICIOS –
CIES
NEIVA (HUILA)

2. Ficha del documento
Fecha Versión Autores
10/03/2013 1.0 Equipo ADSI 409862
Documento validado por las partes en fecha:
Por el cliente Por la empresa suministradora
Equipo Tecnólogo en Análisis y Desarrollo
Mauricio Calderón Villalba
de Sistemas de información

3. Introducción
A nivel de las Pymes existen paradigmas sobre la sistematización, según estudios
recientes, cerca de un 80% de las micro, pequeñas y medianas empresas
independientes, no invierten en TICs para mejorar su productividad y
competitividad, por varias creencias: costo/beneficio negativo, miedo estratégico,
miedo a la tecnología y resistencia a la legalización. Como consecuencia de lo
anterior, encontramos Informalidad Tecnológica: uso de software pirata, tenencia
de procesos manuales y uso de hojas de cálculo poniendo en riesgo la continuidad
de la empresa.
Debido a la escasa utilización de la tecnología de punta en las pymes y
considerando la problemática ambiental actual se decide plantear una solución
que permita remediar estos inconvenientes, facilitando el manejo de inventarios
asegurando la información y contribuyendo de forma amigable al medio ambiente.
Propósito
El presente documento tiene como propósito definir las especificaciones
funcionales del sistema Softpyme – Inventario que se deben tener en cuenta para
el desarrollo del sistema de información a partir de los resultados de la técnica de
recolección que fue utilizada para capturar las necesidades del cliente.
Alcance
Diseño, desarrollo e implantación de un Sistema de Información de manejo de
Inventario para las PYMES del Huila.
SOFTPYME-INVENTARIO permitirá administrar y consultar la información de los
productos almacenados en la empresa cumpliendo con todos los requisitos que
genere el cliente. Ésta aplicación dará apoyo a los siguientes procesos:
Administrar registros de productos.
Administrar usuarios del sistema.
Modificar registros.
Verificar el contenido antes de ser guardados.
Permitir salvar el registro en caso de fallo del sistema.
Localizar los productos almacenados por categoría.
Generar reportes por cantidad, en las entradas de productos.

4.  A través del sistema se podrá consultar y verificar que falta en el almacén.
Requisitos funcionales
Ref. # Función Rol
El sistema debe permitir al Administrador crear productos
RF1 Administrador
en la base de datos del sistema.
El sistema debe capturar los datos del producto. Los datos
son:
RF1.1 Código de referencia Administrador
Nombre del producto
Unidad de medida
Máximo y mínimo
El sistema no debe permitir crear productos que tengan el
RF1.2 Administrador
mismo código de referencia.
EL sistema debe permitir al empleado registrar el ingreso
RF2 Administrador
de productos.
EL sistema debe permitir al empleado registrar la salida de
RF3 Administrador
productos.
El sistema debe permitir la consulta de productos. Administrador
RF4
sistema debe generar reporte de existencias diaria. Administrador
FR5
El sistema debe permitir al usuario definir el mínimo y el
FR6 Administrador
máximo de un producto
El sistema debe permitir al Administrador desactivar
FR7 Administrador
productos..

5. Definiciones
Inventario Inicial
Es determinar el total de las existencias de mercancías antes de iniciar las
actividades de producción.
Compras Y Fletes
Es el que lleva una cuenta especial de compras durante el ejercicio contable; lleva
un control y poder del juego de inventario.
Inventario Final
Consiste en llevar los intereses físicos de todos los bienes ya sean las mercancías
para la venta, materiales primas de producción, materias y suministros.
Características del usuario
Tipo de usuario Administrador
Formación Administrador de empresas
Habilidades Conocimiento sobre el manejo de inventarios
Actividades Administrar la información que se almacena en el sistema.
Descripción general
Perspectiva del producto
El Sistema SOFTPYME – INVENTARIO es un sistema independiente para la
realización de sus funciones, aunque se utilizará un tercero para que su objetivo
sea alcanzado.
Funcionalidad del producto
Conociendo la población y las expectativas, el objetivo del sistema es facilitar el
manejo de inventario que tenga la empresa o almacén.