El documento describe el proceso de redacción de cartas, memorandos y actas, indicando su estructura y elementos esenciales. Se detallan las partes que deben incluir tales documentos, como destinatarios, cuerpos de texto, conclusiones y firmas, así como el propósito de cada uno. Además, se menciona la circular como un tipo de comunicación jerárquica o de aviso.

1. Antes de hablar, piensa una vez; antes de escribir, tres.

3. PROCESO DE LA REDACCIÓN

4. LA CARTA O NOTA: Lugar y fecha

5. Destinatario y cargo

6. Dependencia/institución

7. Vocativo

8. Cuerpo: Presentación del temaArgumentaciónConclusiónDespedida

9. Firma y aclaraciónLA SOLICITUDEncabezado: Nombre del destinatario, cargo y dependenciaTexto: en primera o tercera persona :El/la que suscribe….. Yo, …….Lugar y fecha.Firma y Aclaración.

10. MEMORANDO“Cosa que debe tenerse en memoria”AdvertenciasÓrdenesRemitirPedirTranscribirInformar

11. PARTES DEL MEMORANDODestinatarioRemitenteLugar y fechaAsunto o referenciaCuerpoDespedida o antefirmaFirma y aclaración de firma

12. NIVELES DE DIFUSIÓN DEL MEMORANDO

13. EL ACTATiene por objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta o reunión.

14. DEBE CONTENER BÁSICAMENTE:Ciudad, hora y fecha en que la reunión se celebre.Nombres de los asistentes.Persona que la presidió y existencia del quórum.Orden del día.Acuerdos tomados.Cierre y firmas de las personas a quienes incumba a hacerlo

16. MOMENTOS DE LA SESIÓN:Control de asistencia (ver quórum).Despacho: verificación de documentos recibidos y remitidos.Informes: sobre encargos o tareasLectura de agenda: dar a conocer los temas a ser tratados.Pedidos: propuestas a ser consideradas y que no figuran en la agenda.Orden del día: debate de los temas, acuerdos o desacuerdos por votación.Tratamiento de pedidos: fundamentación, admisión o rechazo por votación.Aprobación: lectura en voz alta del acta y voto de aprobación, se levanta la sesión.

18. EL INFORMEPartes del InformeLugar y fecha Nº de informeRemitenteDestinatarioMotivoCuerpoConclusiónDespedidaFirma