El documento describe la metodología OPTICA para optimizar cadenas de trámites entre entidades gubernamentales. La metodología incluye identificar cadenas de trámites, priorizarlas según criterios como impacto e implementación, optimizar los procesos mediante racionalización, simplificación y automatización, y presentar los resultados y plan de implementación. El objetivo general es hacer más fácil la relación entre ciudadanos y el Estado.

1. De hacer más fácil la relación de los colombianos con el Estado a un
Estado construido por y para las personas.

2. Trámites y Servicios
Proyecto Piloto del Modelo de Implementación del Manual de
Gobierno en Línea 3.0 en el Departamento de Antioquia.

3. Experiencia: Liquidación de impuesto de vehículos en
línea, Cundinamarca.

4. Alcance Trámites y Servicios
 Impacto
 Implementación de Procesos
 Provisión de trámites y servicios a los
ciudadanos.

5. Metodología OPTICA: Optimización de cadena de trámites.
Identificación Priorización Optimización Automatización

6. IDENTIFICACIÓN
Identificación Asignación de
Levantamiento
Análisis de la de cadena y MEC’s a las
de la
información selección de cadenas de
información
los MEC’s* trámites
*MEC’s: Momentos Esenciales del Ciudadano.
Fuente: Metodología de identificación de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Gobierno en línea.

7. Levantamiento de la Información
Entidades Implicadas
Información General a Levantar
 Definir la información a levantar.
Trámites de cada
Entidad
 Identificar interlocutores.
Documentos
Necesarios para cada
Trámite
 Envío y seguimiento de la
información. Iniciativas en Curso
Marco Jurídico y Legal
Fuente: Metodología de identificación de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Gobierno en línea.

8. Análisis De La Información
Definición del listado final de entidades.
 Revisión y estandarización de la
Definición del listado final de trámites.
información.
Definir el listado final de documentos.
 Identificación de entidades tipo
 Identificación de trámites tipo
Fuente: Metodología de identificación de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Gobierno en línea.

9. Identificación de Cadenas y selección de MEC s
Identificación de
las conexiones
 Identificación de Cadenas
de Trámites
Identificación de
las Cadenas de
Trámites
 Selección de los Momentos
Esenciales el Ciudadano MEC´s
Fuente: Metodología de identificación de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Gobierno en línea.

10. Diagrama De Una Cadena de Trámites
Escritura
Publica
Certificado N°
de Tradición Matricula
y libertad inmobiliaria
Recibo de
Consignación
Autorización
Solicitud retito del Min.
parcial de Protección
cesantías Social
Cedula de
Ciudanía

11. Asignación de Momentos Esenciales del Ciudadano a
las Cadenas de Trámites
Fuente: Metodología de identificación de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Gobierno en línea.

12. PRIORIZACION
Reuniones
Definición
Identificación individuales Análisis de Elaboración
de Evaluación
de grupos de con los la de Matriz de
parámetros de criterios
trabajo grupos de información Priorización
generales
trabajo
Fuente: Metodología de priorización de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Gobierno en línea.

13. Definición de parámetros generales
Impacto
A Priori
Dificultad de la
implementación
Parámetros
Prelación
A Posteriori
Voluntad
Fuente: Metodología de priorización de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Gobierno en línea.

14. Identificación de grupos de trabajo
 Grupo de
Expertos
 Evitar la
Dispersión
 Alta
Responsabilidad
 Liderazgo
Fuente: Metodología de priorización de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Gobierno en línea.

15. Reuniones individuales con los grupos de trabajo
Lluvia de ideas
 Identificación y
selección de Mejores Practicas
criterios de
priorización.
Encuestas
Agrupación de
 Análisis de Criterios Similares
criterios de
priorización
Criterios No
Medibles
 Ponderación
de los criterios
de priorización
Fuente: Metodología de priorización de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Gobierno en línea.

16. Análisis de la información
 Importancia
 Frecuencia
Fuente: Metodología de priorización de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Gobierno en línea.

17. Evaluación de criterios
 Definir el alcance de la evaluación de
criterios
 Especificar la fuente que se desea evaluar
 Establecer los puntos de evaluación
teniendo en cuenta los intervalos, la escala
y el orden de esta.
Fuente: Metodología de priorización de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Gobierno en línea.

18. Matriz de Elaboración de Criterios
Fuente: Metodología de priorización de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Gobierno en línea.

19. OPTIMIZACION
Especificació
Levantamient Análisis de la Modelo de Modelo n de
Modelo de
Optimización Modelo
Normativo Estimación Presentación
o de la Situación requerimient
Optimización Normativo de Costo de Resultado
Información Actual os mediante
casos de uso
Fuente: Metodología de optimización de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Gobierno en línea.

20. Levantamiento de la Información
 Identificación de Trámites
Y Servicios
 Estandarización de la
Información
 Verificación de la
Información
Fuente: Metodología de optimización de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Gobierno en línea.

21. Análisis de la Situación
 Análisis de trámites y
servicios entre
entidades
 Identificación de
indicadores actuales de
la cadena
 Diagnóstico de la
cadena de trámites
Fuente: Metodología de optimización de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Gobierno en línea.

22. DAFP**:
Modelo de Optimización “Guía para la
racionalización de
trámites, procesos y
procedimientos”.
“Hacia una visión
 Detalle de la Racionalización sistémica de la gestión
pública”.
 Detalle de Simplificación
 Detalle de Automatización
DAFP: Departamento Administrativo de la Función Pública.
Fuente: Metodología de optimización de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Gobierno en línea.

23. Marco Normativo
 Revisión
 Análisis
 Propuestas Normativas
Fuente: Metodología de optimización de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Gobierno en línea.

24. Integración de sistemas de información
 Portal Web de la PDI
 Diagrama de Contexto de
Arquitectura  Tramitador
 Enrutador de Servicios
 Especificación de casos de uso y
flujos de Información.
 Especificación de Requerimientos
Funcionales
Fuente: Metodología de optimización de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Gobierno en línea.

25. Estimación de Costos
 Metodología de Estimación de Costos
 Estimación de costos
 Detalles de Estimación de Costos
Fuente: Metodología de optimización de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Gobierno en línea.

26. Presentación de Resultados
 Plan de Implementación
 Presentación y aprobación de
propuestas definitivas
 Presentación de Resultados
definitivos
Fuente: Metodología de optimización de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Gobierno en línea.

27. Proyecto Piloto del Modelo de Implementación del
Manual de Gobierno en Línea 3.0
De hacer más fácil la relación de los colombianos con el
Estado a un Estado construido por y para las personas.
Agosto 01 de 2012